ساختار سازمانی به چه معناست و انواع آن چگونه است؟

ساختار سازمانی (Organizational Structure) یک نمودار تصویری از یک شرکت است که توصیف می‌کند کارمندان چه کارهایی انجام می‌دهند، به چه کسانی گزارش خواهند داد و نحوه تصمیم‌گیری در کل کسب و کار را به چه صورت خواهد بود.

ساختار سازمانی چه فایده‌ای دارد؟

همانطور که گفتیم، ساختارهای سازمانی به شما کمک می‌کنند حداقل سه عنصر اصلی از چگونگی فعالیت کسب و کار خود را تعریف کنید. با گشترش کسب و کار شما، یک ساختار سازمانی همچنین می‌تواند برای کارمندان جدید مفید باشد زیرا آنها می‌آموزند چه کسی فرآیندهای شرکت شما را مدیریت می‌کند.

سپس، اگر می‌خواهید نوع رهبری خود را تغییر دهید، می‌توانید با تنظیم نمودارهای ساختار سازمانی، نحوه جریان کار را تجسم کنید. به بیان ساده، این نمودار مانند یک نقشه است که به سادگی نحوه کار شرکت شما و نحوه سازماندهی نقش‌های آن را توضیح می‌دهد.

عناصر مهم در یک سازمان

• زنجیره فرماندهی (Chain of Command)

زنجیره فرماندهی شما نحوه تفویض وظایف و تأیید کار است. یک ساختار به شما امکان می‌دهد تعداد “پله‌های نردبان” یک بخش یا خط تجاری خاص را تعریف کنید. به عبارت دیگر، چه کسی می‌گوید چه کسی باید کدام کار را انجام دهد؟ و چگونه مسائل، درخواست‌ها و پیشنهادات بالا و پایین آن نردبان را با یکدیگر ارتباط می‌دهند؟

• محدوده کنترل (Span of Control)

دامنه کنترل شما می‌تواند دو چیز را نشان دهد: چه کسی تحت مدیریت قرار می‌گیرد؟ چه وظایفی به عهده یک بخش است؟

• استقرار در مرکز (Centralization)

مرکز سازمان، مکانی را که در نهایت تصمیم‌گیری در آن انجام می‌شود را توصیف می‌کند. پس از اینکه زنجیره فرماندهی خود را ایجاد کردید، باید در نظر بگیرید که کدام افراد و ادارات در هر تصمیم‌گیری موثر هستند. یک کسب و کار می‌تواند به سمت مرکز متمایل شود، جایی که تصمیمات نهایی فقط توسط یک یا دو نهاد گرفته می‌شود. یا غیرمتمرکز باشد، جایی که تصمیمات نهایی در تیم یا دپارتمان مسئول اجرای آن اتخاذ می‌شوند.

ممکن است بلافاصله به ساختار سازمانی نیازی نداشته باشید، اما هرچه محصولات بیشتری تولید کنید و افرادی را که استخدام می‌کنید، از تعداد قبل بیشتر باشند، هدایت شرکت شما بدون این نمودار مهم دشوارتر خواهد بود.

ساختارهای سازمانی ارگانیک (Organic) و مکانیکی (Mechanistic)

ساختارهای سازمانی در یک طیف قرار می‌گیرند، در یک انتها ” ساختار مکانیکی” و ” ساختار ارگانیک” در طرف دیگر. نگاهی به نمودار زیر بیندازید. همانطور که احتمالا قادر به گفتن خواهید بود، ساختار مکانیکی نشان دهنده رویکرد سنتی، از بالا به پایین ساختار سازمانی است، در حالی که ساختار ارگانیک نشان دهنده یک رویکرد مشارکتی و انعطاف‌پذیرتر است.

ساختار مکانیکی (Mechanistic Structure)

ساختارهای مکانیکی، که ساختارهای دیوان‌سالاری نیز نامیده می‌شوند، به دلیل داشتن دامنه کنترل باریک و همچنین تمرکز، تخصص و رسمی‌سازی بالا، مشهور هستند. آنها همچنین کاملا سختگیرانه عمل می‌کنند که بخش‌های خاصی برای شرکت طراحی و مجاز شده‌اند.

این ساختار سازمانی بسیار رسمی‌تر از ساختار ارگانیک است و از استانداردها و روش‌های خاصی برای اداره هر تصمیمی که کسب و کار می‌گیرد، استفاده می‌کند. گرچه این مدل مسئولیت کارمندان را نسبت به کارشان بیشتر می‌کند، اما می‌تواند مانعی برای خلاقیت و چابکی باشد که سازمان برای همگام‌سازی با تغییرات تصادفی در بازار خود نیاز دارد.

همانطور که ساختار مکانیکی دلهره‌آور و انعطاف‌ناپذیر است، زنجیره فرماندهی، چه بلند و چه کوتاه، در این مدل همیشه روشن است. با رشد یک شرکت، باید اطمینان حاصل کند که همه (و هر تیم) می‌دانند از آنها چه انتظاری می‌رود. همکاری تیم‌ها با تیم‌های دیگر در صورت لزوم ممکن است در مراحل اولیه فعالیت شما را از بین ببرد، اما تداوم این رشد – با تعداد بیشتری از افراد و پروژه‌ها برای پیگیری آنها – در نهایت به سیاست‌گذاری نیاز دارد. به عبارت دیگر، ساختار مکانیکی را در جیب پشت خود نگه دارید. شما هرگز نمی‌دانید چه زمانی به آن احتیاج خواهید داشت.

ساختار ارگانیک (Organic Structure)

ساختارهای ارگانیک (همچنین به عنوان سازه‌های “مسطح” نیز شناخته می‌شوند) به دلیل دامنه وسیع کنترل، تمرکززدایی، تخصص کم و دپارتمان‌سازی کم جان، شناخته شده‌اند. این همه معنی چیست؟ در این مدل ممکن است چندین تیم حضور داشته باشد که به یک نفر پاسخ می‌دهند و پروژه‌ها را بر اساس اهمیت آنها و توانایی تیم پیش می‌برند.

به بیان دیگر، این ساختار سازمانی بسیار کمتر از مکانیکی مورد استفاده است و نیازهای کسب و کار را در یک رویکرد موقت، در نظر می‌گیرد. این امر گاهی اوقات می‌تواند زنجیره فرماندهی را، چه طولانی و چه کوتاه، به راحتی رمزگشایی کند. در نتیجه، رهبران ممکن است پروژه‌های خاص را با سرعت بیشتری انجام دهند اما باعث ایجاد سردرگمی در تقسیم کار پروژه شوند.

با این وجود، انعطاف‌پذیری که یک ساختار ارگانیک برای شما فراهم می‌کند، می‌تواند برای یک کسب و کار که در یک صنعت پر سرعت حرکت می‌کند یا اینکه سعی دارد بعد از یک سه ماهه ناخوشایند خود را تثبیت کند، بسیار مفید باشد. همچنین این مهم، کارمندان را قادر می‌سازد تا چیزهای جدید را امتحان کنند و به عنوان یک حرفه‌ای توسعه یابند.

این ساختار باعث می‌شوند نیروی کار سازمان در طولانی مدت قدرت بیشتری داشته باشد. استارت آپ‌ها اغلب برای ساختارهای ارگانیک مناسب هستند، زیرا آنها به سادگی در تلاشند تا برند خود را به دست آورند و چرخ‌های کار و کسب خود را به راحتی به حرکت درآورند.

انواع ساختار سازمانی

1. ساختار سازمانی عملکردی

یکی از رایج ترین انواع ساختارهای سازمانی، ساختار عملکردی (Functional Organizational Structure) است که یک سازمان را براساس عملکردهای شغلی مشترک تقسیم می‌کند. به عنوان مثال سازمانی با ساختار سازمانی عملکردی، کلیه بازاریابان را در یک بخش جمع می‌کند، همه فروشندگان را در یک بخش جداگانه کنار هم می‌گذارد و همه افراد خدمات مشتری را در بخش سوم گروه‌بندی می‌کند.

ساختار عملکردی درجه بالایی از تخصص را برای کارمندان فراهم می‌کند و در صورت رشد سازمان به راحتی مقیاس‌پذیر است. همچنین این ساختار ماهیت مکانیکی دارد. قرار دادن کارمندان در بخش‌های مبتنی بر مهارت خودشان، می‌تواند به آنها اجازه دهد تا به عمق حوزه خود بپردازند و دریابند که در چه چیزی مهارت بیشتری دارند.

معایب

ساختار عملکردی همچنین امکان ایجاد موانع بین عملکردهای مختلف را دارد. اگر سازمان انواع محصولات مختلف یا بازارهای هدف را در نظر بگیرد، این ساختار می‌تواند ناکارآمد باشد. موانع ایجاد شده بین دپارتمان‌ها همچنین می‌تواند دانش و ارتباط افراد با سایر بخش‌ها را محدود کند، به ویژه مواردی که برای موفقیت به سایر بخش‌ها بستگی دارد.

2. ساختار بخشی مبتنی بر محصول

یک ساختار سازمانی تقسیم‌بندی از چندین ساختار عملکردی کوچکتر تشکیل شده است (یعنی هر بخش در یک ساختار تقسیم‌بندی می‌تواند تیم بازاریابی، تیم فروش خود و غیره را داشته باشد). در این حالت، یک ساختار تقسیم‌بندی مبتنی بر محصول (Product-Based Divisional Structure) به هر بخش در سازمان به یک خط تولید خاص اختصاص دارد.

این نوع ساختار برای سازمان‌هایی با چندین محصول ایده آل است و می‌تواند به کوتاه شدن چرخه توسعه محصول کمک کند. این ویژگی اجازه می‌دهد تا کسب و کارهای کوچک با پیشنهادات جدید سریع به بازار بروند.

معایب

مقیاس‌بندی در زیر یک ساختار تقسیم‌بندی مبتنی بر محصول ممکن است دشوار باشد و در صورت تلاش بخش‌های مختلف برای توسعه پیشنهادات جدید، سازمان می‌تواند با منابع تکراری روبرو شود.

3. ساختار تقسیم بر پایه بازار

نوع دیگر ساختار سازمانی تقسیم‌بندی، ساختار مبتنی بر بازار (Market-Based Divisional Structure) است که در آن بخش‌های یک سازمان پیرامون بازارها، صنایع یا انواع مشتری بنا شده‌اند.

ساختار مبتنی بر بازار برای سازمانی که محصولات یا خدماتی منحصر به فرد در بخش‌های خاص بازار دارد، ایده‌آل است و به ویژه در صورتی که این سازمان دانش پیشرفته‌ای نسبت به آن بخش‌ها داشته باشد، بسیار کارآمد است. این ساختار سازمانی همچنین کسب و کار را به طور مداوم از تغییرات تقاضا در بین بخش‌های مختلف مخاطب خود آگاه می‌کند.

معایب

استقلال بیش از حد در هر تیم مبتنی بر بازار می‌تواند منجر به ایجاد سیستم‌هایی شود که با یکدیگر ناسازگار باشند. بخش‌ها همچنین ممکن است در نهایت فعالیت‌هایی را که دیگر بخش‌ها اداره می‌کنند، تکرار کنند.