مدیریت پروژه

جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار می‌شود؟

راهنمای نهایی برای اجرای یک نشست موفقیت‌آمیز پروژه

این مقاله دارای نسخه PDF انگلیسی است. جهت دسترسی به لینک دانلود نسخه انگلیسی هم‌اکنون عضو شوید.

وقتی در حال کار روی یک پروژه عظیم هستید، ممکن است فراموش کنید که کوچکترین چیزها گاهی اوقات بیشترین تأثیر را در موفقیت شما دارند. به طور مثال، شما در ناسا کار می‌کنید و وظیفه شما این است که یک موشک به ماه برسانید. اما در طول چک لیست قبل از پرتاب، شما متوجه می‌شوید که این تنها ۰٫۱ از کار است. عوامل عمده دیگری وجود دارد که باید نگران آنها باشید.

البته برای درک اهمیت شروع صحیح یک پروژه لازم نیست دانشمند موشک باشید. اما دقیقا مانند رفتن به فضا، اگر تیم شما در ابتدای پروژه کمی از مسیر خود خارج شود، می‌تواند تأثیر بسزایی در موفقیت شما داشته باشد. جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) این شانس را به شما می‌دهد که از ابتدا تیم خود را در یک مسیر مشخص قرار دهید.

هدف از جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست؟

به عنوان یک مدیر پروژه، زمانی که شما تمام این موارد را در نظر بگیرید:

  • چگونه جلسه آغاز را شروع می‌کنید؟
  • در جلسه آغاز پروژه در چه مورد بحث شود؟
  • چه کسی باید در جلسه آغاز پروژه حضور داشته باشد؟
  • جلسه آغاز پروژه شما چه مدت باید طول بکشد؟

و نمونه دستورالعمل‌ها، الگوها و نکات زیر را در نظر داشته باشید.

  • دستور کار جلسه آغاز تیم داخلی: نحوه اطلاع رسانی و الهام بخشیدن به تیم خود
  • دستور جلسه جلسه آغاز اسپانسر: مقبولیت از طرف ذینفعان پروژه خود
  • دستور کار جلسه آغاز پروژه مشتری: مقبولیت و تنظیم انتظارات با مشتری

به راحتی می‌توانید جلسه آغاز خود را پیگیری کرده و پروژه خود را به حرکت درآورید. تا اینجا تمام کار به درستی انجام شده است. این فرصتی برای ایجاد اهداف مشترک، تکرار هدف پروژه و حضور موثر سرمایه‌گذاران برنامه شما است. اما اگر اشتباه پیش بروید، قبل از شروع کار، خود را برای شکست آماده می‌کنید.

بنابراین هدف اصلی جلسه آغاز پروژه ایجاد اجماع و هیجان در مورد جنبه‌های اصلی پروژه شما از جمله هدف اصلی، گسترش دامنه کار، برنامه پیشنهادی، مسئولیت‌ها و هرگونه فرضیاتی است که در روند برنامه‌ریزی وجود دارد. این اولین جلسه بین تیم پروژه و مشتری یا ذینفعان اصلی است و باید پس از توافق در مورد بیانیه کار (SOW یا Statement Of Work)، بودجه و جدول زمانی انجام شود.

با این حال، فقط به این دلیل که تمام جلسات آغازین هدف یکسانی دارند، به این معنی نیست که همه آنها به یک روش انجام می‌شوند. این متن اصلی است و بسته به نوع پروژه‌ای که در حال اجرای آن هستید، چه کسی در آن نقش دارد و نقش شما چیست، باید رویکردی متفاوت را پیش بگیرید.

سه نوع مهم از جلسات آغاز پروژه

  • جلسه با اعضای داخلی

این جلسه زمانی است که شما در حال راه‌اندازی یک پروژه و تعامل با تیم اصلی خود هستید. تقریبا در هر مورد، این جلسه ابتدا باید اتفاق بیفتد تا تیم شما قبل از ملاقات با ذینفعان یا مشتریان احساس آمادگی و اعتماد به نفس کند.

  • جلسه با اسپانسرها

این جلسه‌ای است که شامل ذینفعان و اسپانسر پروژه است. اساسا فرصت دیگری برای تأمین منابعی است که برای موفقیت لازم دارید.

  • جلسه با مشتری

این جلسه یک نسخه بسیار صیقل یافته از جلسات قبلی است و برای ایجاد احساس اعتماد در مشتریان، بسیار مهم است.

مهم نیست که با چه کسی کار می‌کنید یا چه نوع جلسه آغاز پروژه‌ای را برگزار می‌کنید، موفقیت شما به چیزی بیش از کار کردن با یک چک لیست احتیاج دارد. شما باید برای پاسخگویی به سوالات آماده باشید، همه افراد را در مسیر خود قرار دهید و به تیم خود انگیزه دهید تا بهترین تلاش خود را انجام دهند و ذینفعان (یا مشتریان) نسبت به شما، به عنوان یک رهبر اطمینان لازم را داشته باشند.

چگونه جلسه پروژه را شروع کنیم؟

در ابتدای جلسه آغاز پروژه خود، باید اطمینان حاصل کنید که همه با سطح یکسانی از اطلاعات وارد می‌شوند. این بدان معناست که چند سوال اساسی بپرسید، مانند:

  • آیا همه یکدیگر را می‌شناسند؟
  • آیا نیاز به معرفی است؟
  • چقدر همه با دامنه و قابلیت تحویل پروژه آشنا هستند؟
  • آیا همه می‌دانند که چگونه این پروژه در اهداف و چشم‌انداز شرکت شما قرار می‌گیرد؟

این امر به ویژه هنگام کار با ذینفعان یا مشتری بسیار مهم است. با این حال، حتی در یک شرکت کوچک، یک پروژه ممکن است شامل همکاری افرادی باشد که هرگز با هم کار نکرده‌اند. جلسه خود را با معرفی همه شروع کنید.

موارد بحث را مشخص کنید

هر پروژه‌ای منحصر به فرد است و آنچه که شما در جلسه آغاز پروژه خود به طور مفصل در مورد آن بحث خواهید کرد، به این بستگی دارد که چه کسی آنجاست و چه نوع پروژه‌ای را اجرا می‌کنید. با این حال، حداقل، جلسه آغاز شما باید برخی از جنبه‌های اصلی را پوشش دهد. مانند:

  • مقدمه:

چه کسی در این پروژه است؟ همان طور که گفتیم، کمی وقت بگذارید تا تیم خود را بشناسید.

  • خلاصه پروژه:

چرا این پروژه را قبول می‌کنید؟ یک خلاصه سطح بالا از آنچه انجام شده است و اینکه چرا انجام این کار برای تیم/ شرکت/ مشتری شما مهم است، این اطمینان را حاصل می‌کند که همه در یک سطح آگاهی هستند.

  • مشتری/ زمینه کار:

برای چه کسی کار می‌کنید؟ در صورت امکان، چند دقیقه وقت بگذارید تا مشتری خود و تاریخچه پروژه را بررسی کنید.

  • محدوده و کالای قابل تحویل:

قرار است چه کاری انجام ‌شود؟ دامنه و محصولات قابل تحویل شما قبلا در SOW یا پیشنهاد پروژه شما مشخص شده است. اما این فرصت خوبی است تا مطمئن شوید همه می‌دانند که با چه چیزهایی سر و کار دارند. همچنین فرصت خوبی برای بحث در مورد خطرات احتمالی و مواردی است که می‌خواهید در برنامه مدیریت ریسک خود برجسته کنید.

  • رویکرد:

چگونه این کار را انجام می‌دهید؟ تیم شما باید از نظر انتخاب روند توسعه کار اطلاعات لازم را داشته باشد و کار را به راحتی پیش ببرد. اما مشتری یا ذینفع شما چطور؟ نحوه کار همه چیز را دنبال کنید و به همه فرصتی بدهید تا تغییرات جدید را پیشنهاد دهند یا تجربیات گذشته را به یاد بیاورند.


مجموعه

مدیریت پروژه

این پست بخشی از مجموعه مدیریت پروژه در کار و کسب است. ترتیب زیر را در این حوزه پیشنهاد می‌کنیم.

  1. راهنمای کامل مدیریت پروژه به زبان ساده: چگونه پروژه را قبل از پایان دنیا تمام کنیم! (به همراه دانلود فایل نمونه مدیریت پروژه)
  2. راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK
  3. مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK
  4. آموزش و راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PRINCE2
  5. مدیریت چابک و ناب چه تفاوت‌هایی دارند؟
  6. راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه
  7. مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
  8. تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟
  9. بودجه‌بندی پروژه چیست و چگونه انجام می‌شود؟
  10. دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) کیست؟
  11. فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها در پروژه
  12. مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟
  13. راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)
  14. راهنمای کامل تعریف، مزایا و روش‌های کنترل هزینه (Cost Control)
  15. کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
  16. چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
  17. تعریف انجام شده یا Definition of Done به چه معناست؟
  18. ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  19. مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
  20. منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه می‌شود؟
  21. چگونه جدول زمانی یا برنامه زمان‌بندی پروژه را ایجاد کنیم؟
  22. مدیریت ارزش کسب شده یا EVM چیست و چه اصولی دارد؟
  23. مدیریت قرارداد (Contract Management): مراحل، چالش‌ها و مزایا
  24. بهترین مدارک و گواهینامه‌های مدیریت پروژه در دنیا کدام مدارک هستند؟
  25. جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار می‌شود؟
  26. تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه
  27. مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟
  28. مدیر محصول خوب چه کسی است؟
  29. ماتریس RACI چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  30. برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
  31. معرفی برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
  32. معرفی مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه
  33. معرفی برترین متریک‌های مدیریت پروژه
  34. نقش و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
  35. ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
  36. استراتژی محصول چیست و چگونه تدوین می‌شود؟
  37. نقشه راه محصول (Product Roadmap) چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟
  38. چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟
  39. نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید
  40. کاربرد هوش مصنوعی (AI) در مدیریت پروژه

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

جشنواره عید تا عید: ۲۰٪ تخفیف ویژه تمامی دوره‌ها با کد تخفیف ghadir فقط تا ۸ مرداد!برنامه دوره‌ها را ببینید
+ +
بستن