مدیریت پروژه
۷ تعارض بزرگ که در مدیریت پروژه‌ها رخ می‌دهد و روش‌هایی برای حل آن‌ها
دلیل وجود مدیر پروژه این است که گره‌ها را باز کرده و جهت جلوگیری از تعارض به تیم خود کمک کند.
اما تعارض اجتناب‌ناپذیر است. چه تحت نظر یک مدیر پروژه حرفه‌ای و باتجربه باشید یا یک مدیر پروژه تازه‌کار، تعارض رخ می‌دهد.
نکته‌ای که باید به یاد داشته باشید این است که آنچه در زمان تعارض انجام می‌دهید نوع رهبری شما را مشخص می‌کند.
این مقاله به منظور آشنایی مدیران پروژه با تعارضاتی که ممکن است در آینده با آن‌ها روبرو شوند و اینکه در صورت وقوع دقیقاً چگونه می‌توانند از آن‌ها اجتناب کرده و با آن‌ها کنار بیایند، تالیف شده است.
بنابراین بیایید در مورد ۷ مورد از تعارض‌های متداول در مدیریت پروژه و راه‌هایی که می‌توانید بر آن‌ها غلبه کنید صحبت کنیم.
۱- هرج و مرج در اثر عدم قطعیت
مدیریت پروژه به معنای این است که شما بسیاری از متغیرها را با هم دستکاری خواهید کرد؛ از تخصیص منابع تا مدیریت وظایف، همه چیز باید در یک دقیقه مدیریت شود.
هرج و مرج هنگامی که عوامل و افراد زیادی وجود داشته باشند به وضوح آشکار می‌شود. در صورتی که نمی‌دانید مدیریت پروژه به طور کلی شامل چه مواردی است، این موارد در ادامه آمده‌اند:
- تخصیص منابع
- تقسیم وظیفه
- تخصیص بودجه
- تعیین بودجه
- مدیریت افراد
همه این عوامل بخش بزرگی از آنچه را که یک مدیر پروژه برای ترویج همکاری و در عین حال مدیریت فعالانه تعارضات باید انجام دهد، تشکیل می‌دهند.
چگونه از این شرایط جلوگیری کنیم؟
فقط یک راه برای جلوگیری از سردرگمی و استرس وجود دارد: ریشه‌یابی اطلاعات غلط. این کار را می‌توان به روش‌های مختلف انجام داد:
- تنظیم دستور کار
- تعریف اهداف هفتگی
- تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌های روشن
- برگزاری جلساتی که نتایج مشخصی دارند
انجام همه این کارها به شفاف‌سازی کمک زیادی می‌کند. وقتی ما دستورالعمل‌ها و نقش‌های کمکی را تعیین کنیم، هیچ وقت اوضاع به اشتباه پیش نمی‌رود.
در صورت بروز چنین شرایطی چه باید کرد؟
اگر شما اشتباهی مرتکب شده‌اید، باید آن را مرور کنید و از آن یاد بگیرید.
شکست ممکن است ضرر بزرگی به نظر برسد اما در منحنی یادگیری برای شما یک پیروزی است.
بنابراین آنچه شما می‌توانید برای مدیریت هرج و مرج انجام دهید عبارت است از:
- کل تیم را جمع کنید و به آن‌ها تصویر روشنی از اهداف مشترکشان بدهید.
- با تعیین تکالیف برای آن‌ها در بستری که بتوانند این تکالیف را پیگیری کنند، به آن‌ها کمک کنید تا تعارض‌های شخصی خود را حل کنند.
- با داشتن مباحث مستند و دقیق، به تیم خود ابزاری برای گره‌گشایی از مکالمات بدهید.
چه نوع ابزارهای اتوماسیون می‌توانند به شما کمک کنند؟
نرم افزار مدیریت پروژه هر آنچه لازم دارید را در خود دارد:
- روشن کردن تیم
- اجرای راحت پروژه‌ها
- تعیین واضع وظایف
- ایجاد مکالمه
- یادداشت کردن
- ایجاد یک پایگاه دانش
- پیگیری کاهش منابع
۲- تعارض‌های غیرقابل اجتناب زمان‌بندی
تعارض دیگری که می‌تواند منجر به توقف در مسیر مدیریت پروژه شود، تعارضات زمان‌بندی است. در اینجا منظور مهلت تعیین‌شده برای کارهای مختلف است.
اگر در اولین کار تأخیر انجام شود، وظایف موجود در یک توالی همه آسیب می‌بینند. این نه تنها منجر به تاخیر در تحویل و ارسال کار تیم، بلکه منجر به ایجاد یک وضعیت استرس‌زا می‌شود.
این شرایط می‌تواند به طور بالقوه خط زمانی کل پروژه و نتیجه آن را به خطر بیندازد.
چگونه از این وضعیت جلوگیری کنیم؟
همانطور که در بالا مشخص کردیم، نرسیدن به مهلت‌های زمانی مشکل بزرگی است. با این حال می‌توان اقدامات احتیاطی را انجام داد تا هرگز در این دام نیفتید. کارهایی که برای پیشگیری از بروز این شرایط می‌توانید انجام دهید عبارتند از:
- روش‌های مختلف مدیریت پروژه را دنبال کنید.
- اجرای موارد تشخیصی و آزمایشی روی چرخه پروژه به سرعت و مدیریت شما کمک می‌کند.
- قبل از شروع، از نظر منابع آنچه که دارید و آنچه نیاز دارید را تعیین کنید.
- قبل از تاریخ ارسال، حاشیه زمانی بگذارید تا همه وقت داشته باشند تا کارهای خود را بهتر انجام دهند و در عین حال بتوانند کمی استراحت کنند.
- برخی از برنامه‌های مدیریت ریسک را برای موقعیت‌هایی که احتمالاً کمی دردسرساز می‌شوند در نظر داشته باشید.
چگونه چنین شرایطی را اصلاح کنیم؟
سعی کنید هرچه زودتر در مورد تغییر در جدول زمانی با مشتریان و ذینفعان صحبت کنید.
با هم بنشینید و درباره همه اشتباهات بحث کنید و یک برنامه جدید برای کارهای آینده ایجاد کنید و همه این عوامل را در ذهن داشته باشید.
برای ویرایش مهلت‌های کاری بدون دردسر از ابزار نمودار گانت کمک بگیرید.
چه نوع ابزارهای اتوماسیون می توانند به شما کمک کنند؟
ابزار گانت، وقتی می‌خواهید ضرب الاجل‌ها را تعیین کنید، مهلت‌ها را مشاهده کرده و هر نوع تغییری در آن‌ها ایجاد کنید، می‌تواند کمک زیادی به شما کند.
۳- مسئله کمبود منابع
کمبود منابع چیزی است که می‌تواند صدمات جبران ناپذیری به یک تیم وارد کند. این مسئله می‌تواند اعتبار، پروژه و سازمان شما را به طور کلی از بین ببرد. چرا این عامل اینقدر مهم است؟
به این دلیل که سوء مدیریت منابع می‌تواند منجر به اختلاف نظر، تعارض و از بین رفتن اعتماد شود. این عامل همچنین می‌تواند تیم را در موقعیت‌های استرس‌زای بیشتری قرار دهد به گونه‌ای که مجبور شوند منابع جدیدی پیدا کنند.
چگونه از بروز این شرایط جلوگیری کنیم؟
بهترین راه برای جلوگیری از این وضعیت آمادگی است. منابع را تنها زمانی می‌توان قضاوت کرد که توسط اعداد تجزیه و تحلیل شوند.
اگر یک فهرست دقیق از تمام منابع خود داشته باشیم، می‌توانیم دردسر کمبود منابع را برای خودمان و تیممان کاهش دهیم.
بنابراین در اینجا چند نکته برای کمک به شما برای آمادگی در این نوع موارد آورده‌ایم:
- در دسترس بودن منابع مورد نیاز خود را بسنجید.
- لیستی از منابع را در حالت آماده به کار نگه دارید.
- تمام منابعی را که دارید تعیین کنید و مستندات مناسبی را برای آن آماده کنید.
- در یک فناوری سرمایه‌گذاری کنید که به شما کمک کند تمام منابع خود را پیگیری کنید.
