مدیریت افرادمدیریت پروژهمدیریت منابع انسانی
بزرگ‌ترین اشتباهات در همکاری تیمی چیست و چگونه می‌توان از آن‌ها جلوگیری کرد؟
امروزه کسب و کارها دیگر در یک شهر یا کشور بخصوص متمرکز نیستند. اکنون، عصر کار از راه دور است که مردم از مناطق مختلف جغرافیایی با یکدیگر همکاری می‌کنند.
وقتی شخص می‌تواند بدون دردسر با دیگران ارتباط برقرار کند، از هر دستگاهی به اسناد و اطلاعات دسترسی پیدا کرده و بازخورد خود را از هرجای دنیا به اشتراک بگذارد، دیگر نیازی به حضور فیزیکی در یک دفتر نداریم.
ابزارهای همکاری واقعاً یک نعمت بزرگ در قرن ۲۱ هستند. با این اوصاف، هنوز بسیاری از سازمان‌ها در این قسمت به مشکل بر می‌خورند. طبق گزارشات، فقط ۳۹٪ از تیم‌ها به موقع پروژه‌ها را انجام می‌دهند. حدود ۶۰٪ از کارمندان ایالات متحده ارتباط موثر را بزرگ‌ترین سد راه موفقیت خود می‌دانند.
در این مقاله، ما به طور مفصل درباره موضوعی بحث خواهیم کرد که برای مدت زیادی مورد غفلت قرار گرفته است؛ اشتباهات همکاری و نحوه اجتناب از آن‌ها. اما قبل از آن، بیایید اهمیت همکاری به صورت آنلاین و آفلاین را درک کنیم.
اهمیت همکاری
وقتی مردم دور هم جمع می‌شوند، با هم ایده‌پردازی و بحث می‌کنند و کار انجام می‌دهند، بهترین نتایج رقم می‌خورد. همکاری کارمندان نقش اساسی در موارد زیر دارد:
- ایجاد درک مشترک از اهداف کامل پروژه
- تعیین انتظارات درست در مورد اینکه چه کسی قرار است چه کاری انجام دهد
- القای حس تعلق در کارمندان
- تصمیم‌گیری مناسب برای بهتر شدن پروژه و سازمان
- ایجاد شفافیت و تشویق به مشارکت همه اعضای تیم
- به روز و هماهنگ نگه داشتن تیم
- پیش بردن کسب و کار
- کمک به ایجاد نیروی کار شادتر
با این حال، همیشه نمی‌توان همه را هم‌زمان در یک مکان و در یک زمان قرار داد. به همین دلیل، بسیاری از سازمان‌ها برای بحث، اشتراک و تصمیم‌گیری، از مناطق مختلف جهان به همکاری آنلاین اعتماد می‌کنند.
شرکت‌ها و کسب و کارها در تلاشند تا فضای مشترک را ایجاد کنند. آن‌ها از ابزارهای همکاری آنلاین استفاده می‌کنند تا کارمندان را قادر به برقراری ارتباط بی‌نقص و باز کردن درهای جدید برای گرد هم آمدن و همکاری کنند.
چه ابزاری امکان همکاری آنلاین را فراهم می‌کنند
خوشبختانه انواع مختلفی از ابزارهای همکاری وجود دارد که می‌تواند بسته به نیاز شما برای کسب و کار به خوبی مورد استفاده قرار گیرد. چه در اداره یا از خانه کار می‌کنید، در ادامه برخی از ابزارهای آنلاین وجود دارد که زمینه را برای همکاری جامع فراهم می‌کنند.
نرم‌افزار مدیریت پروژه: هنگام کار با چندین نفر در چندین پروژه، به یک نرم‌افزار مدیریت پروژه نیاز دارید که ویژگی‌های پیشرفته‌ای را ارائه دهد. ابزارهایی وجود دارد که به عنوان مکانی برای ارتباطات، نگهداری اسناد و پروژه‌های شما عمل می‌کنند. شما می‌توانید با این ابزارها وظایفی را تعیین کرده، مهلت زمانی اضافه کنید، اسناد را به اشتراک بگذارید، زمان پیگیری را گزارش دهید و همکاری بهتری داشته باشید.
ابزارهای اشتراک اسناد: برای ایجاد، ویرایش و به اشتراک گذاری چندین سند، داشتن یک ابزار به اشتراک‌گذاری اسناد موثر منطقی است. بهترین ویژگی چنین ابزاری این است که چند نفر می‌توانند یک سند را به طور هم‌زمان و بدون هیچ زحمتی به روز کنند.
ابزارهای ارتباطی: با داشتن یک تیم از راه دور، نمی‌توانید روزانه جلسه داشته باشید تا از پیشرفت پروژه مطلع شوید. با این حال، ابزارهای ارتباطی مانند Google Hangouts و Skype گزینه‌های بسیار خوبی برای تیم‌ها جهت ارسال پیام و برقراری تماس ویدیویی هستند تا به سرعت از به روزرسانی‌ها مطلع شوند و یا یک مکالمه سریع درباره نحوه شکل‌گیری یک پروژه داشته باشند.
ابزار ردیابی زمان: ابزار ردیابی زمان به شما و تیمتان امکان می‌دهد ساعت کاری را ردیابی کنید و تجزیه بصری زمان ردیابی شده را مشاهده نمایید. این ابزارها در چندین دستگاه کار می‌کنند. بنابراین، می‌توانید از طریق تلفن یا رایانه خود زمان را ردیابی کنید و از هر مرورگری به صورت آنلاین این کار را ادامه دهید.
اشتباهات مشترک در همکاری تیمی
اشتباهات زیادی در همکاری وجود دارد که افراد روزانه به صورت خواسته یا ناخواسته مرتکب می‌شوند. بیایید به اشتباهات رایج همکاری و راه‌حل‌های آن‌ها نگاهی بیندازیم.
نداشتن استراتژی
بسیاری از شرکت‌ها با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند که بدون انجام بررسی تاریخچه یا تعیین یک برنامه، وارد یک پروژه یا کار می‌شوند. برای یک تیم بسیار ضروری است که تصویری واضح از آنچه که قرار است انجام دهد داشته باشد.
طبق گزارشات، کمبود اهداف مشخص رایج‌ترین عامل (۳۷٪) در شکست پروژه است.
راه‌حل: اولین کاری که باید قبل از شروع پروژه انجام دهید، طراحی یک استراتژی دقیق است. اگر اعضای تیم از ابتدای مرحله گیج باشند، دیر یا زود همه چیز به نابودی کشیده می‌شود. بهتر است در همان ابتدا جلسه‌ای با ذینفعان داشته باشید تا در مورد انتظارات مربوط به هزینه، زمان و کیفیت محصول بحث کنید.
عدم تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسب
یکی از بزرگ‌ترین اشتباهات همکاری که می‌توانید مرتکب شوید، عدم تعریف دقیق نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسب برای اعضای تیم است. اعضای پروژه باید بدانند که دقیقاً چگونه یک پروژه در آینده شکل می‌گیرد و از آن‌ها چه انتظاری می‌رود.
راه‌حل: پس از تدوین استراتژی، گام بعدی تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسب اعضای پروژه است. هنگامی که اعضای پروژه می‌دانند چگونه وظایف خود را انجام دهند تا بتوانند انتظارات را برآورده کنند، این امر هرگونه ارتباط نادرست یا سردرگمی را در بین اعضای تیم از بین می‌برد.
