مدیریت پروژهمدیریت خود
۹ استراتژی که به اولویت‌بندی کارهای شخصی و تیمی شما کمک می‌کند
بسیاری از ما تلاش می‌کنیم تا یک روش امتحان شده و واقعی برای مدیریت تعهدات روزمره خود پیدا کنیم. ما مدام در مورد چگونگی اولویت‌بندی کارهای مختلف در خانه و محل کار و لذت بردن از یک زندگی هماهنگ و آرام تحقیق می‌کنیم.
مدیریت برنامه‌های شخصی سخت است. اما اوضاع زمانی پیچیده‌تر می‌شود که سازمان‌ها بابت عدم توجه به این موضوع، در خطر باشند. گاهی مدیران تیم، کاری می‌کنند تا همکارانشان همزمان بر ده‌ها فعالیت نظارت داشته باشند، مهلت‌های قانونی را رعایت کنند و پیش‌بینی‌های دقیق خواسته شده را در نظر بگیرند.
با این وجود، به نظر می‌رسد که این روزها، بیشتر ما (افرادی که می‌خواهیم در بازار رقابتی حرفی برای گفتن داشت باشیم) در شناخت ارزش زمان و افزایش کارایی خود در ساعت‌های تولیدی توجه مضاعفی داریم. با این حال، پس از سال‌ها تلاش، هنوز همه کارها را به موقع انجام نمی‌دهیم. زین سبب در این مقاله، قصد داریم در مورد یک جنبه مهم و در عین حال اغلب سوتعبیر شده از مدیریت زمان، “اولویت‌بندی (Prioritize)” صحبت کنیم.
هیچ اولویت جمعی وجود ندارد
تعریف “اولویت” در فرهنگ لغت، اینگونه آمده است: ” اولویت، چیزی است که قبل از ورود به دنیای پر رقابت، مورد توجه قرار می‌گیرد”. به عبارت دیگر، ادبیات و علم، اولویت را به عنوان مولفه‌هایی تعریف می‌کنند که در سطح بالای انتظارات ما قرار دارد. به طور طبیعی، به هیچ وجه نمی‌توان دو یا چند کار را همزمان انجام داد.
بنابراین، تمایل به داشتن “اولویت‌ها” به جای “اولویت” مهم‌ترین دلیل فرسودگی کارمندان بوده و باعث می‌شود مدیران هنگام ارائه استراتژی‌ها بینش واقعی خود را از دست بدهند.
نکته مهم:
” اولویت‌بندی یک هدف، چشم‌انداز یا ایده برای اولین قدم در جهت بهبود کارایی و مدیریت زمان است”.
چگونه فعالیت‌های شخصی خود را اولویت‌بندی کنیم؟
حتی اگر تیم‌های بزرگی را مدیریت نکنید، بازهم بد نیستید که در مدیریت زمان و اولویت‌بندی، آگاهی لازم را کسب کنید. در این بخش، چهار روش برای جدا کردن کارهای مهم از پروژه‌های کم ضرورت وجود دارد که بی‌شک راهگشای ما خواهند بود.
تریاژ (Triaging)
در یک سخنرانی از برنامه‌های TED با عنوان “چگونگی اولویت‌بندی زندگی شلوغ یک دکتر اورژانس”، داریا لانگ (Darria Long)، که یک پزشک اورژانس است، توضیح می‌دهد که متخصصان پزشکی، سیستمی برای انتخاب اینکه کدام بیمار در اولویت درمان است را پیش می‌گیرند. او همچنین در مورد نحوه رسیدگی به موارد اضطراری زندگی شخصی می‌گوید که چگونه به همان اندازه کارآمد است.
وی توصیف می‌کند که در پزشکی اورژانس از تریاژ برای ارزیابی وضعیت بیمار و انتخاب سطح ضرورت استفاده می‌شود. این مهم همواره با دو سوال همراه است:
- آیا فوری است؟
- آیا می‌توان صبر کرد؟
روند تریاژ
پزشکان از برچسب‌های رنگی برای نشان کردن بیماران بر اساس شرایط جسمی آنها استفاده می‌کنند. از برچسب‌های سیاه، هنگامی استفاده می‌شود که آسیب چنان تهدیدکننده زندگی است که بیمار را به بیمارستان منتقل نکنند و به توضیح وضعیت، برای خانواده متمرکز شود. همچنین به کمک دیگر قربانیان/ بیماران بروند.
از برچسب‌های قرمز برای شناسایی بیماران با اولویت اول استفاده می‌شود. جراحات آنها شدید است و زمان، عنصری کلیدی در زندگی یا مرگ آنها است. به همین دلیل است که ابتدا مراقبت از بیماران دارای برچسب قرمز وظیفه پزشک اورژانس است.
برچسب‌های زرد به مواردی اختصاص می‌یابند که به این فوریت نیستند. این بیماران در وضعیتی هستند که حتی اگر از آنها در محل حادثه مراقبت شود، زنده می‌مانند. در نهایت، برچسب‌های سبز به افراد آسیب دیده خفیف اختصاص داده می‌شوند که به کمک شبانه‌روزی نیاز ندارند و می‌توانند پس از کمی استراحت، زندگی خود را از سر گیرند.
به گفته دکتر لانگ، همین سیستم در هنگام اولویت‌بندی کارها یا کارهای مربوط به کسب و کار ما، به طور کارآمد جواب خواهد داد. ما نیز می‌توانیم فوری‌ترین، تأثیرگذارترین و مسئولیت‌پذیرترین کارها را با رنگ قرمز، فعالیت‌های مهم اما با ملایمت را با رنگ زرد و وظایف کم ضرورت را با رنگ سبز بنویسیم.
چنین سیستمی به حذف استرس از زندگی روزمره ما کمک می‌کند. به جای تمرکز بر عبور از همه موارد موجود در لیست کارها، ما می‌توانیم برای رهایی از ضروری‌ترین کارها، اقدامات بهینه‌ای را انجام دهیم.
پاکسازی عرشه‌ها
بعضی از کارها مانند ساعت کار قابل پیش‌بینی هستند. برای مثال: هنگامی که مشغول پختن یک وعده غذایی یا خرید مواد مورد نظر برای آن هستیم، درک کاملی از زمان انجام هر مرحله خواهیم داشت (رفتن به فروشگاه در ۵ دقیقه، خرید در ۱۵ دقیقه، پرداخت هزینه در ۳ دقیقه، بازگشت به خانه در ۵ دقیقه).
بنابراین، هنگام برنامه‌ریزی روز خود، می‌توانیم حدود ۴۰ دقیقه برای آماده سازی غذا، اختصاص دهیم. با این حال، تکالیفی وجود دارد که قبلا آنها را انجام نداده‌ایم، بنابراین نمی‌دانیم که چقدر زمان لازم دارند. از قضا، اینها اغلب تأثیرگذارترین وظایف در لیست کارهای ما هستند. مانند: تحقیق درباره یک فرصت شغلی، نوشتن پایان‌نامه، ارسال ایمیل به شرکای احتمالی و غیره.
برای جلوگیری از اضطراب مرتبط با این کارها، از استراتژی مجله کسب و کار هاروارد (Harvard Business Review) که “پاک کردن عرشه” نامیده می‌شود، استفاده کنید.
چگونه؟
هنگامی که با یک کار پیچیده روبرو هستید، کل روز را به این کار اختصاص دهید، بدون اعمال محدودیت در مهلت مقرر. در واقع، وظایف بسیار ترسناک را کوچک کنید تا احساس واقعی بودن در آنها ایجاد شود (به عنوان مثال، اگر قصد تمیز کردن خانه را دارید، کار را به کارهای کوچک‌تر مبتنی بر عمل تقسیم کنید مانند “سازماندهی کشو، آبیاری گل‌ها و غیره).
سپس مهم است که اضطراب مرتبط با یک کار چالش برانگیز را بپذیرید. به محض اینکه می‌فهمید کار در یک وظیفه غیرقابل پیش‌بینی باعث می‌شود احساس ناراحتی کنید، مدیریت احساسات بسیار راحت‌تر می‌شود.
تغییر کانون
در حالی که مراقبت از مهم‌ترین و فوری‌ترین کارها جذاب به نظر می‌رسید، متوجه می‌شوید که تنظیم لیست کارها، تنها با کارهای چالش برانگیز و ذهنی، منجر به فرسودگی سریع‌تر می‌شود. به دیگر سخن، وظایف چالش برانگیز به تمرکز مداوم نیاز دارند. وقتی از ما خواسته شد روی چندین کار سخت ذهنی پشت سر هم کار کنیم، هیچ راهی وجود ندارد که با تکیه بر آن خستگی خود را برطرف کنیم جز کنار گذاشتن آن فعالیت‌ها.
برای دور از این وضعیت می‌توانیم، با مخلوط کردن کارهای شدید و پیش پا افتاده، دریچه‌ای برای استراحت ذهنی ایجاد کنیم. به بیان دیگر، برای استراحت از یک کار سخت، تغییر روی یک کار جدید و آسان، حل مسئله را بهبود می‌بخشد. این نکته نیز مهم است که درگیر یک فعالیت بودن برای مدت طولانی، درک حقایق یا جزئیات را برای حافظه ما دشوار می‌کند.
از فناوری کمک بگیرید
برای اولویت‌بندی کارهای خود می‌توانید از این ابزارها کمک بگیرید.
- Todoist: ایجاد و مدیریت لیست کارها را امکان‌پذیر می‌کند. رابط کاربری آسان و یک برنامه خوب است که برای استفاده در موبایل طراحی شده.
- Milk: را به خاطر بسپارید. ابزاری مناسب برای مدیریت کسب و کار و خرید مواد غذایی. این برنامه همچنین امکان ایجاد لیست کارها و به اشتراک‌گذاری آنها با اعضای خانواده را فراهم می‌کند.
- OmniFocus: مدیر وظیفه ساده و آسان دیگری برای استفاده شخصی.
نحوه اولویت‌بندی پروژه‌های تیمی
تحت کنترل قرار دادن کارهای شخصی و تعهدات خانوادگی و شناسایی کارهای وقت‌گیر، به اندازه کافی چالش‌رانگیز است. مدیریت یک تیم و تعجب اینکه چطور اولویت‌بندی کارهای همه را بر عهده بگیرید، این چالش را به سطح جدیدی منتقل می‌کند.
هنگامی که نوبت به اولویت‌بندی پروژه‌های کارمندان‌تان می‌رسد، بهتر است قبل از تصمیم‌گیری‌های اجرایی و فنی، روی اهداف و اولویت‌بندی‌های آنها تحقیق کنید. در این بخش، استراتژی‌هایی وجود دارد که به مدیران کمک می‌کند تا اولویت‌بندی کارهای خود را به بهترین وجه در نظر بگیرند.
یک ماتریس اولویت‌بندی ایجاد کنید.
مراحل کار بسیار آسان است. یک مستطیل را روی تخته سفید بکشید و آن را به چهار بخش، تقسیم کنید. معیارهای انتخاب را روی ماتریس قرار دهید. فعالیت‌های شما باید بر اساس این چهار اصل جدا شوند:
- حیاتی
- مهم نیست
- اکنون انجام دهید
- بعدا انجام شود
این یک روش قدرتمند برای نشان دادن فوریت و تأثیر وظایف مهم است. در ادامه ترتیب کارها را مشخص کنید. این میان، وظایفی وجود دارند که نتیجه خوبی در کار شما خواهند داشت اما مهلت خاصی برای انجام آنها وجود ندارد. این گونه وظایف باید به ترتیبی چیده شوند که تیم باید به محض انجام وظایف مهم، به آنها رسیدگی کند.
لیست اولویت‌های ارشد
وقتی صحبت از زندگی شخصی می‌شود، می‌توانیم تنها یک وظیفه با اولویت بالا را در نظر بگیریم. اما وقتی نوبت به برنامه‌ریزی تیمی می‌رسد، اعضای تیم شما معمولا وظایف مختلف، اهداف مربوط به کار و اولویت‌های مهمی را در کار خود دارند. چگونه یک مدیر می‌تواند همه کارهای مهم را پیگیری کند؟
یکی از موثرترین روش‌ها برای مدیریت بار کاری، ایجاد لیست کارهای اصلی مبتنی بر زمان است. خوب است که تمام کارها را بر اساس این شاخص و به روش زیر دسته‌بندی کنید:
اهداف بلند مدت
این لیست شامل تمام کارهایی است که تیم نمی‌تواند در یک روز، هفته، حتی یک ماه انجام دهد. برای اطمینان از اینکه این اهداف بلندمدت در شتاب روزانه فراموش نمی‌شوند، مدیران اهداف، ایده‌ها و برنامه‌های پروژه که ممکن است فراموش شوند را در این صفحه قرار می‌دهند. هر سه ماه یک بار، کل تیم در مورد پیشرفت هر یک از این وظایف نظر می‌دهند و ارتباط آنها را ارزیابی می‌کنند.
تابلویی با اهداف ماهانه
در اینجا، یک مدیر می‌تواند کارهای با مقیاس بزرگ را که انجام آنها حدود یک ماه طول می‌کشد، قرار دهد. قرار دادن وظایف ضروری اما فوری، در این صفحه برنامه ماهانه به تیم کمک می‌کند، کارهای روزمره را از پروژه‌های دور از ذهن، جدا کند.
لیستی از تکالیف هفتگی
اینها وظایفی است که به هم تیم‌ها می‌فهمانند، چگونه برنامه هفته آینده خود را سازماندهی کنند. در حالت ایده‌آل، یک مدیر باید هر جمعه، کارهای هفتگی را برای کارمندان مشخص کند. به این ترتیب، به تیم خود کمک خواهید کرد تا میزان اضطراب خود را برای هفته آینده کاهش دهد.
لیست کارهای روزانه
این لیست باید وظایفی را نشان دهد، که فوری هستند. اگر تیم امروز آنها را اداره نکند، فردا دیگر این تکالیف مهم نخواهند بود.
اولویت‌بندی مدیریت زمان
اگر می‌خواهید اطمینان حاصل کنید که همه اعضای تیم، وظایف روزانه خود را با دقت اولویت‌بندی می‌کنند، مهم است که به اعضای سازمان، در مورد اهمیت مدیریت زمان آموزش دهید. طبق تجربه، در غیر این صورت، پیشرفت پروژه آسیب می‌بیند. زیرا همه افراد سازمان، زمان را به عنوان یک منبع بی‌حد و حصر تلقی می‌کنند.
به بیان دیگر، وقتی تیم‌ها از اهمیت زمان مهم آگاهی ندارند، برای اولویت‌بندی آن تلاش می‌کنند. سرانجام، مدیران با برخی یا تمام موارد زیر روبرو می‌شوند:
اضافه بار ابتکاری
هم تیمی‌ها ایده‌های هیجان‌انگیز زیادی ارائه می‌دهند. با این حال، هیچ‌کس درک درستی از زمان لازم برای انجام آنها ندارد.
صرف وقت بیش از حد برای برقراری ارتباط
گاهی اوقات ارتباطات ناهمزمان (ایمیل و پیام‌رسان‌ها) وقت بسیاری از تیم را هدر می‌دهند. در عوض، حل سریع مسائل، در مکالمات ویدیویی یا تلفنی می‌تواند، بهترین کمک لازم باشد.
کمبود مستندات
در صورت عدم وجود مستندات، مدیران و کارمندان باید سوالات تکراری را بپرسند و به آنها پاسخ دهند.
بنابراین، یکی از راه‌های بهتر شدن در امر اولویت‌بندی کارها، این است که زمان خود را در اولویت تیم قرار دهید. مدت جلسات خود را پیگیری کنید، در مستندسازی بینش‌ها و ایده‌ها دقیق باشید تا از بحث های تکراری جلوگیری کنید.
قانون ۵ (Rule of 5) را به جلسات تیم معرفی کنید.
اگرچه اجرای استندآپ روزانه، یک روش قدرتمند برای به اشتراک گذاشتن بینش و بحث در مورد مسائل کار به صورت تیمی است، اما متأسفانه اکثر مدیران جلسات خود را سازماندهی نمی‌کنند. در نتیجه، کارمندان صریح‌تر در مورد پیشرفت کار خود توضیح می‌دهند در حالی که هم تیمی‌های دیگر، ممکن است از صحبت کردن برای مدت طولانی در مقابل همکاران احساس ناراحتی کنند.
برای بهبود مهارت‌های تیم در اولویت‌بندی کار، آنها را با قانون ۵ آشنا کنید. آنها باید یاد بگیرند در باب موارد زیر صحبت کنند:
- دو وظیفه‌ای که در حال حاضر روی آنها کار می‌کنند.
- دو وظیفه‌ای که قصد دارند در آینده بر روی آنها کار کنند.
- یک وظیفه که همکاران از آنها انتظار دارند (که در واقع هنوز روی آن کار نمی‌کنند).
کارهای وقت‌گیر را اتوماسیون کرده و فرایندها را بهینه کنید.
یک مدیر باید سعی کند فعالیت‌ها را تا حد ممکن، سریع و سرراست کند. یکی از راه‌های انجام این کار معرفی ابزارهای اتوماسیون و سایر فناوری‌های کمکی است. برای نمونه به لیست زیر توجه کنید:
- Pics.io: یک برنامه مدیریت دارایی دیجیتال است که مدت زمان لازم برای بایگانی، به اشتراک‌گذاری یا اظهار نظر در مورد پیش‌نویس کارها را تنظیم می‌کند.
- Spark: ابزاری هوشمند که کلیه صندوق‌های پستی موجود در حساب‌های مختلف را در یک صندوق ورودی واحد جمع می‌کند.
- Sisense: یک ابزار با استفاده از هوش تجاری، برای تولید گزارش‌های دقیق به صورت خودکار.
- Google Canned Response: با استفاده از الگوهای پاسخ مشخص شده از قبل، به پاسخ سریع ایمیل‌های دارای اولویت کم کمک می‌کند.
- Kissflow: ابزاری برای ایجاد گردش کار به صورت خودکار، صرفه جویی در زمان کاری تیم شما در تازه‌سازی صفحات به صورت دستی و جلوگیری از انجام کارهای تکراری.
نتیجه سخن
اولویت‌بندی یک روش هوشمند برای جلوگیری از فرسودگی شغلی و پایبندی به تعهدات خانوادگی و پروژه‌های کاری است. مسلما انتخاب یک امر واحد، که بتوانید وقت خود را کاملا به آن اختصاص دهید، چالش برانگیز است. با این حال، داشتن تمرکز کاملا مشخص و دانستن چگونگی اولویت‌بندی پروژه‌های مهم نسبت به کارهای غیرمرتبط، هم برای پروژه‌های شخصی و هم برای کارهای تیمی، یک امر حیاتی است.
