ساختار تجزیه منابع (RBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه نوشته می‌شود؟‌

مدیریت منابع یکی از مهم‌ترین جنبه‌های ایجاد یک کسب و کار موفق و ارائه پروژه‌های کامل است. این تمرینی است که شامل برنامه‌ریزی و پیگیری عمدی و همچنین چابکی و انعطاف‌پذیری برای انطباق با محیط های در حال تغییر و مقابله با تضادها یا تنگناهای برنامه انجام می‌گردد.

مدیران خوب از ساختار تجزیه منابع (Resource Breakdown Structure یا RBS) در مدیریت پروژه برای اطمینان از تخصیص و مدیریت منابع کارآمد جهت افزایش شانس موفقیت استفاده می‌کنند. آن‌ها ساختارهای تجزیه منابع را ایجاد می‌نمایند که به تجسم، برنامه‌ریزی و سازماندهی منابع سازمانی کمک می‌کند.

در حالی که ساختار تجزیه منابع در ابتدای یک پروژه بسیار مفید است، اما در طول چرخه توسعه پروژه دارای مزایایی خواهد بود. روش‌های دقیق و سیستماتیک مدیریت پروژه ساختار تجزیه منابع، فرآیندهای گروهی و گردش کار را از ابتدا تا انتها هماهنگ می‌سازد و به اشتراک گذاری منابع و همگام‌سازی پروژه‌ها با اجرای سطح برنامه را تشویق می‌کند.

ساختار تجزیه منابع هنگامی که به درستی انجام شده و در یک سیستم تنظیم گردد، به تیم‌ها کمک می‌کند تا محدوده، هزینه‌ها و بودجه را تخمین بزنند، در زمان کمتری به دستاوردهای بیشتری برسند و یک استاندارد ثابت از خروجی کیفیت را حفظ کنند.

ساختار تجزیه منابع چیست؟

اکنون تصویری داریم از آنچه ساختارهای تجزیه منابع انجام می‌دهند و اینکه چگونه به موفقیت کسب و کار کمک می‌کنند، اما اجازه دهید تعریف روشنی از این اصطلاح داشته باشیم. ساختار تجزیه منابع چیست؟ چه شکلی است؟

ساختار تجزیه منابع یا RBS، فهرستی از منابع مورد نیاز برای ارائه یک پروژه است. این شامل هر چیزی می‌باشد که هزینه دارد، از جمله افراد، ابزار، مواد، مجوزها، مکان‌ها و زمان.

توسعه ساختار تجزیه منابع به مدیران پروژه یا منابع کمک می‌کند تا منابع موجود و مورد نیاز را بر اساس عملکرد و نوع دسته‌بندی کنند، ریسک و عدم قطعیت را به حداقل برسانند و نتایج موفق‌تری تولید نمایند.

مزایای ساختار تجزیه منابع چیست؟

ترسیم RBS قبل از کار بر روی یک پروژه جدید مزایای زیادی به همراه دارد. جدای از شفاف سازی آنچه نیاز است و آنچه دارید، ساختارهای تجزیه منابع به شناسایی و گروه بندی منابع به گونه‌ای کمک می‌کنند که اجرای کارآمد منابع را در طول چرخه توسعه پروژه تقویت نمایند.

سایر مزایای ساختار تجزیه منابع عبارتند از:

• آرشیو تاریخی و پیش بینی منابع تخصیص‌یافته و استفاده شده در پروژه‌های تکمیل شده
• بینش در مورد تعداد منابع مورد استفاده در هر زمان در طول چرخه توسعه پروژه
• فرهنگ مستندسازی، سیستم‌های داخلی قوی و تصمیم‌گیری آگاهانه
• همکاری ساده بین تیم‌های متقابل که منابع را به اشتراک می‌گذارند
• منبعی واحد از حقیقت که تمام اطلاعات مربوط به منابع موجود، اختصاص‌یافته و مورد نیاز را در اختیار دارد
• تجزیه و تحلیل آموزنده پس از تولید برای برنامه‌ریزی پروژه آینده
• کیفیت محصول نهایی بالاتر در حد بودجه تولید می‌شود
• تصمیمات بودجه‌ای دقیق‌تر برای برآورد هزینه کل پروژه
• شناسایی آسان همپوشانی‌ها و شکاف‌ها در منابع سازمانی، نیازمندی‌های پروژه و نیازهای تیم
• ارزیابی مستقیم حجم کاری کارکنان

چه کسی در چه زمانی ساختار تجزیه منابع را ایجاد می‌کند؟

مدیر پروژه یا مدیر منابع، معمولاً با ورودی اعضای تیم و رهبران ساختار تجزیه منابع را ایجاد می‌کند. RBS باید توسط شخصی که به جزئیات حیاتی و سطح بالای پروژه مانند بودجه، تیم‌ها، تجهیزات و نرم‌افزار دسترسی دارد، جمع‌آوری شود.

مدیر، RBS را در شروع یک پروژه جدید در مرحله برنامه‌ریزی ایجاد می‌کند. برآوردها، تخصیص و پیش‌بینی منابع دقیق‌تر می‌شوند، زیرا مدیر پروژه ساختارهای تجزیه منابع بیشتری را برای پروژه‌های مختلف توسعه می‌دهد.

پس از توسعه، RBS باید بین ذینفعان پروژه توزیع شود تا پروژه برای همه واضح باشد و هزینه‌ها و الزامات را درک کنند.

نمونه‌های ساختار تجزیه منابع

برای نشان دادن اینکه RBS چقدر می‌تواند مفید باشد، در اینجا یک مثال ساده از ساختار تجزیه منابع آورده شده است.

هدف یک تیم محتوا ایجاد و توزیع یک راهنمای بازاریابی ایمیلی جدید برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات با مشترکین است. قبل از شروع پروژه، مدیر محتوا (مدیر پروژه) یک RBS را برای اطمینان از پاسخگویی و شفافیت مناسب در مورد منابع پروژه مورد نیاز جمع‌آوری می‌کند.

برای شروع، او نیازهای پروژه را به ستون‌هایی از جمله تیم، ابزار، زمان و مکان دسته بندی نموده و هر ستون را با منابع لازم پر می‌کند.

در بخش “تیم”، او منابع انسانی مورد نیاز برای اجرای این پروژه را شرح می‌دهد:

• دو نویسنده محتوا برای رسیدگی به بخش‌های مختلف راهنما
• یک ویرایشگر محتوا برای بررسی و تایید محتوای راهنما
• یک طراح گرافیک برای ایجاد تصاویر برای راهنما، و همچنین صفحه جلد
• یک دستیار بازاریابی ایمیلی برای طراحی خبرنامه، بخش بندی و هدف گذاری لیست‌های ایمیل مناسب و برنامه‌ریزی کمپین برای ارائه در زمان مناسب

در بخش «ابزار»، او نرم‌افزار و ابزارهایی را که تیم برای تکمیل پروژه به آن نیاز دارد، جمع‌آوری می‌کند، از جمله:

• نرم‌افزار بازاریابی ایمیلی
• نرم‌افزار مدیریت کار
• اشتراک ابزارهای طراحی مانند Adobe و Canva
• نرم‌افزار صفحه فرود

سپس، او به بخش «زمان» می‌رود، جایی که کل زمان مورد نیاز هر یک از اعضای تیم برای تکمیل وظایف خود و ارائه محصول نهایی رضایت بخش را تخمین می‌زند. او زمان را به این شکل پیش‌بینی می‌کند:

• ارائه پیش نویس اول توسط نویسندگان محتوا
• بررسی توسط ویرایشگر محتوا
• ایجاد تصاویر توسط طراح
• گردآوری توسط ناشر
• به اشتراک گذاشتن راهنمای نهایی توسط دستیار بازاریابی ایمیلی

در ستون «مکان»، انتخاب‌های مکان کار بسته به اینکه مدیر محتوا با یک تیم حضوری یا از راه دور کار می‌کند، متفاوت است. تیم‌های حضوری ممکن است نیاز به رزرو اتاق‌های کنفرانس برای طوفان فکری، بررسی و به‌روزرسانی جلسات داشته باشند. احتمال بیشتری وجود دارد که تیم‌های از راه دور جلسات ویدئو کنفرانس را برای همکاری و برقراری ارتباط با پیشرفت پروژه برنامه‌ریزی کنند.

این مثال ساختار تجزیه منابع تنها تعدادی از دسته‌بندی‌های ساختار تجزیه منابع را نشان می‌دهد. دسته‌های دیگر می‌توانند شامل تجهیزات، مجوزها یا گواهینامه‌ها، مواد و امکانات باشند. بسته به صنعت شما، مهم است که تمام منابع ممکنی را که برای تکمیل پروژه‌های جدید خود نیاز دارید در نظر بگیرید و در آن گنجانده باشید.

با تبدیل اسناد مدیریت پروژه موفق RBS به الگوهای ساختار تجزیه منابع که به شما کمک می‌کند تا پروژه‌ها را سریع‌تر انجام دهید، تیم خود را در مسیر نگه دارید و تعامل ذینفعان را مدیریت کنید، کارایی را افزایش دهید.

به منابعی که اغلب نیاز دارید توجه کنید و از داده‌های ساختارهای تجزیه منابع قدیمی برای ایجاد مزیت‌های منحصر به فرد و افزایش کارایی عملیاتی در کسب و کار خود استفاده نمایید.

در لحظه‌های شک و تردید، دسته‌های وسیعی از تیم، ابزار، زمان و مکان را به خاطر بسپارید تا طرح کلی یک RBS خوب را بسازید. هنگامی که نیازهای پروژه خاص خود را در این دسته‌بندی‌ها وارد کردید، به خوبی در راه ایجاد و اجرای یک طرح پروژه محکم هستید.

نحوه نوشتن ساختار تجزیه منابع به روش صحیح

۱- منابع موجود خود را فهرست کنید

ابتدا باید تمام منابع موجود خود را با نوشتن آن‌ها در یک دفترچه یادداشت یا متن ساده فهرست کنید. می‌توانید با سازماندهی منابع در دسته‌های مجزا از همان ابتدا مراحل آینده را آسان‌تر سازید. برخی از دسته‌بندی‌های ساختار تجزیه منابع که باید در برنامه‌ریزی پروژه خود استفاده کنید عبارتند از:

• افراد
• مواد
• تجهیزات
• بودجه
• امکانات
• نقاط عطف

این دسته‌بندی‌ها کاملاً ثابت نیستند و شما باید آن‌ها را متناسب با نیازهای کسب و کار خود تنظیم کنید. با این حال، آن‌ها حسابرسی اولیه شرکت و منابع موجود را بسیار سریع‌تر و آسان‌تر می‌کنند. دسته‌بندی‌هایی که حول محور بودجه و ضرب‌الاجل می‌چرخند باید بیشتر مورد توجه قرار گیرند زیرا می‌توانند پروژه شما را به شکست یا موفقیت برسانند.

به یاد داشته باشید: ساختار تجزیه منابع تنها پوسته‌ای از منابع خودتان است. این فقط به اندازه اطلاعاتی که قبل از نوشتن آن جمع‌آوری می کنید برای مدیریت پروژه مفید خواهد بود.

۲- ابزارهای نوشتاری قابل اعتماد را انتخاب کنید

پس از انجام این کار، باید پشته ابزاری را که در آینده استفاده خواهید کرد، انتخاب کنید. پشته ابزار شما بخشی جدایی‌ناپذیر از نوشتن و ویرایش ساختار تجزیه منابع در حین حرکت پروژه است.

ابزارهای نوشتاری مانند Grammarly و Hemingway Editor برای ایجاد واژگان و اصطلاحات یکسان برای پروژه شما ایده آل هستند. استفاده از Evernote ممکن است ایده خوبی باشد تا ساختار تجزیه منابع را قبل از اینکه آن را به یک شبکه تبدیل کنید، به صورت نوشتاری تنظیم نمایید.

در مورد شبکه‌ها، می‌توانید پس از جمع‌آوری تمام اطلاعات، به Google Docs و صفحات گسترده آن برای ایجاد شبکه‌ای از منابع موجود اعتماد کنید. به همین ترتیب، ابزارهای مبتنی بر بصری مانند Canva را می‌توان برای تبدیل RBS به ارائه‌هایی بصری برای رجوع سریع در جریان کار پروژه استفاده کرد. در نهایت، یادداشت‌های چسبان و تخته سیاه نیز باید در دفتر شما وجود داشته باشد تا امکان نوشتن جریان آزاد را فراهم کند.

۳- منابع را به صورت آبشار مرتب کنید

یک راه آسان برای درک اینکه ساختار تجزیه منابع چگونه باید مناسب به نظر برسد، تصور یک آبشار یا ردیفی از دومینوها است. بالای زنجیره منابع شما برای دسته‌های فوق‌الذکر که در ابتدا داده‌ها را جمع‌آوری کردیم، محفوظ می‌باشد.

بیایید نیروی انسانی را به عنوان مثال در نظر بگیریم. تحت نیروی انسانی، می‌توانید عناوین شغلی مختلف اعضای تیم خود، دپارتمان‌هایی که با آن‌ها همکاری خواهید کرد یا حتی آژانس‌های برون‌سپاری شخص ثالث را اضافه کنید. هنگامی که اطلاعات منابع موجود را جمع‌آوری و ابزار نوشتن خود را انتخاب کردید، می‌توانید به ایجاد RBS ادامه دهید.

منابع خود را به صورت آبشار از بالا به پایین بنویسید و اطلاعات را بر اساس اهمیت آن برای پروژه مرتب کنید. هنگامی که “آبشار” را نوشته‌اید، ردیابی اینکه کدام شخص با استفاده از کدام منابع روی کدام بخش از پروژه کار می‌کند آسان خواهد بود.

قبل از ارائه ساختار به تیم خود، می‌توانید هر گلوگاهی را که هنوز در ساختار وجود دارد پر کنید. با توجه به اینکه اکنون دید کلی روشنی از منابع موجود دارید، می‌توانید مسائل بالقوه توسعه پروژه را با وضوح بیشتری تشخیص دهید. این واقعی‌ترین و ساده‌ترین کاربرد عملی ساختار تجزیه منابع تحت شرایط توسعه پروژه شرکتی است.

۴- RBS را پیاده‌سازی کنید

هنگامی که RBS را برای پروژه خود می‌نویسید، باید با اعضای تیم و سایر مدیران اجرایی در مورد به روز رسانی‌های احتمالی قبل از اجرا مشورت کنید. در حالی که وظیفه شما به عنوان سرپرست پروژه نوشتن ساختار است، باید قبل از شروع تولید، حتما نظرات دیگران را بخواهید. هنگامی که ساختار تجزیه منابع را نهایی کردید، مطمئن شوید که واقعاً برای گردش کار لحظه به لحظه استفاده می‌شود.

یک اشتباه رایج که در حین تولید خود را نشان می‌دهد این است که از RBS عمدتاً در مراحل برنامه‌ریزی استفاده می‌شود. هنگامی که تولید شروع می‌شود، تیم‌ها اغلب فراموش می‌کنند که به ساختار رجوع نموده یا آن را به روز کنند. یک جلسه تیمی با همه افراد درگیر در پروژه سازماندهی کرده و در مورد گردش کار آینده بحث کنید. می‌توانید اهداف SMART را تعریف نمایید و پیشرفت خود را از طریق یک برنامه مدیریت پروژه مانند ابزار Trello یا Asana در کنار RBS دنبال کنید. اطمینان حاصل کنید که ساختار تجزیه منابع تا حد امکان استفاده می‌شود و نتیجه پروژه شما بسیار بهتر خواهد بود.

جمع‌بندی

در حالی که نوشتن یک ساختار تجزیه منابع مناسب، فقط مرحله شروع توسعه پروژه را نشان می‌دهد، می‌تواند به طور موثر روش توسعه پروژه‌های داخلی را تغییر دهد. این یک مدل مدیریت منابع هوشمند، کارآمد و پایدار است که به راحتی می‌تواند بسته به نیاز شما مقیاس‌بندی و اصلاح شود.

اطمینان حاصل کنید که قبل از نوشتن، یک ممیزی مناسب از منابع موجود انجام دهید و قبل از شروع به کار، ابزارهای نوشتاری مناسب را برای کار انتخاب کنید. اگر این کار به درستی انجام شود، به لطف استفاده هوشمندانه از منابع، می‌توانید در زمان کمتری کارهای بیشتری انجام دهید و از منابع کمتری نسبت به قبل استفاده کنید.