نرم افزارهای جیرا (JIRA) و ترلو (Trello) چه تفاوت‌هایی دارند؟

تولید و طراحی نرم‌افزار امروز مانند ۲۰ سال پیش نیست. کار با نرم‌افزار برای تیم‌هایی که فقط در بخش خاصی از فرآیند کسب و کار خود متخصص هستند، پیچیده‌تر و پیچیده‌تر شده است. همچنین، با افزایش رقابت برای جذب کاربران جدید و حفظ کاربران فعلی، UI / UX به یک موضوع بسیار مهم تبدیل شده است.

این رشد سریع در زمینه مدیریت پروژه‌ها تغییرات اساسی را در بر داشته است. برای نمونه:

• ظهور تیم‌های جهانی

در برخی پروژه‌ها، افرادی را می‌بینیم که با فاصله‌هایی دور از سراسر جهان، با یکدیگر همکاری می‌کنند. این مسئله در عین زیبایی و ایده‌آل بودن، طیف وسیعی از چالش‌ها را نیز به وجود می‌آورد که یک تیم اداری با آن روبرو نخواهند شد.

ابزارهای مدیریت پروژه (project management tool یا PMT) به سهولت انجام چنین فرآیندهای مشترک کمک می‌کنند زیرا آنها به یک کانال رسمی برای اعضای تیم تبدیل می‌شوند و به مدیران نیز کمک می‌کنند تا اطلاعات و دید بیشتری را در اختیار همه اعضای تیم قرار دهند. پیشرفت اعضای تیم را ردیابی کرده و بر اساس آن فعالیت‌های خود را برنامه‌ریزی کنند.

• همکاری

ابزارهای مدیریت پروژه با داشتن یک جریان مکالمه اختصاص داده شده به هر مسئله، مشکلات پیش روی همکاری موثر میان اعضای تیم شما را حل می‌کنند. زیرا به شما امکان می‌دهند هر آنچه را که نیاز دارید (طرح‌ها، APIها و بازخورد و غیره) با یک کلیک پیدا کنید.

از دیدگاه مشارکتی، این مسئله می‌تواند تفاوت بزرگی در کار شما ایجاد کند. زیرا ابزارهای مدیریت پروژه همه اعضای تیم را قادر می‌سازد تا به تمام بخش‌ها و مراحل پروژه دسترسی پیدا کرده و آنها را مشاهده کنند. این امر باعث کاهش نیاز به برقراری ارتباط و بروزرسانی مداوم می‌شود.

• الزامات پروژه را مدیریت کنید.

صرف نظر از اینکه طرح اولیه کسب و کار شما، چقدر خوب تهیه شده است، همیشه احتمال تغییر آن وجود دارد. با این حال، گاهی اوقات این تغییرات به همه اعضای تیم، درست منتقل نمی‌شود. مدیران می‌توانند درباره ویژگی جدیدی صحبت کنند که به شما نسبت به رقبای خود برتری دهد، اما اگر مدیر این حرف را به بقیه اعضای تیم نگوید، آشفتگی عجیبی در تیم رخ خواهد داد.

اگر آن طرح اولیه حتی نوشته نشده باشد، ممکن است توسط مدیر پروژه و یا مدیر ارشد، فراموش شود. نداشتن مکانی که جدیدترین نیازهای رسمی خود را در آن حفظ کنید، باعث از دست دادن وقت و هزینه زیادی می‌شود. ابزارهای مدیریت پروژه، یک نکته واحد از حقیقت کار شما را ارائه می‌دهند و مکانی واحد که در آن تمام نیازها و اطلاعات برای مدت زمان پروژه ذخیره می‌شوند، خواهند بود.

• کارایی حافظه و زمان

نوشتن الزامات کار، به جای صحبت کردن در مورد آنها در تماس با همکاران، روش خوبی برای جلب عناصر احتمالی گمشده در جریان پروژه یا تشخیص مواردی است که ممکن است شما را از اجرای آن مسئله در حال حاضر منع کند. توسعه نرم‌افزار فعالیتی خطی نیست، بنابراین شما ممکن است امروز روی یک ویژگی کار کنید اما برای کار در محصول فوریت بیشتری داشته باشید و چند هفته یا چند ماه بعد دوباره برگردید تا متوجه شوید که دقیقا چه چیزی لازم بود.

به همین دلیل است که نوشتن الزامات می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت شما شود. همچنین شما مجبور نیستید همه چیز را به یاد بیاورید و با اجتناب از بحث در مورد ویژگی مشابه، برای چندین مرتبه در یک روند، وقت خود را از دست بدهید.

امروزه، بهره‌وری مناسب از زمان بسیار مهم است، بنابراین ممکن است فقط با نوشتن مطالب، تنها با تمرکز بر روی موضوعاتی که باید روشن کنید، زمان جلسه خود را به نصف یا بیشتر کاهش دهید.

• تمرکز

ابزارهای مدیریت پروژه، به توسعه‌دهندگان کمک می‌کنند تا هم تمرکز خود را بر ایجاد مواردی که در حال حاضر مورد نیاز هستند حفظ کند و هم اینکه بدانند در آینده چه مواردی را فراخواهند گرفت. این مسئله فقط در مورد راحتی و دسترسی آسان به اطلاعات نیست. سطح دید بیشتر به هر یک از اعضای تیم اجازه می‌دهد تا تصویر بزرگی از فعالیت پیش رو را ببینند و بر اساس آن برنامه‌ریزی کنند.

ویژگی‌های کلیدی ابزارهای مدیریت پروژه

بنابراین، آنچه ما در بحث بر سر استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، به دنبال آن هستیم ابزاری است که با جدا کردن و سازماندهی بحث در مورد مسئله مختلف، به مدیریت مکالمه ما با همکاران، کمک می‌کند. این ابزارها به ارتباطات بین افراد در مناطق زمانی مختلف و تیم‌های مختلف کمک می‌کنند و در عین حال به عنوان مخزن چشم‌انداز رسمی نرم‌افزار نیز در نظر گرفته می‌شوند. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا تمرکز خود را حفظ کرده و با کاهش اصطکاک در روند توسعه کار با همکاران و مدیر پروژه، در وقت خود صرفه جویی کنید.

جیرا (Jira)

نرم افزار جیرا یک ابزار مدیریت پروژه بسیار قدرتمند است که به طور خاص برای توسعه نرم‌افزار طراحی شده است. با این حال، همه افراد از تمام ویژگی‌های جیرا اطلاع ندارند و اگر صاحب کسب و کاری باشید که می‌خواهید اولین پروژه خود را مدیریت کنید، کار با آن می‌تواند طاقت فرسا باشد.

• اسپرینت (Sprints)

اسپرینت حداکثر یک دوره زمانی است که در آن تیم برای تکمیل اهداف خاصی تلاش می‌کند. آنها می‌توانند در مکانی واحد کار کنند یا از هم دور باشند. این امر کاملا انعطاف‌پذیر است. اسپرینت‌های جیرا به طور معمول یک هفته طول می‌کشد.

اسپرینت (از دید یک توسعه‌دهنده)، این قابلیت را برای شما فراهم می‌کند که چندین فعالیتی را که به شما اختصاص داده شده، به ترتیب راحت‌تری در نظر بگیرید. برای نمونه ممکن است شما در انجام یک یا دو کار، به صورت همزمان درگیر باشید. شاید این فعالیت‌ها به طور همزمان با هم ارتباط نزدیکی نیز دارند. این بخش از برنامه جیرا، توسعه‌دهندگان را قادر می‌سازد تا برخی تصمیمات چند معیاره را به راحتی در نظر بگیرند و در عین حال بر تحویل به موقع کار نیز تمرکز کنند.

• اپیک‌ها و مسائل (Epics and Issues)

این نرم‌افزار، در حالی که وظایف گروهی را در قلمرو زمانی با اسپرینت انجام می‌دهد، در بخش Epicها می‌تواند وظایف را براساس موضوع، گروه‌بندی کند. به عنوان مثال، شما می‌توانید وظایف خود را به یک اسپرینت در هفته تقسیم کنید و همچنین وظایف را همزمان در سطوح بالا و پائین تیم، گروه‌بندی کنید.

از طرف دیگر، مسائلی را در دست دارید که باید انجام شوند. شما از Epics و یک اسپرینت برای اتمام آن مسائل، کمک می‌گیرید. می‌دانیم که انواع مختلفی از مسائل وجود دارد و آنها شامل داستان (story)، وظیفه (task) و اشکالات (bug) خاص خود هستند.