سیستم اطلاعاتی چیست و چه اجزایی دارد؟

سیستم اطلاعاتی (Information System)، مجموعه‌ای یکپارچه از اجزای جمع‌آوری، ذخیره و پردازش داده‌ها و ارائه اطلاعات، دانش و محصولات دیجیتالی است. شرکت‌های اقتصادی و سازمان‌های دیگر برای انجام و مدیریت فعالیت‌های خود، تعامل با مشتریان و تامین‌کنندگان و رقابت در بازار از سیستم‌های اطلاعاتی استفاده می‌کنند. از سیستم‌های اطلاعاتی برای راه‌اندازی زنجیره‌های تأمین بین سازمانی و بازارهای الکترونیکی نیز استفاده می‌شود.

به عنوان مثال

شرکت‌ها از سیستم‌های اطلاعاتی برای پردازش حساب‌های مالی، مدیریت منابع انسانی و دستیابی به مشتریان بالقوه با تبلیغات آنلاین استفاده می‌کنند. بسیاری از شرکت‌های بزرگ، مانند eBay، Amazon، Alibaba و Google، کاملا حول محور سیستم‌های اطلاعاتی ساخته شده‌اند.

دولت‌ها سیستم‌های اطلاعاتی را برای ارائه خدمات به طور مقرون به صرفه به شهروندان مستقر می‌سازند. کالاهای دیجیتال (مانند کتاب‌های الکترونیکی، محصولات ویدئویی و نرم افزار) و خدمات آنلاین، مانند بازی‌ها و شبکه‌های اجتماعی، همگی با سیستم‌های اطلاعاتی به مشتری تحویل داده می‌شوند. افراد برای انجام بسیاری از مسائل زندگی شخصی خود، به سیستم‌های اطلاعاتی که عموما مبتنی بر اینترنت هستند، اعتماد می‌کنند.

تاریخچه‌ای مختصر از سیستم‌های اطلاعاتی

همزمان با اختراع فناوری‌های مهم جدید برای ثبت و پردازش اطلاعات در طی دهه‌های اخیر، قابلیت‌های جدیدی پدیدار شد و افراد توانمندتر شدند. اختراع چاپخانه توسط یوهانس گوتنبرگ در اواسط قرن پانزدهم و اختراع ماشین حساب مکانیکی توسط بلیز پاسکال در قرن هفدهم تنها دو نمونه از آن‌هاست. این اختراعات منجر به انقلابی عظیم در توانایی ثبت، پردازش، انتشار و دستیابی به اطلاعات و دانش شدند. این امر به نوبه خود تغییرات حتی عمیق‌تری در زندگی فردی، سازمان‌ها و حاکمیت انسانی رقم زد.

اولین سیستم اطلاعات مکانیکی در مقیاس بزرگ، جدول سرشماری هرمان هولریت بود. ماشین هولریت که به موقع برای پردازش سرشماری ایالات متحده در سال ۱۸۹۰ اختراع شد، گام بزرگی در اتوماسیون و همچنین الهام‌بخش توسعه سیستم‌های اطلاعات رایانه‌ای بود.

از اواخر دهه ۱۹۷۰، رایانه‌های شخصی برخی از مزایای سیستم‌های اطلاعاتی را برای کسب و کارهای کوچک و افراد به ارمغان آوردند. در اوایل همان دهه اینترنت گسترش خود را به عنوان شبکه جهانی آغاز کرد. در سال ۱۹۹۱، شبکه جهانی وب که توسط تیم برنرز لی به عنوان ابزاری برای دسترسی به اطلاعات بهم‌پیوسته ذخیره شده در رایانه‌های متصل به اینترنت، اختراع شد، شروع به کار کرد و به سرویس اصلی ارائه‌شده در شبکه تبدیل شد.

سیستم‌های اطلاعاتی و تأثیرات آن‌ها بر جهان

نفوذ جهانی اینترنت و وب دسترسی به اطلاعات و منابع دیگر را امکان پذیر کرده و شکل‌گیری روابط بین مردم و سازمان‌ها را در مقیاسی بی‌سابقه تسهیل نموده است. پیشرفت تجارت الکترونیک از طریق اینترنت منجر به رشد چشمگیر ارتباطات بین فردی دیجیتال (از طریق ایمیل و شبکه‌های اجتماعی)، توزیع محصولات (نرم‌افزار، موسیقی، کتاب الکترونیکی و فیلم) و معاملات کسب و کار (خرید، فروش و تبلیغات در وب) شد.

از آنجا که سیستم‌های اطلاعاتی فعالیت‌های متنوع انسانی را امکان‌پذیر ساختند، نفوذ عمیقی بر جامعه پیدا کردند. این سیستم‌ها سرعت فعالیت‌های روزمره را بالا برده، افراد را قادر به ایجاد و حفظ روابط جدید کردند، بر ساختار و ترکیب سازمان‌ها و همچنین ماهیت کلی کارها تأثیر گذاشتند و نوع محصولات خریداری‌شده را تغییر دادند.

اجزای سیستم‌های اطلاعاتی

اجزای اصلی سیستم‌های اطلاعاتی عبارتند از: سخت‌افزار و نرم‌افزار رایانه، ارتباطات از راه دور، پایگاه داده و انبار داده، منابع انسانی و متد‌ها.

سخت‌افزار، نرم‌افزار و ارتباطات از راه دور فناوری اطلاعات یا IT را تشکیل می‌دهند که اکنون در عملیات و مدیریت سازمان‌ها ریشه دوانده‌اند.

۱- سخت‌افزار کامپیوتر

امروزه در سراسر جهان حتی کوچک‌ترین شرکت‌ها و همچنین بسیاری از خانواده‌ها، رایانه دارند. سازمان‌های بزرگ معمولا از سیستم‌های رایانه‌ای مانند سرورهای قدرتمند پردازش موازیِ مستقر در مراکز داده گرفته تا رایانه‌های شخصی و دستگاه‌های تلفن همراه، در سیستم‌های اطلاعات خود استفاده می‌کنند.

این حسگرها به طور گسترده‌تری در سراسر محیط فیزیکی و بیولوژیکی توزیع می‌شوند تا داده‌ها را جمع آوری کنند و در بسیاری از موارد، کنترل را از طریق دستگاه‌های معروف به «محرک» به دست گیرند. این دستگا‌ه‌ها همراه با تجهیزات جانبی، مانند دیسک‌های ذخیره‌سازی مغناطیسی، دستگاه‌های ورودی – خروجی و تجهیزات ارتباط از راه دور، سخت‌افزار سیستم‌های اطلاعاتی را تشکیل می‌دهند.

۲- نرم‌افزار کامپیوتر

نرم‌افزار کامپیوتر در دو دسته گسترده قرار می‌گیرد:

• نرم‌افزار اصلی سیستم: همان سیستم عامل است که داده‌ها، فایل‌های برنامه و سایر منابع سیستم را مدیریت می‌کند و به طور کلی از طریق رابط کاربری گرافیکی (GUI) امکان کنترل کامپیوتر را برای کاربر فراهم می‌آورد.
• نرم‌افزار کاربردی: برنامه‌هایی هستند که برای انجام وظایف خاص برای کاربران طراحی شده‌اند. برای مثال برنامه‌های تلفن‌های هوشمند، راهی معمول برای دسترسی افراد به سیستم‌های اطلاعاتی شدند.

۳- ارتباط از راه دور

اتصالات از طریق فناوری‌های سیمی یا بی‌سیم برقرار می‌شوند.

• فناوری‌های سیمی: شامل کابل کواکسیال و فیبر نوری هستند.
• فناوری‌های بی‌سیم: عمدتا مبتنی بر انتقال مایکروویو و امواج رادیویی، از رایانه‌های همراه پشتیبانی می‌کنند. به عنوان مثال، سنسورهایی مانند دستگاه‌های شناسایی فرکانس رادیویی (RFID) می‌توانند به محصولاتی که در زنجیره تأمین در حال حرکت هستند، متصل شوند تا ردیابی محل آن‌ها و نظارت بر وضعیتشان امکان‌پذیر گردد.

بسته به نیازهای سازمان، انواع مختلف شبکه رایانه‌ای امکان‌پذیر هستند.

• شبکه‌های محلی (LAN): در محلی خاص مانند ساختمان اداری یا دانشگاهی به رایانه‌ها می‌پیوندند.
• شبکه‌های کلانشهرها (MAN): یک منطقه پرجمعیت محدود را پوشش می‌دهند و زیرساخت الکترونیکی “شهرهای هوشمند” هستند.
• شبکه‌های گسترده (WAN): مراکز داده‌ای را که به طور گسترده توسط سازمان‌های مختلف اداره می‌شوند، به هم متصل می‌کنند. شبکه‌های نظیر به نظیر (Peer-to-Peer)، بدون کنترل متمرکز، امکان اشتراک گسترده مطالب را فراهم می‌سازند. به طور مثال، اینترنت شبکه‌ایست که میلیاردها کامپیوتر واقع در هر قاره را به هم متصل می‌کند.

زیرساخت‌های گسترده شبکه، از رشد روزافزون به سمت فضای ابری خبر می‌دهند.

۴- پایگاه‌ها و انبارهای داده

بسیاری از سیستم‌های اطلاعاتی در درجه اول وسایل حمل و نقل برای داده‌های ذخیره شده در پایگاه‌های داده هستند. پایگاه داده مجموعه‌ای از داده‌های به هم پیوسته است که به منظور انطباق با ضوابط مختلف، می‌توان رکوردهای جداگانه یا گروهی از سوابق را از آن بازیابی کرد.

نمونه‌های معمول پایگاه داده شامل سوابق کارمندان و کاتالوگ محصولات است. پایگاه‌های داده از عملکردهای مدیریتی شرکت پشتیبانی می‌کنند. انبارهای داده حاوی داده‌های بایگانی هستند که به مرور زمان جمع‌آوری می‌شوند و می‌توانند برای کسب اطلاعات به منظور توسعه و بازاریابی محصولات جدید، ارائه خدمات بهتر به مشتریان فعلی یا ارتباط با مشتریان بالقوه جدید استخراج شوند.

جمع‌آوری و پردازش گسترده داده‌های کمی، یا ساختاری و همچنین داده‌های متنی که اغلب در وب جمع‌آوری می‌شوند، به برنامه‌ای گسترده معروف به “کلان داده” (Big Data) تبدیل شده است. بسیاری از مزایا می‌توانند ناشی از تصمیمات مبتنی بر واقعیت‌های منعکس شده توسط کلان داده‌ها باشند.

۵- منابع انسانی و متد‌ها

افراد واجد شرایط، جزء حیاتی هر سیستم اطلاعاتی هستند. پرسنل فنی شامل مدیران توسعه و عملیات، تحلیل‌گران کسب و کار، تحلیل‌گران سیستم و طراحان، مدیران پایگاه داده، برنامه نویسان، متخصصان امنیت رایانه و اپراتورهای رایانه، تمامی تحت عنوان منابع انسانی یک سازمان شناخته شده هستند. روش‌های استفاده، بهره‌برداری و نگهداری از یک سیستم اطلاعاتی بخشی از مستندات کاری آن‌ها است.

انواع سیستم‌های اطلاعاتی

سیستم‌های اطلاعاتی از عملیات، دانش و مدیریت در سازمان‌ها پشتیبانی می‌کنند. سیستم‌های اطلاعات عملکردی که از یک عملکرد سازمانی خاص مانند بازاریابی یا تولید پشتیبانی می‌کنند، در بسیاری از موارد جای خود را به سیستم‌های چندتخصصه که برای پشتیبانی از فرآیندهای کسب و کار، مانند پردازش سفارش یا مدیریت کارکنان ساخته شده‌اند، داده‌اند.

چنین سیستم‌هایی می‌توانند در توسعه و تحویل محصولات شرکت موثرتر باشند و با توجه به نتایج کسب و کار از نزدیک ارزیابی شوند. دسته‌بندی‌های سیستم اطلاعاتی که در اینجا توضیح داده شده‌اند ممکن است با برنامه‌های کاربردی بسیار متنوعی اجرا شوند.

سیستم‌های پشتیبانی عملیاتی و سیستم‌های سازمانی

سیستم‌های پردازش معاملات از عملیاتی که محصولات از طریق آن‌ها طراحی، بازاریابی، تولید و تحویل داده می‌شوند، پشتیبانی می‌کنند. در سازمان‌های بزرگ‌تر، پردازش معاملات غالبا با سیستم‌های بزرگ یکپارچه‌ای موسوم به سیستم‌های سازمانی انجام می‌گردد.

در این حالت، سیستم‌های اطلاعاتی پشتیبان واحدهای مختلف عملکردی (از جمله فروش و بازاریابی، تولید، امور مالی و منابع انسانی) با سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP)، ادغام می‌شوند.

در این میان، نوع سوم سیستم سازمانی، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، از معامله با مشتریان شرکت در بازاریابی، فروش، خدمات و توسعه محصول جدید پشتیبانی می‌کند. سیستم مدیریت ارتباط با مشتری، به کسب و کار یک دیدگاه یکپارچه از هر مشتری و معاملات با او می‌دهد و یک رابطه سازگار و فعال را امکان‌پذیر می‌کند.

سیستم‌های پشتیبانی از کار دانش

بخش عمده‌ای از کار در یک جامعه اطلاعاتی، شامل دستکاری اطلاعات و دانش انتزاعی به جای پردازش مستقیم، تولید یا تحویل مواد ملموس می‌باشد. چنین کاری را “کار دانش” (Knowledge Work) می‌نامند. سه دسته کلی از سیستم‌های اطلاعاتی از کار دانش پشتیبانی می‌کنند:

• سیستم‌های پشتیبانی حرفه‌ای:

سیستم‌های پشتیبانی حرفه‌ای امکانات مورد نیاز برای انجام وظایف معین یک حرفه خاص را ارائه می‌دهند. به عنوان مثال، بانکداران معمولا از نرم‌افزارهای مالی برای محاسبه پاداش‌های مورد انتظار و ریسک‌های احتمالی استراتژی‌های مختلف سرمایه‌گذاری استفاده می‌کنند. در واقع، سیستم‌های پشتیبانی حرفه‌ای، اکنون برای بیشتر کسب و کارها موجود هستند.

• سیستم‌های همکاری:

اهداف اصلی سیستم‌های همکاری، تسهیل ارتباط و کار گروهی بین اعضای یک سازمان است. یک نوع سیستم همکاری، معروف به سیستم گردش کار، برای رساندن اسناد مربوطه به دست همه افراد مناسب به طور خودکار، استفاده می‌شود. توسعه، قیمت‌گذاری و تصویب بیمه نامه کسب و کار فرآیندی است که می‌تواند از چنین سیستمی بهره‌مند شود.

• سیستم‌های مدیریت دانش:

سیستم‌های مدیریت دانش، ابزاری برای جمع‌آوری و عمل بر اساس دانش جمع شده در یک سازمان را فراهم می‌کنند. این دانش ممکن است شامل متن‌ها و تصاویر موجود در امتیازنامه‌ها، روش‌های طراحی، هوش رقابتی و منابع مشابه با شرح و تفصیل باشد. قرار دادن اسناد و ارتباطات سازمان در یک فرم فهرست شده و متقابل، قابلیت جستجوی غنی را فراهم می‌کند. برنامه‌های کاربردی متعددی مانند Microsoft SharePoint برای تسهیل اجرای چنین سیستم‌هایی وجود دارند.

• سیستم‌های پشتیبانی مدیریت:

دسته وسیعی از سیستم‌های اطلاعاتی شامل سیستم‌هایی هستند که برای حمایت از مدیریت سازمان طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها به داده‌های به دست آمده توسط سیستم‌های پردازش معاملات و همچنین به داده‌ها و اطلاعاتی که در خارج از سازمان (به عنوان مثال در وب) بدست آمده و توسط شرکای کسب و کار، تأمین کنندگان و مشتریان ارائه می‌شوند، متکی هستند.

سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیری و هوش تجاری

همه سیستم‌های اطلاعاتی از تصمیم‌گیری پشتیبانی می‌کنند؛ البته این پشتیبانی به طور غیرمستقیم انجام می‌شود. اما سیستم‌های پشتیبانی از تصمیم‌گیری صریحا برای این منظور طراحی شده‌اند. از آنجا که این سیستم‌ها به طور فزاینده‌ای برای تجزیه و تحلیل مجموعه‌های عظیم داده در حال توسعه هستند، به عنوان برنامه‌های کاربردی هوش تجاری یا تجزیه و تحلیل کسب و کار شناخته می‌شوند. دو نوع اصلی سیستم‌های پشتیبانی تصمیم، مدل‌محور و داده‌محور هستند.

• مدل‌محور: یک مدل از پیش برنامه‌ریزی شده برای یک مجموعه داده نسبتا محدود، مانند یک پایگاه داده فروش برای سه ماهه فعلی، اعمال می‌شود.
• داده‌محور: هدف اصلی سیستم‌های هوش تجاری مبتنی بر داده، تجزیه و تحلیل مجموعه وسیعی از داده‌هاست که برای مدت زمان طولانی در انبارهای داده جمع شده‌اند. این فرآیند به عنوان داده کاوی نیز شناخته می‌شود.

سیستم‌های اطلاعاتی اجرایی

این سیستم، انواع اطلاعات مهم را به صورت خلاصه و راحت، معمولا از طریق داشبورد دیجیتال گرافیکی، در دسترس قرار می‌دهد. سیستم‌های اطلاعاتی اجرایی، اغلب بصورت شخصی و با تکیه بر چندین قالب رسانه‌ای، به کاربران این فرصت را می‌دهند تا بر جزئیات بیشتر تمرکز کنند.

تأثیرات سازمانی سیستم‌های اطلاعاتی

• قابلیت‌های اساسی سازمانی توسط سیستم‌های اطلاعاتی فعال شده یا ارتقا می‌یابد.
• این سیستم‌ها پشتیبانی از عملیات کسب و کار را فراهم می‌کنند.
• برای تصمیم‌گیری فردی و گروهی جهت نوآوری در تولید محصول جدید و توسعه فرآیند، مناسب هستند.
• برای ارتباط با مشتریان، تأمین کنندگان و شرکا، مورد استفاده قرار می‌گیرند.
• برای دستیابی به مزیت رقابتی بهره‌وری فراوانی دارند.
• می‌توانند هزینه‌های ارتباطی بین کارمندان و سازمان‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش داده و هماهنگی زنجیره‌های تأمین یا شبکه‌ها را از نظر هزینه به طور موثر افزایش دهند.

سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک زمینه مطالعه

مطالعه سیستم‌های اطلاعاتی یک رشته تحصیلی است که به طور کلی در دانشگاه‌های بازرگانی ارائه می‌شود. هدف اساسی این رشته توسعه و مطالعه نظریه‌ها، روش‌ها و سیستم‌های استفاده از فناوری اطلاعات برای مدیریت سازمان‌ها و حمایت از پیشنهادات آن‌ها به بازار  است. این رشته از یک رویکرد اجتماعی – فنی استفاده می‌کند و مطالعه فناوری اطلاعات را در زمینه مدیریت، سازمان‌ها و جامعه مورد نظر قرار می‌دهد. مطالعه دانشگاهی سیستم‌های اطلاعاتی از دهه ۱۹۶۰ آغاز شد. جامعه دانشمندی که به مطالعه در این رشته می‌پردازد، انجمن سیستم‌های اطلاعاتی (AIS) نام دارد.

نتیجه سخن

سیستم‌های اطلاعاتی بر کیفیت زندگی شخصی و کاری تأثیر گذاشته‌اند. در محل کار، می‌توان سیستم‌های اطلاعاتی را برای از بین بردن کارهای خسته کننده و استقلال بیشتر کارمندان به کار گرفت یا از آن‌ها برای حذف کارهایی که به تفکر نیاز ندارند و فراهم کردن فضایی سالم با مدیریت صحیح برای نیروی کار، استفاده کرد.