سیستم اطلاعاتی چیست و چه اجزایی دارد؟

سیستم اطلاعاتی (Information System)، مجموعه‌ای یکپارچه از اجزای جمع‌آوری، ذخیره و پردازش داده‌ها و ارائه اطلاعات، دانش و محصولات دیجیتالی است. شرکت‌های اقتصادی و سازمان‌های دیگر برای انجام و مدیریت فعالیت‌های خود، تعامل با مشتریان و تامین‌کنندگان و رقابت در بازار از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنند. از سیستم‌های اطلاعاتی برای راه‌اندازی زنجیره‌های تأمین بین سازمانی و بازارهای الکترونیکی نیز استفاده می‌شود.

به عنوان مثال

شرکت‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی برای پردازش حساب‌های مالی، مدیریت منابع انسانی و دستیابی به مشتریان بالقوه با تبلیغات آنلاین استفاده می‌کنند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ، مانند eBay، Amazon، Alibaba و Google، کاملا حول محور سیستم‌های اطلاعاتی ساخته شده‌اند.

دولت‌ها سیستم‌های اطلاعاتی را برای ارائه خدمات به طور مقرون به صرفه به شهروندان مستقر می‌سازند. کالاهای دیجیتال (مانند کتاب‌های الکترونیکی، محصولات ویدئویی و نرم افزار) و خدمات آنلاین، مانند بازی‌ها و شبکه‌های اجتماعی، همگی با سیستم‌های اطلاعاتی به مشتری تحویل داده می‌شوند. افراد برای انجام بسیاری از مسائل زندگی شخصی خود، به سیستم‌های اطلاعاتی که عموما مبتنی بر اینترنت هستند، اعتماد می‌کنند.

تاریخچه‌ای مختصر از سیستم‌های اطلاعاتی

همزمان با اختراع فناوری‌های مهم جدید برای ثبت و پردازش اطلاعات در طی دهه‌های اخیر، قابلیت‌های جدیدی پدیدار شد و افراد توانمندتر شدند. اختراع چاپخانه توسط یوهانس گوتنبرگ در اواسط قرن پانزدهم و اختراع ماشین حساب مکانیکی توسط بلیز پاسکال در قرن هفدهم تنها دو نمونه از آن‌هاست. این اختراعات منجر به انقلابی عظیم در توانایی ثبت، پردازش، انتشار و دستیابی به اطلاعات و دانش شدند. این امر به نوبه خود تغییرات حتی عمیق‌تری در زندگی فردی، سازمان‌ها و حاکمیت انسانی رقم زد.

اولین سیستم اطلاعات مکانیکی در مقیاس بزرگ، جدول سرشماری هرمان هولریت بود. ماشین هولریت که به موقع برای پردازش سرشماری ایالات متحده در سال ۱۸۹۰ اختراع شد، گام بزرگی در اتوماسیون و همچنین الهام‌بخش توسعه سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای بود.

از اواخر دهه ۱۹۷۰، رایانه‌های شخصی برخی از مزایای سیستم‌های اطلاعاتی را برای کسب و کارهای کوچک و افراد به ارمغان آوردند. در اوایل همان دهه اینترنت گسترش خود را به عنوان شبکه جهانی آغاز کرد. در سال ۱۹۹۱، شبکه جهانی وب که توسط تیم برنرز لی به عنوان ابزاری برای دسترسی به اطلاعات بهم‌پیوسته ذخیره شده در رایانه‌های متصل به اینترنت، اختراع شد، شروع به کار کرد و به سرویس اصلی ارائه‌شده در شبکه تبدیل شد.

سیستم‌های اطلاعاتی و تأثیرات آن‌ها بر جهان

نفوذ جهانی اینترنت و وب دسترسی به اطلاعات و منابع دیگر را امکان پذیر کرده و شکل‌گیری روابط بین مردم و سازمان‌ها را در مقیاسی بی‌سابقه تسهیل نموده است. پیشرفت تجارت الکترونیک از طریق اینترنت منجر به رشد چشمگیر ارتباطات بین فردی دیجیتال (از طریق ایمیل و شبکه‌های اجتماعی)، توزیع محصولات (نرم‌افزار، موسیقی، کتاب الکترونیکی و فیلم) و معاملات کسب و کار (خرید، فروش و تبلیغات در وب) شد.

از آنجا که سیستم‌های اطلاعاتی فعالیت‌های متنوع انسانی را امکان‌پذیر ساختند، نفوذ عمیقی بر جامعه پیدا کردند. این سیستم‌ها سرعت فعالیت‌های روزمره را بالا برده، افراد را قادر به ایجاد و حفظ روابط جدید کردند، بر ساختار و ترکیب سازمان‌ها و همچنین ماهیت کلی کارها تأثیر گذاشتند و نوع محصولات خریداری‌شده را تغییر دادند.

اجزای سیستم‌های اطلاعاتی

اجزای اصلی سیستم‌های اطلاعاتی عبارتند از: سخت‌افزار و نرم‌افزار رایانه، ارتباطات از راه دور، پایگاه داده و انبار داده، منابع انسانی و متد‌ها.

سخت‌افزار، نرم‌افزار و ارتباطات از راه دور فناوری اطلاعات یا IT را تشکیل می‌دهند که اکنون در عملیات و مدیریت سازمان‌ها ریشه دوانده‌اند.

۱- سخت‌افزار کامپیوتر

امروزه در سراسر جهان حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها و همچنین بسیاری از خانواده‌ها، رایانه دارند. سازمان‌های بزرگ معمولا از سیستم‌های رایانه‌ای مانند سرورهای قدرتمند پردازش موازیِ مستقر در مراکز داده گرفته تا رایانه‌های شخصی و دستگاه‌های تلفن همراه، در سیستم‌های اطلاعات خود استفاده می‌کنند.

این حسگرها به طور گسترده‌تری در سراسر محیط فیزیکی و بیولوژیکی توزیع می‌شوند تا داده‌ها را جمع آوری کنند و در بسیاری از موارد، کنترل را از طریق دستگاه‌های معروف به «محرک» به دست گیرند. این دستگا‌ه‌ها همراه با تجهیزات جانبی، مانند دیسک‌های ذخیره‌سازی مغناطیسی، دستگاه‌های ورودی – خروجی و تجهیزات ارتباط از راه دور، سخت‌افزار سیستم‌های اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند.

۲- نرم‌افزار کامپیوتر

نرم‌افزار کامپیوتر در دو دسته گسترده قرار می‌گیرد:

• نرم‌افزار اصلی سیستم: همان سیستم عامل است که داده‌ها، فایل‌های برنامه و سایر منابع سیستم را مدیریت می‌کند و به طور کلی از طریق رابط کاربری گرافیکی (GUI) امکان کنترل کامپیوتر را برای کاربر فراهم می‌آورد.
• نرم‌افزار کاربردی: برنامه‌هایی هستند که برای انجام وظایف خاص برای کاربران طراحی شده‌اند. برای مثال برنامه‌های تلفن‌های هوشمند، راهی معمول برای دسترسی افراد به سیستم‌های اطلاعاتی شدند.

۳- ارتباط از راه دور

اتصالات از طریق فناوری‌های سیمی یا بی‌سیم برقرار می‌شوند.

• فناوری‌های سیمی: شامل کابل کواکسیال و فیبر نوری هستند.
• فناوری‌های بی‌سیم: عمدتا مبتنی بر انتقال مایکروویو و امواج رادیویی، از رایانه‌های همراه پشتیبانی می‌کنند. به عنوان مثال، سنسورهایی مانند دستگاه‌های شناسایی فرکانس رادیویی (RFID) می‌توانند به محصولاتی که در زنجیره تأمین در حال حرکت هستند، متصل شوند تا ردیابی محل آن‌ها و نظارت بر وضعیتشان امکان‌پذیر گردد.

بسته به نیازهای سازمان، انواع مختلف شبکه رایانه‌ای امکان‌پذیر هستند.

• شبکه‌های محلی (LAN): در محلی خاص مانند ساختمان اداری یا دانشگاهی به رایانه‌ها می‌پیوندند.
• شبکه‌های کلانشهرها (MAN): یک منطقه پرجمعیت محدود را پوشش می‌دهند و زیرساخت الکترونیکی “شهرهای هوشمند” هستند.
• شبکه‌های گسترده (WAN): مراکز داده‌ای را که به طور گسترده توسط سازمان‌های مختلف اداره می‌شوند، به هم متصل می‌کنند. شبکه‌های نظیر به نظیر (Peer-to-Peer)، بدون کنترل متمرکز، امکان اشتراک گسترده مطالب را فراهم می‌سازند. به طور مثال، اینترنت شبکه‌ایست که میلیاردها کامپیوتر واقع در هر قاره را به هم متصل می‌کند.

زیرساخت‌های گسترده شبکه، از رشد روزافزون به سمت فضای ابری خبر می‌دهند.

۴- پایگاه‌ها و انبارهای داده

بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی در درجه اول وسایل حمل و نقل برای داده‌های ذخیره شده در پایگاه‌های داده هستند. پایگاه داده مجموعه‌ای از داده‌های به هم پیوسته است که به منظور انطباق با ضوابط مختلف، می‌توان رکوردهای جداگانه یا گروهی از سوابق را از آن بازیابی کرد.

نمونه‌های معمول پایگاه داده شامل سوابق کارمندان و کاتالوگ محصولات است. پایگاه‌های داده از عملکردهای مدیریتی شرکت پشتیبانی می‌کنند. انبارهای داده حاوی داده‌های بایگانی هستند که به مرور زمان جمع‌آوری می‌شوند و می‌توانند برای کسب اطلاعات به منظور توسعه و بازاریابی محصولات جدید، ارائه خدمات بهتر به مشتریان فعلی یا ارتباط با مشتریان بالقوه جدید استخراج شوند.

جمع‌آوری و پردازش گسترده داده‌های کمی، یا ساختاری و همچنین داده‌های متنی که اغلب در وب جمع‌آوری می‌شوند، به برنامه‌ای گسترده معروف به “کلان داده” (Big Data) تبدیل شده است. بسیاری از مزایا می‌توانند ناشی از تصمیمات مبتنی بر واقعیت‌های منعکس شده توسط کلان داده‌ها باشند.

نتیجه سخن

سیستم‌های اطلاعاتی بر کیفیت زندگی شخصی و کاری تأثیر گذاشته‌اند. در محل کار، می‌توان سیستم‌های اطلاعاتی را برای از بین بردن کارهای خسته کننده و استقلال بیشتر کارمندان به کار گرفت یا از آن‌ها برای حذف کارهایی که به تفکر نیاز ندارند و فراهم کردن فضایی سالم با مدیریت صحیح برای نیروی کار، استفاده کرد.