راهکارهایی برای مدیریت تیم‌های مجازی

هر متخصص منابع انسانی می‌تواند این حقیقت را تصدیق کند: نیروی کار از راه دور در حال گسترش است.

حتی در برخی از شرکت‌ها (مانندBuffer.com ، Chess.com) همه از راه دور فعالیت کرده و از چندین منطقه زمانی، کشور و حتی قاره باهم همکاری می‌کنند.

برای بسیاری، کار از راه دور به معنای انعطاف‌پذیری و آزادی بیشتر است و کارمندان از راه دور مزایایی مانند کارایی بیشتر و کاهش استرس را گزارش کرده‌اند. اما نیروی کار توزیع شده در مکان‌های مختلف چالش‌های جدیدی را برای مدیران پروژه‌ای که به تیم داخلی عادت کرده‌اند ایجاد نموده است.

تیم شما ممکن است در یک محیط نباشد، اما وظیفه شما این است که مطمئن شوید آن‌ها همچنان باهم هماهنگ هستند. چگونه باید با این چالش مقابله کنیم؟

تفاوت مدیریت تیم‌های مجازی و داخلی

در نگاه اول، تیم مجازی ممکن است از نظر مدیران پروژه‌های سنتی کاملاً بیگانه به نظر برسد. اما آیا واقعاً مدیریت تیم‌های مجازی با مدیریت تیم‌های داخلی تفاوت زیادی دارد؟

در زیر برخی از نگرانی‌های ناشی از داشتن تیم مجازی آورده شده است. خواهیم دید که هیچ یک از نگرانی‌ها با آنچه روزانه با آن روبرو هستیم تفاوت فاحشی ندارد.

زیر یک سقف نخواهید بود

شاید نتوانید به راحتی از کنار دفتر کار همکار خود رد شوید. این امر خصوصاً در مورد مدیران پروژه مستقل که کار آن‌ها می‌تواند شباهت بیشتری به یکی از انواع مشاوره داشته باشد بیشتر است، زیرا آن‌ها در طول روز از پروژه‌ای به پروژه دیگر می‌پرند.

با این حال، حتی اگر تیم در مناطق زمانی و مکانی مختلفی گسترش یافته باشد، شما احتمالاً از قبل در ایجاد روابطی که در مرزهای جغرافیایی باشد، تبحر کافی دارید. پایه‌های موفقیت، از قبیل شیوه‌های اساسی جلسات، مهارت‌های ارتباطی و استفاده از فناوری توانمندسازی، از قبل فراهم شده است؛ فقط برای مدیریت روابط از راه دور باید آن‌ها را اصلاح کرد.

دقیقاً همانطور که مجبور بودید تجربه کنید تا برای برقراری ارتباط با تامین‌کننده مورد نظر خود روز و زمان مناسبی پیدا کنید، تعامل با کارمندان از راه دور نیز باید با برنامه‌ریزی آگاهانه انجام شود. در بازارهای جهانی امروز، ما در حال حاضر با تامین‌کنندگان، مشتریان، نمایندگان و حامیان مالی پروژه از راه دور سر و کار داریم.

به یاد داشته باشید: شما از قبل با مهارت‌های بنیادی برای مدیریت تیم مجازی به صورت کارآمد آشنا هستید.

با جدول زمانی و بودجه محدود روبرو هستید

به خصوص اگر تیم مجازی شما به تازگی جمع شده باشد، کار از راه دور باعث ایجاد هزینه‌های شروع می‌شود. با توجه به برنامه‌های تولید به موقع و بودجه‌های فشرده امروز، مدیران پروژه احتیاط می‌کنند تا ترتیبات کار از راه دور را ارائه دهند.

به یاد داشته باشید که این فقط مختص تیم‌های مجازی نیست: مانند همه اقدامات جدید (افزودن پرسنل یا ابزار جدید، اتخاذ روش‌های جدید) به منابع نیاز دارد. با مدیریت صحیح، ابتکارات جدید می‌توانند در نهایت دستاوردهای بهره‌وری را جبران کنند که هزینه‌های اولیه را بازمی‌گردانند. در حقیقت، تحقیقات صنعت نشان‌دهنده افزایش بهره‌وری به دلیل افزایش تلاش و درگیری تیم‌های مجازی است.

به ارتباطات مجازی عادت ندارید

۹۰٪ از وقت یک مدیر پروژه صرف ارتباطات می‌شود. به عنوان یک عنصر مهم در این کار، تهیه یک برنامه ارتباطی محکم هنگام هماهنگی تلاش‌ها بین تیمی که در سراسر جهان گسترش یافته است، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

از ارائه گزارش وضعیت به حامیان مالی گرفته تا کمک به یکی از اعضای تیم در بهبود عملکرد او، مدیران پروژه قبلاً عادت کرده‌اند که از انواع رسانه‌ها (ویکی پدیا، توییت، ایمیل) برای برقراری ارتباط استفاده کنند؛ حتی زمانی که با یک تیم در محل کار می‌کنند.

البته درست است که اختلافات منطقه زمانی ارتباط موثر با اعضای تیم‌های مجازی را به چالش می‌کشد، اما ارتباط موثر با اعضای تیم مجازی مطمئناً امکان‌پذیر است.

مدیریت چندین پروژه به صورت هم‌زمان

امروزه به ندرت اتفاق می‌افتد که اعضای تیم زمان خود را به طور کامل به یک پروژه اختصاص دهند. ما اغلب از این احتمال که یک کارمند از راه دور ممکن است در پروژه دیگری کار کند ابراز ناراحتی می‌کنیم. نظارت بر تیم‌های مجازی به دلیل عدم مجاورت یک چالش است.

با این حال، به یاد داشته باشید که مدیران پروژه، حتی اگر اعضای تیم در محل کار باشند، با واقعیت مشابهی روبرو هستند. کارمندان در محل نیز هم‌زمان چندین پروژه را پیش می‌برند. خوب است بدانید که کارمندان دورکار، دارای مزیت بهره‌وری مشخصی نسبت به همکاران خود در محل هستند: به طور کلی، آن‌ها بخش بزرگی از زمان کار خود را مدیریت می‌کنند.

نگرانی‌های فوق که ناشی از مدیریت نیروی کار از راه دور است، برای مدیران پروژه چیز جدیدی نیست. چالش‌های هماهنگی که آن‌ها مطرح می کنند با اختلاف فاصله و منطقه زمانی بیشتر می‌شود.

برای اطمینان از اینکه تیم‌های مجازی خود را به بهترین نحو مدیریت می‌کنید، از نکات زیر استفاده نمایید:

نکات + ابزارهایی برای مدیریت تیم های مجازی کارآمد

۱- در ارتباطات سرمایه‌گذاری کنید.

اعضای تیم‌های مجازی هنگامی که بر آن‌ها نظارت نشود، ممکن است به فراموشی سپرده شوند. وقتی این اتفاق می‌افتد، ممکن است احساس انزوا پیدا کنند، در ارائه یا درخواست کمک از تیم تمایلی نداشته باشند و از ارائه بازخورد معنی‌دار به مدیریت جلوگیری کنند.

از ابزار مناسب استفاده کنید

برای تسهیل تعاملات موثر و مداوم بین اعضای تیم، از فناوری استفاده کنید. Slack یک پلتفرم محبوب تیمی است. اعضای تیم می‌توانند با استفاده از ایمیل، متن، صدا و تماس‌های ویدیویی ارتباط برقرار کنند. از هر بستری که استفاده می‌کنید، فضای ارتباطی را به وضوح سازمان‌دهی کنید تا اعضای تیم بتوانند به طور قابل اعتماد از یکدیگر دور شوند. امروزه، تقریباً تمام نرم‌افزارهای مدیریت پروژه موجود با ابزارهای ارتباطی تیمی ارائه می‌شوند و اکثر آن‌ها گزینه ادغام ابزارهای اضافی (مانند Slack) را نیز ارائه می‌دهند.

اگر از Slack استفاده می‌کنید، برنامه‌های مفید بسیاری وجود دارد که با آن ادغام می‌شوند؛ به عنوان مثال Standuply برنامه‌ای است که به شما امکان می‌دهد به راحتی نظرسنجی‌هایی را برای دریافت بازخورد از تیم خود ایجاد کنید.

برای مکالمات رو در رو وقت بگذارید

به عنوان مدیر پروژه، باید زمان کافی را در برنامه خود برای نقاط تماس یک به یک با هر یک از اعضای تیم‌های مجازی اختصاص دهیم. تماس‌های ویدئویی هفتگی (با استفاده از اسکایپ یا Google Hangouts) ایده‌آل هستند، اما بسته به شرایط شما همیشه عملی نیستند. نکته مهم این است که مکالمات رو در رو ارزشمند هستند و باید از این قبیل استفاده شود: موضوعات پیش پا افتاده مانند ردیابی زمان باید از آن گفتگوها دور بمانند. در عوض، وقت خود را صرف مربی‌گری و تبادل نظرات صادقانه کنید.

۲- در نرم‌افزار سرمایه‌گذاری کنید.

یک رایانه پیشرفته به علاوه اتصال سریع اینترنت، دستگاه اصلی فناوری اطلاعات برای کار از راه دور است. به تنهایی، آن‌ها نمی‌توانند بهره‌وری را برای تیم‌های مجازی افزایش دهند و این جایی است که نرم‌افزار مدیر پروژه وارد عمل می‌شود.

ابزاری برای همکاری گروهی

ابزارهایی که کارمندان در محل معمولاً استفاده می‌کنند، ممکن است برای تیم‌های مجازی قابل استفاده نباشند. برای بهینه‌سازی گردش کار مجازی، ابزارهای دیگری مانند نرم‌افزار مدیریت اسناد لازم است. Slack (یا یک ابزار مشابه) به تیمی از افراد مستقر در محل‌های مختلف کاری امکان می‌دهد تا در زمینه نوشتن، خواندن و امضای اسناد همکاری کنند.

ابزارهایی برای ردیابی زمان

تیم‌های مجازی به زیرساخت‌های پشتیبانی مستقر در مقر دسترسی ندارند. به عنوان یک مدیر پروژه، می‌خواهید تیم‌های مجازی بیشتر وقت خود را صرف کارهای پربار و مرتبط با پروژه کنند، نه کارهای اداری پیش پا افتاده. به عنوان مثال، کارهایی مانند ردیابی زمان برای یک کارمند از راه دور ضروری است اما باعث اتلاف انرژی می‌شود. خبر خوب این است که برنامه‌هایی برای خودکار کردن کارهای مهم اداری وجود دارند.

ردیابی زمان می‌تواند در برخی موارد موضوعی بحث‌برانگیز باشد زیرا کارمندان، به ویژه کسانی که از راه دور کار می‌کنند، احساس می‌کنند به طور مداوم تحت نظارت هستند. این می‌تواند اعتماد را بین کارمند و کارفرما کاهش دهد. بنابراین مهم است که تیم خود را با ردیابی زمان درگیر کنید. این کار را می‌توانید با توضیح نیاز به ردیابی زمان (بهبود بهره‌وری، پیش‌بینی دقیق و مدیریت دقیق هزینه) انجام دهید. همچنین به کارمندانی که به طور منظم به ردیابی زمان پایبند هستند پاداش دهید. همیشه در طول مسیر به دنبال بازخورد کارمندان باشید تا اطمینان حاصل کنید که ردیابی زمان با هدف بهبود بهره‌وری و سهولت مدیریت تیم انجام می‌شود.

۳- در سیاست‌ها و روش‌ها سرمایه‌گذاری کنید.

سازمان‌های ما ممکن است قبلاً خط مشی‌ها و رویه‌های عملیاتی حاکم بر کاربردهای قابل قبول فناوری اطلاعات و رسانه‌های اجتماعی، نظارت بر تماس، حریم خصوصی کارمندان و غیره را داشته باشند.

برای یک عضو تیم پروژه، جذابیت اصلی کار از راه دور، انعطاف‌پذیری در تنظیم ساعات کار خود و بهینه‌سازی اوج تولید شخصی است. با این حال، ما نمی‌خواهیم اعضای تیم ما احساس بیگانگی کنند یا انرژی خود را از دست بدهند. در زیر برخی از قوانین رویه‌ای آورده شده است که مدیران پروژه باید آن‌ها را به سیاست‌های شرکت اضافه کنند:

• انتظار می‌رود که یک کارمند از راه دور چند بار به ستاد مراجعه کند.
• انتظار می‌رود که ساعاتی از روز کاری یک کارمند از راه دور برای ملاقات‌های تیم مجازی در دسترس باشد.
• چقدر انتظار می‌رود که ما و کارمندان از راه دور رو در رو دیدار کنیم.

اگر سازمان‌های ما فعالیت‌های کاری از راه دور، مانند عکس‌های صفحه، نامه‌های الکترونیکی، تماس‌ها و غیره را رصد کنند، دو خط مشی شرکت باید به روز شود: سیاست حفظ حریم خصوصی کارمندان و سیاست قابل قبول استفاده از فناوری اطلاعات. آن‌ها باید بطور واضح بیان کنند که اعضای تیم‌های مجازی از چه راهی و چگونه نظارت می‌شوند.

۴- در مربی‌گری بهره‌وری سرمایه‌گذاری کنید.

نیروی کار از راه دور نوید افزایش بهره‌وری کلی را می‌دهد. با این حال، افزایش بهره‌وری به طور ناگهانی تحقق نخواهد یافت، همانطور که کارمند از راه دور ناگهان به یک کارمند فوق فعال تبدیل نخواهد شد. عادات کاری دوستدار بهره‌وری باید با گذشت زمان توسعه یافته و کامل شوند. شما به عنوان مدیران پروژه باید در نقش مربی گام بردارید.

برای اینکه مربیان خوبی باشید، به یک تصویر دقیق از عادات کار و داده‌های عملکرد کارمند نیاز دارید. بدون داده‌های ورودی عینی، بحث‌های مربوط به بهره‌وری به سرعت به حدس و گمان تبدیل می‌شود. باز هم، فناوری با گرفتن اطلاعات حیاتی به صورت خودکار، مشکل را کاهش می‌دهد. برنامه‌های ردیابی زمان ساعات کاری را ضبط می‌کند که می‌تواند به عنوان داده ورودی در جلسات مربی‌گری باشد. این برنامه‌ها علاوه بر ضبط ساعات کار، آمار برنامه‌های اجرا شده و وب سایت‌های بازدید شده توسط کارمند از راه دور را نیز ضبط می‌کنند.

۵- در تعادل زندگی و کار سرمایه‌گذاری کنید.

عقل سلیم به ما می‌گوید که کارمندان از راه دور، بدون رفت و آمد روزانه و گذراندن اوقات بیشتر با خانواده، باید از نظر تئوری تعادل سالم بین زندگی و کار داشته باشند.

ممکن است تعجب‌آور باشد که بدانید چندین مطالعه نشان داده است که کارمندان از راه دور دقیقاً برعکس، به دلیل عدم توانایی خارج شدن از حالت کار، در معرض خطر هستند. در حالی که بهره‌وری بالاتر هدف هر سازمان است، اما فرسودگی به عنوان یک نتیجه جانبی نباید به وجود آید. ما مسئولیت محافظت از رفاه اعضای تیم را داریم تا از بهره‌وری طولانی مدت آن‌ها اطمینان حاصل کنیم.

شما به عنوان مدیران پروژه، باید هر یک از اعضای تیم مجازی را در بحث حفظ تعادل بین زندگی و کار با بالا نگه داشتن بهره‌وری، درگیر کنید. هر یک از اعضای تیم منحصر به فرد هستند. از این رو، هیچ برنامه‌ای متناسب با همه وجود ندارد. انعطاف‌پذیری و فضای لازم برای اکتشاف باید مجاز باشد. با این حال، ما باید بر اساس ساعات ضبط شده توسط برنامه‌های ردیابی زمان، پیشرفت را کنترل کنیم.

جمع‌بندی

کار از راه دور یک پدیده مدرن است که چالش‌های جدیدی را به شما معرفی می‌کند و گاهی اوقات چالش‌های معمول مدیر پروژه را با عطر و طعم کمی متفاوت دوباره بسته‌بندی می‌کند.

مدیران پروژه می‌توانند با تمرکز بر بهبود مهارت‌های مربی‌گری و ارتباطی و با تحقیق و استقبال از فناوری‌های جدید که از گردش کار پراکنده پشتیبانی می‌کنند، با تیم‌های مجازی کنار بیایند.