محدوده کار چیست (SOW) و چگونه نوشته می‌شود؟

حین کارهای بزرگ (و بعضا حتی کوچک) گاهی پیش می‌آید که ارسال مواردی خارج از پروژه، طرفین را دچار سردرگمی کند. فرضیات را به هم بزند و موارد مورد تغییر را جا به جا کند. برای جلوگیری از چنین وضعیتی یک محدوده کار (Scope of Work یا SOW) برای هر مدیر پروژه یک سند مهم است.

محدوده کار همه چیز را از جزئیات کار، برنامه‌ها، شرایط و نتایج مورد انتظار جمع می‌کند تا دقیقا مشخص کند که چه کاری باید در یک پروژه انجام شود. اما همچنین برای محافظت از شما در برابر پیچیدگی‌های بسیار که در آن ویژگی‌ها، اضافات و چالش‌های خوب پروژه شما، در خطر خواهند بود، لازم است.

این مهم را به آن مانند یک نقشه راه در نظر بگیرید که می‌تواند هر پروژه‌ای را در آن طرح‌ریزی کرد. از طراحی مجدد وب سایت گرفته تا ساخت برنامه یا ویژگی جدید.

محدوده کار چیست؟ و چرا به آن احتیاج دارید؟

محدوده کار (SOW) شامل مواردی است که در توافق‌نامه طرفین توصیف شده‌اند. SOW باید شامل هر نقطه عطف، گزارشات، محصولات قابل تحویل و محصولات نهایی باشد که انتظار می‌رود توسط دو طرف اجرا ارائه شود. SOW همچنین باید شامل یک خط زمانی برای همه محصولات قابل تحویل باشد.

به بیان دیگر، محدوده کار سندی است که توافق‌نامه کاری بین دو طرف را پوشش می‌دهد. معمولا این سند یک مشتری و یک آژانس، فروشنده یا پیمانکار (یا همان تیم خارجی که با آن کار می‌کنید) را در خود جای می‌دهد.

به عنوان مدیر پروژه، از SOW استفاده خواهید کرد تا مطمئن شوید انتظارات طرفین روشن و مورد توافق است و اینکه هم شما و هم هر کسی که با او کار می‌کنید، می‌دانید دقیقا چه کاری باید انجام شود. برای تحقق این امر، یک SOW موثر باید شامل مواردی از قبیل:

• اهداف پروژه:

بیان مسئله شما. این چه مسئله‌ای است که با آن روبرو هستید و می‌خواهید با این پروژه به چه نتیجه‌ای برسید؟

• برنامه / نقاط عطف:

چه زمانی پروژه شروع می‌شود و چه زمانی باید به پایان برسد؟ مهمترین مرحله یا فاز پروژه چیست که می‌توانید پیشرفت را ردیابی و اندازه‌گیری کنید؟

• تکالیف فردی:

برای رفتن از جایی که اکنون هستید به یک پروژه تمام شده دقیقا چه کارهایی باید انجام شود؟

• موارد قابل تغییر:

در پایان پروژه به چه چیزی نیاز دارید؟ آیا این فقط یک پرونده PSD از ماکت وب سایت است؟ یا کد قابل استفاده در سرور مرحله‌بندی، که می‌توانید وقتی آماده شدید پیاده‌سازی کنید؟

• اطلاعات مالی:

هزینه پروژه چقدر است؟

• نتایج مورد انتظار:

این مورد پاسخ به بیان مسئله شما است. آیا به دنبال افزایش میزان بازدید، تبدیل یا فروش هستید؟ هدف تجاری که می‌خواهید با این پروژه به آن دست یابید چیست و چگونه آن را اندازه‌گیری و گزارش می‌کنید؟

• شرایط و الزامات:

اصطلاحاتی را که در SOW استفاده می‌کنید و شرایط یا الزاماتی را که قبلا روشن نشده‌اند، تعریف کنید. در حالی که یک پیشنهاد پروژه به شما کمک می‌کند پروژه‌های داخلی را در نظر بگیرید، هنگام کار با تیم‌های خارجی حتما از SOW استفاده کنید. بنابراین، باید به ویژه واضح باشد، از زبانی که همه می‌فهمند استفاده کند و کارهای دقیق، قابل ارائه و سایر خدمات را تعیین کند.

SOW خوب از برخی از بزرگترین تله‌های مدیریت پروژه جلوگیری می‌کند، مانند:

• سردرگمی، ارتباط نادرست و اختلافات در مورد دامنه کار
• سوتعبیر از انتظارات و نیازها
• “فراموشی انتخابی” از آنچه گفته شد و نیاز به انجام دوباره کاری‌های گران قیمت

موارد زیار دیگری را نیز می‌توان به این لیست اضافه کرد، اما در نهایت یک SOW اطمینان حاصل خواهد کرد که شما، ذینفعان خود و تیم‌های خارجی که با آنها کار می‌کنید، همه تصور روشنی از یک پروژه “موفق” و نحوه دست یابی به آن را در نظر دارید.

چگونه بیانه کار نوشته می‌شود؟

1. مقدمه

قبل از ورود به مشخصات پروژه، توجه به تمام اطلاعات، در بالاترین سطح مهم است. نوع کاری که انجام می‌شود چیست؟ آیا خدمتی در حال انجام است یا محصولی است که در حال ساخت است؟ طرف‌های درگیر چه کسانی هستند؟ مقدمه همچنین می‌تواند انواع توافق‌نامه‌های رسمی را که SOW می‌تواند بعدا ایجاد کند، در نظر داشته باشد:

• پیشنهاد ثابت: توافق نامه‌ای برای خرید یک سرویس یا محصول با قیمت مشخص برای مدت زمان مشخص.
• قرارداد: توافق‌نامه‌ای قانونی، براساس جزئیات توافق شده متقابل.

2. بررسی اجمالی پروژه و اهداف آن

با استفاده از اصول اولیه، وقت آن است که به چرایی انجام این پروژه بپردازیم. با توضیح درباره پروژه، زمینه پیرامون آن و اهداف تجاری که سعی در حل آن دارد، طراحی نتایج مورد انتظار را شروع کنید. بعدا در SOW خود به جزئیات بیشتری خواهید رسید. بنابراین این سطح را از روی عمد و ضرورت آن حفظ کنید.

3. دامنه کار

بخش بعدی شرح کارهایی است که برای تکمیل پروژه باید انجام شود. باز هم، این سطح را در بالاترین حد لازم حفظ کنید. شما می‌توانید این کار را به صورت یک لیست از مراحل با یک توضیح ساده از هر کدام، انجام دهید.

به عنوان مثال، شما برای طراحی مجدد وب سایت خود با آژانس قرارداد بسته‌اید. بخش کار شما ممکن است شامل مراحل مانند “طراحی ماکت‌های جدید وب سایت” و “ایجاد طراحی وب سایت جدید” باشد. در حالی که بخش بعدی این موارد را به وظایف واقعی شامل “ایجاد نمونه‌های اولیه طراحی صفحه فرود (Landing Page) در ” InVision ”  تقسیم می‌کند.

در برخی موارد، بخش دامنه شما همچنین می‌تواند شامل الزامات فنی مانند سخت افزار و نرم افزار مورد استفاده باشد.