مدیریت یکپارچگی پروژه (Project Integration Management) چیست؟

مدیریت یکپارچگی پروژه (Project Integration Management)، هماهنگی کلیه عناصر یک پروژه را در نظر دارد. این عناصر شامل هماهنگی وظایف، منابع و ذینفعان می‌باشد که علاوه بر آنها، مدیریت تعارض بین جنبه‌های مختلف یک پروژه، ایجاد معاملات بین درخواست‌های رقابتی و ارزیابی منابع نیز در نظر گرفته می‌شوند. گرچه ممکن است پیچیده به نظر برسد، اما مدیریت یکپارچگی پروژه به راحتی بخش‌های مختلف کار پروژه شما را بهم پیوند خواهد داد.

به بیان دیگر، مدیریت یکپارچگی پروژه، هماهنگی تمام جنبه‌های یک پروژه، از جمله فرآیندهای آن و سیستم‌های مربوطه است، تا این اطمینان حاصل شود که یک پروژه به خوبی اجرا می‌شود. با انجام این کار، مدیران پروژه می‌توانند تقاضای ذینفعان، انتظارات مشتری و وظایف مربوطه را در طی یک پروژه، متعادل کنند.

در این مقاله، ما توضیح خواهیم داد که مدیریت یکپارچگی پروژه چیست و چرا به آن نیاز دارید. همچنین مراحل انجام و مزایای اصلی آن را نیز بیان خواهیم کرد.

مدیریت یکپارچگی پروژه (Project Integration Management) چیست؟

اشاره کردیم که، منظور از مدیریت یکپارچگی پروژه، فرآیندها و فعالیت‌هایی است که تمام عناصر پروژه شما را هماهنگ می‌کند. این مسئله به ویژه هنگامی مفید است که پروژه شما تیم‌های متفاوتی را شامل می‌شود و از یک رویکرد واحدتر برای مدیریت پروژه، بهره‌مند می‌شود.

به عبارت دیگر، مدیریت یکپارچه پروژه (که با مخفف IPM نیز شناخته می‌شود) شامل هر کاری است که شما برای اطمینان از بهبود عملکرد بخش‌ها و قسمت‌های مختلف پروژه خود انجام می‌دهید.

با تکیه بر اصول این نوع مدیریت، مجموعه‌ای از فرایندهای فردی سازمان را مانند بخش‌های کاری، خریدها، محصولات قابل تحویل و غیره شناسایی، تعریف، یکپارچه و هماهنگ خواهید کرد. گاهی اوقات، این به معنای داد و ستد بین هر هدف رقابتی و گروه فرآیندی در سازمان شما است.

انجام مدیریت یکپارچگی در یک پروژه، حفظ بهم پیوسته کامل پروژه به عنوان یک مجموعه فعالیت واحد است. این مهم نقش اصلی یک مدیر پروژه (Project Manager) است. اجرای موثر این نقش به عنوان یک عامل مهم موفقیت برای مدیر پروژه تعیین می‌شود.

هدف از مدیریت یکپارچه پروژه چیست؟

در پروژه‌های گسترده، مرسوم است که تیم‌های متفاوت از بخش‌های مختلف، با توجه به استانداردهای لازم، در کنار هم کار کنند. شما ممکن است یک رویکرد کاملا سازگار و یکپارچه برای مدیریت پروژه در بین این تیم‌ها داشته باشید زیرا همه آنها برای رسیدن به یک هدف مشترک کار می‌کنند.

گاهی در این وضعیت، اکثر تیم‌ها در محلی مشترک (شاید سازمان شما یا شاید هم جایی که شما صرفا برای این کار خاص ساخته باشید) فعالیت خود را شروع می‌کنند. گویی آنها از جزیره‌ها یا مکان‌های جداگانه‌ای آمده‌اند تا مشکل خاص شما را برطرف کرده و به زندگی عادی خود برگردند.

این میان، شما به عنوان مدیر پروژه، ناهماهنگی‌ها و تعارضات زیادی را به چشم خواهید دید. این مسئله حتما خبر وحشتناکی برای پروژه و سازمان شما خواهد بود. خوشبختانه، رفع این مسائل دقیقا همان چیزی است که مدیریت یکپارچگی پروژه در نظر دارد تا با اصول خود به شما کمک کند این موارد را با موفقیت به پایان برسانید.

با یک رویکرد مدیریت پروژه یکپارچه، می‌توانید ثبات و اتحاد را در موارد زیر اضافه کنید:

• مدیریت منابع انسانی (و حتی غیر انسانی)
• کاستن از برنامه‌های بیش از حد دور از اهداف پروژه
• ارتباطات آزاد میان همکاران
• کنترل هزینه
• مدیریت کیفیت
• تعامل سهامداران و ذینفعان

نحوه تنظیم مدیریت یکپارچه پروژه

شش فرایند مدیریت یکپارچگی پروژه به شرح زیر است.

• منشور پروژه ایجاد کنید.
• برنامه‌ای خاص را تدوین کنید.
• اجرای پروژه را مدیریت کنید.
• نظارت بر کار پروژه را در نظر بگیرید.
• کنترل تغییر را انجام دهید.
• پروژه را به انتها برسانید.

در ادامه نگاهی بهتر به هر یک از فرآیندهای مدیریت یکپارچگی پروژه خواهیم انداخت.

1. منشور پروژه (Project Charter) ایجاد کنید.

تعریف منشور پروژه معمولا اولین قدم در سفر یکپارچه‌سازی پروژه شماست. منشور یک سند کوتاه است که شامل دامنه کار، محصولات قابل ارائه پروژه، اطلاعات مربوط به ذینفعان و حامیان پروژه و سایر دانش‌های لازم مانند بودجه و ریسک‌های احتمالی است.

این سند یک دارایی مهم در فرآیند مدیریت سازمانی است که به طور رسمی وجود یک پروژه را تشخیص می‌دهد و استفاده مدیر پروژه از منابع شرکت را برای فعالیت‌های پروژه، مجاز می‌داند. این ساده‌ترین راه است تا از همان ابتدای کار، همه افراد فعال را در مورد پروژه در یک سطح از آگاهی قرار دهید.

ایگونه در نظر بگیرید که منشور پروژه به عنوان یک نوع قرارداد برای شما ضروری است و مفاد آن در طول چرخه عمر پروژه، لازم الاجرا هستند.

ایجاد یک منشور پروژه

برای ایجاد یک منشور پروژه، ابتدا باید دانش کافی در مورد موارد زیر داشته باشید:

• پیشینه پروژه و جزئیات پرونده تجاری
• شرح دامنه و هدف پروژه
• ریسک‌ها، فرضیات، محدودیت‌ها و وابستگی‌های پروژه
• حداقل محصول قابل تحویل
• نیازمندی‌های پروژه
• معیارهای موفقیت پروژه
• نقاط عطف و جدول زمانی پروژه
• نقش‌های ذینفع مرتبط و تیم پروژه
• بودجه پروژه

پس از در دسترس بودن هر آنچه که نیاز دارید، می‌توانید منشور پروژه ایجاد کنید. مطمئنا می‌توانید این کار را با استفاده از ابزارهایی مانند Excel یا Word به راحتی انجام دهید.

2. برنامه مدیریت پروژه را تدوین کنید.

تدوین یک برنامه یکپارچه، احتمالا مهمترین مرحله در فرآیند مدیریت پروژه است. بدون داشتن یک برنامه مدیریت پروژه مناسب، حتما در هرج و مرج مطلقی قرار خواهید گرفت. اهداف نامشخص، مهلت‌های فراموش شده، تخمین‌های نادرست بودجه و غیره (این لیست بی‌پایان است)، تمامی مواردی هستند که شما را به این ورطه خواهند کشاند.

از طرف دیگر، یک طرح پروژه کاملا منظم به شما کمک می‌کند تا به راحتی از مهلت مقررات تنظم شده در پروژه خود، عبور نکنید. این شیوه به همه بخش‌های پروژه شما ایده می‌دهد که چه چیزهایی را دنبال کنند و چطور با هم برای کار مشترک، هماهنگ شوند.

نتیجه سخن

از ایجاد یک منشور پروژه تا بسته شدن موفقیت‌آمیز پروژه، مدیریت یکپارچه پروژه به شما کمک می‌کند تا قسمت‌های مختلف یک پروژه را به طور موثر هماهنگ کنید. اما شما نمی‌توانید تمام قسمت‌های یک پروژه را به تنهایی یکپارچه کنید. برای این کار حتما لازم است که تیمی متعهد را در کنار خود داشته و با تکیه بر تجربیات و مسئولیت‌پذیری آنها، کار خود را پیش ببرید.

فراموش نکنید که برنامه یکپارچگی پروژه و در نظر گرفتن استراتژی‌های مناسب برای یکپارچه‌سازی و راستی‌آزمایی روابط تمام همکاران در یک پروژه است که آن را به سمت دست‌یابی به تمام اهداف مورد نظر سوق می‌دهد. مدیر پروژه، نفر اول و مسئول پاسخگویی به تمام مسائل مربوط به این روش مدیریتی است.