مدیریت پروژه

راهنمای کامل تعریف، مزایا و روش‌های کنترل هزینه (Cost Control)

کنترل هزینه (Cost Control) یکی از کارآمدترین ابزاری است که کسب و کارها برای کاهش هزینه تولید از آن استفاده می‌کنند. در این بخش، جزئیات مهم مروبط به بودجه و هزینه‌ها در اختیار مدیریت قرار می‌گیرد، بنابراین آنها می‌توانند بدانند که هزینه‌های واقعی و هزینه‌های از پیش تعیین شده با هم تراز هستند یا خیر.

کنترل هزینه (Cost Control) چیست؟

کنترل هزینه عبارت است از شناسایی هزینه‌های کسب و کار و انجام اقداماتی برای کاهش آنها. به این ترتیب است که یک شرکت می‌تواند سود بیشتری کسب کند.

کنترل هزینه با ایجاد بودجه آغاز می‌شود. با در اختیار داشتن بودجه، صاحبان هر کسب و کار می‌توانند مقایسه‌ای بین هزینه واقعی هر پروژه و هزینه محاسبه شده در بودجه، انجام دهد. بنابراین، کنترل هزینه بخشی جدایی‌ناپذیر از سیستم مدیریت هزینه است.

اگر هزینه‌های مصرف شده در واقعیت کمتر از بودجه پیش‌بینی شده باشد (این به ندرت اتفاق می‌افتد)، برای کسب و کارها اتفاقی خوب است. با این حال، در اکثر موارد، هزینه واقعی یا نزدیک به هزینه بودجه است یا ممکن است از هزینه‌های بودجه بیشتر شود.

وقتی هزینه‌های واقعی انجام شده از هزینه‌های بودجه خیلی بیشتر باشند‌، مدیریت باید اقدامات جدی انجام دهد. برای نمونه امکان دارد معامله با فروشنده جدیدی انجام داده باشید که پیشنهاد می‌کند کالا را با قیمت پایین‌تری نسبت به سایرین از شما خریداری کند. طبیعی است که این موضوع به سود شما نخواهد بود. یکی از اشکال بسیار معمول کنترل هزینه، برون‌سپاری (outsourcing) برخی از عملکردهای شرکت است.

کنترل هزینه و درآمد خالص (Net Income)

برای درک کنترل هزینه، توجه به درآمد خالص سازمان نیز مهم است. زیرا کنترل هزینه قسمت مهمی از برنامه‌ریزی برای درآمد خالص است. برای به دست آوردن درآمد خالص می‌توانید از این فرمول استفاده کنید:

فروش – هزینه‌های ثابت – هزینه‌های متغیر = درآمد خالص هر کسب و کار

اجرای کنترل هزینه با بررسی هزینه‌های ثابت و همچنین متغیر برای رسیدن به درآمد خالص، باید یکی از اهداف کسب و کار شما باشد.

چرا کنترل هزینه مهم است؟

کنترل هزینه را می‌توان با اقدامات اجرایی خاصی که منجر به کاهش هزینه‌ها در برخی فعالیت‌های شرکت می‌شود، به عنوان یک قانون خاص تعریف کرد.

حتما بخوانید: ۵ دلیل اینکه باید نرم‌افزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم

هدف اصلی کنترل هزینه، دستیابی به یک مجموعه استراتژی مناسب برای فروش بیشتر در هر کسب و کار است. همواره برخی استانداردها در اقدامات کنترل هزینه تعیین شده‌اند که شما باید اطمینان حاصل کنید آنها را به درستی در نظر گرفته و عملکرد سازمان شما در این امر، با استانداردها و قوانین تعیین شده، مطابقت دارد.

انحرافاتی که به دلیل این استانداردها در عملکرد شرکت اتفاق می‌افتد به راحتی قابل تجزیه و تحلیل و سپس گزارش هستند تا اطمینان حاصل شود که مدیران می‌توانند اقدامات اصلاحی را برای شرکت انجام دهند.

روش کنترل هزینه تمرکز اصلی را بر حال و همچنین گذشته شرکت می‌گذارد. این روش را می‌توان به راحتی برای مواردی که دارای استانداردهای خاصی هستند، اعمال کرد.

این روش به دنبال دستیابی به پایین‌ترین نرخ ممکن برای هزینه‌های اضافی است به همین دلیل می‌توان عملکرد کنترل هزینه را به عنوان یک “عملکرد پیشگیرانه” نیز تعریف کرد.

مراحل سیستم کنترل هزینه کارآمد

برنامه‌ریزی

اولین و مهمترین نکته در شروع روند کنترل هزینه، برنامه‌ریزی است. شما باید یک برنامه‌ریزی جامع را در نظر بگیرید و حتما اهداف را در برآوردها، بودجه‌ها و استانداردها طرح‌ریزی شده، در نظر داشته باشید.

نقش کارکنان در برنامه

اگر برنامه‌ریزی اولین قدم بود، ابلاغ آن به کارمندان دومین مرحله است. اگر برنامه‌ها و اهداف اولیه فقط به مقالات محدود شوند، هیچ اتفاقی نمی‌افتد. آنها باید از تئوری بیرون کشیده و عملی شوند.

برای این منظور، شما باید کارکنان خود را در مورد برنامه‌های خود مطلع کرده و باید به آنها در مورد نقش هر عضو در این برنامه، آموزش دهید. در اصل به آنها این امکان را می‌دهید تا نقش خود را به راحتی در تلاش برای کنترل هزینه، ایفا کنند.

نظارت

وقتی قسمت اجرای طرح شروع می‌شود، زمان شروع نظارت و ارزیابی عملکرد نیز فرا رسیده است. هزینه‌های مختلف انجام شده ثبت می‌شوند و اطلاعات مربوط به آنها جمع‌آوری خواهند شد. یادداشت کردن هزینه‌ها برای بررسی و ارزیابی اولین قدمی است که ممکن است به یک برنامه کنترل هزینه موفقیت‌آمیز، منجر شود.

ارزیابی

پس از شروع ثبت سوابق هزینه‌های واقعی، اکنون زمان آن است که مقایسه‌ای بین هزینه‌های واقعی و هزینه‌های پیش‌بینی شده، انجام دهیم. اگر عملکرد مورد هدف بدست نیامده است، وقت آن است که بنشینیم و استراتژی‌هایی برای دستیابی به آن اهداف، تدوین کنیم.

تصمیم‌گیری

پس از ارزیابی عملکردهای مختلف، این مرحله به عهده مدیریت است که آیا آنها می‌خواهند در اهداف تجدید نظر کنند یا اقدامات خاصی را برای کاهش نقایص ثبت شده انجام دهند، یا خیر.

حتما بخوانید: مدیریت هزینه در پروژه به چه معناست و چگونه انجام می‌شود؟

اکثر شرکت‌های بزرگ به دلیل سرقت، کار ضعیف کارمندان، ذخیره ناکارآمد هزینه‌ها و کهنه شدن برخی محصولات، از خسارات زیادی در دوره فعالیت خود رنج می‌برند. این هدر رفت انرژی، غالبا منجر به هزینه‌های سنگین مادی می‌شود که در صورت اجرای مناسب سیستم کنترل هزینه، می‌توان از آنها به راحتی جلوگیری کرد.

ویژگی‌های یک سیستم کنترل هزینه خوب چیست؟

به تصویر کشیدن دقیق مسئولیت مراکز
استانداردهای مختلف هزینه
ارتباط مناسب هزینه‌های قابل کنترل
داشتن مرجعی کاملا معین
کاهش هزینه
گزارش هزینه

دو استاندارد اصلی در کنترل هزینه

به طور کلی، دو استاندارد برای کنترل هزینه‌ها وجود دارد. یکی استانداردهای خارجی است و دیگری استانداردهای داخلی.

استانداردهای خارجی

استانداردهای خارجی زمانی مورد نظر هستند که عملکرد داخلی سازمان در ارتباط با فعالیت‌های خارج از سازمان (یعنی شرکت‌های دیگر در همان صنعت)، مقایسه شوند. عملکرد هزینه، در این مورد، براساس چندین نسبت هزینه ارزیابی می‌شود.

استانداردهای داخلی

استانداردهای داخلی زمانی در نظر گرفته می‌شوند که عملکرد در بخش‌های داخلی با هم مقایسه شوند. این عناصر هزینه داخلی یک شرکت می‌تواند شامل مواردی مانند هزینه نیروی کار یا هزینه‌های مادی دیگر باشد.

نتیجه سخن

برای طولانی مدت فعالیت‌های کنترل هزینه در هر کسب و کاری ضروری است. این مسئله می‌تواند از برخی از مشکلات عمده که ممکن است در آینده رخ دهند، جلوگیری کند. پول بدست آمده از طریق فروش موفقیت بزرگی است. با این حال، اگر هزینه‌های شما نیز به همان اندازه زیاد باشد، در این صورت هیچ سود واقعی حاصل نمی‌شود. درک و تحقیق در مورد هزینه‌ها می‌تواند آینده‌ای طولانی مدت برای کسب و کار شما را تضمین کند.