مدیریت پروژه

مدیریت منابع چیست و چه اهمیتی دارد؟

شما به عنوان یک رهبر، تمام تلاش خود را برای ایجاد یک کسب و کار موفق به کار می‌گیرید. شما افراد مناسب را استخدام کرده، در فناوری مناسب سرمایه‌گذاری می‌کنید و تمام منابع دیگری را که فکر می‌کنید ضروری هستند برای راه‌اندازی صحیح کسب و کار خود به ارمغان می‌آورید. اما آیا این کافی است؟ آیا انجام همه این‌ها موفقیت را تضمین می‌کند؟ پاسخ منفی است!

تا زمانی که راه‌های کسب حداکثر بازده از منابع خود را پیدا نکنید، نمی‌توانید انتظار داشته باشید که کسب و کار بدون دردسر موفق شود. این همان مدیریت منابع است.

تعریف مدیریت منابع

«توسعه کارآمد و موثر منابع یک سازمان، از جمله منابع مالی، موجودی، مهارت‌های انسانی، منابع تولید یا فناوری اطلاعات (IT) و منابع طبیعی در صورت نیاز»

این تعریفی است که در طول مطالعات سازمانی برای تعریف اینکه مدیریت منابع چیست استفاده می‌شود.

با این حال، به زبان عامیانه می‌توان مدیریت منابع را فرایندی دانست که توسط یک بنگاه اقتصادی برای مدیریت منابع به موثرترین شکل ممکن استفاده می‌شود.

چرا مدیریت منابع برای سازمان‌ها مهم است؟

قبل از اینکه به اهمیت فرآیند نگاه کنیم، باید درک صحیحی از معنی دقیق اصطلاح «منبع» از منظر یک سازمان داشته باشیم.

هر چیزی که یک سازمان برای اجرای یک کار یا پروژه استفاده می‌کند، منبع نامیده می‌شود.

این بدان معناست که همه چیز، از افراد شاغل در سازمان گرفته تا نرم‌افزار و سخت‌افزاری که آن‌ها برای کار استفاده می‌کنند، می‌تواند به عنوان منابعی برای سازمان در نظر گرفته شود.

تعریف منبع به خودی خود کاملاً واضح توضیح می‌دهد که چرا یک کسب و کار برای دستیابی به حداکثر کارایی باید اقدامات دقیق مدیریت منابع را اجرا کند.

با این حال، اگر می‌خواهید به این سوال پاسخ دهید که چرا مدیریت منابع مهم است، می‌توان این دلیل را ذکر کرد: استفاده بهینه از داشته‌های شما برای جلوگیری از هدررفت.

چرا کسب و کارها قادر به مدیریت موثر منابع نیستند؟

قبل از شروع توضیح نکاتی که می‌تواند به مدیران کمک کند تا منابع خود را به طور موثر مدیریت کنند، لازم است نگاهی بیاندازیم به دلایل اساسی ایجادکننده این مشکل:

۱- برنامه‌ریزی ضعیف

شما می‌توانید بهترین برنامه را در ذهن خود داشته باشید. با این حال، اگر نحوه اجرای آن را ندانید، فایده‌ای ندارد.

مشکلی که در کسب و کارها وجود دارد این است که در حالی که تمرکز خود را کاملاً بر روی برنامه حفظ می‌کنند، نمی‌توانند درک کنند که اجرای آن نیز مهم است. اعم از تخصیص وظیفه یا مدیریت گردش کار، آن‌ها تلاش خود را در ایجاد موارد مناسب برای تیم صرف نمی‌کنند.

در نتیجه هیچ کس نمی‌داند که قرار است چه کاری انجام دهد، مگر اینکه برای همه موارد به آن‌ها دستور داده شود. وقتی چنین شرایطی بوجود می‌آید، رشد کسب و کار از بین می‌رود.

به یاد داشته باشید، شما ممکن است بهترین استعداد را در کسب و کار خود استخدام کرده باشید، اما اگر ندانید چگونه باید از این استعداد استفاده کنید، این نیروی کار به هدر خواهد رفت. تا زمانی که راهی برای استفاده درست از منابع پیدا نکنید، از آن‌ها چیزی عایدتان نمی‌شود.

۲- عدم پاسخگویی

داشتن تیمی که در آن افراد فاقد پاسخگویی باشند نشانه مدیریت ضعیف منابع است.

از آنجا که مدیران تمایل به برنامه‌ریزی برای استفاده از منابع خود ندارند، این باعث ایجاد یک رویکرد گاه به گاه و عدم صداقت در برابر آن می‌شود، که مستقیماً منجر به ضعف در پاسخگویی می‌گردد. کارمندان معمولاً به مدیریت خرد عادت می‌کنند و منتظر راهنمایی برای انجام همه کارها هستند.

شما نمی‌توانید انتظار داشته باشید که چنین نیروی کاری نوآوری داشته باشد و در شغل خود موثر واقع گردد. در حقیقت، در چنین شرایطی به دلیل احتمال وقوع اشتباهات، اوضاع از بد به بدتر تبدیل می‌شود، زیرا هیچ کس مایل نیست خود به تنهایی مسئولیت آن را بپذیرد.

۳- عدم استخدام فرد مناسب

عدم استخدام افراد مناسب برای این شغل چالش دیگری است که مدیریت ضعیف منابع را ایجاد می‌کند.

از آنجا که شما برای کارهایی که قصد انجام آن را دارید افراد متخصصی ندارید، یا مجبور خواهید بود بیش از افراد مورد نیاز را اختصاص دهید یا برای انجام کار باید زمان بیشتری از آنچه که لازم است سرمایه‌گذاری کنید.

تحت هر دو شرایط ، کسب و کار شما در حال دریافت ضرر و زیان است.

همچنین مواردی وجود دارد که به افراد با مهارت صحیح کار نادرستی اختصاص داده می‌شود که منجر به چنین شرایط ناخواسته‌ای می‌گردد.

۴- مشکلات سازگاری

سازگاری پارامتر اصلی است که تعریف می‌کند آیا یک کسب و کار می‌تواند موفق شود یا نه. پذیرا بودن در برابر تغییر به شما امکان رشد می‌دهد اما متأسفانه رهبرانی وجود دارند که قادر به انجام این کار نیستند.

به عنوان مثال پایبندی به روش‌های قدیمی برای انجام کارهایی مانند استفاده از ایمیل برای مدیریت وظیفه هنگامی که می‌توانید از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید یکی از این موارد است. تکامل نیافتن جریان کار شما مورد دیگری است.

همه این موارد می‌تواند نه تنها تیم شما، بلکه فرایندهای کاری را نیز خفه کند. با این کار به جای سودآوری، ضرر و زیان زیادی به کسب و کار خود می‌رسانید.

نوشته های مشابه

بستن