معرفی یک چارچوب ۳ مرحله‌ای برای نوشتن اهداف پروژه بهتر

هیچ چیز سریع‌تر از درک نادرست مشکلی که در تلاش برای حل آن هستید، شکست یک پروژه را تضمین نمی‌کند. با این حال، اغلب رهبران محصول از اهداف گسترده به اهداف پروژه خاص می‌پرند بدون اینکه واقعا بدانند به چه چیزی می‌خواهند دست پیدا کنند.

طبق گفته CB Insights، دلیل شماره یک شکست اکثر شرکت‌ها، کمبود نیاز بازار است. این شرکت‌ها منطقه حدودی مشکل را پیدا کردند؛ اما برای حل مشکل درست زمان خود را صرف نکردند.

پس راه حل چیست؟ نقل قول معروفی از آلبرت اینشتین وجود دارد که می‌گوید:

«اگر یک ساعت برای حل یک مشکل وقت داشتم، ۵۵ دقیقه به مشکل و ۵ دقیقه به راه حل‌ها فکر می‌کردم.»

در ذهن انیشتین، کیفیت راه حل شما کمتر به بینش لحظه‌ای و بیشتر به توانایی شما در درک عمیق مشکلتان مربوط می‌شود.

بسیاری از مدیران باتجربه پروژه، نوشتن اهداف پروژه را بدیهی می‌دانند. اما اگر مشکل درستی را حل نکنید، مهم نیست که مجموعه‌ای از اهداف عالی و قابل اجرا نوشته باشید. شما از همان ابتدا پروژه خود را برای شکست آماده خواهید کرد.

این راهنما نحوه نوشتن اهداف پروژه بهتر و حل مشکلات واقعی و تاثیرگذار را پوشش می‌دهد.

اهداف پروژه چیست و چه تفاوتی با آرمان‌ها، نقاط عطف و OKRها دارد؟

اهداف پروژه (Project Objectives)، نتایج مطلوب یک پروژه هستند. اهداف باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، محدود به زمان و مهم‌تر از همه چیز قابل دستیابی باشند. اهداف پروژه می‌تواند دارایی‌ها و موارد قابل تحویل خاص (مانند یک برنامه تمام شده یا یک صفحه اصلی بازطراحی شده) یا چیزی کمی ناملموس‌تر (مانند افزایش بهره‌وری تیم) را در بر گیرد.

این تعریف ممکن است اهداف را بسیار شبیه به آرمان‌ها (Goals) نشان دهد. با این حال، تفاوت‌هایی وجود دارد که اهداف پروژه را منحصر به فرد و برای فرآیند برنامه‌ریزی شما ضروری می‌کند.

در حالی که آرمان پروژه می‌تواند سطح بالا باشد و مسیرهای متعددی را برای موفقیت ارائه دهد، اهداف پروژه جزئی و مشخص هستند. در اینجا یک مثال برای نشان دادن این تفاوت وجود دارد:

نمونه آرمان پروژه: افزودن اعضای تیم به حساب‌های کاربران جدید را آسان‌تر کنید.

نمونه هدف پروژه: در چرخه اسپرینت بعدی، پنج نقطه تماس دعوت تیم جدید را به کمپین پذیرش اضافه کنید.

تفاوت‌های ظریف مشابهی بین اهداف و نقاط عطف پروژه (Milestones) (که مجموعه‌ای از وظایف هستند که پیشرفت را در جدول زمانی پروژه نشان می‌دهند) و OKRها (اهداف بزرگ‌تر که تیم یا شرکت شما را برای یک فصل یا یک سال هدایت می‌کنند) وجود دارد.

اهداف پروژه موثر توصیف می‌کنند که قرار است چه چیزی را برای رسیدن به فوری‌ترین اهداف خود بسازید، چگونه موفقیت را اندازه‌گیری نمایید، و چه زمانی باید آن وظایف را تکمیل کنید.

این را در نظر بگیرید: آرمان‌های شما یک نقشه هستند، در حالی که اهداف به عنوان مسیرهای گام به گامی عمل می‌کنند که شما را به مقصد هدایت خواهند کرد. اما برای به دست آوردن آن سطح از جزئیات، باید اهداف مناسب را تعریف کنید. اینجاست که اکثر مدیران پروژه پیروی از چارچوب SMART را پیشنهاد می‌کنند.

چارچوب SMART ویژگی‌های ایده آل اهداف پروژه را به شرح زیر توصیف می‌کند:

خاص (Specific): آیا دقیقاً می‌دانید چه چیزی برای ساختن نیاز دارید؟

قابل اندازه گیری (Measurable): آیا معیارهای معناداری دارید که به شما می‌گویند موفق بوده‌اید یا خیر؟ آیا به آن معیارها اعتماد دارید؟

دست یافتنی (Achievable): آیا می‌توانید با جدول زمانی، بودجه و منابع موجود به این هدف برسید؟

مرتبط (Relevant): آیا هدف اهمیت دارد؟ آیا به شما کمک می‌کند تا به آرمان کلی خود نزدیک شوید یا چشم‌انداز شرکت را تقویت کنید؟

محدود به زمان (Time-bound): آیا می‌دانید چه زمانی باید هدف خود را تکمیل کنید؟

اکنون اجازه دهید مثال اول را دوباره تجزیه کنیم تا نشان دهیم که چگونه یک هدف می‌تواند SMART باشد:

«در چرخه اسپرینت بعدی (محدود به زمان و قابل دستیابی)، پنج (قابل اندازه‌گیری) نقطه تماس دعوت تیم جدید (مرتبط) را به کمپین پذیرش (خاص) اضافه کنید.»

هدف پروژه‌ای مانند این نه تنها به شما می‌گوید که آیا در مسیر درستی هستید یا خیر، بلکه معیارهای اندازه‌گیری موفقیت را در اختیار شما قرار می‌دهد تا بدانید چه زمانی کارتان تمام شده است.

نحوه پیدا کردن مشکل مناسب و نوشتن اهداف پروژه بهتر در ۳ مرحله

عمیق شدن در مورد حل مشکل همیشه آسان نیست. با این حال، با چند قدم کوچک، می‌توانید به سرعت و به وضوح بیانیه مشکلی را تعریف کنید که اهداف، آرمان‌ها و تصمیمات شما را راهنمایی کند.

۱- بیانیه مشکل خود را بنویسید.

اگر از قبل هدفی دارید، در واقع به شکلی مؤثر فرصتی برای دنبال کردن پیدا کرده‌اید. از طریق داده‌ها، مصاحبه‌های کاربر و تجربه، شما معتقدید که اگر یک ویژگی بسازید یا رفتار کاربر را تغییر دهید، به شما کمک می‌کند به چشم‌انداز محصول خود برسید.

لنی راچیتسکی، سرپرست سابق مدیر پروژه در شرکت Airbnb، پیشنهاد می‌کند با در نظر گرفتن پروژه یا هدف خود، برای تبلور مشکل به چند سوال پاسخ دهید:

توضیحات: مشکل چیست؟ این فقط یک توضیح مختصر از آنچه شما در مورد آن فکر می‌کنید است.

مشکل: چه مشکلی را حل می‌کند؟ این بیانیه مشکل شماست. آن را کوتاه، متمرکز و متصل به “نیاز” که برآورده نمی‌شود نگه دارید.

• بیانیه مشکل خوب: کاربرانی که تیم خود را دعوت نمی‌کنند با نرخ بسیار بالایی در حال رویگردانی هستند.
• بیانیه مشکل بد: کاربران در حال رویگردانی هستند. [تمرکز کافی و فرضیه چرایی را ندارد]

چرا: چگونه می‌دانید که این مشکل ارزش حل کردن دارد؟ برای حمایت از بیانیه مشکل خود شواهدی جمع‌آوری کنید؛ از جمله داده‌های کمی و کیفی. چه چیزی در ابتدا باعث شد فکر کنید این مشکل ارزش حل کردن دارد؟

موفقیت: چگونه متوجه می‌شوید که مشکل را حل کرده‌اید؟ چه معیارها و نتایج خاصی به شما نشان خواهد داد که آنچه را که برای دستیابی به آن برنامه‌ریزی کرده‌اید انجام داده‌‌اید؟ سعی کنید آن را به یک عدد مشخص تبدیل کنید.

مخاطب: برای چه کسی می‌سازید؟ آیا برای همه کاربران است؟ فقط کاربران جدید؟ کاربران بازگشتی؟ کاربران قدرت؟ فقط موبایل؟

چه چیزی: مشکل/فرصت در محصول چگونه است؟ چگونه مشکل را حل خواهید کرد؟ گزینه‌های موجود کدامند؟

حتی اگر پاسخ‌های خود را در یک صفحه خلاصه کنید، باز هم به نظر می‌رسد بیشتر از آن چیزی باشد که در یک قالب فشرده شود. راه دیگر برای ارائه بیانیه مشکل استفاده از چارچوب User, Need, Insight (کاربر، نیاز، بینش) است:

در نهایت، اگر هنوز در نوشتن بیانیه مشکل خود مشکل دارید، یکی از این نکات را امتحان کنید:

جمع‌بندی

مدیران پروژه‌های بزرگ اطمینان حاصل می‌کنند که تیمشان از مسائل کاری خود آگاه است. اهداف پروژه موثر بهتر از هر ابزاری به شما در این امر به صورت روزانه کمک خواهند کرد.

وقتی با تیم خود برای توسعه بیانیه مشکل کار می‌کنید، به طور فعال از ذینفعان پذیرش می‌گیرید، و سپس مشکلات را به اهداف پروژه موثر و هوشمند تبدیل می‌کنید، همه می‌دانند که روی چه چیزی کار می‌کنند، چگونه موفقیت را اندازه‌گیری خواهید کرد، و چرا این امر اهمیت دارد.