مدیریت پروژه

۵ دلیل اینکه باید نرم‌افزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم

وقتی نوبت به استفاده از اکسل برای مدیریت پروژه می‌رسد، این برنامه هیچ برتری نسبت به دیگر ابزار مدیریت پروژه ندارد.

به یاد داشته باشید که اکسل بد نیست، حتی اگر بخواهید از آن برای مدیریت پروژه استفاده کنید هم مشکلی ندارد.

اما اگر آن را با آنچه نرم‌افزار مدیریت پروژه مدرن می‌تواند به دست آورد مقایسه کنید، متوجه می‌شوید که اکسل بسیار قدیمی شده است.

در این مقاله می‌آموزیم که چگونه می‌توانیم بهره‌وری را افزایش داده و با کمک ابزارهای مدیریت پروژه‌ای که می‌توان جایگزین اکسل کرد، مدیریت کلی را آسان‌تر کنیم.

چرا وقت آن رسیده که اکسل را کنار بگذاریم؟

۱- تیم‌ها به همکاری گسترده نیاز دارند.

در مایکروسافت ۳۶۵ جدید، چندین ویژگی همکاری از جمله نوشتن مشترک و به اشتراک گذاری نظرات داخلی وجود دارد.

به خاطر داشته باشید که همکاری فقط در نسخه‌های جدیدتر با قابلیت پشتیبانی ابری وجود دارد. نسخه‌های قدیمی ۲۰۰۷ و ۲۰۱۳ اکسل که هنوز هم بسیار محبوب هستند، از ویژگی‌های همکاری ابری برخوردار نیستند.

شما یک ردیف را جابجا خواهید کرد، تغییرات را ذخیره کرده و نظرات را در ایمیل ذکر خواهید کرد، به این امید که گیرنده منظور شما را دریافت کند.

اگرچه وقتی با یک تیم کوچک متشکل از ۳-۵ نفر کار می‌کنید خیلی بد نیست، اما با گسترش تیم این مسئله بسیار دشوار می‌شود.

امروزه تیم‌ها به همکاری گسترده و پویا نیاز دارند. به خصوص که روش کار از راه دور رایج شده است. موارد مختلفی وجود دارد که تیم‌ها در حال برقراری ارتباط از طریق تماس ویدیویی، یادداشت‌برداری از چت و اشتراک صفحه برای ایده‌پردازی با هم هستند.

اگر فقط از اکسل به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه استفاده می‌کنید، دستیابی به این موارد خیلی سخت است. اگر ابزارهای دیگری برای جبران این مسئله دارید، به دلیل داشتن برنامه‌های زیاد احتمالا بهره‌وری خود را از دست می‌دهید.

بنابراین، نرم‌افزار مدیریت تیم در محیط های مشترک به راحتی جانشین اکسل می‌شود.

۲- خودکار کردن اکسل دشوار است.

در سال ۱۹۹۳، مایکروسافت پشتیبانی از VBA یا Macros را در اکسل معرفی کرد تا راه‌های اتوماسیون را باز کند.

تقریباً سه دهه بعد، اتوماسیون کارهای ساده در اکسل هنوز دشوار است. اگر در کلاس حرفه‌ای اکسل شرکت کرده‌اید، ممکن است بدانید که از کجا شروع کنید اما دیگران احتمالاً ساعت‌‌‌ها در گوگل به دنبال راه‌حل می‌گردند.

از نقطه نظر مدیریت پروژه، شما به صورت روزانه به اتوماسیون نیاز دارید. شما می‌خواهید ایمیل‌های انتساب وظیفه به طور خودکار ارسال شده و برگه‌های زمانی بدون فعال‌کننده‌های دستی، روزانه به روز شوند.

برای دستیابی به چیزی که اکثر برنامه‌های مدیریت پروژه به طور پیش‌فرض ارائه می‌دهند، در اکسل ممکن است ملزم به نوشتن اسکریپت‌های سفارشی یا کمک گرفتن از یک توسعه‌دهنده شوید.

اکنون اگر به برنامه‌های SaaS که مدیریت پروژه را ارائه می‌دهند نگاهی بیندازید، به راحتی هزاران گزینه اتوماسیون با یک کلیک داخلی و حتی بیشتر از طریق تماس‌های API پیدا خواهید کرد.

بنابراین، به نظر می‌رسد اکسل برای مدیریت پروژه قابلیت اتوماسیون را ندارد. این موضوع به بهره‌وری آسیب می‌رساند.

۳- رابط کاربری اکسل برای مدیریت پروژه مناسب نیست.

رابط جدولی اکسل و جعبه ابزار آن در بالا برای کوچک کردن تعداد و ایجاد گزارش‌های دقیق بسیار مناسب است.

اما وقتی نوبت به مدیریت به روزرسانی‌های ساعت به ساعت در پروژه می‌رسد، مطمئناً می‌توانید از یک ابزار تخصصی‌تر استفاده کنید.

به صورت روزانه، تیم شما یک سری کارها مانند تولید پرونده، بحث در مورد ایده‌ها و تحقیق در مورد وب را انجام می‌دهد. تصور کنید که باید همه این موارد را در جدول‌ها و نمودارهای اکسل ردیابی کنید.

نمی‌توان گفت که این امکان‌پذیر نیست اما در مقایسه با ابزاری که به طور خاص برای همه آن فعالیت‌ها طراحی شده است، تلاش زیادی خواهد برد.

۴- منحنی یادگیری اکسل تندتر است.

ماندگاری یک پروژه به بهره‌وری تیم بستگی دارد که با توانایی آن‌ها در تمرکز بیشتر بر روی کار و کمتر با ابزارهایی که استفاده می‌کنند، ارتباط دارد.

جای تعجب نیست که اکسل برای درک صحیح همه منوها و فرمول‌ها به تلاش ویژه‌ای نیاز دارد. حتی پس از تسلط بر مهارت‌های اکسل، احتمال خطا وجود دارد.

یک تحقیق نشان داد که ۹۴٪ صفحات گسترده‌ای که تاکنون در اکسل ایجاد شده‌اند، خطاهایی دارند. ما به خوبی می‌دانیم که چگونه حتی کوچک‌ترین خطایی در کسب و کار می‌تواند فاجعه‌بار باشد. این امر مناسب نبودن اکسل برای مدیریت پروژه را تصدیق می‌کند.

جمع‌بندی

تیم‌های موفق امروز، نیروگاه‌های بهره‌وری هستند.

اعتبار زیادی نصیب ابزاری می‌شود که این تیم‌ها برای بهره‌وری از آن‌ها استفاده می‌کنند.

ما از نسلی از مدیران و رهبران می‌آییم که همه با استفاده از اکسل کار خود را شروع کرده‌اند. با تمام احترام به ابزاری که به ما کمک می‌کند به خوبی پروژه‌ها را مدیریت کنیم، بازار مدیریت پروژه رشد فراوانی کرده است و ما هم باید با این بازار رشد کرده و خود را به روز نگه داریم.


مجموعه

مدیریت پروژه

این پست بخشی از مجموعه مدیریت پروژه در کار و کسب است. ترتیب زیر را در این حوزه پیشنهاد می‌کنیم.

  1. هر آنچه باید در مورد زمان انجام و زمان چرخه بدانید
  2. ساختار تجزیه منابع (RBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه نوشته می‌شود؟‌
  3. نمودار SIPOC چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  4. نظریه دو عاملی هرزبرگ چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  5. زمان تکت (Takt Time) چیست و چه اهمیتی دارد؟
  6. اصول مدیریت پروژه بازاریابی چابک
  7. راهنمای کامل مدیریت پروژه به زبان ساده: چگونه پروژه را قبل از پایان دنیا تمام کنیم! (به همراه دانلود فایل نمونه مدیریت پروژه)
  8. راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PMBOK
  9. مروری بر مفهوم پروژه و استاندارد PMBOK
  10. آموزش و راهنمای کامل مدیریت پروژه براساس PRINCE2
  11. مدیریت چابک و ناب چه تفاوت‌هایی دارند؟
  12. راهنمای کامل اصول مدیریت پروژه
  13. مدیر پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟
  14. مدیر پروژه فنی کیست و چگونه می‌توانیم به این نقش دست یابیم؟
  15. تفاوت مدیر پروژه و مدیر برنامه در چیست؟
  16. ۱۶ مهارت ضروری که مدیران پروژه باید داشته باشند
  17. داشبورد مدیریتی (Executive Dashboard) چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟
  18. مدیریت پروژه ساخت و ساز و مدیریت پروژه ساختمانی چیست؟
  19. معرفی برترین مسئولیت‌های مدیر پروژه ساختمانی
  20. بودجه‌بندی پروژه چیست و چگونه انجام می‌شود؟
  21. تعریف هزینه عملیاتی (OpEx) و هزینه سرمایه‌ای (CapEx)
  22. سرریز هزینه (Cost Overrun) چیست و چگونه از آن جلوگیری کنیم؟
  23. دستیار مدیر پروژه (Assistant Project Manager) کیست؟
  24. فرایند جمع‌آوری نیازمندی‌ها در پروژه
  25. مدیریت پورتفولیو پروژه چیست و چه اجزایی دارد؟
  26. هرآنچه باید در مورد جمع‌آوری نیازمندی‌ها در مدیریت پروژه بدانید
  27. راهنمای مدیریت انتشار (Release Management)
  28. مدیریت تدارکات پروژه چیست و چه اهمیتی در پروژه دارد؟
  29. راهنمای کامل تعریف، مزایا و روش‌های کنترل هزینه (Cost Control)
  30. کنترل پروژه چیست و چه مراحلی دارد؟
  31. چرخه عمر پروژه چیست و چه اهمیتی دارد؟
  32. تعریف انجام شده یا Definition of Done به چه معناست؟
  33. ساختار شکست کار (WBS) در مدیریت پروژه چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  34. مدیریت محدوده پروژه (Project Scope) چیست و چه اهمیتی دارد؟
  35. منشور پروژه (Project Charter) چیست و چگونه تهیه می‌شود؟
  36. چگونه جدول زمانی یا برنامه زمان‌بندی پروژه را ایجاد کنیم؟
  37. مدیریت ارزش کسب شده یا EVM چیست و چه اصولی دارد؟
  38. مدیریت قرارداد (Contract Management): مراحل، چالش‌ها و مزایا
  39. بهترین مدارک و گواهینامه‌های مدیریت پروژه در دنیا کدام مدارک هستند؟
  40. جلسه آغاز پروژه (Project Kickoff Meeting) چیست و چگونه برگزار می‌شود؟
  41. تعریف مدیریت وظایف در مدیریت پروژه
  42. مدیریت وظیفه در مقایسه با مدیریت پروژه؛ کدام برای شما بهتر است؟
  43. مدیر محصول خوب چه کسی است؟
  44. ماتریس RACI چیست و چگونه اجرا می‌شود؟
  45. برنامه عملیاتی (Action Plan) چیست و چگونه نوشته می‌شود؟
  46. ۵ دلیل اینکه باید نرم‌افزار اکسل را در مدیریت پروژه کنار بگذاریم
  47. معرفی برترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
  48. معرفی مهم‌ترین مهارت‌های مدیریت پروژه
  49. معرفی برترین متریک‌های مدیریت پروژه
  50. نقش و مسئولیت‌های دفتر مدیریت پروژه (PMO) در سازمان چیست؟
  51. ذینفعان در مدیریت پروژه چه کسانی هستند؟
  52. راهنمای کامل مدیریت ذینفعان پروژه
  53. راهنمای کامل معرفی برنامه مدیریت پروژه (Project Management Plan)
  54. استراتژی محصول چیست و چگونه تدوین می‌شود؟
  55. نقشه راه محصول (Product Roadmap) چیست و چگونه ایجاد می‌شود؟
  56. چگونه از شکست فاجعه بار در پروژه جلوگیری کنیم؟
  57. نکات کلیدی که باید در مورد اکشن پلن (Action Plan) و نحوه نوشتن آن بدانید
  58. کاربرد هوش مصنوعی (AI) در مدیریت پروژه
  59. نمودار Burndown چیست و چه انواع و محدودیت‌هایی دارد؟
  60. برون سپاری فرایند دانش چیست و چگونه انجام می‌شود؟
  61. یکپارچه‌سازی و مدیریت خدمات (SIAM) چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟
  62. معرفی یک چارچوب ۳ مرحله‌ای برای نوشتن اهداف پروژه بهتر
  63. نظریه انگیزش مزلو چیست و چه کاربردی در مدیریت پروژه دارد؟
  64. مدل WSJF برای اولویت‌بندی کارهای پروژه و محصول
  65. چرا تیم‌های چابک به منشور تیم (Team Charter) نیاز دارند؟
  66. چارچوب کریستال در روش چابک چیست؟
  67. بررسی برآورد از پایین به بالا و کاربرد آن در مدیریت پروژه
  68. روش نمودار تقدم (PDM) چیست و چگونه در مدیریت پروژه استفاده می‌شود‌؟
  69. اصل هرم چیست و چگونه در ارائه به ما کمک می‌کند؟
  70. راهنمای گام به گام ایجاد نقشه راه محصول
  71. نظریه ذینفعان چیست و چه کاربردی در کسب و کار دارد؟‌
  72. تحقیق کاربر در UX چابک: چگونه UX و توسعه چابک دست به دست هم می‌دهند؟
  73. ۵ مورد از رایج‌ترین نشانه‌های شکست پروژه و نحوه جلوگیری از آن‌ها

نوشته های مشابه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

بستن