مدیریت پروژه

بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه

برآورد از پایین به بالا (Bottom-Up Estimating) تکنیکی است که شامل تخمین‌هایی در سطح جزئی برای بخش‌هایی از پروژه می‌شود. سپس این‌ها به ایجاد یک برآورد کلی برای کل پروژه کمک می‌کنند. اغلب از آن به عنوان یکی از دقیق‌ترین روش‌های برآورد یاد می‌شود. برآورد هزینه، مدت یا منابع مورد نیاز یک پروژه معمولاً با یک مرتبه بزرگی تقریبی در ابتدا شروع می‌شود. بعداً در پروژه، تخمین‌های دقیق‌تری به دنبال آن می‌آیند.

در این مقاله به معرفی مفهوم، تفاوت‌ها و وابستگی‌های متقابل برآورد از پایین به بالا با سایر تکنیک‌های برآورد و ارائه نمونه‌ای از برآورد از پایین به بالا در پروژه‌ها می‌پردازیم.

برآورد از پایین به بالا چیست؟

برآورد از پایین به بالا تکنیکی در مدیریت پروژه برای تخمین هزینه‌ها یا مدت پروژه‌ها و بخش‌های یک پروژه است. اصطلاح برآورد از پایین به بالا اشاره‌ای به مفهوم زیربنایی دارد: هزینه‌ها، مدت زمان یا منابع مورد نیاز در سطح بسیار ریز تخمین زده می‌شود. این بدان معناست که تخمین برای بسته‌های کاری انجام می‌گردد (البته برخی ممکن است فعالیت‌ها را پیشنهاد کنند) که پایین‌ترین و جزئی‌ترین سطح ساختار شکست کار (WBS) هستند.

در حالی که برآورد در سطح فعالیت‌ها یا بسته‌های کاری انجام می‌شود، برآورد کل پروژه مجموع همه برآوردهای جزئی است.

تفاوت بین برآورد از پایین به بالا، از بالا به پایین و تخمین پارامتریک چیست؟

تخمین مشابه (از بالا به پایین) و پارامتریک و همچنین قضاوت متخصص را می‌توان در هر سطحی از برآورد جزئی اعمال کرد. در مقابل، تکنیک برآورد از پایین به بالا معمولاً به این معنی است که به کوچک‌ترین نوع جزء در یک پروژه (به عنوان مثال بسته‌های کاری و فعالیت‌ها) مربوط می‌شود.

با این حال، تیم‌ها همچنین می‌توانند از این تکنیک‌ها در هنگام انجام برآورد از پایین به بالا استفاده کنند. به عنوان مثال، مدت یک فعالیت را می‌توان از طریق تخمین مشابه با استفاده از مدت زمان فعالیت‌های تاریخی مشابه تعیین کرد. نیاز به منابع را می‌توان از طریق تخمین پارامتریک، بر اساس پارامترهای مشاهده‌شده مانند مصالح ساختمانی در هر فوت مربع یا خطوط کد مربوط به هر توسعه‌دهنده و ساعت تعیین کرد. قضاوت متخصص نیز در موارد معقول می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.

چگونه برآورد از پایین به بالا انجام دهیم؟

دستورالعمل زیر به تخمین‌ها برای جزئی‌ترین سطح یک پروژه (به عنوان مثال بسته کاری یا فعالیت) مربوط می‌شود. نتایج این تخمین‌های جزئی برای محاسبه برآورد کل پروژه جمع‌آوری می‌شوند.

سه نوع برآورد از پایین به بالا وجود دارد:

  • برآورد منابع مورد نیاز
  • برآورد زمان مورد نیاز (مدت زمان)
  • برآورد هزینه‌ها

برخی از وابستگی‌های متقابل بین این تخمین‌ها وجود دارد: مدت زمان یک فعالیت معمولاً به منابع اختصاص داده‌شده به فعالیت بستگی دارد. سپس تخمین هزینه‌ها با ضرب واحدهای منبع در زمان و قیمت هر واحد محاسبه می‌گردد.

چرا باید از برآورد از پایین به بالا استفاده کنیم؟

برآورد از پایین به بالا به چهار دلیل اساسی روشی محبوب برای برآورد پروژه‌ها است.

۱- دقت

تعیین محدوده پروژه اغلب دشوارترین بخش پروژه است. تعیین دقیق نوع هزینه‌ها، جدول زمانی، پرسنل و سایر عوامل برای انجام پروژه دشوار است.

برآورد از پایین به بالا تصویر واضح‌تری از اجزای پروژه ارائه داده و به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا مالکیت بخش‌ها را در دست بگیرند و اطمینان حاصل شود که همه عوامل را در پروژه خود در نظر گرفته‌اند. و احتمال اینکه در نهایت به یک تخمین دقیق برسید بیشتر است.

برآورد از پایین به بالا به مدیر کمک می‌کند تا بسته کاری را به طور جامع‌تری درک کند و موانع احتمالی در مسیر را پیش بینی نماید. این را با رویکردی از بالا به پایین مقایسه کنید که در آن مدیریت ممکن است عناصر کلیدی پروژه را که در پروژه‌های قبلی وجود نداشته‌اند، در نظر نگیرد یا با موانعی روبرو شود که مدیران قبلی مجبور به مقابله با آن‌ها نبودند.

۲- کاهش خطا

اگر مدیر در برآوردها اشتباه کند، برآورد از پایین به بالا گزینه‌های کاهش خطا را در اختیار او قرار می‌دهد. او می‌تواند تجزیه و تحلیل هزینه-فایده انجام داده و راه‌حل‌های جایگزینی ارائه دهد که به او انعطاف بیشتری برای رسیدگی به خطاها در طول عمر پروژه می‌دهد.

همچنین تعادل بیشتری در اجزای پروژه وجود دارد. به عبارت دیگر، دست کم گرفتن یک جزء را می‌توان با تنظیمات دیگری جبران کرد. در نهایت، این بدان معناست که خطاها به طور قابل توجهی بر تحویل تأثیر نمی‌گذارند و تأثیر آن بر بودجه را کاهش می‌دهد.

۳- تطبیق‌پذیری

تجزیه و تحلیل از پایین به بالا به مدیران این امکان را می‌دهد که تطبیق‌پذیری بیشتری داشته باشند و استراتژی هایی مانند خرابی پروژه یا توانمندسازی اعضای تیم برای به عهده گرفتن کنترل در صورت لزوم را اجرا کنند.

برآورد از پایین به بالا را می‌توان با سایر رویکردهای برآورد، مانند برآورد سه نقطه‌ای ادغام کرد تا اثربخشی مدیر را بیشتر کند. این تکنیک بیشتر از یک ساختار فرماندهی سلسله مراتبی برابری‌طلبانه است و آن را به یک استراتژی کارآمد برای تیم‌هایی تبدیل می‌کند که به خوبی با هم کار می‌کنند.

۴- کاهش ریسک کلی

با تجزیه و تحلیل کامل از پایین به بالا، مدیر ریسک کلی را برای هر یک از مراحل پروژه کاهش می‌دهد. مدیر چالش‌ها را از پایه پیش‌بینی کرده و از تخصص اعضای تیم استفاده می‌کند و آن‌ها را قادر می‌سازد به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشند تا در صورت نیاز، میانه‌سریری پروژه را تنظیم کنند.

قدرت و کنترل به جای یک نفر، در کل تیم پراکنده می‌شود که منجر به پاسخگویی بیشتر، کارایی بیشتر، و در نتیجه افزایش ارزش برای مشتری می‌گردد.

چگونه از برآورد از پایین به بالا استفاده کنیم؟

برآورد از پایین به بالا ترسناک به نظر می‌رسد و به تکالیف زیادی از سوی مدیر نیاز دارد – اما این فرآیند نسبتاً ساده‌ای است که توسط مراحل زیر تعریف می‌شود.

۱- تمام وظایف پروژه را فهرست کنید

ابتدا، تک تک وظایف مربوط به پروژه را مشخص کنید. هیچ کاری خیلی کوچک نیست – هیچ چیز را کنار نگذارید. یک ساختار شکست کار (WBS) ایجاد کرده و وظایف را به تک تک اعضای تیم محول کنید که مسئولیت آن کار را بر عهده می‌گیرند. تکالیف را به جزئی‌ترین سطح تقسیم نمایید تا بتوانید زمان و هزینه‌ای که برای اجرای هر کدام نیاز است را تعیین کنید.

جمع‌بندی

برآورد از پایین به بالا می‌تواند روشی بسیار دقیق برای تعیین برآورد قطعی یک پروژه باشد. این روش نیاز به مقدار معینی از منابع و یک ساختار شکست کار مستقر دارد. قبل از اینکه بتوانید از این تکنیک استفاده کنید، پروژه باید به سطح بسته کاری و فعالیت‌ها تقسیم شده باشد.

جدای از تخمین منابع، زمان و هزینه‌ها برای کار برنامه‌ریزی‌شده یک پروژه، از این تکنیک می‌توان برای ارزیابی درخواست‌های تغییر نیز استفاده کرد، به عنوان مثال در جریان تحلیل هزینه و فایده چنین تغییراتی.


مجموعه

مدیریت پروژه

این پست بخشی از مجموعه مدیریت پروژه در کار و کسب است. ترتیب زیر را در این حوزه پیشنهاد می‌کنیم.

  1. هر آنچه باید در مورد زمان انجام و زمان چرخه بدانید
  2. ساختار تجزیه منابع (RBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه نوشته می‌شود؟‌
  3. نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  4. نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  5. زمان تکت (Takt Time) چیست و چه اهمیتی دارد؟
  6. اصول مدیریت پروژه بازاریابی چابک
  7. راهنمای کامل مدیریت پروژه به زبان ساده: چگونه پروژه را قبل از پایان دنیا تمام کنیم! (به همراه دانلود فایل نمونه مدیریت پروژه)
  8. راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK
  9. مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK
  10. آموزش و راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PRINCE2
  11. مدیریت چابک و ناب چه تفاوت‌هایی دارند؟
  12. راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه
  13. مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
  14. مدیر پروژه فنی کیست و چگونه می‌توانیم به این نقش دست یابیم؟
  15. تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟
  16. ۱۶ مهارت ضروری که مدیران پروژه باید داشته باشند
  17. داشبورد مدیریتی (Executive Dashboard) چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
  18. مدیریت پروژه ساخت و ساز و مدیریت پروژه ساختمانی چیست؟
  19. معرفی برترین مسئولیت‌های مدیر پروژه ساختمانی
  20. بودجه‌بندی پروژه چیست و چگونه انجام می‌شود؟
  21. تعریف هزینه عملیاتی (OpEx) و هزینه سرمایه‌ای (CapEx)
  22. سرریز هزینه (Cost Overrun) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
  23. دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) کیست؟
  24. فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها در پروژه
  25. مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟
  26. هرآنچه باید در مورد جمع‌آوری نیازمندی‌ها در مدیریت پروژه بدانید
  27. راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)
  28. مدیریت تدارکات پروژه چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟
  29. راهنمای کامل تعریف، مزایا و روش‌های کنترل هزینه (Cost Control)
  30. کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
  31. چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
  32. تعریف انجام شده یا Definition of Done به چه معناست؟
  33. ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  34. مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
  35. منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه می‌شود؟
  36. چگونه جدول زمانی یا برنامه زمان‌بندی پروژه را ایجاد کنیم؟
  37. مدیریت ارزش کسب شده یا EVM چیست و چه اصولی دارد؟
  38. مدیریت قرارداد (Contract Management): مراحل، چالش‌ها و مزایا
  39. بهترین مدارک و گواهینامه‌های مدیریت پروژه در دنیا کدام مدارک هستند؟
  40. جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار می‌شود؟
  41. تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه
  42. مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟
  43. مدیر محصول خوب چه کسی است؟
  44. ماتریس RACI چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  45. برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
  46. ۵ دلیل اینکه باید نرم‌افزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم
  47. معرفی برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
  48. معرفی مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه
  49. معرفی برترین متریک‌های مدیریت پروژه
  50. نقش و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
  51. ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
  52. راهنمای کامل مدیریت ذینفعان پروژه
  53. راهنمای کامل معرفی برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan)
  54. استراتژی محصول چیست و چگونه تدوین می‌شود؟
  55. نقشه راه محصول (Product Roadmap) چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟
  56. چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟
  57. نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید
  58. کاربرد هوش مصنوعی (AI) در مدیریت پروژه
  59. نمودار Burndown چیست و چه انواع و محدودیت‌هایی دارد؟
  60. برون سپاری فرایند دانش چیست و چگونه انجام می‌شود؟
  61. یکپارچه‌سازی و مدیریت خدمات (SIAM) چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
  62. معرفی یک چارچوب ۳ مرحله‌ای برای نوشتن اهداف پروژه بهتر
  63. نظریه انگیزش مزلو چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  64. مدل WSJF برای اولویت‌بندی کارهای پروژه و محصول
  65. چرا تیم‌های چابک به منشور تیم (Team Charter) نیاز دارند؟
  66. چارچوب کریستال در روش چابک چیست؟
  67. بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه
  68. روش نمودار تقدم (PDM) چیست و چگونه در مدیریت پروژه استفاده می‌شود‌؟
  69. اصل هرم چیست و چگونه در ارائه به ما کمک می‌کند؟
  70. راهنمای گام به گام ایجاد نقشه راه محصول
  71. نظریه ذینفعان چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟‌
  72. تحقیق کاربر در UX چابک: چگونه UX و توسعه چابک دست به دست هم می‌دهند؟
  73. ۵ مورد از رایج‌ترین نشانه‌های شکست پروژه و نحوه جلوگیری از آن‌ها
  74. بک لاگ چیست و چرا در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
  75. اصلاح بک‌لاگ چیست و به چه منظور انجام می‌شود؟
  76. الزامات غیرعملکردی کدامند و چگونه می‌توان آن‌ها را در پروژه گنجاند؟

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن