مدیریت هزینه‌های اضافه، به موضوعی رایج در میان پروژه‌های بزرگ تبدیل شده است. به عنوان مثال ساخت ایستگاه فضایی بین‌المللی در ابتدا با بودجه ۳۶٫۷۵ میلیارد دلاری برنامه‌ریزی شده بود، اما هزینه‌های آن بالغ بر ۱۰۵ میلیارد دلار تخمین زده شد که به معنای ۱۸۶٪ افزایش از ارزش برنامه‌ریزی شده، است.
زمانی که شما برای کنترل هزینه‌های خود، به بخش مدیریت پروژه روی می‌آورید تا راهی پیدا کنید، مدیریت ارزش کسب شده یا Earned Value Management که به اختصار EVM خوانده می‌شود، روشی امتحان شده و واقعی است که می‌تواند به شما در حل این مشکل، یاری رساند.
مدیریت ارزش کسب شده (EVM) چیست؟
مدیریت ارزش کسب شده (EVM) یک روش مدیریت پروژه است که برنامه، هزینه‌ها و دامنه را برای اندازه‌گیری عملکرد پروژه ادغام می‌کند. EVM بر اساس مقادیر برنامه‌ریزی شده و واقعی، آینده کا را ما را پیش‌بینی کرده و مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا متناسب با آن برنامه، فعالیت خود را تنظیم کنند.
سیستم‌های مدیریت ارزش کسب شده (EVMS) به نرم‌افزار، فرایندها، ابزارها و الگوهای مورد استفاده برای EVM اشاره می‌کنند.
تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده (EVA) به چه معناست؟
اصطلاح مهم دیگری که در این زمینه استفاده می‌شود، تجزیه و تحلیل ارزش کسب شده (EVA) است. EVA یک روش کمی است که برای ارزیابی عملکرد پروژه با محاسبه زمان‌بندی و واریانس هزینه استفاده می‌شود.
EVM از EVA به عنوان یکی از ابزارهای خود استفاده می‌کند، اما دامنه آن بزرگ‌تر است: در حالی که EVA با قسمت محاسبه متوقف می‌شود، EVM همه چیز در مورد استفاده از این داده‌ها در تجزیه و تحلیل روند و پیش‌بینی را معنا می‌کند. EVM یک عملکرد مدیریت پروژه است. بنابراین هم با داده‌ها سروکار دارد و هم با اقدامات انجام شده در پرتو آن داده‌ها.
داستان این سه اصطلاح
EVA ،EVM و EVMS دارای یک داستان جذاب هستند در دهه ۱۹۶۰، ۳۵ معیار برای سیستم‌های مدیریت پیمانکاری دولت ایالات متحده برای پیروی از آنها تهیه شد. بعدها در دهه ۱۹۹۰، موسسه استاندارد ملی آمریکا (ANSI) و انجمن صنایع الکترونیکی (EIA) این موارد را به ۳۲ دستورالعمل برای EVMS توسعه دادند و در نتیجه استاندارد ANSI / EIA 748 حاصل شد.
برای سیستم‌های فناوری مورد استفاده در چندین آژانس دولتی ایالات متحده مانند وزارت دفاع (DoD) و اداره ملی هوا و فضا (NASA)، این مسئله، اکنون به استاندارد طلائی (gold standard) تبدیل شده است.
در عین حال، استاندارد EIA 748 برای پیاده‌سازی EVM لازم نیست. همه این معیارها و قوانین پیرامون آنها به تصور اینکه EVM دارای فرهنگ و سختی خاص خود است، کمک کرده‌اند. خبر خوب این است که معیارهای EVM در واقع کاملا ساده هستند و فرایند EVM شما می‌تواند با همان سخت‌گیری یا همان سختی مورد نیاز پروژه‌های خاص شما، پیاده‌سازی شود.
مزایای مدیریت ارزش کسب شده
طبق مطالعه دقیق فلمینگ و کوپلمن هنگامی که با ۲۰٪ از توان خود در یک پروژه شرکت می‌کنید، می‌توان از عملکرد فعلی شما برای پیش‌بینی آینده پروژه، با انحراف مثبت یا منفی ۱۰٪ استفاده کرد. این قابلیت پیش‌بینی قدرتمند توسط EVM امکان‌پذیر شده است و آن را به یکی از بهترین اقدامات کنترل هزینه پروژه در دسترس تبدیل کرده است.
مدیریت ارزش کسب شده ابزاری قدرتمند با مزایای فراوان است که شما را قادر می‌سازد:
- نقشه و طرح‌های شما با هزینه مناسب کار کنند، موارد ناشناخته را به عوامل قابل اندازه‌گیری کاهش می‌دهد.
- مقایسه و معیار کردن وضعیت فعلی در مقایسه با پایه پروژه و شناسایی مسیرهای حیاتی.
- یک چارچوب مبتنی بر داده برای اقدامات و تصمیم‌گیری برای آینده ایجاد کنید.
- سریع و زودتر از موعد در برخی کارها مداخله کنید (به عنوان مثال، می‌توانید محدوده و بودجه پروژه را تعدیل کنید، عملکردهای برگشتی را بدست آورید، منابع بیشتری تهیه کنید، در فناوری‌های بهتر سرمایه‌گذاری کنید، انتظارات مشتری را تنظیم کنید و غیره).
- از طریق معیارهای مشخص، قابلیت مشاهده و ایجاد پاسخگویی در ذینفعان را فراهم کنید.
- بینش کلی در سطح پروژه و نمونه کارها را ارائه دهید.
مفاهیم اصلی مدیریت ارزش کسب شده
EVM به دلیل اصطلاحات زیادی که با آن در ارتباط است، می‌تواند باعث ترس برخی از مدیران پروژه شود. بنابراین، اجازه دهید این تفکیک را در ابتدا به مفاهیم کوچک‌تر و قابل تصور، تبدیل کنیم. هر یک از این مفاهیم نقشی اساسی در بهبود عملکرد پروژه دارد.
مقدار برنامه‌ریزی شده (Planned Value)
مقدار برنامه‌ریزی شده (PV) مقدار هزینه برنامه‌ریزی و پیش‌بینی شده برای کار برنامه‌ریزی شده (BCWS) را به ما نشان می‌دهد. PV براساس دامنه کار در نظر گرفته شده و نقطه‌ای که در برنامه کلی قرار دارید متفاوت است.
فرمول اصلی
PV = کل هزینه پروژه *٪ کار برنامه‌ریزی شده
به عنوان مثال، بگذارید بگوییم، PV برای پروژه ۵ ماهه شما ۲۵۰۰۰ دلار است:
PV برای پروژه کامل = ۲۵۰۰۰ $
PV در ۲ ماه = ۲۵۰۰۰ $ * ۴۰٪ = ۱۰۰۰۰ $
شما همچنین می‌توانید PV را برای یک دوره زمانی محاسبه کنید، مثلا ماه ۲ تا ماه ۴ = ۲۵۰۰۰ $ * ۶۰٪ = ۱۵۰۰۰ $.
فهم هزینه‌های واقعی که به آن هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP) نیز گفته می‌شود، نسبتا ساده است. اگر از یک نرم‌افزار قوی مدیریت هزینه پروژه استفاده می‌کنید، پیگیری هزینه‌های واقعی نباید یک چالش باشد. با این حال، مهم است که به خاطر داشته باشید که چندین هزینه مخفی را شامل کار خود کنید. مانند مواد، منابع، سخت‌افزار، نرم‌افزار، مجوزها، هزینه‌های سربار و غیره.
فرمول اصلی
در ادامه مثال بالا، فرض کنید AC در پایان ۲ ماه = ۱۵۰۰۰ $
اینجاست که EVM جالب می‌شود. شما برای تأمین مقداری از کار، برنامه‌ریزی کرده‌اید و بر این اساس بودجه‌بندی خواهید کرد. اما، با تکیه بر تجربیات، شما می‌دانید که احتمالا در تخمین هزینه و واقعیت امر، اختلاف وجود دارد. در پایان ۲ ماه، ممکن است شما قصد داشته باشید ۴۰٪ از کار خود را به اتمام برسانید، اما بگذارید بگوییم که شما فقط ۳۰٪ را می‌توانستید تمام کنید.
بنابراین این سوال مطرح می‌شود که هزینه پیش‌بینی شده برای این کار چقدر است؟ EV، که به عنوان هزینه بودجه برای کار انجام شده (BCWP) نیز نامیده می‌شود، پاسخ شما را می‌دهد.
در مثال ما:
EV = هزینه کل پروژه *٪ کار واقعی = ۲۵۰۰۰ $ * ۳۰٪ = ۷۵۰۰ $
نتیجه سخن
مدیریت ارزش کسب شده یکی از دقیق‌ترین تکنیک‌ها برای پیش‌بینی پروژه در سازمان‌های بالغ است. اما پیچیدگی آن استفاده از سیستم عامل‌های جامع EVMS را برای اجرای موفقیت‌آمیز الزامی می‌کند. این میان، پلتفرم EVMS نیز پشتیبانی گسترده‌ای را برای تمام سطوح EVM فراهم می‌کند.
