ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا می‌شود؟

ساختار شکست کار ترجمه عبارت Work Breakdown Structure  است که با مخفف (WBS) شناخته می‌شود. این مسئله خصوصا برای مدیران تازه کار می‌تواند گیج کننده باشد. اما باید بدانیم، برخلاف نام و ترجمه آن، این مسئله ربطی به شکست‌ها و روند نزولی کار یک پروژه ندارد. بلکه با تقسیم یک فعالیت به دسته‌های جزئی و کوچک از شکست آن پروژه جلوگیری می‌کند.

ساختار شکست کار (WBS) چیست؟

گاهی در یک تعریف کلی این مسئله را به این صورت معنا می‌کنند که:

“تجزیه سلسله مراتب تحویل کار، که توسط تیم پروژه برای تحقق اهداف پروژه و ایجاد محصولات قابل تحویل مورد نیاز مشتری، اجرا می‌شود”.

اساسا، ساختار شکست کار  “چگونگی انجام” پروژه را تعریف می‌کند. هر آنچه در پروژه برای انجام آن نیاز دارید در یک نمودار منفرد و قابل فهم نمایش داده می‌شود. هدف از این نمودار تجزیه فعالیت‌های پیچیده به عناصر مدیریتی کوچکتر و بیشتر است.

به عنوان مثال

در اینجا یک مثال ساختار شکست کار برای یک سیستم هواپیما آورده شده است. بدیهی است توسعه یک سیستم هواپیما یک کار بسیار پیچیده است. شما به یک هواپیما (که خود اقدامی کاملا پیچیده است)، سیستمی برای آموزش کارکنان و خلبانان، روشی برای مدیریت زیرساخت‌ها و غیره نیاز دارید.

همانطور که در بالا نشان داده شد، یک ساختار شکست کار تمام این فعالیت‌های پیچیده را به قطعات تشکیل‌دهنده مدیریت و کوچکتر تقسیم می‌کند.

بنابراین، شما ممکن است یک گروه مسئول ساخت هواپیما داشته باشید. در این گروه، ممکن است یک تیم متمرکز بر ساخت قاب هوا، دیگری در ایجاد سیستم پیشرانه و غیره حضور داشته باشند.

نکته مهم

داشتن سه سطح تجزیه در ساختار شکست کار معمول است. در صورت انجام پروژه‌های بسیار پیچیده، ممکن است سطح چهارم و حتی پنجم داشته باشید. اما برای بیشتر پروژه‌ها، سه سطح کافی است.

موارد قابل توصیف

مشاهده خواهید کرد که ساختار شکست کار هیچ عملی را توصیف نمی‌کند. در عوض، هر مورد یک اسم است که یک محصول نهایی را توصیف می‌کند. یک صندلی دوچرخه، چنگال، فرمان و …

به عنوان مثال، اگر برای ساخت اتومبیل یک ساختار شکست کار ایجاد می‌کنید، مواردی مانند “بدنه اتومبیل” (قابل تحویل) باید توصیف شوند نا مواردی چون ” جوشکاری فولاد ” (یک فعالیت).

اصطلاحات مورد نیاز

در زمان فعالیت با سیستم مرتبط با ساختار شکست کار، با اصطلاحاتی مانند “کار”، ” محصولات قابل تحویل”، “بسته کار” و غیره روبرو خواهید شد. در زمینه مدیریت پروژه، این اصطلاحات اغلب تعاریف بسیار مشخصی دارند:

• کار

 از نظر چرخه عمر پروژه (PMBOK)، کار به “محصولات یک فعالیت (محصولات قابل تحویل که نتیجه تلاش هستند و نه خود تلاش) اشاره دارد. یعنی “کار” نتیجه نهایی هر فعالیتی را مشخص می‌کند. کار ثابت می‌ماند حتی اگر مقدار تلاش لازم برای رسیدن به کم یا زیاد باشد.

• محصولات قابل تحویل

چرخه عمر پروژه می‌گوید که “هر محصول، نتیجه یا توانایی بی نظیر و قابل تأیید برای انجام خدماتی است که برای تکمیل فرآیند، مرحله یا پروژه لازم است تولید شود”. محصولات قابل تحویل از پروژه‌ای به پروژه دیگر و مشتری به مشتری دیگر متفاوت خواهد بود.

• بسته کاری

 طبق تعریف برآورد زمان تحویل پروژه (PERT) بسته کاری “کار مورد نیاز برای تکمیل یک کار یا فرآیند خاص، مانند گزارش، طرح، نیاز به تمام اسناد یا بخشی از آن، یک قطعه سخت افزار یا یک خدمت، ضروری است.” اما چرخه عمر پروژه  تعریف ساده‌تری دارد: “یک بسته کاری در پایین‌ترین سطح ساختار شکست، همان محصول کار قابل تحویل است.”

موارد ضروری برای بسته کاری

• مستقل باشد: بسته کار باید به طور متقابل از هم جدا باشد و هیچ وابستگی به سایر عناصر مداوم نداشته باشد.
• قابل تعریف باشد: بسته کار باید شروع و پایان مشخصی داشته باشد و برای همه شرکت کنندگان پروژه قابل درک شود.
• قابل تخمین باشد: شما باید بتوانید مدت زمان بسته کار و نیازهای منابع را تخمین بزنید.
• قابل کنترل باشد: بسته باید نمایانگر “یک واحد معنادار کار” باشد.

به عنوان مثال، اگر در حال ساخت دوچرخه هستید، ممکن است “صندلی دوچرخه” یکی از محصولات قابل تحویل شما باشد. تمام کارهای لازم برای ایجاد صندلی(برش چرم، شکل دادن کف، ایجاد قاب فلزی و غیره – بخشی از بسته کاری است.

دو روش برنامه‌ریزی برای تعیین بسته‌های کاری

• قانون ۸/۸۰: که هر بسته کاری نباید بیشتر از ۸۰ ساعت در کل و حداقل ۸ ساعت به صورت روزانه طول داشته باشد. اگر طولانی‌تر است، آن را بیشتر تجزیه کنید. اگر کوتاه‌تر است، به فکر بالا رفتن از یک سطح باشید.
• دوره گزارشگری: هر بسته کاری را به یک دوره گزارش‌دهی محدود کنید. اگر انجام این کار بیش از یک دوره گزارش (ماهانه، هفتگی و غیره) طول می‌کشد، آن را بیشتر تجزیه کنید.

مشخصات ساختار تجزیه کار چیست؟

هر تجزیه و تحلیل قابل تحویل پروژه را نمی‌توان به عنوان ساختار شکست کار طبقه‌بندی کرد. برای اینکه ساختار شکست کار نامیده شود، باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد:

1. سلسله مراتب

ساختار شکست کار ماهیتی سلسله مراتبی دارد. هر سطح در یک رابطه سلسله مراتبی دقیق با سطح قبل و بعد خود خواهد داشت.

2. قانون ۱۰۰٪

هر سطح از تجزیه، باید ۱۰۰٪ سطح والد را تشکیل دهد. همچنین باید حداقل دارای دو عنصر سطح قبل از خود را داشته باشد.

3. انحصار در ارتباط

 تمام عناصر در یک سطح خاص از یک ساختار شکست کار، باید در عین ارتباط با هم، منحصر به فرد باشند. نباید هیچ تحلیل اضافه‌ای در تحویل محصولات و کار آنها وجود داشته باشد. این به منظور کاهش ارتباط نادرست و کارهای تکراری است.

4. نتیجه متمرکز

ساختار شکست کار به جای تمرکز بر فعالیت‌های لازم برای رسیدن به محصول، باید بر روی نتیجه کار، یعنی بر محصول قابل تحویل، تمرکز کند. هر عنصر باید از طریق اسم توصیف شود، نه فعل. این یک منبع بزرگ سردرگمی برای مبتدیان ساختار شکست کار است.

نمونه‌های ساختار شکست کار

بهترین راه برای درک چگونگی کارکرد ساختارهای تجزیه کار، دیدن مثال‌های مختلف ساختار شکست کار است.  در حالی که ساختارهای شکست کار از نظر فنی قرار است بر روی محصولات قابل تحویل باشد، نه فعالیت‌ها (یعنی اسم، نه فعل)، بسیاری از مدیران پروژه از این قاعده در پروژه‌های واقعی چشم پوشی می‌کنند.

به همین دلیل نمونه های ساختار شکست کار را مشاهده خواهید کرد که در آن “محصول قابل تحویل” سطح بالا در واقع فعالیت‌ها را توصیف می‌کند.