مدیریت تدارکات پروژه چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟

جان دان نویسنده معروف انگلیسی می‌گوید: “هیچ‌کس شبیه به یک جزیره نیست.” ما می‌توانیم در مورد پروژه نیز همین صحبت را عنوان کنیم، زیرا پروژه‌ها به‌صورت جداگانه انجام نمی‌شوند. بیشتر آن‌ها نیاز به دستیابی به منابع دیگر دارند. این امر از طریق خرید یا قراردادها انجام می‌شود. بیشتر بحث‌های مربوط به مدیریت پروژه بر روی گروه‌ها و فرایندهایی متمرکز است که برای اتمام کار، مهم هستند. آن‌ها این ایده را القا می‌کنند که مدیر پروژه و تیم او می‌توانند همه کارها را انجام دهند. اما این گفته درست نیست. بسیار مهم است که بدانید چه زمانی به کمک نیاز دارید و سپس درخواست کمک کنید. در این مقاله قصد داریم این وجه از مبحث مدیریت پروژه را مورد بررسی قرار دهیم.

منظور از این وجه، مدیریت تدارکات پروژه (Project Procurement Management) است. مدیریت تدارکات پروژه زمانی اتفاق می‌افتد که شما هم فرایندی برای پر کردن منافذ منابع خود داشته باشید و هم روشی برای مدیریت آن فرایند با تکنیک‌های مناسب و ابزار مدیریت پروژه.

مدیریت تدارکات پروژه چیست؟

از نظر مدیریت پروژه زمانی که برای رسیدن به هدف پروژه نیاز به خرید، اجاره یا قرارداد با برخی از منابع خارجی دارید، باید بخش تدارکات را به میان بیاورید. آن‌ها می‌توانند به عنوان رابط لازم برای به‌دست‌آوردن این اهداف عمل کنند. این روابط مانند هر فرایند در پروژه، نیاز به مدیریت مناسب دارند. مدیریت این روابط به معنی به‌دست‌آوردن بهترین کیفیت از فروشندگان خارجی است که شرکت برای کمک به انجام کار خود، از آن‌ها استفاده می‌کند. در رابطه‌ با فروشندگان محدودیت‌هایی وجود دارد که حول هزینه و زمان می‌چرخد. مدیریت تدارکات روشی برای کنترل کارآمد و سازنده فرایند تهیه، درخواست، سفارش، تسریع، بازرسی و مصالحه تدارکات است.

بااین‌حال، باید به این نکته توجه کنید که کدام‌یک از این موارد را احتیاج دارید: مشارکت با یک گروه و یا شرکت دیگر، یا خرید از آن‌ها. قبل از مشارکت یا خرید، باید به این سؤال که آیا کالاها و خدمات این فروشندگان خارجی موردنیاز است یا خیر، پاسخ داده شود؛ بنابراین، جوانب مثبت و منفی تولید کالاها یا خدمات داخلی و قرارداد کار را بسنجید. آیا رابطه با شرکت‌های خارجی در طولانی‌مدت لازم و مقرون‌به‌صرفه است؟ پس از اتخاذ تصمیمی آگاهانه، فقط در این صورت است که می‌توانید اطمینان حاصل کنید که مراحلی که را در پیش رو دارید که از نظر مالی سالم و متناسب با بازه زمانی شما هستند. پس به‌راحتی می‌توانید به جلو حرکت کنید.

چهار فرایند اصلی در مدیریت تدارکات پروژه

پس از آماده‌شدن برای تهیه کالا از یک فروشنده، مدیریت تدارکات پروژه به چهار فرایند تقسیم می‌شود.

۱- برنامه مدیریت تدارکات

تدارکات ابتدا در مرحله برنامه‌ریزی پروژه مشخص می‌شوند. برای هر پیمانکار خارجی، باید بیانیه کار (SOW) وجود داشته باشد تا به‌عنوان سندی برای توصیف کار مورد قرارداد، عمل کند. قبل از عقد قرارداد، یک درخواست پیشنهاد وجود دارد که در آن چندین پیمانکار برای کار پیشنهاد می‌دهند. بعد از اخذ پیشنهادها، مدیر پروژه می‌تواند تعیین کند که چه کسی قرارداد اصلی را امضا خواهد کرد.

این درخواست‌ها از آنجا که به‌عنوان راهنمای اسناد در پروژه کار می‌کنند، کاملا فکرشده طراحی خواهند شد. هرچقدر خاص‌تر باشند، بهتر است. این امر بعدا از سردرگمی جلوگیری کرده و به تدوین برنامه‌های دقیق‌تر کمک می‌کند.

نکات مدیریت تدارکات پروژه

این روند در طرح مدیریت تدارکات، شامل اسناد موردنیاز، ثبت ریسک‌ها و موانع، منابع موردنیاز برای فعالیت، برنامه پروژه، برآورد هزینه فعالیت و دیگر موارد مهم است که باید به‌درستی جمع‌آوری شوند. برای هدایت این تصمیمات، ابزارها و تکنیک‌هایی مانند تجزیه‌وتحلیل خرید یا تدارکات وجود دارد که به شما کمک می‌کند تا تعیین کنید فعالیت خاص شما، به تأمین‌کننده خارجی احتیاج دارد یا خیر. شاید پس از این بررسی‌ها به این نتیجه برسید که فعالیت پروژه‌ای شما می‌تواند با پشتیبانی یک شرکت دیگر در داخل کشور و یا سازمانی به همان خوبی، انجام شود. کمک گرفتن از کارشناسان، انجام تحقیقات بازار و ملاقات با ذینفعان پروژه نیز به هدایت این تصمیم کمک می‌کند.

نکاتی برای برداشتن اولین قدم

اولین قدم در مدیریت تدارکات پروژه موفق، تهیه یک برنامه است. این مسئله شامل برنامه‌ریزی برای موارد زیر است:

• تمام مواد و خدماتی که شما برای پروژه نیاز دارید چیست؟

این مهم شامل کلیه مشخصات مواد و خدمات، از جمله حداقل کیفیت موردنیاز است. به‌عنوان‌مثال، شما فقط به تیرهای فولادی نیاز ندارید. شما به تیرهای فولادی درجه B تأیید شده توسط لوید نیاز دارید.

• چه چیزی می‌تواند توسط شرکت شما ارائه شود و چه چیز دیگری را باید خریداری کنید؟

به این تصمیم‌گیری، تصمیم در مقابل خرید می‌گویند. حتی وقتی شرکت شما می‌تواند کاری را به صورت داخلی انجام دهد، می‌تواند فایده برون‌سپاری مانند صرفه‌جویی در هزینه، تحویل سریع‌تر و غیره را در نظر داشته باشد.

نتیجه سخن

همان‌طور که اشاره شد، مدیریت تدارکات پروژه ایجاد روابط با فروشندگان و تأمین‌کنندگان خارج از کشور برای دریافت کالاها و خدمات موردنیاز برای تکمیل یک پروژه است. این فرایند شامل چند مرحله می‌باشد، از جمله شروع و برنامه‌ریزی، انتخاب تأمین‌کننده، انعقاد قرارداد، نظارت بر کار او و خاتمه همکاری.