همه دوست دارند، در هر مرحله از کار و زندگی، بهره‌وری بیشتری داشته باشند. شما همواره می‌توانید کارهای بیشتری انجام دهید در حالی که وقت و انرژی کمتری را هدر می‌دهید. برای رسیدن به چنین مرحله‌ای آیا میزان بهره‌وری شما و تیم‌تان را ارزیابی می‌کنید؟ آیا برای این کار، باید تعداد کارهای انجام شده، ساعات کار یا سطح مختلف یک فعالیت را اندازه‌گیری کنید؟
در این مقاله معیارهای مختلف بهره‌وری را که بیشتر کسب و کارها از آن استفاده می‌کنند را شرح خواهیم داد تا چگونگی استفاده از آن را کشف کنیم.
بهره‌وری (Productivity) چیست؟
قبل از آشنایی با مواردی که به اندازه‌گیری بهره‌وری ختم خواهند شد، بهتر است ابتدا بدانیم که این مفهوم به چه معناست. بهره‌وری در موارد مختلف و در زمینه‌های متفاوت، به معنای خاص خود تعبیر می‌شود. در مبحث ما، بهره‌وری به شما کمک می‌کند تا میزان کارآیی در تولید کالاها (مانند یک محصول یا خدمات) از بسیاری از ورودی‌ها (مانند سرمایه، مواد اولیه، زمان یا نیروی کار) را اندازه‌گیری کنید.
به عنوان مثال، اگر بعد از سه مرحله کار مونتاژ یک مبلمان (بهره‌وری نیروی کار) را به پایان برسانید، اما عضو دیگری از تیم شما، برای انجام همان فعالیت به چهار مرحله کار نیاز دارد، شما بهره‌وری بیشتری دارید.
ما به عنوان یک جامعه، درگیر بهبود بهره‌وری هستیم و همیشه بدنبال آن شاه‌کلید، نکته یا ابزار خارق‌العاده فروش و جذب مخاطب هستیم تا در زمان کمتری، کارهای مهم خود را انجام دهیم.
چگونه می‌توان بهره‌وری را اندازه‌گیری کرد؟
این مهم به این بستگی دارد که شما به چند خبر خوب در مورد کسب وکار خود نیاز دارید؟ برای اندازه‌گیری بهره‌وری نیازی به انجام تجزیه و تحلیل پیچیده بهره‌وری نیروی کار ندارید. وقتی نوبت به اندازه‌گیری بهره‌وری می‌رسد، تمام آنچه شما نیاز دارید چند معیار اساسی و بنیادین است. این بخش نشان می‌دهد که چگونه می‌توانید بهره‌وری را برای موارد زیر اندازه‌گیری کنید:
- محاسبه بهره‌وری کسب و کار
- محاسبه بهره‌وری افراد
نحوه محاسبه بهره‌وری برای کسب و کار
قبل از تعیین معیارهای کلیدی اندازه‌گیری بهره‌وری، باید بدانید که هدف شما چیست و از وضعیت کسب و کار یا دپارتمان خود چه انتظاراتی دارید. یکی از راه‌های اصلی برای تعیین شاخص بهره‌وری شما، دیدن واقعیت‌های سخت و سرد یا همان داده‌های بهره‌وری است.
بگذارید فرض کنیم شما برای تعیین بهره‌وری روی درآمد تمرکز کرده‌اید. بهره‌وری از نظر درآمد تولید شده برای هر کارمند با تقسیم کل تولید (درآمد) بر کل ورودی (تعداد کارمندان) قابل محاسبه است.
بهره‌وری = خروجی کل / ورودی کل
بنابراین اگر شرکت شما ۱۰۰۰۰۰ دلار درآمد کسب کند و ۲۰ کارمند داشته باشید، فرمول بهره‌وری شما از نظر تولید مالی به این شکل خواهد بود:
بهره‌وری = ۱۰۰۰۰۰/۲۰ دلار = ۵۰۰۰ دلار برای هر کارمند
با این حال، به یاد داشته باشید که این فقط یک عدد خام است. این معیار هیچ هزینه‌ای را در نظر نمی‌گیرد. همچنین ارزش، تخصص یا موقعیت هر کارگر یا عضو تیم را در نظر ندارد. در درک این نسبت کارایی ارزش زیادی وجود دارد، اما بهتر است ترکیب آن با یک اندازه‌گیری بهره‌وری متفاوت را نیز در نظر داشت.
آنچه شما باید اتخاذ کنید، رویکرد اندازه‌گیری بهره‌وری چند عاملی است. می‌توانید این کار را با افزودن یک بازه زمانی به این معیار بهره‌وری انجام دهید تا میانگین، مثلا در ماه یا هفته، برای کار را به دست آورید. سپس، شما یک “معیار یا مبنا” خواهید داشت که می‌توانید آن را بهبود ببخشید.
بنابراین اگر ۱۰۰۰۰۰ دلار درآمد یک هفته شما بود، متوسط بهره‌وری کارمندان شما هر هفته ۵۰۰۰ دلار درآمدزایی دارد. سپس می‌توانید از این اطلاعات برای اجرای سیاست‌هایی استفاده کنید که به شما کمک می‌کند بیش از ۵۰۰۰ دلار در هفته به ازای هر کارمند بدست آورید.
توجه کنید:
هنگام محاسبه بهره‌وری لازم نیست فقط به درآمد هر کارمند محدود شوید، شما می‌توانید از شاخص‌های کلیدی عملکرد KPI سازمان خود برای اندازه‌گیری بهره‌وری سازمان استفاده کنید.
یکی دیگر از معیارهای بهره‌وری سازمانی: نسبت اثر بخشی تیم
درمورد کل سود ناخالص خود (درآمد منهای تمام هزینه‌های خود) در مقایسه با کل هزینه‌ی تمام نیروی کار خود فکر کنید. در صورت تمایل، آن را بر تعداد کارمندان تقسیم کنید. این معیار بهره‌وری، میزان زمان صرف شده را در نظر نمی‌گیرد و فقط بهره‌وری کلی کارمندان شما را در کار خود در نظر خواهد داشت. در واقع این مهم بر عملکرد تیم در طول زمان تأکید می‌کند و سهم هر یک از کارمندان را در نظر می‌گیرد.
ولی…
هنگام محاسبه معیار بهره‌وری سازمانی یک محدودیت قابل توجه وجود دارد. برخی از کارمندان ممکن است کارهای سنگین‌تری را انجام دهند و میانگین آنها عدالت را رعایت نمی‌کند.
نحوه محاسبه بهره‌وری برای افراد
هر کارمند یا کارگر نقش متفاوتی در تیم شما دارد و تأثیر متفاوتی بر بهره‌وری محیط کار خواهد داشت. به عنوان مثال، فرض کنید شما با ارائه راه‌حل‌های نرم‌افزاری مجازی، کسب و کارهای کوچکی را اداره می‌کنید. در این صورت، تک تک کارمندان از راه دور یا کارگران از راه دور، وظیفه فعالیت‌های درآمدزا را دارند، در حالی که دیگران در زمینه تعمیر و نگهداری، کار دانش محور، یا مدیریت مشارکت خواهند داشت.
به همین دلیل روش اندازه‌گیری بهره‌وری کارمندان باید برای بخش‌های مختلف یا مشاغل مختلف متفاوت باشد. وقتی صحبت از افراد می‌شود، می‌توانید بهره‌وری یک کارمند را از نظر زیر اندازه‌گیری کنید:
- بهره‌وری فروش
- بهره‌وری خدمات مشتری
- بهره‌وری توسعه نرم افزار
- بهره‌وری بازاریابی
بهره‌وری فروش
برخی از معیارهای بهره‌وری کارمندان برای اندازه‌گیری در فروش شامل موارد زیر است:
- تعداد حساب‌های جدید باز شده در هر ماه
- مخاطبین جدید ماهانه
- تعداد فروش بسته شده در ماه
- میزان فعالیت فروش در هر روز (تعداد ایمیل‌های ارسال شده یا تماس‌های برقرار شده)
- کل فروش بسته شد
- تعداد ساعاتی که در فعالیت‌های مربوطه گذرانده شده است
بهره‌وری خدمات مشتری
برخی از معیارهای استفاده در خدمات مشتری عبارتند از:
- تعداد پاسخ‌های مشتری
- درصد پاسخ‌ها رضایت‌بخش
- کیفیت بازخورد مشتری
- سطح رضایت مشتری
- تعداد بازخوردهای شگفت‌انگیز دریافت شده
بهره‌وری توسعه نرم افزار
موارد زیر معیارهایی است که باید در نظر بگیرید:
- وقت صرف شده برای یک کار تک نفره
- وقت صرف شده برای یک اسپرینت (Sprint)
- تعداد رفع سریع مشکلات
- تعداد فعالیت‌های بدون مشکل
