بررسی مزایا و معایب کنفرانس ویدئویی

هنگامی که کسب و کارهای کشورها در سراسر جهان به دلیل همه‌گیری کووید ۱۹ تعطیل شدند، بسیاری از آن‌ها برای ادامه فعالیت به برنامه‌های کنفرانس ویدئویی روی آوردند.

اگرچه این راه‌حل در ابتدا به عنوان یک راه‌حل کوتاه مدت تلقی می‌شد، اما بسیاری از شرکت‌ها، به ویژه آن‌هایی که در ابتدا در مورد این فناوری نگران بودند، ظاهراً در مورد عملکرد آن تردید دارند.

از آنجا که سازمان‌های بیشتری ناگزیر استراتژی‌های کار در خانه را توسعه می‌دهند، عادلانه است که فرض کنیم کنفرانس ویدئویی حتی رایج‌تر خواهد شد.

حتی قبل از بحران عمومی کرونا، پذیرش تدریجی کنفرانس ویدئویی وجود داشت. در واقع، پیش‌بینی می‌شد بازار کنفرانس ویدئوهای سازمانی قبل از کووید ۱۹ به ۲۳ میلیارد دلار برسد، اما این رقم به احتمال زیاد در این مدت رشد زیادی داشته است.

بر اساس مطالعات اخیر، بسیاری از کاربران شرکتی می‌گویند که این کار بهره‌وری را افزایش می‌دهد، در زمان لازم برای اتمام پروژه صرفه‌جویی کرده و همکاری تیمی را تسهیل می‌کند.

ما در این مقاله شرح مفصلی از مزایا و معایب استفاده از کنفرانس ویدئویی در کسب و کار را گردآوری کرده‌ایم تا به شما در تعیین اینکه آیا این رویکرد برای سازمان شما مناسب است، کمک کنیم.

مزایای کنفرانس ویدئویی

خرج کمتر، پس‌انداز بیشتر

یکی از چیزهایی که ما در جهان امروز یاد می‌گیریم این است که مقدار زیادی از پولی که برای سفر به کنفرانس‌ها، سمینارها و جلسات در شهرها و کشورهای دیگر صرف می‌کنیم، غیرضروری است. بسیاری از این برخوردها را می‌توان از راه دور از طریق نرم‌افزارهایی مانند زوم یا اسکایپ انجام داد.

البته همیشه اینطور نیست، اما مطالعات نشان داده‌اند که کنفرانس ویدئویی یک جایگزین بهتر است. نهایتا کنفرانس ویدئویی به شما امکان می‌دهد هنگامی که با مشتریان، کارکنان و مخاطبین در ارتباط هستید هزینه کمتری خرج کرده و بیشتر پس‌انداز کنید.

بهره‌وری در زمان عدم قطعیت

بیایید صادق باشیم: در حال حاضر عدم اطمینان زیادی در اقتصاد جهانی وجود دارد. وقتی همه چیز را از سفرهای هوایی گرفته تا دستورالعمل‌های فاصله‌گذاری اجتماعی در نظر می‌گیرید، چه کسی می‌داند زندگی در شش ماه آینده چگونه خواهد بود؟ متأسفانه، اگر یک چیز باشد که بخش خصوصی از آن تنفر دارد، آن عدم قطعیت است.

بنابراین در میان مجهولات بی‌شمار، عملکرد برای کسب و کارها (چه کوچک و چه بزرگ) دشوار است. در چنین زمان‌هایی کنفرانس ویدئویی می‌تواند ابزاری مناسب برای شما باشد تا اطمینان حاصل کنید که در صورت تعطیلی محل کار، همه با هم در ارتباط هستند و بازدهی خود را حفظ می‌کنند.

همکاری با کارکنان

ممکن است غیرقابل تصور باشد، اما کنفرانس ویدئویی می‌تواند همکاری بیشتر با کارکنان را تسهیل کند. هنگامی که توصیفات بی‌شمار مربوط به محصولات فروشنده را بررسی می‌کنید، دیدگاه‌های زیادی را خواهید دید که بیان می‌کنند چگونه برنامه مورد نظر ارتباطات را بهبود می‌بخشد و از کار تیمی پشتیبانی می‌کند.

اما مزایای بسیار دیگری نیز وجود دارد، از جمله به اشتراک گذاری اسناد، هماهنگی پروژه و حتی ایده‌پردازی. به عنوان مثال، از آنجا که همه به طور هم‌زمان پشت رایانه خود هستند، اعضای تیم می‌توانند بلافاصله یک سند را به اشتراک بگذارند و روی آن کار کنند، که انجام آن در محیط اداری تا حدودی دشوار است. هنگامی که همه چیز مختل شود، همکاری کارکنان فقط با ویدئو کنفرانس سازمانی بهبود می‌یابد.

ایجاد ارتباطات

چگونه می‌توانید بر اساس یک جریان آنلاین برنامه‌ریزی شده ارتباط برقرار کنید؟ کنفرانس ویدئویی با قرار دادن چهره بر روی صدا، تجربه‌ای قابل مقایسه با ارتباط حضوری را ارائه می‌دهد. در شرایطی که بسیاری از مردم به هم نزدیک نیستند، کنفرانس ویدئویی جای خالی را پر می‌کند و باعث می‌شود همکاران و مشتریان احساس صمیمیت بیشتری داشته باشند، حتی اگر این صمیمیت با کمک کابل فیبر نوری و مانیتور کامپیوتر با وضوح بالا حاصل شود.

جهانی شدن کسب و کار

پیش از این، یک شرکت کوچک شانس کمی برای رقابت در صحنه جهانی داشت. اینترنت همه این‌ها را تغییر داده است، زیرا در حال حاضر هر کسب و کاری می‌تواند برای جلب مشتریان سراسر جهان تلاش کند.

کنفرانس ویدئویی تنها یکی از ابزارهای دیجیتالی متعددی است که برای دستیابی به این هدف در اختیار دارید و به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق گفتگو با مشتریان یا متخصصان در هر نقطه از کره زمین، جایگاه بین‌المللی خود را تثبیت کنید.

رضایت کارکنان

نظرسنجی‌های اخیر نشان داده است افرادی که در خانه کار می‌کنند شادتر و پربارتر هستند. به جای گذراندن وقت در اتاقک‌های خسته‌کننده محل کار، متخصصان می‌توانند زمان بیشتری را صرف انجام کار در راحتی خانه خود کنند. در عصری که میزان نگهداری کارکنان زیر ذره‌بین است، یکی از مزایای کنفرانس ویدئویی این است که شرکت‌ها می‌توانند از طریق دورکاری کارکنان خود را راضی نگه دارند.

معایب کنفرانس ویدئویی

خستگی

آیا تا به حال چیزی درباره “خستگی زوم” شنیده‌اید؟ این ظاهراً یک واقعیت است که پس از بحران کووید ۱۹ رخ داده است. مردم پس از چند روز صحبت با دوربین و شرکت در کنفرانس ویدئویی خسته می‌شوند. در واقع، به گفته لیز فوسلین و مولی وست دافی در Harvard Business Review، این پدیده به طور فزاینده‌ای آشکار می‌شود، زیرا این اصطلاح در مارس و آوریل در Google Trends بسیار مورد توجه قرار گرفته است.

بنابراین، هرچه بیشتر از برنامه‌های ویدئویی سازمانی استفاده کنید، خطر احساس فرسودگی و افسردگی کارکنان به دلیل تمرکز بیشتر مورد نیاز در کنفرانس ویدئویی بیشتر می‌شود. اینگونه فکر کنید: در یک جلسه فیزیکی، همیشه می‌توانید لحظه‌ای از پنجره به بیرون نگاه کنید. با این حال در جلسه زوم، این غیرممکن است زیرا به نظر خواهد رسید که یا توجه نمی‌کنید، یا حوصله‌تان سر رفته است.

نقص فنی

حتی اگر شرکت یا کارمند، معتبرترین و به روزترین تجهیزات را داشته باشد، اتصال به اینترنت همیشه می‌تواند مختل شود. وقتی این اتفاق می‌افتد، همه چیز به تأخیر افتاده و باعث سرخوردگی و سردرگمی می‌شود. این اتفاق احتمالاً توضیح می‌دهد که چرا هر آگهی استخدامی که اخیرا دیده‌اید، از شما می‌خواهد که اتصال اینترنت قوی داشته باشید.

آموزش کارکنان

متأسفانه، همه عادت به استفاده از سرویس کنفرانس ویدئویی ندارند. این فقط یک مشکل سنی نیست، زیرا بسیاری از جوانان نیز استفاده از این نرم‌افزار را مشکل می‌دانند. به طور کلی، استفاده از کنفرانس ویدئویی در محل کار، به آموزش کارکنان نیاز دارد.

این امر ضروری است زیرا همه باید قادر به وفق دادن خود با شرایط جدید باشند. در عین حال، این کار سختی‌هایی نیز دارد زیرا برای انجام آن به برنامه‌ریزی، تخصیص منابع و افزایش مدیریت نیاز است.

ارتباطات غیر رسمی

گفته می‌شود بیشتر ارتباطات ما غیرکلامی است، به این معنی که ما از زبان بدن و اشاره به بدن برای انتقال پیام خود استفاده می‌کنیم. مطمئناً می‌توانید طرف مقابل را با دوربین ببینید، اما نمی‌توانید ارتباط فیزیکی رو در رو را ایجاد کنید. کارشناسان انجام کارهای ساده‌ای مانند حرکات دست یا لبخند زدن به دوربین را برای از بین بردن برخی از مشکلات ارتباط غیرحضوری، توصیه می‌کنند.

مزایای نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی

سازمان‌ها گزینه‌های مختلف رایگان برای ارائه پشتیبانی ویدئویی برای کاربران مانند FaceTime ، Skype و Facebook Messenger دارند. با این وجود، ابزارهای رایگان نمی‌توانند از تمام نیازهای ارتباطی کاربران نهایی، از جمله اشتراک‌گذاری صفحه، چت، اشتراک فایل، امنیت و کنترل محتوا پشتیبانی کنند. این الزامات گزینه‌های موجود را کاهش می‌دهد، اما برخی از محصولات محبوب عبارتند از Microsoft Teams ، Zoom ، Webex ، GoToMeeting و Slack.

هنگامی که یک سازمان نرم‌افزار ارتباطات یکپارچه (UC) را انتخاب می‌کند، می‌تواند ببیند که چگونه یک محصول اشتراک پولی می‌تواند از نرم‌افزار سنتی کنفرانس ویدئویی گذشته و قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی فراتر از ویدئو و صدا را ارائه دهد.

نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی می‌تواند به روش‌های زیر به نفع سازمان‌ها باشد.

خدمات رونویسی جلسات

جلسات مجازی مانند ارائه محصولات فروش، بررسی عملکرد مالی فعلی، مذاکرات قرارداد یا بررسی کارکنان، به طور کلی منجر به اقدامات عملی و مراحل بعدی می‌شود. موارد اقدام ممکن است شامل ایجاد یک نقل قول برای ارسال به مشتری، یا کارمندی باشد که قرارداد را تعدیل می‌کند. این‌ها عموماً یادداشت‌های دست نویس یا دیجیتالی هستند. با این حال، با جلسات مکرر مجازی به دلیل کار در خانه، کارکنان ممکن است برای به دست آوردن این اطلاعات مشکل داشته باشند، به ویژه اگر شرکت‌کنندگان زیادی در جلسات شرکت کنند.

بسیاری از سیستم‌عامل‌های کنفرانس ویدئویی، از جمله GoToMeeting ، Zoom و Microsoft Teams، ویژگی‌های رونویسی جلسه را برای جلوگیری از این مشکلات ارائه می‌دهند. این ویژگی‌ها کلمه گفتاری را به متن تبدیل می‌کند و متن را در اختیار شرکت‌کنندگان در جلسه قرار می‌دهد. این ویژگی می‌تواند نیاز به دستیار اداری یا یادداشت‌برداری را برطرف کند.

خدمات ترجمه جلسات چند زبانه

برخی از جلسات کسب و کار مستلزم آن هستند که افراد در مرزهای بین‌المللی به صورت مجازی با یکدیگر ملاقات کرده و تعامل داشته باشند. در برخی از این جلسات، افرادی که به زبان‌های مختلف صحبت می‌کنند ممکن است با هم تعامل داشته باشند، که در صورت بروز بحث چالش‌هایی ایجاد می‌کند. اگر کارکنان فعلی چندزبانه نباشند، سازمان‌ها می‌توانند مترجمان را استخدام کنند که هزینه و پیچیدگی را افزایش می‌دهد، یا ممکن است در ترجمه خطا داشته باشند.

سازمان‌ها گزینه‌های مختلفی برای برگزاری جلسات چندزبانه دارند. Microsoft Teams و Skype این امکان را برای کسانی که از طریق متن با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند، ارائه می دهند. با این حال، این امکان ممکن است در ملاقات‌های رو در روی مجازی کافی نباشد.

برای جلسات (اعم از تصویری یا صوتی) سازمان‌ها می توانند از خدمات Azure Speech Translation با Microsoft Teams استفاده کنند. این ویژگی کلمات گفتاری را رونویسی کرده و آن‌ها را در زمان واقعی برای مشاهده یا شنیدن ترجمه می‌کند. این امر ارتباط چندزبانه را در جلسات امکان‌پذیر نموده و از بیش از ۳۰ زبان نیز پشتیبانی می‌کند.

قابلیت اشتراک‌گذاری فایل و صفحه

نرم‌افزار مدرن کنفرانس ویدئویی همچنین قابلیت به اشتراک‌گذاری محتوا و صفحه کاربر را با یک یا چند شرکت‌کننده در جلسه ارائه می‌دهد. اشتراک‌گذاری صفحه نمایش بسیار مهم شده است، زیرا کارکنان گاهی اوقات به کمک از راه دور اعضای تیم خود نیاز دارند.

مورد استفاده دیگر نیاز به ارائه محتوا است، که کاربران را ملزم می‌کند فایل‌ها یا داده‌ها را برای شرکت‌کنندگان در جلسه نمایش دهند. کارکنان همچنین می‌توانند در اسناد مشترک با هم در زمان حال یا از طریق به اشتراک‌گذاری صفحه همکاری و کار کنند.

معایب نرم‌افزارهای کنفرانس ویدئویی

با وجود مزایای فراوان نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی، این پلتفرم‌ها همچنان سازمان‌ها را به چالش می‌کشند. نرم‌افزار کنفرانس ویدئویی نگرانی‌های زیر را ایجاد می‌کند.

عدم تعامل شخصی

جلسات کنفرانس ویدئویی می‌توانند غیر شخصی به نظر برسند. حتی با وجود دیدن صورت افراد، کارکنان با صفحه نمایش ارتباط برقرار می‌کنند. فقدان ارتباطات شخصی و تماس حضوری ممکن است باعث شود که شناخت همکاران، مدیران یا مشتریان و ایجاد روابط شخصی با آن‌ها برای کارکنان دشوار باشد.

تأمین امنیت جلسات

در سال ۲۰۲۰، هکرها از فرصتی که با افزایش استفاده از کنفرانس ویدئویی پدید آمده بود سوءاستفاده کردند و تلاش خود را برای نفوذ و ایجاد اختلال در جلسات افزایش دادند. به ویژه زوم با چندین مورد اختلال در جلسات عمومی از طریق ترول‌های اینترنتی روبرو شد و باعث شد بسیاری از مدیران فناوری اطلاعات در مورد امنیت جلسات داخلی نگران شوند.

پس از این حوادث، امنیت بیشتر مورد توجه قرار گرفت. بسیاری از برنامه‌های کنفرانس ویدئویی دارای ضمانت‌هایی هستند که اطمینان می‌دهد فقط شرکت‌کنندگان مجاز می‌توانند به جلسات کسب و کار خصوصی بپیوندند؛ بنابراین مهمانان به طور خودکار بدون اجازه سازمان‌دهندگان مجاز به حضور در جلسه نیستند. این ویژگی‌ها به رفع برخی نگرانی‌های مهم امنیتی کمک کرده است.

جمع‌بندی

بنابراین، چگونه می‌توانید تعیین کنید که آیا این نوع فناوری برای تیم شما مناسب است؟

برخی جنبه‌ها را باید در نظر گرفت، مانند اینکه آیا مشتریانی با اولویت بالا دارید که خارج از محدوده شما هستند، آیا کارکنانی دارید که سفرهای کاری زیادی انجام می‌دهند، یا آیا زیرساخت فناوری اطلاعات شرکت شما به روز است؟

به هر حال می‌توان از یک چیز اطمینان داشت: کنفرانس ویدئویی آینده همه کسب و کارها است.