تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه

یکی از سخت‌ترین کارها در مورد اجرای هر پروژه، برخورد با وظایف نامرتب است. ممکن است تصوری از اینکه همه چیز چگونه به پایان می‌رسد و اکنون در چه نقطه‌ای از روند پروژه هستید، داشته باشید. اما می‌توان گفت حتی بهترین تیم‌ها ممکن است در این راه گم شوند.

خوشبختانه، یک ابزار آسان وجود دارد که می‌تواند تیم شما را راهنمایی کند: مدیریت وظایف.

وظایف به جای اهداف عظیم، مبهم و نامشخص پروژه، دستورالعمل‌های گام به گام واضح و روشن هستند. با تقسیم کردن هر قسمت از پروژه خود به یک وظیفه دقیق، تصویر بهتری از چگونگی انجام دادن آن به دست می‌آورید.

مدیریت وظایف هم یک علم است و هم یک هنر. اما با استفاده از روش‌های مناسب و یک سیستم مدیریت وظایف مناسب، می‌توانید پروژه‌های خود را از ابتدا تا انتها روان اجرا کنید.

در این مقاله، ما شما را در مورد مدیریت وظایف، تا روش‌های مناسب، ابزارهای مورد نیاز و نحوه سازماندهی، اولویت‌بندی و تفویض اختیار راهنمایی خواهیم کرد.

مدیریت وظایف چیست؟

مدیریت وظایف یک ایده کاملاً ساده است. اما ساده همیشه به معنای آسان نیست.

مدیریت وظایف در ابتدایی‌ترین شکل خود، فرآیند مدیریت یک وظیفه در طول چرخه حیات آن است: از برنامه‌ریزی، آزمایش، ردیابی گرفته تا گزارش در مورد نتیجه.

مدیریت وظایف شامل مدیریت همه جنبه‌های یک کار، از وضعیت و اولویت آن، تا زمان، منابع انسانی و مالی مورد نیاز است.

وقتی با یک تیم کار می‌کنید، مدیریت وظیفه مناسب پایه و اساس روزهای پرمشغله است. ابزارها و تکنیک‌های مدیریت وظایف، دیدی دقیق از تمام قسمت‌های یک پروژه به شما ارائه می‌‌‌دهند. این مورد به همه اعضای تیم شما کمک می‌کند همگام، کارآمد و طبق برنامه پیش بروند.

مدیریت وظایف به شما و تیمتان اجازه می‌دهد پیشرفت خود را مشاهده کنید. همانطور که قانون اول حرکت نیوتن می‌گوید، هنگامی که تیم شما در حال حرکت است، ادامه کار آن‌ها راحت‌تر می‌شود.

بهترین روش‌های مدیریت وظایف

اکنون که فهمیدیم چرا مدیریت وظایف برای اجرای پروژه‌ها بسیار مهم است، باید بررسی کنیم که بهترین راه انجام این کار چیست؟

اصول مدیریت وظایف، سازماندهی و اختصاص کلیه مواردی است که برای اتمام پروژه شما باید انجام شود. هرچه از ابتدا بتوانید جزئیات بیشتری را دریافت کنید، افراد بیشتری خواهند دانست که چه کاری باید انجام شود.

مانند هر مورد دیگر وقتی که صحبت از مدیریت پروژه می‌شود، تنها روشی مهم است که برای تیم شما مفید باشد. بنابراین در حالی که این راهنما هر آنچه را که برای شروع مدیریت صحیح وظایف لازم است به شما ارائه می‌دهد، حتماً آزمایش کنید و ببینید تیم شما چه چیزی را دوست دارد یا ندارد.

چگونه پروژه‌های بزرگ را به وظایف اولویت‌دار تقسیم کنیم

هر پروژه، صرف نظر از اندازه آن، شامل یک سری مراحل کوچک است.

اولین کاری که شما باید در مدیریت وظایف انجام دهید جمع‌آوری همه مراحل با هم است. در این مرحله نگران سازماندهی آن‌ها نباشید. در حال حاضر، تمام نگرانی ما این است که همه مراحل را جمع‌آوری کنیم.

نکته مهم در مدیریت موفقیت‌آمیز وظایف، مشخص کردن هر مرحله است. در غیر این صورت ممکن است یک قدم را از دست بدهید و در مسیر اشتباهی قرار بگیرید. با نگه داشتن تمام وظایف خود در یک مکان متمرکز (مانند نرم‌افزار مدیریت پروژه)، فشار روی مغز خود را تا حد زیادی کاهش می‌دهید و می‌توانید بیشتر بر روی آنچه اکنون باید انجام شود تمرکز کنید.

چگونه همه وظایف خود را در یک مکان گردآوری کنیم

دلیل دشوار بودن سازماندهی وظایف در پروژه‌ها این است که اکثر اوقات شما واقعاً نمی‌دانید همه کارهایی که باید انجام شود چیست!

اما چند تکنیک وجود دارد که می‌توانید برای گردآوری تمام مراحل پروژه از آن‌ها کمک بگیرید:

• از انتها شروع کنید و تخلیه مغزی انجام دهید: گاهی اوقات شروع کردن از انتها، راحت‌تر از شروع کردن از ابتدا است. پروژه تمام شده خود را تصور کنید. حالا برای رسیدن به آنجا چه مراحلی باید اتفاق بیفتد؟ همچنین ممکن است تجسم وظایف در این مرحله بر روی نقشه ذهنی آسان‌تر باشد. اینجاست که هر مرحله را روی یک کاغذ یا تخته سفید یادداشت می‌کنید و سپس آن‌ها را در مراحل کوچک‌تر مورد نیاز برای رسیدن به آنجا تقسیم می‌کنید.
• تیم خود را درگیر کنید تا ببینید چه چیزهایی را از قلم انداخته‌اید: سعی نکنید به تنهایی به همه وظایف برسید. تیم شما کسانی هستند که برای انجام این وظایف کار می‌کنند و بنابراین اگر چیزی را از قلم بیندازید احتمالاً آن‌ها خواهند فهمید.
• وظایف چند مرحله‌ای را به کارهای یک مرحله‌ای تقسیم کنید: در این مرحله، همچنین باید مطمئن شوید که کارهای زیادی بزرگ (یا “پروژه‌های کوچک”) ندارید. هدف در اینجا ایجاد وظایفی است که قابل اجرا باشند. اگر کاری بسیار بزرگ احساس شد، آن را تجزیه کنید.
• وظایف را در نقاط عطف گروه‌بندی کنید: بعضی از وظایف شما منطقی است که در یک گروه قرار بگیرند. ایجاد نقطه عطف یک روش عالی برای وارد کردن جزئیات بیشتر در هر مرحله و سنجش پیشرفت خود در این راه است.
• از یک متخصص کمک بگیرید: اگر پروژه کاملاً جدیدی را شروع می‌کنید، طبیعتاً ممکن است شما و تیمتان برخی از موارد مهم را که باید اتفاق بیفتد از قلم بیندازید. اگر می‌توانید، یک متخصص را که قبلاً مراحل کار را طی کرده است بیاورید تا به شما اطلاع دهد لیست وظایف شما خوب است یا خیر.

جمع‌بندی

وظایف بسیار کوچک هستند. اما بازدهی که آن‌ها برای شما و تیمتان به ارمغان می‌آورند بسیار زیاد است.

وقت بگذارید تا کارها را به کوچک‌ترین قطعات تقسیم کنید، آن‌ها را اولویت‌بندی کرده و یک نرم‌افزار مدیریت وظایف پیدا کنید که به شما امکان دید، انعطاف‌پذیری و آگاهی را بدهد. در این صورت، پروژه عظیم و هولناک را به یک برنامه عملی و گام به گام تبدیل خواهید کرد.