مدیریت پروژه
گانت چارت (Gantt chart) چیست و استفاده از آن چه مزایایی دارد؟
مدیریت پروژه کاملا شبیه شعبده بازی است. شما دائما بین چندین وظیفه، افراد، پروژه‌ها و غیره، در رفت و آمد هستید. لحظه‌ای که تمرکز خود را از دست بدهید، کل برنامه‌ریزی شما رو به آشفتگی خواهد رفت و این موضوع پیامدهای جدی خواهد داشت.
به همین دلیل داشتن یک تصویر کلی از روند پروژه و دانستن اینکه چه زمانی هر فعالیتی در حال اتمام است و چه کسی روی آن کار می‌کند، بسیار مفید خواهد بود. این همان نقطه‌ایست که گانت چارت (Gantt chart) به کمک شما می‌آید.
گانت چارت (Gantt chart) چیست؟
طبق تعاریف انجام شده: “گانت چارت نوعی نمودار است که یک برنامه پروژه را نشان می‌دهد و روابط وابسته بین فعالیت‌ها و وضعیت برنامه فعلی را به نمایش می‌گذارد.”
به عبارت ساده‌تر، نمودارهای گانت نمای تصویری از وظایفی هستند که در برابر زمان نشان داده می‌شوند. آنها اطلاعات مهم مانند افرادی را که به یک فعالیت خاص مشغولند، مدت زمان وظایف و فعالیت‌های همپوشانی پروژه را نشان می‌دهند. در مجموع، نمودارهای گانت متحدان عالی برای برنامه‌ریزی و مدیریت یک پروژه هستند.
چرا گانت چارت مفید است؟
همان طور که گفته شد، این نمودارها روند برنامه‌ریزی را ساده می‌کنند. از آنجا که ایجاد، استفاده و پیگیری آنها نیز ساده است، ثابت می‌شود که کمک بزرگی به مدیران در مدیریت پروژه‌ها خواهند کرد.
گانت چارت، در ساده‌ترین شکل خود، جدول زمانی است که نحوه پیشرفت پروژه در طی فرایند مدیریت آن را نشان می‌دهد. و نمایش جدول زمانی ارائه شده توسط این نمودار، برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها کاملا مفید است. این نمودار به مدیران پروژه و تیم‌های پروژه کمک می‌کند تا:
- ارزیابی کنند که انجام یک پروژه چه مدت طول می‌کشد
- منابع مورد نیاز را تعیین می‌کند
- وابستگی‌های بین وظایف را نشان می‌دهد
- ترتیب اجرای هر کاری را در صورت تحویل به موقع کل فعالیت، برنامه‌ریزی می‌کند.
با جلو رفتن پروژه، گانت چارت به طور همزمان تنظیم می‌شود و یک برنامه به روزرسانی شده از پروژه را نشان می‌دهد تا همه (تیم‌ها، مشتریان و سهامداران) را از پیشرفت کار، مطلع کند. علاوه بر این، نمودارهای گانت جایگزین جلسات می‌شوند و سایر به روزرسانی‌های وضعیت را بهبود می‌بخشند.
این نمودار، درک مشترک از پیشرفت کارها و حل مشکلاتی که ممکن است یک تیم با آن روبرو شود را برای همه آسان می‌کنند. در کل، استفاده از گانت چارت یا ابزار گانت چارت در طول مدیریت پروژه مفید است زیرا به شما امکان می‌دهد پروژه خود را در برابر بازه زمانی که باید انجام شود، به درستی تصویرسازی کنید.
تاریخچه و تحول نمودارهای گانت
نمودارهای گانت تاریخ جالبی دارند که باید به اشتراک گذاشته شوند. منشا این ابزار به اواخر دهه ۱۸۰۰ برمی‌گردد زمانی که یک مهندس لهستانی Karol Adamiecki نموداری را به نام “سازگاری” اختراع کرد. دلیل اصلی اختراع این نمودار، بهبود نحوه نمایش برنامه‌های تولید در آن زمان بود. تنها مشکل این بود که همه یافته‌ها و سایر اطلاعات مهم، فقط به زبان‌های لهستانی و روسی منتشر شد.
در همین حال، هنری لورنس گانت، یک مشاور مدیریت و یک مهندس، نیز در حدود سال ۱۹۱۰ در حال کار بر روی مفهومی مشابه بود. او یک نمودار طراحی کرد تا به مدیران تولید کمک کند، برنامه کاری خود را به راحتی تجسم کنند. با گذشت زمان، این برنامه دستخوش تغییراتی شد و به نمودارهای گانت تبدیل شد. بنابراین هنری گانت را مخترع گانت چارت (از این رو نام او را نیز برای این نمودار استفاده می‌کنند) می‌دانند.
۱۱ مزیت برتر نمودارهای گانت
بدانید در پروژه‌های شما چه می‌گذرد
بزرگترین مزیت استفاده از نمودارهای گانت (که گاهی به صورت آنلاین و رایگان نیز در دستری هستند) در مدیریت پروژه این است که می‌توانید همه موارد مربوط به پروژه خود را در یک مکان واحد مشاهده کنید. این برنامه به عنوان یک ابزار تجسم و اولویت‌بندی، عالی عمل می‌کند.
در این نمودار، کلیات پروژه ارائه می‌شود و در مورد اطلاعات مهم مانند اعضای درگیر در هر مرحله، ترتیب وظایف، مدت زمان، تاریخ‌های شروع تا پایان فعالیت، وابستگی به وظایف و پیشرفت در آنها از هر طریق، عملکرد مناسبی دارد. نرم‌افزار گانت چارت در تجهیز مدیران پروژه به اطلاعاتی که برای نظارت بر فعالیت‌های مناسب و ضروری، هنگام مدیریت پروژه‌ها نیاز دارند، مفید است.
بهبود ارتباطات و انسجام تیمی
ارتباطات موثر، بخشی‌جدایی ناپذیر از یک پروژه است که می‌تواند آن را ایجاد یا خراب کند. در حقیقت، ۸۶٪ از کارمندان، کمبود ارتباطات را بزرگترین دلیل شکست کار در سازمان خود می‌دانند. به همین جهت، نمودارهای گانت معروف به ارائه ارتباطات شفاف هستند.
مدیران پروژه می‌توانند با استفاده از این نمودارها بفهمند چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند تا برای برخی کارها، ورودی لازم را مشخص کنند. در واقع، اطلاعات مربوطه را به آنها منتقل می‌کند تا با اعضای تیم ارتباط بهتری برقرار کند و همچنین روابط آنها را به عنوان اعضای یک تیم بهبود می‌بخشد. از همه مهم‌تر، نیاز به داشتن ابزاری جداگانه برای اهداف ردیابی و ارتباطی را از بین می‌برد.
از اضافه بار منابع خودداری کنید.
وقتی منابع، بیش از حد لزوم برای وظایف و فرایندها، در نظر گرفته می‌شوند، مشکلات زیادی بوجود می‌آید. نمودارهای گانت به شما این امکان را می‌دهد تا هنگام دیدن جدول زمانی پروژه، از منابع خود به طور موثر استفاده کنید.
شما در این نمودارها می‌توانید نحوه استفاده از منابع را به راحتی ببینید. همچنین می‌توانید وظایف را تفویض کرده و منابع را بدون اینکه کار بیش از حد آنها را تحمیل کنند، تراز نمائید. از این طریق می‌توانید منابع را به طور موثر مدیریت کنید و وقتی منابع به درستی مدیریت شوند، احتمالا پروژه‌ها در بودجه و مهلت مقرر، به اتمام می‌رسند.
پیشرفت پروژه‌ها را بسنجید.
هنگامی که پروژه خود را در یک گانت چارت برنامه‌ریزی کردید، می‌توانید پیشرفت پروژه‌های موجود در آن را بررسی کنید. ویژگی اندازه‌گیری پیشرفت پروژه، شما را قادر می‌سازد اگر در برنامه خود، از طرح اولیه عقب باشد، بتوانید در استراتژی خود تغییراتی ایجاد کنید.
از آنجا که اعضای پروژه می‌توانند درصد تکمیل شده هر کار را به روزرسانی کنند، همه اعضا در یک سطح از آگاهی خواهند بود. این اطلاعات برای تعیین اینکه آیا پروژه در مسیر درست پیش رفته است یا خیر، کاملا مفید است.
فعالیت‌های دارای همپوشانی و وابسته به وظایف را مشاهده کنید.
در بعضی مواقع، نمی‌توانید کار خاصی را شروع کنید، مگر اینکه کار دیگری که به کار اول وابسته است، انجام شود. چنین وابستگی‌هایی به وظایف می‌تواند مدیریت امور را دشوار کند. خصوصا در مورد پروژه‌های پیچیده‌ای که وظایف زیادی دارند.
