بودجه‌بندی پروژه چیست و چگونه انجام می‌شود؟

یک پروژه بدون بودجه مانند ماشین بدون سوخت است. بودجه برای شروع پروژه و به حرکت درآمدن همه منابع ضروری است. اگر در یک شرکت مبتنی بر پروژه به عنوان مدیر کار می‌کنید، بودجه‌بندی پروژه و کمک به چرخش آن به احتمال زیاد مسئولیت شما خواهد بود.

در نگاه اول، موضوع بودجه ممکن است ترسناک به نظر برسد اما در نهایت، متوجه خواهید شد که تمام آنچه لازم دارید این است که برای آن برنامه‌ریزی کنید. دراین مطلب بررسی خواهیم کرد که چه عواملی در بودجه‌بندی پروژه و نحوه محاسبه آن تاثیر دارند.

بودجه‌بندی پروژه چیست؟

بودجه یک پروژه هزینه‌های ترکیبی کلیه فعالیت‌ها، وظایف و نقاط عطفی است که پروژه باید به آن‌ها بپردازد و شامل مبلغی می‌شود که برای اتمام پروژه به آن نیاز خواهید داشت و باید توسط کلیه ذی‌نفعان تأیید شود. شما در مرحله شروع پروژه شروع به بودجه‌بندی آن می‌کنید و نظارت بر بودجه را تا رسیدن به خط پایان ادامه می‌دهید.

چرا بودجه‌بندی پروژه مهم است؟

حداقل سه دلیل برای اهمیت بودجه‌بندی پروژه وجود دارد:

• این کار یک بخش اساسی در تأمین بودجه پروژه است. اعداد به ذی‌نفعان می‌گویند که دقیقاً چه مقدار پول، در چه زمانی برای شروع پروژه نیاز است.
• بودجه‌ای کاملاً برنامه‌ریزی‌شده زمینه کنترل هزینه پروژه را فراهم می‌کند. داشتن برآورد بودجه نهایی به شما کمک می‌کند تا هزینه واقعی پروژه را در برابر بودجه مصوب اندازه‌گیری کنید و ببینید چه میزان هزینه را قبلاً استفاده کرده‌اید. این کار به شما درکی از میزان پیشرفت پروژه می‌دهد.
• بودجه پروژه تأثیر مستقیمی بر دوام مالی شرکت دارد. در صورت محاسبه عملی و با در نظر گرفتن محدودیت‌های منابع، بودجه پروژه حاشیه عملیاتی را افزایش می‌دهد و موفقیت کلی پروژه را بهبود می‌بخشد.

دسته‌بندی‌‌های رایج هزینه پروژه

برنامه‌ریزی هزینه‌های پروژه، گامی اساسی در ترسیم بودجه پروژه است. برای انجام این کار، باید لیستی از موارد مربوط به پروژه را ایجاد کنید. در اینجا دسته‌های معمول هزینه پروژه آورده شده است:

• منابع انسانی: نرخ حقوق کارمندان تمام وقت و موقت
• هزینه‌های سفر: درصورت لزوم به سفر برای انجام کارهای پروژه از یک مکان به مکان (از جمله بودجه غذا و محل اقامت)
• هزینه‌های آموزش: کنفرانس‌ها، کارگاه‌ها، پیمانکاران خارج از کشور
• منابع مادی: همه مواردی که تیم شما برای انجام کار نیاز دارد از جمله نرم‌افزار، تجهیزات یا سایر موارد منحصر به فرد
• هزینه‌های تحقیق: مطالعات یا داده‌ها برای پشتیبانی از پروژه شما و ارائه بهترین ارزش‌ها
• خدمات حرفه‌ای: مشاوره حقوقی و غیره
• هزینه‌های مرکزی: تجهیزات یا به روزرسانی‌های فنی برای تکمیل پروژه
• ذخایر احتمالی: وجوه احتمالی برای کاهش خطرات ناشی از افزایش بودجه، معمولاً ۵-۱۰٪ از بودجه کلی را تشکیل می‌دهد.

رویکردهای تخمین بودجه پروژه

برآورد اندازه و هزینه یک پروژه می‌تواند بسیار چالش‌برانگیز باشد، زیرا یک پروژه طبق تعریف ماهیتی منحصر به فرد دارد و غالباً محصول جدید، خدمات یا ایجاد شغل جدید است. هرچه اندازه و پیچیدگی پروژه بیشتر باشد، انجام صحیح این امر دشوارتر خواهد بود. در اینجا پنج تکنیک آورده شده است که می‌تواند روند تخمین پروژه را تا حد زیادی بهبود بخشد:

۱- تخمین پایین به بالا

تخمین پایین به بالا یکی از بهترین و بی‌عیب‌ترین راه‌ها برای بودجه‌بندی پروژه است. این کار شامل تخمین قسمت‌های مختلف پروژه، مانند کارها، نقاط عطف یا مراحل و جمع کردن آن‌ها برای رسیدن به هزینه پروژه می‌شود. اگر در مرحله ایجاد بیانیه کار باشید، این روش قابل استفاده است. اگر مطمئن هستید که همه زوایای پروژه‌ را می‌شناسید، بهترین راه برآورد از پایین به بالا است.

نکته منفی این روش این است که برای رسیدن به کوچک‌ترین جزئیات پروژه زمان زیادی لازم است. همچنین ممکن است در بعضی مواقع از تورم تأثیرگذار بر هزینه برآورد خود رنج ببرید.

۲- تخمین بالا به پایین

برآورد بالا به پایین در مقابل رویکرد پایین به بالا ذکر شده است. این کار از کل بودجه پروژه شروع می‌شود و شامل تجزیه آن به قطعات کوچک‌تر است.

اصلی‌ترین عیب این روش تخمین‌های غیرقابل اطمینان است. پیش‌بینی دقیق بودجه قبل از درک دامنه کار و داشتن برنامه پروژه دشوار است.

۳- برآورد متشابه

اگر در مدیریت پروژه تازه کار نیستید، احتمالاً قبلاً چند پروژه را مدیریت کرده‌اید و می‌توانید بگویید چه عواملی در آن‌ها موثر است. با استفاده از برآورد متشابه، به داده‌های بودجه و بهترین روش‌های پروژه‌های قبلی خود اعتماد خواهید کرد تا در مورد اینکه هزینه فعلی چه مقدار خواهد بود، نظر دهید.

همیشه بین پروژه‌ها شباهت‌هایی وجود دارد، اما این بدان معنی نیست که شما باید فقط بر اساس آن‌ها تصمیم بگیرید. هر پروژه‌ای منحصر به فرد است. در صورتی که قبلاً پروژه‌ای را مدیریت نکرده‌اید، می‌توانید با جستجوی سریع، نمونه‌های قابل استفاده را پیدا کنید.

ناگفته نماند که برآورد متشابه به اندازه سایر تکنیک‌ها مانند تخمین از پایین به بالا دقیق نیست. اما مزیت تخمین متشابه این است که فوق‌العاده سریع است و مخصوصاً وقتی اطلاعات محدودی در مورد پروژه وجود دارد بسیار مفید واقع می‌شود.

۴- برآورد پارامتریک

در مقایسه با برآورد متشابه، رویکرد پارامتریک دقیق‌تر است. متغیرهای هزینه یا نقاط داده را از قسمت‌های خاص پروژه‌های معین می‌گیرد و آن‌ها را برای پروژه فعلی اعمال می‌کند، بنابراین شما بیشتر بر اساس داده‌ها تصمیم می‌گیرید.

مزیت این فرآیند این است که دقیق‌تر از برآورد متشابه است زیرا بیش از یک مجموعه داده را به کار می‌گیرد و از رابطه آماری بین داده‌های تاریخی و متغیرها استفاده می‌کند.

نقطه ضعف این روش این است که در پروژه‌های دیجیتالی یافتن نقاط داده مفید اغلب دشوار است.