هنگامی که برای اولین بار شروع به کار کردید، چقدر دوست داشتید که مدیریت پروژه شامل مهارت‌های برنامه‌ریزی و سازماندهی را به بهترین شکل پیش ببرید؟ طبیعتا با پیشرفت بیشتر در حرفه خود، هدایت پروژه‌های مهم‌تر، بزرگتر، پیچیده‌تر، ظریف‌تر و تعامل با افراد بیشتر را شروع خواهید کرد. علاوه بر اینکه باید آنها را طبق برنامه پیش ببرید، ممکن است مجبور باشید با خرید از مجموعه دیگر یا مدیریت روابط خود با یک شریک کاری و موارد دیگر از این دست نیز دست و پنجه نرم کنید. در هر مرحله و وضعیتی که باشید تجزیه و تحلیل ذینفعان جزو کارهای مهم شماست.
مسئله مهم
به اندازه جزئیات و برنامه‌های پروژه، باید نگران مدیریت همکاران و ذینفعان سازمان باشید. این مهم احتمالاً کمی کمتر آشنا و پیچیده‌تر از اسکرام (scrum) و تخته‌های کانبان (Kanban) است که همه ما خیلی دوست داریم.
اینجاست که تجزیه و تحلیل ذینفعان برای کمک به شما در درک و مدیریت بهتر همه افراد درگیر در یک پروژه – از مدیر ارشد مالی (CFO) تا تصویب بودجه‌ها و یا مشتریان و خریدارهای نهایی – انجام می‌شود.
چرا نمی‌توانید از تحلیل ذینفعان بگذرید
تجزیه و تحلیل ذینفعان (stakeholder analysis) یک روش سیستماتیک برای شناسایی همه افراد رده بالا، کارمندان و سایر افراد مهم است که در یک پروژه مشخص شرکت می‌کنند.
این میان نه تنها میزان درگیری افراد با سازمان، بلکه چگونگی تاثیر آنها بر شما و دیگر همکاران و آنچه را که برای موفقیت سازمان لازم است، مورد توجه قرار خواهد گرفت. برای بهبود برنامه‌ها و ارتباطات خود، همه این موارد را به عنوان پس زمینه‌ای پر قدرت در نظر بگیرید.
در مدیریت پروژه‌های پیچیده یک سرعت گیر کوچک (منظور همان جزئیاتی است که گاهی با بی‌توجهی از کنارشان رد می‌شویم) به راحتی می‌تواند همه چیز را از بین ببرد. یک رهبر ارشد توجه خود را از جزئیات هر چند کوچک باشند دور نگه نمی‌دارد زیرا که آگاه است این امر کل برنامه را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
هیچ کس چنین چیزی را نمی‌خواهد، بنابراین تجزیه و تحلیل ذینفعان به شما کمک می‌کند تا همه افراد درگیر، چگونگی مشارکت آنها، علایق آنها و کارهایی را که برای خوشحال نگه داشتن آنها و پیشرفت به موقع پروژه خود باید انجام دهید، شناسایی کنید.
نحوه انجام تحلیل ذینفعان
مراحل دقیق انجام تجزیه و تحلیل ذینفعان بستگی به این دارد که از چه روشی استفاده کنید، که در ادامه بیشتر به آن خواهیم پرداخت. اما صرف نظر از اینکه با کدام یک کار می‌کنید، مراحل چند مرحله طی می‌شود.
شناسایی
همه کسانی که در پروژه شما هستند را لیست کنید. این موارد می‌تواند از اعضای تیم داخلی گرفته تا تیم‌های مشتری یا جوامع خارجی متغیر باشد و موقعیت‌های آنها می‌تواند در دو ظرفیت رسمی و غیر رسمی وجود داشته باشد، تا افرادی که در صورت خراب شدن پروژه پیام‌هائی جهت بررسی دلایل برای شما ارسال می‌کنند.
اولویت‌بندی
هنگامی که افراد را شناختید، به بررسی نحوه کار آنها نیاز دارید. تعامل ذینفعان مختلف با پروژه و یکدیگر چگونه است؟ چه کسی می‌تواند کل نتیجه را تغییر دهد؟ این مسئله یکی از مهمترین مراحل است، بنابراین روش‌های مختلفی متناسب با نیازهای سازمان را پیدا کنید.
برنامه ریزی
هنگامی که به آنچه همه نیاز دارند رسیدید، وقت آن است که برنامه‌ای برای تحقق آن ایجاد کنید. با کاوش در انگیزه‌ها و علایق ذینفعان مختلف، می‌توانید یک طرح ارتباطی ایجاد کنید که مورد توجه همه قرار گیرد.
اجرا
کار خود را با استفاده از روش مدیریت پروژه انتخابی خود، دنبال کردن و به روزرسانی برنامه ارتباطی انجام دهید تا ذینفعان در جریان قرار بگیرند.
تنظیم
حتی بهترین برنامه‌ها (ساخته شده توسط بهترین مدیر پروژه) را نمی‌توان به صورت ثابت تنظیم کرد. با پیشرفت پروژه و تغییر، ذینفعان و مشارکت آنها نیز ممکن است متغییر باشند.
اینکه شما دقیقاً چطور اولویت ذینفعان خود را در نظر می‌گیرید یا برنامه خود را در حین اجرا تجزیه و تحلیل و تکرار می‌کنید، به روش شما بستگی خواهد داشت. در اینجا چند روش محبوب وجود دارد که یک مدیر پروژه باید بداند.
روش‌های محبوب تحلیل ذینفعان
شبکه قدرت/ علاقه
شبکه قدرت/ بهره یک ماتریس اساسی است که سایر روش‌ها بر اساس آن تأثیر می‌پذیرند، بنابراین مکان بسیار خوبی برای شروع است.
این ماتریس به شما کمک می‌کند تا دو مورد از مهمترین بخش‌های مشارکت ذینفعان را تجسم کنید: اینکه چقدر آنها در پروژه قدرت دارند و برای موفقیت آن چقدر سرمایه گذار یا مشتاق هستند.
طرح ذینفعان بر روی این ماتریس آنها را به چهار دسته کلی از ذینفعان گروه بندی می‌کند، از کسانی که باید از نزدیک آنها را مدیریت کنید تا کسانی که فقط باید از عملکرد آنها مطلع شوید.
به عنوان مثال، در طراحی مجدد وب سایت، برای پشتیبانی از مشتری، باید اطلاعاتی در نظر گرفته شود تا درخواست‌های مربوط به پشتیبانی را در اختیار شما قرار دهد، اما تیم بازاریابی باید بیشتر درگیر شوند و بتوانند آن را در کارهای خود بگنجانند.
زمان استفاده
این یک چارچوب تحلیلی ساده است که برای پروژه‌های ساده بهتر جواب می‌دهد. به بیان دیگر “واحدهای” کلی که این روش ایجاد می‌کند برای پروژه‌هایی که ممکن است تعداد کمی از ذینفعان در آن مشارکت داشته باشند، بدون منافع رقابتی مفید است.
تحلیل ذینفعان سه بعدی
این روش نسخه پیشرفته‌تری از ماتریس قدرت/ علاقه است. معمول است که آن را به اختصار ۳dSA می‌نامند. در مواردی که ماتریس به طور واضح دو بُعدی است، این رویکرد بُعد سوم را به شکل مدیریت ریسک اضافه می‌کند. در ۳dSA، شما با یک شبکه قدرت/ علاقه شروع می‌کنید، اما همچنین یک ذی‌نفغ را به عنوان لایه سوم نیز در نظر دارید.
اهمیت این روش
به عنوان مثال، در نظر بگیریم که سازمان شما یک مدیر پروژه معمولاً برای نظارت به حداقل زمان و تلاش نیاز دارد. با این حال، او با ایده مناسب کار نمی‌کنند و از نشان دادن این امر نیز نمی‌ترسند. نگرش منفی او حتما میزان تأثیری را که می‌تواند بر روی پروژه داشته باشد تغییر خواهد داد. این میزان تاثیر را در مدل مذکور مشاهده خواهید کرد.
زمان استفاده از این روش
آوردن یک لایه مدیریت ریسک در تحلیل ذینفعان برای کار با مقدار نسبتاً کافی عدم اطمینان بسیار مهم است. نگرش ذینفعان و چگونگی تغییر آنها در طول زمان می‌تواند روند پروژه را به شدت تغییر دهد.
به عنوان مثال، یک رهبر که حتی در یک تصمیم کوچک بارها نظر خود را تغییر می‌دهد، می‌تواند کل جدول زمانی شما را به چالش بکشد. برای جلوگیری از ایجاد کج‌روی‌هائی مانند این، این مدل به شما کمک می‌کند تأثیر نگرش همکاران را بر روی پروژه تجسم کنید.
