چگونه متن نامه استعفا و خداحافظی از کار بنویسیم؟

استعفا از شغل، صرف‌نظر از شرایط، یک تصمیم مهم در زندگی هر کس است و باید جدی گرفته شود. تهیه و ارسال متن استعفای حرفه‌ای، یکی از جنبه‌های اصلی روند استعفا است و می‌تواند تأثیر ماندگاری در ذهن کارفرمایان سابق و آینده شما داشته باشد. دانستن تأثیری که این نامه می‌تواند داشته باشد، مهم است تا بتوانید درک کنید چه چیزی باید در آن گنجانده شود و دقیقا نحوه نوشتن آن چگونه است. در این مقاله برای کارکنانی که در زمینه نوشتن نامه استعفا (Job Resignation Letter) نیاز به راهنمایی دارند، نکاتی را ذکر خواهیم کرد.

نامه استعفا (Job Resignation Letter) چیست؟

نامه استعفا سندی رسمی است که پایان اشتغال شما در یک سازمان را ثبت می‌کند. این سند معمولا پس از اعلام تصمیم خود مبنی‌بر ترک شخصا یا از طریق ایمیل، موردنیاز است. به بیان دیگر، وقتی کارمندی تصمیم به ترک شغل می‌گیرد، باید نامه رسمی استعفا از کار را به کارفرمای خود بدهد. پت روکه، مربی تحول شغلی در Rock on Success، نامه استعفا از شغل را به‌عنوان اعلام رسمی استراتژی خروج یک کارمند توصیف کرد.

روک در این باب، به Business News Daily می‌گوید: “این نامه یک سند موردنیاز است که بخشی از سوابق کارمندان شما می‌شود. آن را به‌عنوان آخرین فصل داستان خود تصور کنید.”

نامه شما باید لحنی خنثی داشته باشد که به کارفرمای شما اطلاع دهد که شما را در چه تاریخی کار خود را ترک می‌کنید. علاوه بر این، از این دوره همکاری اعلام رضایت کرده و از مدیر خود برای مدت زمانی که در تیم بودید، تشکر کند. علی رغم ذکر احساسات خود در مورد شغل یا مدیرتان، حرفه‌ای بودن، خوش اخلاق بودن و مفید بودن در این سند، باعث باز ماندن راه ارتباطی شما با آن تیم می‌شود.

روکه معتقد است: “همیشه راه را باز نگه دارید. زیرا هرگز نمی‌دانید چه موقع می‌خواهید برگردید و یا حتی با یکی دیگر از همکاران خود در یک نقش در آینده ( شاید در جای دیگری) کار کنید.”

یک پیشنهاد مهم

جیمز رایس، مدیر بخش سئو در Picked، معتقد است: “اگرچه انتظار می‌رود که یک نامه استعفا را به طور استاندارد تحویل دهید، اما معمولا بهتر است جلسه‌ای را با رئیس خود تنظیم کنید تا شخصا نامه را به او تحویل بدهید و شخصا در مورد استعفا صحبت کنید.

مزایای ارائه نامه استعفا

از آنجا که برخی از شرکت‌ها هنگام استعفا از کارمندان درخواست می‌کنند که نامه رسمی را ارائه دهند، مهم است که قبل از خداحافظی، دفترچه راهنمای کارمندان سازمان خود را بررسی کنید. اگرچه ممکن است شرکتی الزامات رسمی که شما را ملزم به ارائه نامه استعفا رسمی‌ کند، نداشته باشد، اما بهترین کار این است که همیشه این کار را انجام دهید.

حداقل تحویل نامه استعفا رسمی و حرفه‌ای باعث می‌شود که ظاهر خوبی داشته باشید. لحن عزیمت شما را حرفه‌ای و مودبانه تنظیم می‌کند و احتمال احساسات سخت یا عدم اطمینان را کاهش می‌دهد. همچنین به شما این فرصت را می‌دهد که رسما از کارفرمای خود تشکر کنید و در صورت لزوم به خود کمک کنید تا در روند انتقال راحت‌تر پیش بروید.

نامه استعفا رسمی نیز به‌عنوان یک روند دنباله‌دار کاغذی عمل می‌کند. برخی از شرکت‌ها ممکن است به مقدار مشخصی زمان خروج احتیاج داشته باشند (دو هفته استاندارد است) و نامه استعفا می‌تواند به‌عنوان اثبات فیزیکی باشد که شما اطلاعات کافی را ارائه داده‌اید. اگر مشکلات حقوقی وجود دارد، مانند پرداخت آخرین حقوق و دستمزد شما یا آخرین روز مزایای کارکنان، می‌توانید به‌عنوان اشاره خود به این امور، از نامه استعفا استفاده کنید.

اجزاء کلی نامه استعفا

بهتر است قبل از ارسال نامه استعفا مستقیما با مدیر خود صحبت کنید، چه به صورت حضوری، چه از طریق گپ ویدیویی یا تلفنی (به نشانه احترام). همچنین بعد از این مکالمه باید نامه استعفا را ارائه دهید تا سوابق اظهارات خود را به مدیر منابع انسانی شرکت و اطلاعات عملیاتی مدیر خود را در مورد عزیمت خود به مدیر خود ارائه دهید.

به طور معمول نامه استعفا شامل اطلاعات زیر است:

• بیانیه استعفا از شرکت
• تاریخ آخرین روز کار
• بیانیه تشکر
• مراحل بعدی و سایر اطلاعات مهم
• امضا

نامه استعفای شما چه باید بگوید؟

همان طور که گفتیم، اگرچه مطالب خاص نامه استعفای شما می‌تواند متناسب با شغل و شرکت شما باشد، اما چند عنصر اساسی وجود دارد که باید همیشه در آن گنجانده شود.

روکه در این باب پیشنهاداتی داشته است که عناصر زیر را شامل می‌شوند:

• تاریخ پایان کار: شما تاریخ پایان رسمی خود را، در حالت ایده‌آل حداقل دو هفته قبل ارائه دهید.
• کمک به انتقال وظیفه: تعهد خود را برای اطمینان از انتقال آسان و سریع وظایف، از جمله در دسترس بودن برای بحث درباره حجم کار و به روزرسانی‌های وضعیت خود با مدیر یا جانشین خود، ابراز کنید.
• قدردانی از فرصت به دست آمده: فارغ از اختلافاتی که ممکن است با یک همکار داشته باشید یا میزان سمی بودن فضای کار، حرف خوبی برای گفتن پیدا کنید.
• درخواست دستورالعمل (اختیاری): اگر هنوز از پروتکل خروج از شرکت خود آگاهی ندارید، دستورالعمل‌های خاصی در مورد تعهدات نهایی کار و موارد دیگر را از مدیر خود بخواهید. برخی از شرکت‌ها ممکن است از شما بخواهند که فورا آنجا را ترک کنید، در حالی که ممکن است دیگران در طول مدت دو هفته شما را درگیر انتقال نیرو نمایند یا ممکن است از شما بخواهند که در خانه خود کار کنید.

الکس توئرسکی، بنیانگذار Resume Deli، افزود که پیشنهاد کمک در آموزش یک جانشین، آماده‌سازی تیم برای عزیمت به وظایف جدید و ابراز تشکر، از عناصر مهم نامه استعفا از شغل هستند.

او همچنین افزود: “بهترین زمان شغل خود را به زبان بیاورید و هنگام نوشتن نامه استعفا از خاطرات خود بهره بگیرید. بگذارید رئیس شما فکر کند که آنها عالی بودند، حتی اگر نبودند.”

آنچه در نامه استعفا نباید بیان شود

درست به همان اندازه که دانستن اینکه در نامه استعفا چه باید بگویید مهم است، دانستن چه چیزی را نباید گفت نیز ضروری است. بسیاری از کارمندان اشتباه می‌کنند که جزئیات شخصی و اظهارات احساسی بیش از حد را در نامه‌های رسمی خود وارد می‌کنند.

هنگامی که در حال نوشتن نامه استعفا رسمی هستید، جزئیات زیر را حذف کنید:

• چرائی ترک کار:

اگرچه ممکن است نیاز به توضیح دلیل ترک خود احساس کنید، اما ذکر این مورد در نامه استعفا ضروری نیست. رایس می‌گوید: “شما ممکن است اعتقاد داشته باشید که کارفرمای جدید، محصول، خدمات، محیط کار، حقوق و دستمزد یا مزایای بهتری دارد، اما این مواردی نیست که در نامه استعفا اعلام کنید”. زبان خود را حرفه‌ای و مثبت نگه دارید.

• چیزی که شما را از این کار دور کرد.

نامه استعفا جایی نیست که بتوانید شکایات خود را اعلام کنید یا درباره شرکت یا همکاران قبلی خود که شاید با آنها دچار تعارض شده بودید، بد صحبت کنید. روکه در این مورد معتقد است: “قبل از ارسال نامه عصبانیت را کنار بگذارید”. وی همچنین پیشنهاد کرد که شخص دیگری نامه شما را قبل از ارسال بررسی کند تا از ادب و فشرده بودن آن اطمینان حاصل کند.

• اظهارات احساسی

توئرسکی بر اهمیت استفاده از لحن آرام و حرفه‌ای در نامه شما تأکید کرده است. نامه‌ای تهاجمی یا در غیر این صورت احساسی، فقط به وجه شما آسیب می‌زند. توئرسکی می‌گوید: “حتی اگر بیش از حد عصبانی هستید، بهرت است برای مدتی آن را کنار بگذارید. از به کار بردن عباراتی مانند “احساس می‌کنم” یا “فکر می‌کنم” خودداری کنید. مگر اینکه با عبارات مثبت آنها را به پایان برسانید”.

نکته مهم: هنگام نوشتن نامه خود، سعی کنید هیچ پلی را خراب نکنید. زیرا ممکن است در آینده به کمک این افراد احتیاج داشته باشید.

رایس می‌گوید: “کارفرمایان شما ممکن است مرجعی دیگر را در اختیار شما قرار دهند یا اگر در همان زمینه به کاری خود ادامه خواهید داد، آینده جدیدی را برای شما رقم بزنند. همیشه خوب است که با همکاران قدیمی خود در ارتباط باشید.”

نمونه نامه استعفا

در اینجا یک الگوی نامه استعفا وجود دارد که می‌توانید با مشخصات شخصی خود پر کنید. به یاد داشته باشید، لازم نیست دلیل استعفا را در نامه خود وارد کنید:

[تاریخ فعلی]

[نام مدیر] محترم،

لطفا این نامه را به‌عنوان کناره‌گیری رسمی بنده از نقش ….. بپذیرید. آخرین روز همکاری اینجانب با [شرکت] [تاریخ پایان] خواهد بود.

برای سهولت انتقال وظایف پس از عزیمت، خوشحال خواهم شد که در طول هفته‌های آخر کارم در انجام هرگونه کار آموزشی به شما کمک می‌کنم. همچنین قصد دارم دستورالعمل‌های دقیق و سوابق به روز خود را در اختیار فرد جایگزین بگذارم.

در نهایت می‌خواهم از این فرصت استفاده کنم و از شما برای دانش و تجربه‌ای که با کار در این تیم به دست آوردم تشکر کنم. من از زمانی که با تیم شما سپری کردم و روابط حرفه‌ای که ایجاد شد، بسیار سپاسگزارم. امیدوارم که این همکاری برای شما نیز لذت‌بخش بوده باشد.

با ارادت،

[امضا و نام چاپی شما]

نمونه دوم

 [نام ناظر شما]،

لطفا این نامه را به‌عنوان سندی بر کناره‌گیری رسمی من از [عنوان شغلی خود] با [نام شرکت] بپذیرید. آخرین روز کاری من [آخرین روز کار شما] خواهد بود، در واقع دو هفته دیگر از امروز. من از همه حمایت‌های شما در مدت حضورم در اینجا سپاسگزارم و از تمام تجربیات ارزشمندی که به دست آوردم بسیار قدردانی می‌کنم. بنده در این مدت، همکاری صادقانه و موفقی با شما و تیم داشته‌ام. لطفا به من اطلاع دهید که چگونه می‌توانم در طول انتقال این وظایف به سازمان کمک کنم و آن را تا حد ممکن آسان نمایم.

با بهترین آرزوها

[اسم و امضای شما]

اعلام دلیل استعفای خود

اگر تصمیم دارید دلیل خود را برای ترک، چه در نامه خود و چه در حین مکالمه با کارفرمای خود ارائه دهید، صریح و مثبت باشید. بر آنچه در این تغییر به دست می‌آورید، تمرکز کنید. نه بر شرایطی که باعث این ترک کار شده است. همیشه حرفه‌ای و رسمی باشید.

رایس می‌گوید: “به یاد داشته باشید که مردم هر روز شغل خود را ترک می‌کنند و مدیر شما به روند کار عادت خواهد کرد. اگر هنگام استعفا از شغل خود مودب و متفکر باشید، روند کار را برای همه آسان می‌کنید و خود را در مسیر درست موفقیت آینده قرار می‌دهید.”

در یک نگاه کلی

• لحن خود را مثبت نگه دارید.

صرف‌نظر از دلایلی که شما را به استعفا سوق داده است، لحن این نامه باید مثبت باشد. هدف شما این است که در شرایط خوبی جدا شوید و شبکه حرفه‌ای خود را حفظ کنید. مهم‌تر از همه، از نامه استعفا برای تخلیه ناامیدی خود استفاده نکنید.

• نامه خود را شخصا تحویل دهید.

در صورت امکان، بهتر است بخواهید نامه استعفا را شخصا به مدیر خود تحویل دهید. اگر با یک نسخه چاپی استعفا دادید، حتما تاریخ نوشته شدن نامه را در بالای صفحه وارد کنید. همچنین می‌توانید بلافاصله پس از ملاقات با مدیر خود ایمیل ارسال کنید. از یک عنوان واضح و مستقیم استفاده کنید، مانند: متن استعفای [نام شما].

• فرصت‌های شبکه‌سازی برای ارتباط را در نظر بگیرید.

زبانی را وارد کنید که مدیر شما را ترغیب می‌کند بعد از ترک شرکت، از رابطه حرفه‌ای با شما استفاده کند. به‌عنوان مثال، “من از فرصتی که برای ادامه یادگیری از شما و به اشتراک گذاشتن بینش‌های صنعتی که به دست آوردم و ممکن است مفید باشد، بسیار ممنونم. در آینده، لطفا در صورت تمایل با من در [آدرس ایمیل شخصی خود] تماس بگیرید. “

• برای عزیمت فوری برنامه‌ریزی کنید.

در شرایط خاص، کارفرمای شما ممکن است در روز استعفا از شما بخواهد که آنجا را ترک کنید. اگر قصد شغل جدیدی را دارید که چند هفته شروع نشود، این ممکن است بدان معنی باشد که برای آن دوره حقوق دریافت نخواهید کرد. اگر این وضعیت می‌تواند در مورد شما صدق کند، توجه داشته باشید که وقتی دیگران استعفا می‌دهند چه اتفاقی می‌افتد و در هنگام تعیین تاریخ شروع کار خود در یک برنامه جدید طبق آن برنامه‌ریزی ‌کنید.

• دستورالعمل‌های مدیر/سازمان خود را دنبال کنید.

بعد از استعفای رسمی، مدیر شما ممکن است از شما بخواهد که یک برنامه انتقال تهیه کنید. پروژه‌های خاصی را به پایان برسانید یا یادداشت خداحافظی را برای همکاران خود بنویسید.

نتیجه سخن

اگر تصمیم به ترک شغل خود گرفته‌اید و می‌خواهید کارفرمای خود را به روشی حرفه‌ای مطلع کنید، نوشتن یک نامه رسمی استعفا، بهترین گزینه است. شما قبل از شروع به نوشتن این سند باید در یک جلسه دلایل خود را توضیح دهید و سپس برای تاکید بر تصمیم خود، نوشتن نامه را آغاز نمایید. نامه شما باید لحنی دوستانه و به دور از هرگونه بغض یا ناراحتی نوشته شده باشد تا جایگاه خوبی برای شخصیت شما در ذهن دیگران، ایجاد نماید.