در هر زمینه تخصصی، شناسایی اصطلاحات مشترک و ایجاد چارچوب عملیاتی برای همکاری موفق بین متخصصان و سایر طرف‌های علاقه‌مند در زمینه‌های گفته شده و همچنین برقراری ارتباط روشن بین آنها ضروری است. این امر به ویژه در زمینه تحلیل کسب و کار صادق است.
وظیفه اصلی تحلیلگران کسب و کار شامل جمع آوری اطلاعات عظیم و وظایف بی‌شماری که باید انجام شود و روابط مختلف با همکاران در داخل تیم و سازمان مورد نظر است. داشتن یک ساختار ثابت و مفاهیم تجزیه و تحلیل دقیق در کسب و کار تعریف شده، به تحلیلگر کسب و کار اجازه می‌دهد وظیفه پیش‌رو را درک کرده و منابع، مهارت‌ها و اقدامات لازم را به طور دقیق ارزیابی کند.
مدل مفاهیم کلیدی تحلیل کسب و کار (BACCM) چیست؟
این مفهوم مخفف عبارت Business Analysis Core Concept Model است که توسط IIBA، انستیتوی بین الملل تحلیل کسب و کار ارائه شده است. این مهم شش مفهوم اساسی تجزیه و تحلیل کسب و کار را تعریف می‌کند که عبارتند از:
در مجموع این مدل، یک سیستم مفهومی را ارائه می‌دهد که به عنوان چارچوبی برای تجزیه و تحلیل کسب و کار مورد استفاده قرار می‌گیرد. شش جزء نام برده، همه آنچه شامل تجزیه و تحلیل کسب و کار است را توصیف می‌کنند و ابزاری قدرتمند را برای درک هر تغییری که در یک سازمان خاص اتفاق می‌افتد، ارائه می‌دهند.
اهداف اصلی مدل مفاهیم کلیدی تحلیل
- زمینه تجزیه و تحلیل کسب و کار را تعریف می‌کند
- امکان برقراری ارتباط بین همه طرف‌های علاقه‌مند را فراهم می‌آورد
- به تعیین و ارزیابی عملکرد و روابط بین مفاهیم اصلی کمک می‌کند
- ابزاری را برای تفسیر تأثیر و نتایج روش‌های کاربردی تجزیه و تحلیل کسب و کار فراهم می‌کند
نحوه طبقه‌بندی مفاهیم
توجه به این نکته مهم است که این مفاهیم به هیچ وجه بر اساس ارزش طبقه‌بندی نشده‌اند و یکی از آنها از دیگری مهم‌تر نیست. تجزیه و تحلیل صحیح کسب و کار به معنای یک رویکرد جامع برای تغییر سازمانی است، اما همچنین توجه کامل به جزئیات، فقط در صورتی ممکن است که با همه مفاهیم به عنوان برابر و ضروری رفتار شود.
مفاهیم کلیدی تحلیل در خلاء وجود ندارند، هر شش مورد توسط یکدیگر تعریف می‌شوند و به یکدیگر وابسته هستند. درک یکی از آنها بدون درک دیگران دشوار است. تغییر در هر یک از مفاهیم اصلی به ناچار نیاز به ارزیابی مجدد از پنج مفهوم دیگر و روابط متقابل آنها دارد.
بررسی شش جزء اصلی
تغییر دادن
تغییر، در ذات خود، عملی ساختن چیزی است. در کسب و کار، این عمل یا تحول، در پاسخ به یک نیاز اتفاق می‌افتد. نیاز به تحریک این تحول می‌تواند درونی باشد و یا می‌تواند در اثر عوامل خارجی مانند اختلال در بازار، جو سیاسی یا بلایای طبیعی ایجاد شود.
هدف یک تحلیلگر باید اجرای این تغییرات به روشی باشد که عملکرد یک شرکت را بهبود بخشد. تحلیلگران کسب و کار برای کنترل و انجام این پیشرفت‌ها از تکنیک‌های تجزیه و تحلیل کسب و کار استفاده می‌کنند. تحول مطلوب یک سازمان باید ارزش آن را بهبود بخشد و به جلوگیری از هرگونه سقوط احتمالی کمک کند.
تغییر ممکن است شامل آماده‌سازی، تحریک و یا حتی جلوگیری از تغییر باشد. آماده‌سازی تغییر مستلزم آن است که تحلیلگر کسب و کار سوالاتی راجع به هدف تحول، زمینه‌ای که تغییر در آن رخ می‌دهد، دلیل آن و همچنین مشخص کند که چه کسانی علاقه‌مند به تغییر هستند. پاسخ به این سوالات بنیادی، راهی برای اجرای موفقیت آمیز تحول فراهم می‌کند.
هر تغییر فواید و معایب یا هزینه‌های خاصی را به همراه دارد. با تحریک و کشف تحولات بالقوه، یک تحلیلگر می‌تواند مشکلات احتمالی را کشف کرده و دریابد که کدام عمل ارزش بیشتری دارد. اگر در حین تجزیه و تحلیل، مدیر تشخیص دهد که یک تغییر خاص باعث کاهش ارزش می‌شود، سعی می‌کنند از وقوع تغییر جلوگیری کنند یا اثرات آن را به حداقل برسانند. این امر همچنین شامل فراهم آوردن توانایی سازمان برای کنترل خود است.
پیشنهاد می‌کنیم در ادامه مقاله “تحلیل کسب و کار و مدیریت تغییر” را مطالعه کنید.
نیاز
نیاز، یک مشکل، فرصت یا محدودیت است که احتیاج به برطرف شدن دارد، اساسی‌ترین چیزی که سازمان به آن نیاز دارد. آنها نتیجه وضعیت فعلی کسب و کار ما و دلیل وجود یک پروژه خاص هستند. کار تحلیلگر با نیازها شروع می‌شود و آنها کل روند را هدایت می‌کنند.
نیازها با تغییرات در هم آمیخته‌اند. آنها ذینفعان را برای اقدام ترغیب می‌کنند، بنابراین تغییرات را ایجاد خواهند کرد. همچنین امکان دارد برعکس عمل کنند. تغییراتی که ارزش سازمانی را کاهش یا افزایش می‌دهد، نیازهای جدیدی را در سازمان ایجاد می‌کند.
تأثیر ارزیابی صحیح نیازها
این مفهوم می‌تواند برای موفقیت پروژه بسیار مهم باشد. ذینفعان اغلب بین آنچه که نیاز دارند و آنچه می‌خواهند را تشخیص نمی‌دهند و این یک تحلیلگر کسب و کار است که دقیقا نیازهای واقعی شرکت را شناسایی می‌کند.
تحلیلگر، هنگام کار با ذینفعان، باید بتواند تعیین کند که آیا نیاز واقعی با هزینه بسیار کمتری تأمین می‌شود. به عنوان مثال، اضافه کردن یا بهبود عملکرد سیستم نرم‌افزار به جای جایگزینی کامل آن نیاز شرکت را برطرف می‌کند یا خیر؟
یکی از بخش‌های اساسی هر پروژه، آموزش همه طرف‌های درگیر در ویژگی‌های اصلی، نیازهای سازمانی و راه‌های تأمین آنها است.
راه‌حل
راه‌حل ابزاری برای حل مسئله است، یعنی نیاز سازمانی را با ایجاد، تحقق، تبادل یا ذخیره ارزش برآورده می‌کند. این مقدار مستقیما با نیاز ذینفع در یک زمینه مشخص ارتباط دارد. راه‌حل می‌تواند مشکل ذینفع را برطرف کند. به او کمک کند از فرصتی استفاده کند. در صورت تمایل محدودیتی را اعمال کند یا محدودیتی را برداشته و اجازه فعالیت خاصی را صادر کند.
ممکن است برای نیازهای خاص، بیش از یک راه‌حل وجود داشته باشد. همچنین، یک نیاز ممکن است با راه‌حل‌های مختلف در سازمان‌های مختلف رفع شود. اغلب، ذینفعان در یک پروژه راه‌حل‌های متضاد را به یک مشکل خاص ترجیح می‌دهند. تحلیلگران کسب و کار باید هنگام تقاضای راه‌حل، این درخواست‌ها را متعادل کرده و عوامل بی‌شماری مانند هزینه‌ها، منافع یا ریسک‌ها را در نظر بگیرند.
تأثیرات این مسئله
- بهبود عملکرد جنبه خاصی از کسب و کار یک ذینفع
- تغییر ویژگی‌های آن یا افزایش تجربه هر یک از سازمان‌ها یا مشتریان
- پیشبرد اهداف سازمان
راه حل پیاده سازی شده، تنها در صورت موفقیت و ارزش‌یابی و برآورده ساختن نیازهای طرف ذینفع موفقیت آمیز است. وقتی این اتفاق می‌افتد دیگر یک هدف یا یک نیاز نیست، بلکه بخشی از فعالیت عادی روزمره یک کسب و کار است.
در واقع این مسئله، بخشی از یک فضای سازمانی جدید می‌شود و به همین ترتیب ممکن است نیازها یا تغییرات جدیدی ایجاد کند. زیرساخت‌های سازمانی به خودی خود مجموعه‌ای از راه حل‌های موجود برای نیازهای موجود هستند.
ذینفعان
ذینفع یک فرد (یا یک گروه) است که با تغییر، نیاز یا راه حل رابطه برقرار کرده و می‌خواهد در آن تأثیر بگذارد. سطح مشارکت آنها در یک پروژه متفاوت است. آنها می‌توانند روابط مختلف و تأثیرات متفاوتی بر دیگر مفاهیم اصلی تجزیه و تحلیل کسب و کار داشته باشند.
آنها اغلب بسته به علاقه، به جنبه‌های خاصی از یک پروژه گروه بندی می‌شوند و نیاز، تغییر یا راه حل را به خود اختصاص می‌دهند. این نیاز معمولا زمانی بروز می‌کند که یکی از ذینفعان مشکلی را شناسایی کند. آنها همچنین در حال دریافت راه حل‌ها و تغییرات هستند.
دسته بندی ذینفعان
برای هر پروژه، باید لیستی از ذینفعانی که مشارکت دارند یا تحت تأثیر راه حل‌ها و تغییرات پیشنهادی هستند، وجود داشته باشد. در طول پروژه، تحلیلگر کسب و کار به احتمال زیاد با اکثر آنها تعامل خواهد کرد. برخی از آنها نیاز به آموزش استفاده از راه حل‌های جدید و کمک به عادت به تغییرات دارند.
بسته به نقش آنها در پروژه چندین دسته از ذینفعان را لیست می‌کند. این لیست قطعی نیست و برخی از آنها چندین زیر مجموعه را در اختیار دارند، در حالی که برخی از افراد ممکن است در چندین دسته نقش‌ها را پر کنند.
- تحلیلگر کسب و کار
- مشتری
- کارشناس موضوع دامنه
- کاربر نهایی
- کارشناس موضوع اجرا
- پشتیبانی عملیاتی
- مدیر پروژه
- تنظیم کننده
- اسپانسر
- تامین کننده
- آزمایش کننده
ارزش
ارزش، اهمیت چیزی را به یک ذینفع ارائه می‌دهد. مسئله‌ایست که در یک زمینه خاص به نفع سازمان است. ارزش می‌تواند مثبت باشد، در بازده‌ها و بهبودها نشان داده شود، اما در برخی موارد، هنگامی که به صورت ضرر و زیان باشد، منفی است.
از بین تمام مفاهیم تجزیه و تحلیل کسب و کار، ممکن است، درک این مفهوم سخت‌تر باشد. تعریف صحیح ارزش دشوار است. راه حل نیاز، ارزش ملموسی و نامحسوس را برای شرکت به ارمغان می‌آورد. ارزش‌های ملموس قابل اندازه گیری است و می‌تواند شامل پس انداز و سود باشد. در حالی که ارزش‌های نامشهود شامل تقویت روحیه یا افزایش اعتبار سازمان است.
این مقدار همیشه مطلق نیست، بلکه می‌تواند برای یک مجموعه از ذینفعان ذهنی و ارزشمندتر از گروه دیگر باشد.
زمینه
زمینه، مجموعه‌ای از شرایط است که محیطی را ایجاد می‌کند تا در آن تغییرات حاصل شوند. زمینه خود می‌تواند هم عامل تأثیر باشد و تأثیر بپذیرد. به ما کمک می‌کند تا تغییر مذکور را بهتر درک کنیم. زمینه بخش مهمی از پروژه است که کارشناس باید در نظر بگیرد زیرا همه تغییرات و راه حل‌های پیشنهادی در فضایی با فرآیندها و سیستم‌های موجود اتفاق می‌افتد.
درک چگونگی کارکرد یک راه حل جدید در آن محیط تعیین شده می‌تواند پروژه را ایجاد یا خراب کند. زمینه به تعیین آنچه مربوط به پروژه است، کمک می‌کند و محلی را برای سهامداران فراهم می‌آورد تا ارتباط برقرار کرده و روابط خود را با تغییرات و راه حل‌ها شناسایی کنند.
به بیان روشن‌تر
ذینفعان مختلف ممکن است در زمینه‌های مختلفی فعالیت کنند، اما برای یک تحلیلگر کسب و کار، همه آنها به یک اندازه مهم هستند. زمینه با مرزهای داخلی و خارجی آن تعریف می‌شود.
اساسا، زمینه هر چیزی است که تغییر را تحت تأثیر قرار می‌دهد، به جز خود تغییر. این مسئله با مواردی چون: رفتارها، فرهنگ، رقبا، دولت، زیرساخت‌ها، محصولات، فروش، آب و هوا، فناوری، اصطلاحات و موارد دیگر تحت تأثیر قرار می‌گیرد. زمینه به هیچ وجه ساکن نیست و می‌تواند به صورت چرخشی یا تصادفی تغییر کند.
یک نمونه عملی استفاده از مفاهیم کلیدی تحلیل کسب و کار
در نظر بگیرید که یک کسب و کار خرده فروشی سنتی، سال‌ها فروشگاه آجر و ملات داشته و اکنون باید با شرکت‌های کسب و کار الکترونیکی که کالاهای مشابه را به مشتریان ارائه می‌دهند اما دارای مزایای اضافی مانند راحتی (خرید از خانه)، طیف گسترده‌ای از محصولات و تخفیف‌های جذاب هستند، رقابت کند.
نحوه تجزیه و تحلیل شش مفهوم اصلی در این مثال به شرح زیر است:
به مشتریانی که خرید آنلاین را ترجیح می‌دهند راه‌حل‌های تجارت الکترونیکی ارائه دهید. این امر برای انجام سفارشات آنلاین به فرایندها و عملکردهای کاملا جدید کسب و کار نیاز دارد.
افزایش محبوبیت و در نظر گرفتن سهم بازار رقبا، که مستقیما با این شرکت رقابت می‌کنند. برای جذب سهم رو به رشد مشتریان، معاملات و حجم کالاهای فروخته شده باید افزایش یابد.
بسته به ساختار سازمانی شرکت و در نظر داشتن توانایی‌ها، لیست احتمالی (اما نه جامع) می‌تواند متشکل از راه‌حل‌هائی برای اجرای پروژه IT باشد که سازمان را قادر می‌سازد تجارت الکترونیکی خود را راه‌اندازی کند.
ذینفعان، در این مورد، تقریبا از همه زمینه‌های عملکردی (فروش، بازاریابی، فناوری اطلاعات، منابع انسانی و عملیاتی) در داخل سازمان هستند.
ارزش ملموس، در این حالت، می‌تواند افزایش در فروش و افزایش (یا حفظ) سهم بازار شرکت باشد. ارزش نامحسوس می‌تواند تبدیل سازمان به آینده دیجیتالی، معرفی استعدادها و ایده‌های جدید باشد.
زمینه این تغییر پیشنهادی می‌تواند رشد روزافزون سهم بازار، تغییر مشخصات جمعیتی مشتریان، بهبود زیرساخت‌های دیجیتال در کشور، ورود مشتریان خارجی به بازار باشد.
نتیجه
مدل مفهوم اصلی تجزیه و تحلیل کسب و کار، چارچوبی را برای درک شش مفهوم اساسی تجزیه و تحلیل کسب و کار فراهم می‌کند: تغییر، نیاز، راه‌حل، ذینفع، ارزش و زمینه، پایه‌های اصلی برای درک تجزیه و تحلیل کسب و کار و بستری برای توسعه دانش فراهم می‌کنند.
شما باید در پروژه‌های خود به دنبال فرصت‌هایی باشید تا تجربه عملی این مفاهیم را به دست آورید و مهارت‌هایی را در فنون تجزیه و تحلیل کسب و کار، که برای حمایت و پشتیبانی از این مفاهیم استفاده می‌شود ، کسب کنید.
