هرآنچه باید در مورد جمع‌آوری نیازمندی‌ها در مدیریت پروژه بدانید

شما و تیمتان تصمیم می‌گیرید که برای تولد یکی از اعضای تیمتان یک خوراکی بخرید و شما مسئول انتخاب این خوراکی هستید.

پس از کمی جستجو، بر سر یک قوطی کوکی لذیذ به توافق رسیدید و آن را خریدید. اما اکنون، شخصی گفته است که آن عضو تیم شما گلوتن نمی‌خورد. دوباره برگشتید سر خانه اول. حالا یک کیک شکلاتی خوشمزه و بدون گلوتن سفارش می‌دهید. اما متوجه می‌شوید که آن عضو تیم شما شکلات دوست ندارد؛ او کیک هویج را بیشتر ترجیح می‌دهد.

دوباره شروع شد. شما باید یک خوراکی دیگر سفارش دهید. آیا ناامید می‌شوید (و از شدت استرس همه این خوراکی‌های اضافی را می‌خورید)؟ ما شما را سرزنش نمی‌کنیم. این یکی از نمونه‌های بسیار از مواردی است که جمع‌آوری نیازمندی‌ها به شکلی مؤثر انجام نمی‌شود.

جمع‌آوری نیازمندی‌ها در مدیریت پروژه چیست؟

جمع‌آوری نیازمندی‌ها (Requirements Gathering) فرآیندی است برای تعیین اینکه پروژه‌های شما به چه چیزی نیاز دارند و چه چیزی باید ایجاد شود تا این اتفاق بیفتد.

احتمالاً با این واقعیت آشنا هستید که هرکسی مفروضات خود را در مورد آنچه که یک پروژه باید در بر گیرد، دارد. از طریق جمع‌آوری نیازمندی‌ها، بینش‌هایی را از ذینفعان پروژه جمع‌آوری می‌کنید تا درک کافی از نحوه عملکرد یک پروژه – قبل از شروع کار – به دست آورید.

نیازمندی‌های پروژه به طور کلی به دو دسته تقسیم می‌شوند:

• نیازمندی‌های کسب و کار: پروژه باید چه کاری انجام دهد. به این موارد همچنین “نیازمندی‌های عملکردی” گفته می‌شود.
• نیازمندی‌های فنی: چگونه پروژه شما نیازمندی‌های کسب و کار را برآورده می‌کند. به این موارد همچنین “نیازمندی‌های غیرعملکردی” گفته می‌شود.

بیایید با یک مثال مرتبط با کار کمی مسئله را شفاف‌تر کنیم. تصور کنید تیم شما مسئول ایجاد یک پورتال جدید درخواست شغل برای شرکتتان است. از طریق فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها، با ذینفعان مختلف – تیم رهبری، تیم منابع انسانی و غیره – ارتباط برقرار می‌کنید تا همه چیزهایی را که پورتال برنامه شما باید در بر گیرد، درک نمایید:

• نیازمندی‌های کسب و کار: داوطلبان می‌توانند مستقیماً از طریق پورتال برای موقعیت‌ها درخواست دهند.
• نیازمندی‌های فنی: بلافاصله پس از دریافت درخواست، یک ایمیل تأیید برای داوطلب ارسال می‌شود.

به جمع‌آوری نیازمندی‌ها به عنوان فرصتی برای جمع‌آوری تمام قطعات مختلف فکر کنید تا پروژه نهایی شما نه تنها انتظارات را برآورده کند بلکه از آن‌ها نیز فراتر رود.

چرا جمع‌آوری نیازمندی‌ها مهم است؟

جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل نیازمندی‌ها ممکن است یک امر رسمی غیرضروری به نظر برسد، به‌خصوص زمانی که شما و تیمتان مشتاق هستید زودتر پروژه را شروع کنید.

با این حال، رسیدگی به نیازهای یک پروژه به چند دلیل یک گام مهم است. وقتی برای درک آن‌ها وقت نمی‌گذارید اتفاقات زیر رخ می‌دهند:

• پروژه‌ها ضعیف‌تر از حد انتظار خواهند بود: اگر ندانید روی چه چیزی کار می‌کنید، رسیدن به آن بسیار سخت می‌شود. ۴۷ درصد از اهداف پروژه محقق‌نشده به مدیریت ضعیف نیازمندی‌ها مربوط می‌شوند.
• خزش محدوده به یک مشکل تبدیل می‌شود: وقتی از نیازمندی‌های پروژه باخبر باشند، خطر خزش محدوده در طول فرآیند پروژه را کاهش می‌دهید.
• کار مجدد منجر به اتلاف وقت می‌شود: تصور کنید که ۷۵ درصد از پروژه پورتال شغلی خود را طی کرده‌اید که ناگهان مشخص می‌شود که پورتال باید این گزینه را نیز داشته باشد که پروژه‌های آزمایشی را به داوطلبان اختصاص دهد. اکنون باید به عقب برگردید، بسیاری از کارهای سخت را دوباره انجام دهید و آن ویژگی مهم را در پورتال بگنجانید. اگر از قبل این نیاز را می‌دانستید، می‌توانستید آن را در برنامه و جدول زمانی پروژه خود جای دهید.
• اعضای تیم ناامید می‌شوند: سردرگمی، عصبانیت و حتی رنجش می‌تواند در تیم شما بیداد کند. هنگامی که پروژه‌ها به دلیل نیازمندی‌هایی که به درستی جمع‌آوری نشده‌اند نقاط عطف خود را از دست می‌دهند، اعضای تیم به طور فزاینده‌ای دلسرد می‌شوند.

همه این‌ها را با هم ترکیب کنید و ترسناک‌ترین ریسک را خواهید داشت: شکست پروژه. مدیریت ضعیف نیازمندی‌ها یکی از دلایل اصلی شکست پروژه است.

فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها چیست؟

جمع‌آوری نیازمندی‌های پروژه ممکن است طاقت‌فرسا به نظر برسد، اما نیازی به پیچیدگی بیش از حد ندارد – به خصوص اگر آن را به سه مرحله تقسیم کنید.

مرحله ۱: درخواست نیازها از ذینفعان

با شناسایی ذینفعان پروژه و درک آنچه فکر می‌کنند پروژه باید به آن توجه کند یا در بر گیرد، شروع کنید.

برای مثال، شاید تیم رهبری فکر می‌کند که پورتال شغلی شما باید شامل ویدیوها و اطلاعاتی در مورد فرهنگ سازمان باشد، و تیم منابع انسانی می‌خواهد هر نقطه تماس با یک متقاضی را ردیابی کند. همه این‌ها موارد مهمی هستند که باید هنگام ایجاد طرح پروژه خود در نظر بگیرید.

این یکی از پیچیده‌ترین مراحل فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها است و گاهی اوقات می‌تواند واقعا دردناک باشد. با این حال، ابزارهای مختلفی وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها برای جمع‌آوری این اطلاعات به روشی هدفمند و مفید استفاده کنید، از جمله:

• داستان‌های کاربر و درک تکنیک‌های تقسیم داستان‌های کاربر
• جلسات طوفان فکری
• نمودار فرآیند
• نظرسنجی‌ها
• جلسات یک به یک

مرحله ۲: مستندسازی نیازمندی‌ها

هنگامی که نیازمندی‌های پروژه خود را جمع‌آوری کردید، باید آن‌ها را در یک سند مختصر و منظم مستند سازید.

این سند مسئولیت‌پذیری را تضمین می‌کند و به همه یک منبع اطلاعاتی در مورد اهداف پروژه شما می‌دهد. نگران نباشید – کمی بعد به این خواهیم پرداخت که یک سند نیازمندی‌های پروژه باید چگونه باشد.

مرحله ۳: تأیید درک نیازمندی‌ها

هنگامی که نیازمندی‌های پروژه شما مستند شدند، تصور نکنید که همه درک مشترکی از آن‌ها دارند.

در عوض، آن نیازمندی‌های مستند را با همه ذینفعان پروژه به اشتراک بگذارید تا مطمئن شوید که همه قبل از شروع پروژه به توافق رسیده‌اند. اگر چیزی نادیده گرفته یا اشتباه فهمیده شد، بهتر است همین الان بدانید.

چالش‌های جمع‌آوری نیازمندی‌ها چیست؟

فرمول فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها نسبتاً ساده است. با این حال، بسیاری از تیم‌ها هنگام تلاش برای درک نیازمندی‌های یک پروژه با موانعی روبرو می‌شوند. این‌ها می‌توانند شامل (اما نه محدود به) موارد زیر باشند:

از دست دادن تمرکز بر روی هدف پروژه: اینجا جایی است که خزش محدوده وارد عمل می‌شود. برای افراد وسوسه‌انگیز است که انواع ایده‌ها و درخواست‌های ویژگی‌ها را ارائه دهند، بنابراین باید به این موضوع توجه داشته باشید که آیا آن‌ها به هدف کلی پروژه شما کمک می‌کنند یا خیر.

رویکرد جمع‌آوری بدون ساختار: هوشمندانه است که یک رویکرد مستند برای جمع‌آوری نیازمندی‌ها ایجاد کنید. این رویکرد، فرآیند را برای شما قابل مدیریت‌تر و برای ذینفعان پروژه قابل پیش‌بینی‌تر می‌کند.

تغییر شرایط: مردم نظر خود را تغییر می‌دهند. ویژگی‌ای که در ابتدا غیرقابل مذاکره به نظر می‌رسید ممکن است کمی دیرتر به نظر غیرضروری برسد. بعلاوه، فقط افراد بی‌ثبات نیستند؛ شرایط نیز همینطور است. به عنوان مثال، شاید تیم شما در زمانی که پورتال شغلی را راه‌اندازی کردید در دفتر کار می کرد. اکنون که کار از راه دور عادی است، ممکن است پورتال شما به عملکردهای متفاوتی نیاز داشته باشد.

فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها بدون مشکل نیست، اما همچنان ارزش زمان و تلاش شما را دارد تا مطمئن شوید پروژه‌های موفقی ارائه می‌دهید.

بهترین شیوه‌ها برای جمع‌آوری نیازمندی‌ها

بیایید در مورد بخش عمده‌ای از فرآیند صحبت کنیم: خودِ جمع‌آوری نیازمندی‌ها. همانطور که در بخش قبل ذکر کردیم، این می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.

خوشبختانه، چند نکته وجود دارد که می‌توانید برای جمع‌آوری و درک نیازمندی‌های یک پروژه به روشی کارآمد و مؤثر به کار ببرید.

۱- هدف پروژه را تقویت کنید

همه نیازهای پروژه شما این وجه مشترک را دارند: آن‌ها در حمایت از هدف گسترده‌تر پروژه به وجود آمده‌اند. بنابراین، مطمئن شوید که هر بار که در مورد نیازمندی‌ها بحث می‌کنید، این هدف را در نظر می‌گیرید.

با توجه به مثال پورتال درخواست شغلی ما، هدف اصلی شما از راه‌اندازی آن پورتال چیست؟ آیا می‌خواهید:

• تجربه متقاضیان را بهبود ببخشید؟
• نرخ درخواست‌های استخدام را افزایش دهید؟
• فرآیندهای استخدام داخلی خود را ساده کنید؟

دانستن هدف اصلیتان، زمینه‌ای را در اختیار شما قرار می‌دهد که بدانید کدام نیازمندی‌ها باید در اولویت قرار گیرند یا به تعویق بیفتند.

۲- بر ذینفعان مناسب تمرکز کنید

شما باید اطمینان حاصل کنید که با افراد کافی ارتباط برقرار می‌کنید تا دیدگاهی جامع از نیازهای پروژه خود داشته باشید. اما توضیح دادن آن برای همه می‌تواند هم طاقت‌فرسا و هم گیج‌کننده باشد.

وقتی نوبت به جمع‌آوری نیازمندی‌ها می‌رسد، روی ذینفعان کلیدی پروژه متمرکز بمانید. افراد یا تیم‌هایی که مستقیماً تحت تأثیر این پروژه قرار می‌گیرند چه کسانی هستند؟ این‌ها کسانی‌اند که باید با آن‌ها صحبت کنید.

۳- زمان کافی بگذارید

جمع‌آوری نیازمندی‌ها کار سریعی نخواهد بود و احتمالاً یک رویداد یکباره هم نیست. ذینفعان چیزهایی را به یاد می‌آورند که فراموش کرده‌اند ذکر کنند، و شما سوالاتی را به یاد می‌آورید که فراموش کرده‌اید بپرسید.

به همین دلیل، مطمئن شوید که زمان کافی برای فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها در نظر می‌گیرید. این به شما فضای کافی برای انجام یک کار کامل می‌دهد، بدون اینکه احساس کنید تحت فشار هستید.

۴- درک خود را خلاصه و تأیید کنید

مفروضات می‌توانند خطرناک باشند، به خصوص زمانی که بحث نیازمندی‌های پروژه در میان است. ممکن است فکر کنید می‌دانید که یک ذینفع یا تیم چه درخواستی می‌کند، اما بعد متوجه می‌شوید که با وجود صرف ساعت‌های متمادی روی پروژه، در مسیر اشتباهی قرار گرفته‌اید.

تایید درک شما هیچ وقت ضرری ندارد. هنگامی که شخصی نیازی را ذکر می‌کند، آنچه که با شما به اشتراک گذاشته است را خلاصه کنید. این یک عنصر مهم در گوش دادن فعال است که در زمینه‌های مختلف – از جمله جمع‌آوری نیازمندی‌ها – مفید می‌باشد. این خلاصه سریع به آن‌ها این فرصت را می‌دهد تا قبل از شروع، مسیر شما را تأیید کنند یا شما را تصحیح نمایند.

حتی اگر تمام تلاش خود را انجام دهید تا نیازمندی‌ها را تا حد امکان دقیق جمع‌آوری کنید، باز هم ممکن است غافلگیری‌ها و اشتباهات اتفاق بیفتند. به همین دلیل است که یک رویکرد چابک (یا جمع‌آوری نیازمندی‌های چابک) می‌تواند بسیار مفید باشد، زیرا فواصل منظمی را برای ارزیابی مجدد و اعمال هرگونه تغییرات لازم در اختیار شما قرار می‌دهد.

۵- به یاد داشته باشید که جمع‌آوری نیازمندی‌ها یک فرآیند تکراری است

حتی کامل‌ترین فرآیند جمع‌آوری نیازمندی‌ها چیزی را در طول مسیر از قلم می‌اندازد، زیرا ذینفعان و اعضای تیم اغلب نیازها را بعداً به یاد می‌آورند. به یاد داشته باشید که برای جمع‌آوری و مدیریت مستمر نیازمندی‌ها در طول چرخه عمر پروژه، زمان لازم را در نظر بگیرید. اگر از رویکرد چابک استفاده می‌کنید، می‌توانید با درک سطح بالایی از نیازمندی‌ها شروع کرده، نیازمندی‌های اولویت‌دار را برای اسپرینت اول آماده کنید، و بقیه را در بک‌لاگ برای جلسه انتشار بعدی بگذارید. هر طور که پروژه خود را مدیریت می‌کنید، از ارزیابی مجدد و تایید مجدد نیازمندی‌ها نترسید.

نکات مهم برای نوشتن سند نیازمندی‌ها

اسناد مورد نیاز پروژه می‌تواند از یک صفحه مختصر گرفته تا سوابق طولانی باشد. در ابتدایی‌ترین شکل، سند مورد نیاز شما باید موارد زیر را در بر گیرد:

• نام پروژه
• هدف پروژه
• بیانیه محدوده
• ذینفعان
• جدول زمانی
• نیازمندی‌های کسب و کار
• نیازمندی‌های فنی

اما، چه چیز دیگری باید بدانید تا آن را با موفقیت پر کنید؟ در اینجا چند نکته وجود دارد که باید در نظر داشته باشید.

۱- از اصطلاحات خاص خودداری کنید

این سند فقط برای ثبت نیازهای شما نیست. همچنین باید ابزاری برای مدیریت موثر آن‌ها در اختیار شما قرار دهد. برای امکان‌پذیر ساختن آن، نیازمندی‌ها باید کاملاً واضح باشند. از اصطلاحات تخصصی، کلمات اختصاری و دیگر عبارت‌های پیچیده خودداری کنید و تا حد امکان موارد را واضح بیان نمایید.

۲- از یک قالب فرمت‌شده استفاده کنید

ایجاد یک الگو برای سند مورد نیاز شما باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود و اطمینان می‌دهد که اطلاعات شما سازماندهی‌شده و به راحتی قابل هضم هستند. علاوه بر این، این یک چارچوب قابل پیش‌بینی است که ذینفعان می‌توانند با آن راحت باشند، که بررسی و ارائه بازخورد را برای آن‌ها آسان‌تر می‌کند.

۳- اطمینان حاصل کنید که هر نیاز قابل آزمایش است

هر بار که نیاز جدیدی را به سند خود اضافه می‌کنید، از خود بپرسید که چگونه می‌توان پس از تکمیل آن را تأیید کرد و این سناریو را در توضیحات نیازمندی قرار دهید. این به همه کسانی که سند را می‌خوانند، چه ذینفعان، چه مهندسان یا سایر اعضای تیم، کمک می‌کند تا بفهمند که دقیقاً چه چیزی از این نیاز لازم است و چگونه به پروژه مورد نظر کمک می‌کند.

۴- از اصطلاحات مبهم اجتناب کنید

مشتریان یا ذینفعان ممکن است اغلب اجازه دهند ابهام در سند نیازمندی‌ها رخنه کند تا سیال بماند و قابل تفسیر باشد. با این حال، اگر می‌خواهید از بحث بر سر معنای واقعی نیازمندی‌ها (و هزینه‌های بالاتر) دوری کنید، اجتناب از این امر مهم است. تعاریف خود را مشخص نموده و جایی برای اشتباهات تفسیری باقی نگذارید. دقیقاً آنچه را که نیاز دارید توصیف کنید، از زبان فعال (به جای منفعل) استفاده کنید و از صفت‌های مبهم یا بی‌فایده خودداری نمایید.

۵- از دیگران دعوت کنید تا سند را بررسی کنند

در مورد بازخورد صحبت کنید، به خاطر داشته باشید که جمع‌آوری نیازمندی‌ها کاری نیست که شما به تنهایی انجام دهید – افراد زیادی در این فرآیند دخیل هستند. آن‌ها نه تنها در هنگام جمع‌آوری نیازمندی‌ها نقش فعالی دارند، بلکه باید آن‌ها را نیز بررسی کنند. سند خود را با آن‌ها به اشتراک بگذارید تا بتوانند بازخورد ارائه دهند و تأیید کنند که همه درک درستی دارند.

جمع‌بندی

جمع‌آوری نیازمندی‌ها بخش مهمی از برنامه‌ریزی پروژه است. چه در حال مصاحبه با ذینفعان یا انجام انواع تحقیقات دیگر برای گردآوری لیست نیازمندی‌های پروژه خود باشید، داشتن نرم‌افزار مدیریت پروژه که می‌تواند تمام اطلاعات شما را در خود نگه دارد و به طور یکپارچه آن را به فاز بعدی منتقل کند، به شما کمک زیادی خواهد کرد.