مدیریت پروژه
راهنمای پیش‌بینی پروژه
برای همه ما حداقل یک بار اتفاق افتاده است که یک کار «سریع»، یک روز کامل وقتمان را بگیرد. توانایی انسان‌ها در پیش‌بینی زمان انجام یک پروژه یا کار بسیار ضعیف است. اما به عنوان مدیر پروژه، وظیفه شما این است که زمان و هزینه یک پروژه را به درستی پیش‌بینی کنید تا تیم شما بداند برای چه هدفی کار می‌کند و شما بدانید چه زمانی از مسیر خارج می‌شوید.
ریشه بیشتر مشکلات مدیریت پروژه را می‌توان در برآورد ضعیف زمان پیدا کرد. پیش‌بینی پروژه مهارتی است که به مرور می‌آموزید و به شدت تحت تأثیر تجربه قرار می‌گیرد.
هرچه بیشتر این کار را انجام دهید، برای برآورد نسخه‌های آینده آن از تجهیزات بهتری برخوردار خواهید بود. اما اگر تجربه لازم را نداشته باشید یا اگر پروژه جدیدی را شروع کرده‌اید، چه می‌کنید؟
خوشبختانه ابزارها، ترفندها و تکنیک‌های خاصی وجود دارد که می‌توانند برای پیش‌بینی زمان انجام یک پروژه به شما کمک کنند.
چرا پیش‌بینی پروژه دشوار است؟
انسان‌ها مستعد ابتلا به سوگیری و خطاهای شناختی هستند، از جمله در مورد برنامه‌ریزی برای آینده. بدترین آن، حداقل در هنگام پیش‌بینی پروژه، مغالطه برنامه‌ریزی (Planning Fallacy) است.
مغالطه برنامه‌ریزی به معنی تعصب ما نسبت به خوش‌بینی بیش از حد در هنگام پیش‌بینی زمان انجام یک کار است. به عبارت دیگر، ما تصور می کنیم تقریباً همه چیز کمتر از زمان واقعی، زمان می‌برد.
به گفته دانیل کانمن و آموس توورسکی، مغالطه برنامه‌ریزی وقتی اتفاق می‌افتد که ما شواهد تاریخی مربوط به وظایف را نادیده بگیریم و در عوض بهترین سناریو را برای کارهای آینده فرض کنیم؛ هر چقدر هم این سناریو بعید باشد.
تصور کنید شما در جستجوی یک تامین‌کننده ابزار جدید برای شرکت خود هستید. به نظر می‌رسد این کار ساده است و شما قبلاً بارها آن را انجام داده‌اید. اگر همه تأمین‌کنندگان بالقوه اطلاعات لازم را در وب‌سایت خود داشته باشند، ارزیابی هر یک از آن‌ها بیش از دو دقیقه طول نمی‌کشد. جهت محکم‌کاری این میزان را دو برابر کنید و به راحتی می‌توانید قبل از ناهار کار را تمام کنید.
این در حالی است که در واقع نیمی از تأمین‌کنندگان، اطلاعات لازم را در سایت خود ندارند. تصور شما از مرور وب‌سایت‌ها به یک روز پر کردن فرم‌ها و جستجوی اطلاعات تماس تبدیل می‌شود.
وقتی سرانجام موفق به یافتن شماره تلفن تأمین‌کنندگان شدید، زمان زیادی طول می‌کشد تا بفهمید شخصی که باید با او صحبت کنید تا هفته آینده در دفتر حضور نخواهد داشت. کار چهار ساعته شما یک هفته طول می‌کشد. اما باز هم دفعه بعد که از شما خواسته شد تأمین‌کننده جدیدی را پیدا کنید، پیش‌بینی خواهید کرد که این یک کار ساده است و شما می‌توانید آن را تا زمان ناهار انجام دهید.
مغالطه برنامه‌ریزی فقط بر جدول زمانی پروژه تأثیر نمی‌گذارد. این امر همچنین می‌تواند منجر به افزایش بیش از حد بودجه‌ها و منابع یا کمبود عملکرد و مزایای وعده داده‌شده گردد.
عناصر اساسی فرآیند پیش‌بینی پروژه
برای درک اینکه چگونه ذهن خود را از مغالطه برنامه‌ریزی رها کنید و به درستی پروژه خود را پیش‌بینی نمایید، باید فرایند را به چند قسمت اصلی تقسیم کنید. در اینجا نحوه توصیف مدیر پروژه باتجربه، ورنر مایر آمده است.
- اول، هدف پیش‌بینی وجود دارد. این همان چیزی است که شما می‌خواهید پیش‌بینی کنید. بنابراین، در مورد مدیران پروژه، این یک وظیفه، یک نقطه عطف یا یک پروژه خواهد بود.
- بعد، ویژگی‌های هر یک از این موارد می‌آید. این شامل چگونگی به پایان رساندن کار / مرحله / پروژه است و می‌تواند شامل مدت زمان، بودجه، منابع و غیره باشد.
برای هر یک از این ویژگی‌ها، مقدار ناشناخته‌ای وجود دارد؛ به عبارت دیگر چیزی که می‌خواهید پیش‌بینی کنید. این می‌تواند مدت زمان انجام یک کار یا هزینه رسیدن به یک نقطه عطف باشد.
- سرانجام، آنچه را که رویداد پیش‌بینی نامیده می‌شود داریم. این لحظه‌ای است که ما همه این موارد، ویژگی‌ها و مقادیر ناشناخته را گرفته و به برآورد مدت زمان اتمام یک پروژه یا هزینه آن می‌رسیم.
برای اینکه از پس رویداد پیش‌بینی برآیید، ما به تعدادی از تأثیرات مختلف داخلی و خارجی نگاه می‌کنیم که تعیین می‌کنند مقدار ناشناخته باید چقدر باشد. به طور خاص، این تأثیرات عبارتند از:
- داخلی: تعصبات شخصی، تجربه، علاقه شخصی و …
- خارجی: ریسک‌ها، منابع، تیم و …
اگر بخواهیم به طور مثال این مدل پیش‌بینی را در پروژه طراحی مجدد وب‌سایت به کار ببریم، مراحل اینگونه خواهند بود:
- هدف پیش‌بینی: طراحی مجدد وب‌سایت
- ویژگی‌ها: مدت زمان، فناوری، اندازه تیم
- مقدار ناشناخته: ساعت‌های مورد نیاز برای طراحی مجدد، هزینه فناوری مورد استفاده در آن، تعداد اعضای تیم مورد نیاز برای کار در هر مرحله
- رویداد پیش‌بینی: زمان و هزینه طراحی مجدد وب‌سایت، با در نظر گرفتن:
تأثیرات داخلی: تعصب خوش‌بینی (همه چیز بدون هیچ مشکلی پیش خواهد رفت)، تجربه (زمان صرف شده و هزینه برای طراحی مجدد قبلی)
تأثیرات خارجی: تعهدات زمانی یا تیمی موجود، عوارض ناشی از انتخاب و نصب فناوری‌های جدید
اگرچه این مدل به شما نمی‌گوید برآورد دقیقاً چیست، اما به شما چارچوبی می‌دهد تا در مورد موضوعات خاص و تعصباتی که ممکن است به اشتباه روی شما تأثیر بگذارد، فکر کنید.
برای برآورد دقیق‌تر پروژه، این ۵ سوال را بپرسید
هرچه اطلاعات شما دقیق و عینی باشد، شانس بیشتری برای پیش‌بینی دقیق دارید. هنگامی که به رویداد پیش‌بینی می‌رسید، این سوالات را بپرسید تا بیشتر خود را تحت فشار قرار دهید و قربانی تأثیرات درونی نشوید که می‌خواهند دید شما را منحرف کنند.
۱- تخصص و مسئولیت‌های تیم شما چیست؟
وقتی شروع به فکر کردن در مورد برآورد و جدول زمانی دقیق برای پروژه بعدی خود می‌کنید، آسان است که صفحه گسترده را آماده کرده و روی فرمول‌ها و ارقام تمرکز کنید. با این حال، واقعیت به طور دقیق در صفحه گسترده نمی‌گنجد.
برنامه‌ریزی و برآورد پروژه باید همیشه با افراد شروع شود، نه با تعداد.
این بدان معنی است که شما نمی‌توانید هنگامی که پروژه خود را برنامه‌ریزی می کنید پنهان شوید. شما باید تیم خود را بشناسید، در کنار آن‌ها کار کنید و بفهمید که در کار روزمره آن‌ها چه چیزی دخیل است.
هرچه اطلاعات بیشتری در مورد افراد تیم خود، کارهای آن‌ها و روندشان داشته باشید، می‌توانید کارهای آینده آن‌ها را با دقت بیشتری پیش‌بینی کنید.
اگر موردی وجود دارد که از آن اطمینان ندارید، در مورد آن از تیم خود سوال کنید. شما نیازی نیست که به عنوان مدیر پروژه از همه چیز مطلع باشید؛ در واقع، آمادگی برای پرسیدن سوال و یادگیری درباره افراد دیگر در تیم، کمک شایانی در ارائه برآورد دقیق می‌کند.
