معرفی انواع جلسات اسکرام (Scrum Meetings) برای بهبود عملکرد شما

جلسات اسکرام (Scrum Meetings) یک جز جدایی‌ناپذیر از یک محیط کار است که از روش اسکرام (Scrum) استفاده می‌کند. در نظر گرفته می‌شود که آنها منبعی بسیار ارزشمند برای جمع‌آوری اطلاعات و بازخورد از تیم توسعه‌دهنده و کمک به همسویی تیم با اهداف اسپرینت (Sprint) هستند.

حتما شما در مورد چارچوب اسکرام و نحوه مقایسه آن با سایر روش‌های مدیریت چابک (Agile) جست و جویی داشته‌اید، اما داشتن اطلاعات بیشتر درباره هنر برگزاری جلسات اسکرام و دانستن این نکته که با چه نوع عملکردی نیازی به کنترل مداوم برخی موارد نداشته باشیم، از جمله اطلاعاتی است که برای هر مدیر پروژه مهم و حیاتی خواهد بود.

اهمیت برگزاری این جلسات اسکرام

جلسات اسکرام از عناصر مهم فرآیند مدیریت چابک هستند. آنها فقط جلساتی به خاطر احساس لزوم در برگزاری جلسه نخواهند بود، بلکه این ملاقات‌های مداوم و  هدفمند، چارچوبی را برای تیم‌ها فراهم می‌کند تا کارها را به صورت ساختاریافته انجام دهند و به تعیین انتظارات کمک کنند. جلسات اسکرام تیم را برای همکاری موثر توانمند ساخته و در نهایت نتایج موثری را به همراه دارد. اما اگر به طور مناسب مدیریت نشوند، می‌توانند افراد را خسته کرده و تنها باری باشند بر روی دوش اعضا، که قرار است به سختی نیز حمل شوند.

در این مقاله، نکاتی را از نظر خواهیم گذارند که برای همه ما مفید است. خوب است که در تمام مراحل پیشرفت کار خود، آنها را اجرا کنید تا مطمئن باشید که مدیریت پروژه سازمان به بهترین نحو پیش می‌رود.

انواع جلسات اسکرام

اجازه دهید با نگاهی به انواع جلسات اسکرام شروع کنیم. ۵ نوع جلسات اسکرام وجود دارد که در یک زمان خاص در طی یک چرخه برنامه‌ریزی اسپرینت تشکیل می‌شوند و هر نوع خاص جلسه، یک هدف مشخص دارد.

• جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت
• جلسه روزانه اسکرام
• جلسه بررسی اسپرینت
• جلسه رتروسپکتیو (Retrospective) اسپرینت
• جلسه تحلیل و بهینه‌سازی موارد عقب مانده

1. جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت

در ابتدای هر اسپرینت، جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت برگزار می‌شود. معمولا انتظار می‌رود که کل تیم در این جلسه از جمله مالک محصول و اسکرام مستر حضور داشته باشند. هدف از این جلسه توسعه موارد عقب مانده واقعی اسپرینت و تعیین وظایف با بالاترین اولویت است که باید در طول هر اسپرینت انجام شود.

مالک محصول وظیفه توضیح موارد بک‌لاگ را برای تیم توسعه‌دهنده دارد و انتظار می‌رود فضای بحث و گفتگوی آزاد برای رفع انواع ابهامات، از هر دو طرف فراهم باشد. در طول جلسه، اعضای تیم همچنین میزان کارهایی را که می‌توانند در یک بازه زمانی خاص به پایان برسانند، اعلام می‌کنند. بنابراین اساسا، در پایان این جلسه، تیم توسعه با یک هدف اسپرینت و همچنین یک بک‌لاگ اسپرینت (Sprint Backlog) کار خود را تمام خواهد کرد.

2. جلسه اسکرام روزانه

جلسات روزانه اسکرام یا استندآپ‌های روزانه (همانطور که بسیاری از افراد این نام را می‌پسندند)، جلسات کوتاه مدت ۱۵ دقیقه‌ای است که به صورت روزانه برگزار می‌شوند. آنها به طور معمول هر روز در یک زمان و در یک مکان برگزار شده و اکیدا زمان آنها بیشتر از ۱۵ دقیقه نیست. این امر باعث می‌شود تا گفتگو کوتاه، مرتبط و سریع بماند.

بسیار ضروری است که فقط وضعیت کارها و موانع در جلسه روزانه اسکرام مورد بحث قرار گیرند و سایر بحث‌های مربوط به برنامه‌ریزی طولانی مدت، در جلسات دیگر بررسی شوند. بنابراین، این سوال پیش می‌آید که “دقیقا در این جلسات کوتاه چه اتفاقی می‌افتد؟” اساسا یک دستور کار با سه سوال وجود دارد که قبل از صحبت هر یک از اعضای تیم ارائه می‌شود تا یک نمای کلی از پیشرفت کار داشته باشید. این سوالات عبارتند از:

• دیروز به چه نتیجه‌ای رسیدید؟
• امروز روی چه کاری کار می‌کنید؟
• آیا مانعی در راه شما وجود دارد؟

این سوالات منبع بسیار خوبی برای به دست آوردن بینش در مورد پیشرفت کار و چگونگی پیشرفت پروژه در آینده را به همه نشان خواهد داد. آنها همچنین به اسکرام مستر کمک می‌کنند تا با از بین بردن موانع، روند کار گروه را تسهیل کند.

3. جلسه نقد و بررسی اسپرینت

در پایان هر اسپرینت، یک جلسه مرور اسپرینت (Sprint Review) برگزار می‌شود. هدف اصلی این جلسه نشان دادن عملکرد محصول و آنچه در طی یک اسپرینت  خاص بدست آمده، است. به طور کلی، مالک محصول، اسکرام مستر و سایر ذینفعان برای بررسی محصول، در این جلسه حضور دارند.

عملکرد محصول همچنین بر اساس اهداف اصلی اسپرینت که در جلسه برنامه‌ریزی اسپرینت تهیه شده‌اند، اندازه‌گیری می‌شود تا نظارت بر تغییرات عمده‌ای که وجود دارد یا لازم است، انجام شود.

4. جلسه رتروسپکتیو اسپرینت

همانطور که از نامش پیداست، جلسات رتروسپکتیو اسپرینت، فقط با هدف اساسی بررسی آنچه درست و غلط طی یک اسپرینت برگزار شده است، پیش خواهند رفت. این جلسه فرصتی عالی را برای کل تیم فراهم می‌کند تا در مورد کارها و پیشرفت‌هایی که باید انجام شود، تأمل کند. جلسات رتروسپکتیو معمولا به حداقل زمان آماده سازی نیاز دارند، زیرا فقط یک تمرین “آموخته شده” است، با تجزیه و تحلیل دقیق آنچه باید در آینده انجام شود.

5. جلسه تحلیل و بهینه‌سازی موارد بک‌لاگ

آخرین نوع جلسات اسکرام، جلسات تحلیل و بهینه‌سازی موارد بک‌لاگ است که به آن “Product Backlog Grooming” نیز می‌گویند. عموما، موارد بک‌لاگ محصول برای اسپرینت بعدی نیاز به اصلاح دارند تا تیم بتواند آنها را برای اجرای موفقیت‌آمیز، بهتر درک کند.

در جلسه تحلیل و بهینه‌سازی موارد بک‌لاگ، پس از بحث فنی با تیم، موارد بک‌لاگ طبقه‌بندی و اولویت‌بندی می‌شوند تا مطمئن شوید که تیم می‌فهمد که دقیقا چه چیزی قابل تحویل است و چه شرایطی دارد.

انجام جلسه تحلیل و بهینه‌سازی موارد بک‌لاگ، نیاز به یک جلسه طولانی برنامه‌ریزی اسپرینت را کاهش داده و به تیم این فرصت را می‌دهد تا قبل از تعهد کامل به اهداف اسپرینت، در مورد موارد بک‌لاگ، تأمل کند.

نتیجه سخن

اسکرام چارچوبی از مدیریت چابک است که تیم‌ها برای تقسیم پروژه‌های بزرگ توسعه به قطعات کوچک‌تر از آن بهره می‌برند. سازمان‌ها با این روش می‌توانند در بازه‌های زمانی کوتاه، کار خود را تکمیل کرده و سریع‌تر محصولات خود را تولید کنند. جلسه اسکرام اصطلاحی جذاب است که می‌تواند انواع مختلف جلسات برگزار شده توسط تیم‌های اسکرام را توصیف کند.