مدیریت فرایندهای کسب و کار
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستمی متشکل از برنامه‌های نرم‌افزاری یکپارچه است که فرآیندهای کسب و کار را در بخش‌های مالی، تهیه، توزیع و منابع انسانی، به سطح استاندارد رسانده و ادغام می‌کند. معمولا سیستم‌های ERP با استفاده از تعاریف داده‌های رایج که در یک پایگاه داده وجود دارد، بر روی یک پلت‌فرم نرم‌افزاری یکپارچه کار می‌کنند.
ERP در ابتدا برای شرکت‌های تولیدی طراحی شده بود اما از آن زمان به صنایع خدماتی، آموزش عالی، هتل‌ها، خدمات بهداشتی، خدمات مالی و دولت نیز راه یافته است. هر صنعت، ERP خاص خود را دارد. به عنوان مثال، ERP دولت به جای روش خرید سنتی، از مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) استفاده می‌کند و به جای استانداردهای حسابداری و گزارشگری مالی، قوانین حسابداری دولتی را دنبال می‌کند. بانک‌ها برای تطبیق چک‌ها، کارت‌های اعتباری، کارت‌های بدهی و … از فرایندهای تسویه حساب دفتری استفاده می‌کنند.
مزایای سیستم ERP
سیستم‌های ERP به چندین روش کارایی شرکت را بهبود می‌بخشند. با تلفیق اطلاعات مالی در یک سیستم واحد، سیستم‌های ERP گزارش‌های مالی سازمان را یکپارچه می‌سازند. آن‌ها همچنین سفارش‌ها را مدیریت می‌کنند و فرایند سفارش‌گیری، ساخت، انبارگردانی، حسابداری و توزیع را به فرایندی بسیار ساده و کم‌خطا تبدیل می‌کنند. اکثر ERPها همچنین شامل ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای ردیابی تعاملات مشتریان هستند و در نتیجه بینش عمیق‌تری درباره رفتار و نیازهای مشتری ارائه می‌دهند. آن‌ها همچنین می‌توانند فرآیندهای تولید و پشتیبانی خرید در واحدهای متفاوت سازمان را به سطح استاندارد رسانده و اتوماتیزه کنند. علاوه بر این، سیستم ERP می‌تواند یک پلت‌فرم برای بخش منابع انسانی جهت گزارش زمانی، پیگیری هزینه‌ها، آموزش، تطبیق مهارت‌ها و مواردی از این دست فراهم کند و توانایی سازمان را برای ثبت گزارش‌های لازم در بخش‌های مالی، منابع انسانی و زنجیره تأمین افزایش دهد.
سیستم ERP که عملکردی صحیح داشته باشد، شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا زمان لازم برای تکمیل هر فرآیند تجاری را کاهش دهند. این سیستم‌ها همچنین از طریق داده‌های مشترک سازمان‌یافته در زمینه تعاریف رایج داده و در نتیجه تصمیم‌گیری بهتر، تاثیرات مثبت بسیاری دارند. استانداردسازی و ساده‌سازی سیستم‌های ERP باعث می‌شود نتایج در قالب‌های ساده‌تری ارائه شوند، در نتیجه سرعت عملکرد و سازگاری شرکت به طور قابل توجهی افزایش پیدا می‌کند. پایگاه داده متمرکز سیستم‌های ERP اگرچه وسیع‌تر است اما تضمین امنیت آن نسبت به داده‌های پراکنده در صدها سیستم آسان‌تر است.
ویژگی‌های اصلی سیستم ERP
مقیاس، دامنه و عملکرد سیستم‌های ERP بسیار متفاوت است. با این حال، اکثر نرم‌افزارهای ERP از ویژگی‌های زیر برخوردار هستند:
ایجاد یکپارچگی در شرکت: با استفاده از سیستم ERP، فرآیندهای کسب و کار در بخش‌ها و واحدهای کسب و کار مختلف یکپارچه می‌شوند. به عنوان مثال، عملیات گرفتن یک سفارش جدید به طور خودکار در دسترس بودن یا نبودن محصول را مورد بررسی قرار می‌دهد و فرایند توزیع را بروز رسانی می‌کند. پس از ارسال سفارش، فاکتور نیز ارسال می‌شود.
انجام سریع عملیات: از آنجا که فرآیندهایی همچون مثال بالا بعد از چند ثانیه از زمان دریافت سفارش رخ می‌دهند، مشکلات به سرعت شناسایی شده و در نتیجه فروشنده برای اصلاح خطاها فرصت بیشتری دارد.
پایگاه داده مشترک: یک پایگاه داده مشترک امکان تعریف داده‌ها را برای شرکت به گونه‌ای که از بخش از یک تعریف واحد بهره‌مند شود، فراهم می‌کند. برخی از سیستم‌های ERP برای بهبود عملکرد، پایگاه داده را تقسیم‌بندی می‌کنند.
اجرای سیستم ERP
اجرای ERP توسط یک حامی مالی انجام می‌شود که در این زمینه از امور کسب و کار حمایت مالی می‌کند، پیشرفت آن را تحت نظارت دارد، مشکلات را برطرف کرده و مزایا را افزایش می‌دهد. مدیر ارشد فناوری اطلاعات با حامی مالی همکاری نزدیک دارد تا اطمینان حاصل کند که یکپارچگی سیستم‌های موجود، انتقال داده‌ها و ارتقا زیرساخت‌ها مورد توجه کافی قرار می‌گیرد. مدیر ارشد فناوری اطلاعات همچنین به حامی مالی در مورد چالش‌ها مشاوره می‌دهد و به او کمک می‌کند تا یک شرکت متخصص در زمینه اجرا و نصب ERP را انتخاب کند.
حامی اجرایی همچنین باید با مدیر تغییرات سازمانی نیز مشورت کند، زیرا اجرای ERP منجر به ایجاد فرآیندهای جدید کسب و کار، نقش‌ها، رابط های کاربری و مسئولیت‌های شغلی تازه می‌شود. مدیر تغییرات سازمانی می‌تواند به همه افراد در درک تاثیر ERP بر کارشان کمک کند.
مراحل اجرای ERP
۱-کسب تایید
حامی مالی بر ایجاد هرگونه اسناد و مدارک مورد نیاز برای گرفتن تأیید نظارت می‌کند. این سند که معمولاً پرونده کسب و کار نامیده می‌شود، شامل موارد زیر است:
- شرح مسئله
- شرح اهداف و وسعت برنامه
- فرضیات
- هزینه‌های اجرایی
- برنامه اجرا
- خطرات توسعه و عملیاتی
- منافع پیش‌بینی شده
پس از جمع‌آوری پرونده کسب و کار، حامی مالی آن را برای تأیید رسمی و اجرای ERP به گروه مناسبی از مدیران ارشد ارائه می‌دهد.
۲- برنامه‌ریزی:
جدول زمانی ایجاد شده برای پرونده کسب و کار در این مرحله به یک طرح کاری تبدیل می‌شود که باید شامل مراحل زیر باشد:
- اعضای تیم اصلی باید به طور کامل انتخاب شوند. سایر کارکنان مورد نیاز باید براساس نقش شناسایی شده و شرکای خارجی نیز دسته‌بندی شوند. شرکای معمولی عبارتند از: متخصصان اجرای ERP، مدیران تغییرات سازمانی و متخصصان فنی.
- قراردادهای اجرای نرم‌افزار، فناوری و خدمات جدید باید به طور کامل نهایی شوند.
- برای ارتقای زیرساخت‌ها برنامه‌ریزی کنید. سیستم‌های ERP داخلی اغلب به پردازنده‌های سریع‌تر، فضای ذخیره‌سازی اضافی و ارتباطات بهبودیافته نیاز دارند. برخی از سازمان‌ها می‌توانند با استفاده از ERP cloud، به روزرسانی زیرساخت‌ها را به حداقل برسانند؛ اما حتی این گونه ERPها نیز می‌توانند به ارتقای زیرساخت نیاز داشته باشند.
- یک برنامه کاری و جدول زمانی ایجاد کنید. وظایف، منابع و زمان مورد نیاز باید تا حد ممکن مشخص شوند.
۳- تنظیم نرم‌افزار:
این بزرگ‌ترین و دشوارترین مرحله است که شامل موارد زیر می‌شود:
- مشکلات را تجزیه و تحلیل کنید. درک مشکلات موجود در فرآیندهای کسب و کار فعلی و پشتیبانی از برنامه‌های کاربردی به تیم کمک می‌کند تا نحوه تغییر فرایندهای کسب و کار را متناسب با نرم‌افزار تعیین کنند.
- پارامترهایی در نرم‌افزار ERP لحاظ شده‌اند تا فرآیندهای جدید کسب و کار را نشان دهند؛ باید این پارامترها را تنظیم کنید.
- کدنویسی مورد نیاز را انجام دهید. در حالت ایده‌آل، هیچ تغییری برای نرم‌افزار ERP لازم نیست. با این حال، ممکن است برخی کدنویسی‌ها برای رابط‌های دیگر سیستم‌ها یا انتقال داده‌ها مورد نیاز باشد.
- تیم شما تعاریف داده‌ها را استانداردسازی کرده و پرونده‌های موجود را از نظر کامل بودن، کیفیت و تعداد داده‌ها بررسی می‌کند. سرانجام، داده‌های موجود پاک شده و به ERP جدید منتقل می‌شوند.
- برای اطمینان از ارائه عملکرد لازم و پاسخگویی مورد نیاز سیستم را تست کنید.
- زیرساخت‌ها را ارتقا دهید. هرگونه ارتقای مورد نیاز را تکمیل کنید.
۴- مستقرسازی سیستم
هنگامی که سیستم جدید در حال راه‌اندازی است ، فعالیت‌های متعددی باید انجام گیرد. این فعالیت‌ها عبارت‌اند از:
- آموزش دادن کارکنان: کلیه کارکنان برای درک کارکرد سیستم و دسترسی به آن باید آموزش ببینند.
- راه‌اندازی تیم پشتیبانی: برای پاسخگویی به سوالات و حل مشکلات پس از مستقر شدن ERP، به یک تیم پشتیبانی نیاز است.
- سیستم را تست کنید: سیستم جدید باید کاملاً آزمایش شود تا از ایمنی، پاسخگویی و عملکردی که در پرونده کسب و کار شرح داده شده برخوردار باشد.
- پروسه را نهایی کنید: هنگامی که حامی مالی اطمینان پیدا کرد ERP جدید آماده است، شرکت باید از سیستم قدیمی به سیستم جدید انتقال پیدا کند.
۵- تثبیت سیستم
پس از مستقرسازی ERP، بیشتر سازمان‌ها به دلیل عادت نداشتن کارکنان به نقش‌های جدید، ابزارها، فرایندهای کسب و کار و معیارها، دچار کاهش سود در کسب و کار می‌شوند. علاوه بر این، داده‌ها و زیرساخت‌هایی که به خوبی پاک نشده‌اند باعث ایجاد اختلال می‌شوند. همه این مشکلات فشار کاری بیشتری را بر تیم پشتیبانی متمرکز می‌سازند.
هزینه‌های جانبی ERP
چهار عاملی که معمولاً در طول برنامه‌ریزی پروژه دست کم گرفته می‌شوند عبارتند از:
تغییر روند کسب و کار: اکثر افراد به کار در محیط فعلی راضی هستند مگر اینکه تحلیلگر سیستم باشند یا در سازمانی متفاوت با سیستم‌های بهتر کار کنند. هنگامی که تیم‌ها نتایج بهبودیافته خود را مشاهده می‌کنند، احساس غرور پیدا کرده و به دنبال پیشرفت‌های بیشتر می‌گردند. کسب موفقیت، موجب رسیدن به موفقیت‌های بیشتر می‌شود که معمولاً زمان و بودجه بیشتری را نسبت به آنچه برنامه‌ریزی شده صرف می‌کند.
مدیریت تغییرات سازمانی: اگرچه بهبود فرآیند باعث کارآیی بیشتر شرکت‌ها می‌شود، اما تغییرات به طور کلی در تمام بخش‌های سازمان موجب بروز حس عدم اطمینان می‌گردد. برنامه مدیریت تغییرات سازمانی به کارکنان اطمینان خاطر می‌بخشد و به آن‌ها کمک می‌کند تغییرات را بپذیرند. با توجه به اینکه بسیاری از مدیران از اهمیت مدیریت تغییرات سازمانی بی‌اطلاع هستند، تاثیرات گسترده‌ی این برنامه معمولا دست کم گرفته می‌شوند.
انتقال داده‌ها: ویرایش بهتر و دقیق‌تر مورد نیاز برای یک سیستم ERP باعث افزایش زمان انتقال داده می‌شود. این زمان معمولا دست کم گرفته می‌شود، خصوصاً اگر همه منابع داده قابل شناسایی نباشند.
کد سفارشی: اگرچه شرکت‌ها سالهاست ERP را سفارشی کرده‌اند، اما این عمل چندان صحیح نیست. با توجه به تقاضای کاربران در خصوص ویژگی‌های اضافی، سفارشی‌سازی هزینه اجرایی را به میزان قابل توجهی افزایش می‌دهد. کد سفارشی معمولاً هر بار که فروشنده نسخه جدیدی صادر می‌کند، نیاز به تغییر دارد. بیشتر شرکت‌ها این هزینه‌ها را دست کم می‌گیرند. حتی شرکت‌هایی که هزینه اولیه را تخمین می‌زنند به ندرت هزینه مهاجرت به بازارهای جدید را در نظر می‌گیرند.
چرا برخی پروژه‌های ERP با شکست مواجه می‌شوند؟
مهمترین علت شکست پروژه‌های ERP، وجود یک حامی اجرایی بی‌تفاوت است که نمی‌تواند اعتماد کارکنان سازمان را جذب کند، علاقه‌ای به پروژه نداشته باشد یا مسئولیت‌های دیگری حواس او را پرت کند. از دیگر راه‌های عدم موفقیت می‌توان به اهداف نامشخص برنامه، مدیریت ضعیف پروژه، منابع ناکافی و پاکسازی ضعیف داده‌ها اشاره کرد.
دلایل دیگری نیز وجود دارد که وابسته به ERP هستند. این دلایل عبارت‌اند از:
- انتخاب ERP نامناسب
- مقاومت افراد در پذیرش سیستم ERP
به طور کلی می‌توان گفت ERP فعالیت شرکت شما را در هر بخش آسان‌تر می‌کند و راه‌حل‌های ERP نحوه مدیریت منابع کسب و کار را بهبود می‌بخشد اما مانند هر سیستم دیگری، عاری از نقص نیست.
