بهره‌وری
کاهش هزینه‌ها: از کجا شروع کنیم؟
ایده کاهش هزینه‌های شما، همواره و در هر شرایط اقتصادی روی میز است. شاید اکنون زمان خوبی برای توجه به کاهش هزینه‌ها در کسب وکار شماست. ما در اینجا، تعدادی از بهترین نقاط شروع کار را برای شما مشخص کردیم.
به افراد خود فکر کنید
گرچه بررسی ادامه یا قطع همکاری کارکنان حوزه حساسی است، اما می‌تواند بزرگترین دستاوردها را در هزینه و بهره‌وری (حتی در زمان رشد کسب وکار شما) به شما بدهد.
از بالا شروع کنید. برای مثال، تعدادی از شرکت‌های کوچک یک مدیر مالی یا مدیر بازاریابی با دستمزد بالا دارند. آیا انجام این کار ضروری است؟
کنارد فورد، بنیانگذار شرکت Funding Options می‌گوید: «حقیقت این است که شما اغلب نیاز به این گونه از تجربه و تخصص را دارید. اما برای اکثر شرکت‌های کوچک، ورود چنین متخصصانی تنها برای چند بار در سال ضروری است.
در حوزه مالی، اکثر اوقات یک حسابدار شایسته و تعدادی نرم افزار حسابداری خوب این کار را انجام می‌دهند. در حالی‌که، نقش مدیر مالی باید برای اطمینان از برقراری و اجرای درست آن باشد.»
از ریزش طبیعی به عنوان فرصتی برای بررسی کارکنان خود استفاده کنید
فورد توضیح می‌دهد: «زمانی‌که یک کارمند شرکتی را ترک می‌کند، می‌توانید بررسی کنید چه میزان از عملکرد او واقعا ضروری بوده است. کسب وکارها تمایل به تغییر دارند، اما این اتفاق تنها زمانی اتفاق می‌افتد که شخصی استعفا می‌دهد و پس از آن شما می‌توانید نقش آنها را بررسی کنید که چقدر با کسب وکار ما ارتباط تنگاتنگی دارد.»
به جای عجله کردن در استخدام یک فرد جایگزین، ابتدا ردیف شغلی را آزاد نگه دارید. آیا دیگر کارمندان می‌توانند دوباره روی اشتراک‌گذاری مهمترین وظایف متمرکز شوند؟ آیا شما می‌توانید یک فرد تازه وارد را استخدام کنید تا کارهای باقیمانده تیم را مدیریت کند؟
فورد ادامه می‌دهد: «این استراتژی می‌تواند به کارمندان شما کمک کند تا کارهای خود را بهینه کنند. در زمان اضافه، افراد بیشتر روی فعالیت خود نسبت به نتایج متمرکز می‌شوند. آنها کاری را که همیشه انجام می‌دادند به جای آنچه که واقعا نیاز به انجام آن است، انجام می‌دهند.
زمانی که شما با گفتن «این کارها، واقعا کارهای مهمی هستند» اعتماد به نفس را به آنها می‌دهید، نیروی کار شما به زودی به حداکثر بهره‌وری می‌رسند. و این یکی از بزرگترین صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌باشد.»
بررسی تامین کنندگان خود
داریل وودهوس، بنیانگذار شرکت Advantage Business Partnerships می‌گوید: «همیشه به قانون طلایی خرید بپیوندید. سه پیش‌فاکتور را برای هرچیزی که می‌خواهید بخرید، دریافت کنید. این پیش‌فاکتور، به جای درگیری و گفتگوی با تعداد زیادی از تامین کنندگان، به شما دید مناسبی را نسبت به بازار می‌دهد.»
مقداری از صرفه جویی‌های شما می‌تواند از بررسی محصولات و خدماتی بیاید که شما ماهانه می‌خرید. دوباره آنها را در حدود سالی یک بار ارزیابی کنید.
شما می‌توانید این حوزه‌ها را با اختصاص زمان، هر چند ماه یکبار بررسی کنید. از سوی دیگر، می‌توانید فردی را پیدا کنید که برای شما تحقیقات را انجام دهد.
یاروسوف کاکرپزاک از شرکت Future Processing با آن موافق است و می‌گوید: «برای به دست آوردن بهترین تامین کنندگان، باید توصیف کاملی از نیازها و انتظارات خود تدارک ببینید. یک درخواست دقیق برای پیشنهاد (RFP) به فروشندگان بالقوه کمک می‌کند تا بندها و جزئیاتی را که با آن مواجه خواهند شد و به آن پایبند خواهد ماند، بشناسند. در طی سال‌ها، ما صدها RFP از مشتریان خود دریافت کردیم و تعدادی از آنها تمرین خوبی هستند تا از آنها پیروی کنید. ما یک قالب RFP با لیستی از حوزه‌هایی که باید پوشش دهید، تالیف کردیم.»
زمانی‌که شما تحقیقات خود را انجام دادید، به تامین کنندگان موجود فرصتی برای مذاکره را بدهید. آنها عملکرد انعطاف پذیری خواهند داشت تا کسب وکار شما را حفظ کنند.
بر کارهای کوچک نظارت کنید
تنها یک راه برای کشف جایی که پول شما هزینه می‌شود، وجود دارد. وود هوس پیشنهاد می‌دهد: «خط به خط هزینه‌های خود را بررسی کنید. هزینه‌های شما بدون اینکه متوجه شوید، می‌توانند متورم شوند.»
منشا این تورم می‌توانند متفاوت باشد. در زمان‌های خوب، زمانی که فروش قوی است و ریسک بالایی در جذب کارمندان خوب به دیگر شرکتها وجود دارد، احتمالا شما به شدت روی حق بیمه و رفاه که اکنون شایستگی کمتری دارند، هزینه خواهید کرد.
وود هوس می‌گوید: «اگر شما حق بیمه برای کارکنان فراهم می‌کنید، اطمینان داشته باشید که کارمندان شما برای آن ارزش قائل هستند. این کارها سبب می‌شود تا کارمندان شما مادامی که برای مزایای دلخواه آنان هزینه پرداخت می‌کنید، راضی نگه داشته می‌شوند.»
محوطه کارگاهی و سفر
شما احتمالا قادر خواهید بود پس انداز چشمگیری را در هزینه‌های محوطه کارگاهی خود پیدا کنید.
فورد تائید می‌کند: «اگر مذاکره خوبی داشته باشید یا در زمان درستی نقل مکان کنید، می‌توانید دارایی خود را ذخیره کنید. اما شما نیاز دارید بازار املاک محلی را بشناسید. آثار مخرب نقل مکان را هم در نظر بگیرید.»
سفر کاری، یک حوزه جا افتاده‌ی دیگر برای پس انداز کردن است. فورد عقیده دارد: «ثابت کنید که مسئول تمام اقدامات هستید و سطح هزینه‌های قابل پذیرش را روشن کنید. زمان سفر، نحوه سفر و محل اقامت شما همگی روی مجموع درآمد سالانه شما تاثیر دارند.»
مدیریت کاهش هزینه‌ها
رون سوندال، بنیانگذار Fantastic Services است و شرکت لندنی آن، خدمات خانگی مانند نظافت، باغداری و کنترل آفات را پیشنهاد می‌دهد.
او توضیح می‌دهد که چگونه کسب وکارها، هزینه‌ها را از طریق روش «آن را بهتر مدیریت کنید» کاهش می‌دهند.
- آیا صرفه جویی در هزینه‌ها، برای کسب وکار شما اولویت دارد؟
Fantastic Services در رکود اقتصادی متولد شد. ما هیچ سرمایه‌گذاری خارجی انجام ندادیم، پس پایین نگه داشتن هزینه‌ها به ما کمک می‌کند تا جنبه رقابتی خود را حفظ کنیم.
- چه چیزی باعث کاهش هزینه‌ها شما شد؟
شما به تجهیزات درست برای درست تمیز کردن نیاز دارید. اما ما یک مشکل داریم: وانتهای ما به این اندازه بزرگ نیستند تا خدمه نظافت، کیت نظافت بخاری، ماشین نظافت فرش، به علاوه همه وسایل اصلی مانند سطل و پاک کن‌ها را در آن نگه داریم. ما اغلب دو وانت را برای سفارش‌های خود می‌فرستیم که یکی از آنها هزینه چشمگیری را به ما تحمیل می‌کرد.
- چگونه حوزه‌های مورد تمرکز خود را شناسایی می‌کردید؟
ما می‌توانستیم وانتهای بزرگتر بخریم. اما گرچه انجام این کار در بلندمدت سبب پس انداز کردن پول می‌شود، اما در ابتدای کار می‌تواند هزینه‌بر باشد.
در عوض، ما خود را با روش «آن را بهتر مدیریت کنید» انطباق داریم. ما کشف کردیم که دیگر گزینه ما این تغییر است که موارد مورد نیاز خود را درون هر وانت قرار دهیم.
- می‌توانید توضیح دهید که چه گونه این کار را انجام دادید؟
هیچ کس نمی‌داند که تجهیزات نظافت بهتر از افرادی است که از آن استفاده می‌کنند، پس ما یک کیت نظافت بخاری را طراحی کردیم تا متناسب با دیگر تجهیزات باشد. هم‌چنین، ما با سازنده ماشین‌های نظافت فرش خود تماس گرفتیم تا به آنها پیشنهاد دهیم که چگونه می‌توانند محصولات خود را دوباره طراحی کنند.
ما قراردادن همه چیز را درون یک وانت را با تغییر ظاهر صندلی‌ها و خرید یک ماشین فرش‌شویی سفارشی مدیریت کردیم. مشکل ما حل شد.
- شما با چه مزیت‌هایی از کاهش هزینه‌ها روبه‌رو شدید؟
کاهش هزینه‌ها ما را قادر کرد تا خدمات پیشنهادی خود را در این بازار به شدت رقابتی گسترش دهیم. برای مثال، اکنون ما می‌توانیم یک خدمات نظافت اجاره‌ای و تضمین شده‌ای را با یک قیمت فوق العاده‌ای ارائه دهیم، اما همیشه ما تجهیزات مناسبی را همراه با خود داریم.
این کار، فقط در مورد اصلاح کردن قیمت‌ها نیست. انجام این کار، به ما مزیت قابل توجه تجاری می‌دهد.
- شما از این تجربه چه چیزی را یاد گرفتید؟
سریع‌ترین راه برای کشف ایده‌ای که نتیجه‌بخش باشد، امتحان کردن در این زمینه است. این روزها، اگر ما ایده‌ای برای بهبود داشته باشیم، آن را تست خواهیم کرد. اگر نتیجه‌بخش بود، ما آنرا در سراسر کسب وکار خود گسترش می‌دهیم.
