مدیریت پروژهمدیریت فرایندهای کسب و کار

نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟

در ابتدا، ایجاد یک فرآیند کسب و کار جدید ساده به نظر می‌رسد. اما حتی اگر یک مسیر خطی و کامل از تامین کنندگان به مشتریان را شناسایی کرده باشید، ممکن است متوجه پیچیدگی‌هایی شوید:

نوشتن فهرستی از دپارتمان‌هایی که باید درگیر شوند. کشف نحوه انتقال یک محصول از یک دپارتمان به دپارتمان دیگر. یافتن راهی برای کدگذاری ساده همه آن‌ها به طوری که در نهایت با ۴۰ نسخه از یک سند اصلی فرآیند کسب و کار مواجه نشوید.

برای حل مشکل پیچیدگی، بسیاری از شرکت‌ها به نمودار SIPOC روی می‌آورند. استفاده از یک الگوی SIPOC به ایجاد یک “طرح” برای هر فرآیند کسب و کار جدیدی که می‌خواهید ایجاد کنید، کمک می‌کند. اگر این فرایند درست انجام شود، درک روشنی از اتفاقاتی که برای راه‌اندازی یک محصول یا خدمات جدید باید بیفتد، تا کوچک‌ترین جزئیات به دست خواهید آورد.

اما تا زمانی که ندانید چگونه باید نمودار  SIPOC را ایجاد کرده و در مدیریت پروژه از آن استفاده کنید، این نمودار هیچ کمکی به شما نخواهد کرد. از این رو، قصد داریم در این مقاله راهنمای جامعی درباره این نمودار ارائه دهیم، پس با ما همراه باشید.

SIPOC مخفف چیست؟

SIPOC مخفف عبارت Supplies, Inputs, Processes, Outputs, and Customers  (منابع، ورودی‌ها، فرآیندها، خروجی‌ها و مشتریان) است. این به یک رویکرد کامل برای کل فرآیند کسب و کار اشاره دارد. این نمودار برای مدیریت سطح بالا مفید است زیرا به شما کمک می‌کند هر فرایند کسب و کار جدیدی را به صورت کاملا جزئی و دقیق ثبت کنید.

ممکن است COPIS را نیز شنیده باشید، که برعکس کل این فرآیند است. چرا در ابتدا با «مشتری» شروع کنیم؟ برخی از شرکت‌ها می‌خواهند بر تجربه مشتری تاکید داشته باشند و فرآیند کسب‌وکار خود را بر اساس آن مهندسی معکوس کنند.

برای دیگران، ترتیب زمانی SIPOC منطقی‌تر است. بدون منابع و ورودی‌ها، هیچ خروجی و محصول یا خدماتی وجود نخواهد داشت. به SIPOC به عنوان یک راه اساسی برای تقطیر فرآیند کسب و کار تا مراحل اصلی آن، از A تا Z، فکر کنید.

نمودار SIPOC چیست؟

نمودار SIPOC یک نمودار گردش کار است که هر مرحله از SIPOC شما را نشان می‌دهد. این مفهوم SIPOC را در کسب و کار شما از یک مخفف انتزاعی به تجسم گردش کار تبدیل می‌کند. بر اساس برخی از آمار، تجسمی مانند این می‌تواند عملکرد را تا ۸۹٪ افزایش دهد.

به عبارت دیگر، نمودارهای SIPOC به شما کمک می‌کنند تا یک فرایند کسب و کار جدید را قبل از اجرای آن بررسی کنید.

یک فرآیند SIPOC می‌تواند به همان اندازه که دوست دارید جامع یا ساده باشد. اما حداقل، باید بخشی از هر یک از موارد زیر را شامل شود:

لوازم: ابزارها، محصولات، خدمات یا مواد خامی که باید بخشی از فرآیند کسب و کار باشد تا نتیجه نهایی برای مشتری شما ایجاد شود، چیست؟ همه آن‌ها را در اینجا فهرست کنید.

ورودی‌ها: آیا ورودی داده‌هایی وجود دارد که باید در این مرحله وارد فرآیند شوند؟ چه چیزی برای افزودن یا اصلاح به منابع موجود نیاز دارید؟

فرآیندها: در اینجا جایی است که کارکردهای اساسی کسب و کار خود را در حین اجرای دستورالعمل جدید فهرست می‌کنید. چه فرآیندهایی را می‌توان خودکار کرد؟ کدام یک دستی خواهند بود؟ آیا باید کارمندان جدیدی را برای مدیریت فرآیندها و ورودی‌ها استخدام کنید؟ در اینجا به آن سوالات پاسخ دهید.

خروجی‌ها: اینجاست که باید به حفظ استانداردها و همچنین نصب فرآیندهایی برای کنترل کیفیت فکر کنید. هر آزمایشی که با محصولات/خدمات خود قبل از ورود به بازار انجام می‌دهید در اینجا انجام می‌شود.

مشتریان: این مرحله صرفاً به نقطه خرید اشاره نمی‌کند. به کل تجربه مشتری فکر کنید. در واقع، حتی ممکن است بخواهید چند تمرین COPIS را انجام دهید تا متوجه شوید که می‌خواهید نتیجه نهایی چگونه باشد قبل از اینکه فرآیند را حول محور آن بسازید.

نمونه نمودار  SIPOC

ما یک تصویر گام به گام از نمودار SIPOC را در زیر گردآوری کرده‌ایم:

به خاطر داشته باشید که SIPOC می‌تواند به اندازه نیاز شما بزرگ یا کوچک باشد. این فقط یک نمودار سطح بالا است که اجزای کلیدی را به پنج مرحله تقسیم می‌کند. اما در زیر هر مرحله، می‌توانید انواع متغیرهای ضروری را فهرست کنید تا نتایج جامعی را که به دنبال آن هستید ایجاد نمایید.

اگر خیلی انتزاعی است، بیایید یک مثال ساده اما خاص بیاوریم. فرض کنید فرآیند کسب و کار شما، رفتن به فروشگاه خواربارفروشی است. نمودار SIPOC آن می‌تواند بدین صورت باشد:

لوازم: خواربارفروشی کاملاً مجهز، آدرس فروشگاه مواد غذایی، ماشینی که شما را به آنجا برساند، پولی برای خرید مواد غذایی

ورودی‌ها: فهرست مواد تشکیل‌دهنده برنامه‌ریزی زمانی برای بازدید از فروشگاه

فرآیند: خواربار بخرید، به خانه برگردید، مواد غذایی را جابجا کنید

خروجی‌ها: فهرست دستورالعمل‌ها. آماده‌سازی غذا

مشتریان: خانواده شاد و راضی

ممکن است به چیزی به پیچیدگی یک کسب و کار با ۵۰۰ کارمند تبدیل نشود. اما این نمودار رفتن به خواربارفروشی کمک می‌کند تا درک کنید نمودار SIPOC دقیقاً چیست: طرحی برای انجام کارها.

مزایای نمودار SIPOC چیست؟

دوایت دی. آیزنهاور یک بار گفت که برنامه‌ها بی‌ارزش هستند، اما برنامه‌ریزی ضروری است. چرا؟ ممکن است نیاز داشته باشید برنامه‌های خود را زمانی که لاستیک به جاده برخورد می‌کند، تطبیق دهید، اما عمل آماده‌سازی برنامه‌ها چیزی است که شما را برای مقابله با هر مانعی آماده می‌کند.

نمودار SIPOC کسب و کار شما را مجبور می‌سازد تا کار اساسی برنامه‌ریزی را انجام دهد. با ایجاد یک نمودار SIPOC، کل گردش کار را از ابتدا تا انتها مشاهده می‌کنید. در طول مسیر، می‌توانید نقاط کور را شناسایی کرده، برای دستیابی به ایده‌های جدید طوفان فکری برگزار نمایید و بهینه‌سازی عملیات را انجام دهید.

اما نشستن و برنامه‌ریزی کردن تنها مزیت‌های نمودار SIPOC نیستند. در اینجا چند مورد دیگر را نیز بررسی خواهیم کرد:

جمع‌بندی

نمودار SIPOC یکی از قدیمی‌ترین و قابل اعتمادترین روش‌ها برای ترسیم یک فرآیند کسب و کار به کلی‌ترین روش است. این نمودار به شما یک نمای کلی از فرآیند ارائه می‌دهد که می‌تواند کمک کند تا یک عضو جدید تیم را وارد کنید یا پایه و اساس برنامه بهبود فرآیند کسب و کار در آینده باشد.


مجموعه

مدیریت پروژه

این پست بخشی از مجموعه مدیریت پروژه در کار و کسب است. ترتیب زیر را در این حوزه پیشنهاد می‌کنیم.

  1. هر آنچه باید در مورد زمان انجام و زمان چرخه بدانید
  2. ساختار تجزیه منابع (RBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه نوشته می‌شود؟‌
  3. نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  4. نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  5. زمان تکت (Takt Time) چیست و چه اهمیتی دارد؟
  6. اصول مدیریت پروژه بازاریابی چابک
  7. راهنمای کامل مدیریت پروژه به زبان ساده: چگونه پروژه را قبل از پایان دنیا تمام کنیم! (به همراه دانلود فایل نمونه مدیریت پروژه)
  8. راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK
  9. مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK
  10. آموزش و راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PRINCE2
  11. مدیریت چابک و ناب چه تفاوت‌هایی دارند؟
  12. راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه
  13. مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
  14. مدیر پروژه فنی کیست و چگونه می‌توانیم به این نقش دست یابیم؟
  15. تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟
  16. ۱۶ مهارت ضروری که مدیران پروژه باید داشته باشند
  17. داشبورد مدیریتی (Executive Dashboard) چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
  18. مدیریت پروژه ساخت و ساز و مدیریت پروژه ساختمانی چیست؟
  19. معرفی برترین مسئولیت‌های مدیر پروژه ساختمانی
  20. بودجه‌بندی پروژه چیست و چگونه انجام می‌شود؟
  21. تعریف هزینه عملیاتی (OpEx) و هزینه سرمایه‌ای (CapEx)
  22. سرریز هزینه (Cost Overrun) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
  23. دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) کیست؟
  24. فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها در پروژه
  25. مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟
  26. هرآنچه باید در مورد جمع‌آوری نیازمندی‌ها در مدیریت پروژه بدانید
  27. راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)
  28. مدیریت تدارکات پروژه چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟
  29. راهنمای کامل تعریف، مزایا و روش‌های کنترل هزینه (Cost Control)
  30. کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
  31. چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
  32. تعریف انجام شده یا Definition of Done به چه معناست؟
  33. ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  34. مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
  35. منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه می‌شود؟
  36. چگونه جدول زمانی یا برنامه زمان‌بندی پروژه را ایجاد کنیم؟
  37. مدیریت ارزش کسب شده یا EVM چیست و چه اصولی دارد؟
  38. مدیریت قرارداد (Contract Management): مراحل، چالش‌ها و مزایا
  39. بهترین مدارک و گواهینامه‌های مدیریت پروژه در دنیا کدام مدارک هستند؟
  40. جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار می‌شود؟
  41. تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه
  42. مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟
  43. مدیر محصول خوب چه کسی است؟
  44. ماتریس RACI چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  45. برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
  46. ۵ دلیل اینکه باید نرم‌افزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم
  47. معرفی برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
  48. معرفی مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه
  49. معرفی برترین متریک‌های مدیریت پروژه
  50. نقش و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
  51. ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
  52. راهنمای کامل مدیریت ذینفعان پروژه
  53. راهنمای کامل معرفی برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan)
  54. استراتژی محصول چیست و چگونه تدوین می‌شود؟
  55. نقشه راه محصول (Product Roadmap) چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟
  56. چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟
  57. نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید
  58. کاربرد هوش مصنوعی (AI) در مدیریت پروژه
  59. نمودار Burndown چیست و چه انواع و محدودیت‌هایی دارد؟
  60. برون سپاری فرایند دانش چیست و چگونه انجام می‌شود؟
  61. یکپارچه‌سازی و مدیریت خدمات (SIAM) چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
  62. معرفی یک چارچوب ۳ مرحله‌ای برای نوشتن اهداف پروژه بهتر
  63. نظریه انگیزش مزلو چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  64. مدل WSJF برای اولویت‌بندی کارهای پروژه و محصول
  65. چرا تیم‌های چابک به منشور تیم (Team Charter) نیاز دارند؟
  66. چارچوب کریستال در روش چابک چیست؟
  67. بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه
  68. روش نمودار تقدم (PDM) چیست و چگونه در مدیریت پروژه استفاده می‌شود‌؟
  69. اصل هرم چیست و چگونه در ارائه به ما کمک می‌کند؟
  70. راهنمای گام به گام ایجاد نقشه راه محصول
  71. نظریه ذینفعان چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟‌
  72. تحقیق کاربر در UX چابک: چگونه UX و توسعه چابک دست به دست هم می‌دهند؟
  73. ۵ مورد از رایج‌ترین نشانه‌های شکست پروژه و نحوه جلوگیری از آن‌ها
  74. بک لاگ چیست و چرا در مدیریت پروژه اهمیت دارد؟
  75. اصلاح بک‌لاگ چیست و به چه منظور انجام می‌شود؟
  76. الزامات غیرعملکردی کدامند و چگونه می‌توان آن‌ها را در پروژه گنجاند؟

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن