مدیریت هزینه (Cost Management) فرآیندی است که طی آن فرد بودجه یک کسب و کار یا پروژه را برنامه‌ریزی و مدیریت می‌کند. این مسئله در مدیریت یک پروژه، به مدیر و رهبر کمک می‌کند تا هزینه پروژه را تخمین بزنند و کنترل‌هایی را تنظیم نمایند که با استفاده از آنها می‌توان استفاده بیش از حد بودجه را کاهش داد.
مروری بر اصول مدیریت هزینه
روند مدیریت هزینه در مرحله برنامه‌ریزی پروژه انجام می‌شود. جایی که هزینه‌ها قبل از اجرا، توسط مدیران تأیید می‌شوند. سپس، هنگام اجرای پروژه، هزینه‌ها با دقت کنترل و ضبط شده تا از همخوانی آنها با برنامه مدیریت هزینه، اطمینان حاصل شود.
محدودیت سه گانه در مدیریت پروژه، به سه معیار اشاره دارد که یک پروژه را تعریف می‌کنند:
گرایش بیش از حد به یکی از این سه معیار، به معنای آسیب دیدن دو جنبه دیگر است. بنابراین، در مدیریت هزینه، محدودیت سه گانه نقش اصلی در کار ما را بازی می‌کنند.
ملاحظات اصلی برای مدیریت هزینه
در یک برنامه مدیریت هزینه، باید متغیرهایی که بر بودجه پروژه تأثیر می‌گذارند، اعم از مواد یا افراد، در نظر گرفته شوند. همچنین هزینه‌های ثابت مانند هزینه اقتصادی در تیم‌ها وجود دارد. همه اینها باید محاسبه شوند تا بدانید تعهد مالی شما به پروژه چقدر خواهد بود.
آخرین اما مهمترین مسئله نیز ذینفعان پروژه هستند. آنها علاقه‌مند به پایین نگه داشتن هزینه‌ها خواهند بود. افزایش هزینه مشکلی است که بسیاری از پروژه‌ها تجربه می‌کنند، اما در عین حال، مسئله‌ای لاینحل نیست. هنگام تدوین برنامه مدیریت هزینه، افراد ذینفع را در ذهن داشته باشید. آنها باید در جریان تمام کار باشند و گزارش‌های مربوط به پروژه را در زمان مناسب، دریافت کنند.
روند مدیریت هزینه‌های پروژه چگونه است؟
اشاره کردیم که مدیریت هزینه راهی برای صرفه‌جوئی مالی در پروژه است که شامل برآورد هزینه‌های پروژه خواهد بود. بنابراین، اولین کاری که می‌خواهید انجام دهید، برآورد کردن تمام هزینه‌های خود در سطح کلی کار است. هنگامی که این ارقام را در دست داشتید، می‌توانید به مرحله بعدی بروید که تهیه بودجه پروژه معنا شده است.
نحوه پیگیری هزینه‌ها
تمام این مراحل اولیه برای کنترل هزینه‌های پروژه برداشته شده است. برای پیگیری هزینه‌های پروژه در طول فعالیت، ساخت الگویی مناسب را در نظر بگیرید. برای داشتن الگوی مشخص، با جمع آوری نیروی کار لازم، مدت زمان انجام هر کار، نرخ ساعتی که هر یک از اعضای تیم برای اتمام کار لازم دارد، مواد و منابع، اندازه‌گیری هزینه‌ها را شروع کنید.
سایر هزینه‌های اندازه‌گیری شامل هزینه‌های سفر کاری افراد، تجهیزات و مکان است. البته هزینه‌های ثابت و متفرقه دیگری نیز وجود دارد که لازم است آنها را دوباره در سطح کار یادداشت کنید. هنگامی که مبلغ بودجه خود را بدست آوردید، می‌توانید با پیشرفت پروژه آن را پیگیری کنید.
هزینه‌های مهم برای پیگیری
جمع‌آوری برخی هزینه‌های پروژه نسبت به بقیه آسان‌تر است. نمودارهای قابل ترسیم، شروع کار، هزینه مشاوره، مواد اولیه، نرم‌افزار و سفرهای کاری، به طور قابل توجهی ساده‌تر از هزینه‌های دیگر است که ممکن است تغییر کنند. هزینه‌های دشوارتر شامل مواردی مانند هزینه‌های تلفن، فضای اداری، تجهیزات اداری، هزینه‌های عمومی و بیمه شرکت است.
طرح کلی برنامه مدیریت هزینه
یک طرح مدیریت هزینه ساده به نظر می‌رسد. در بهترین حالت ما گمان می‌کنیم که این مسئله یک طرح کلی از برآورد هزینه برای پروژه است. اما این مهم شامل تمام تخصیص‌ها و نحوه کنترل مدیر پروژه برای انجام آن به عنوان بودجه، برای کنترل این هزینه‌ها است.
موارد زیادی وجود دارد که باید در برنامه مدیریت هزینه گنجانده شود:
- دقت و صحت مهم است. خصوصا اگر در حال گرد کردن اعداد باشید، که ممکن است ناچیز به نظر برسد، اما منجر به انحراف برآورد هزینه در پروژه‌های بزرگ و کوچک شود. بسیار مهم است که ارقام شما تا حد ممکن دقیق باشند.
- واحدهای اندازه‌گیری را تعریف کنید. زیرا اندازه مهم است و می‌تواند تفاوت زیادی در برآورد هزینه شما ایجاد کند.
- از تمامی تغییرات مطلع شوید. به این مهم به این آستانه‌های کنترل یا control thresholds می‌گویند.
- نحوه سنجش عملکرد پروژه را تعیین کنید تا ببینید آیا اهداف و انتظارات پروژه را برآورده می‌کنید.
- هنگام نظارت بر پیشرفت پروژه و ارائه این داده‌ها به ذینفعان، باید گزارشی از یافته‌های خود داشته باشید.
چرا مدیریت هزینه پروژه مهم است؟
هنگامی که شما از مدیریت هزینه پروژه استفاده می‌کنید، این مسئله یک پایه برای هزینه‌های پروژه تعیین می‌کند. این بدان معناست که بر تصمیمات و دستورالعمل‌هایی که هنگام مدیریت هزینه‌‌ای پروژه خود اتخاذ می‌کنید، نظارت کافی خواهید داشت. در اصل به شما کمک می‌کند تا پروژه را بدون هزینه بیش از حد، در مسیر خود نگه دارید.
بدون مدیریت هزینه پروژه، سازمان می‌تواند ضرر کند. زیرا هزینه‌ها بیش از سود خواهند بود. مسئله دیگر این است که شما ممکن است به اشتباه مشتریان خود را فاکتور کنید. همه اینها منجر به بودجه‌ای ناچیز و ناتوانی خطرناکی در یادداشت‌برداری می‌شود که در هنگام خرج کردن هزینه با آن رو به رو خواهید شد.
برخی آمارها
اشاره کردیم که مدیریت هزینه با در نظر گرفتن هر سه پارامتر موجود در محدودیت سه گانه، اعمال می‌شود. داده‌های آماری نشان می‌دهد که “هزینه” مهمترین عامل در تعیین شکست‌ها و موفقیت پروژه است.
طبق مطالعه مک کینزی-آکسفورد در مورد عملکرد بخش IT، هزینه‌های زیاد در پروژه‌های نرم‌افزاری به طور متوسط می‌تواند به ۶۶٪ و در پروژه‌هایی که به نرم‌افزار مربوط نیستند ۴۳٪ بیشتر باشند. با این حال، شرکت‌های فناوری اطلاعات تنها کسانی نیستند که پس از صرف بودجه در پروژه‌های خود، ریسک مالی را متحمل می‌شوند.
بررسی اخیر شواهد مربوط به صنایع بین‌المللی ساختمانی نشان داد که متوسط هزینه بیش از حد در پروژه‌های متوسط به ۳۲٫۵٪ می‌رسد، در حالی که در پروژه‌های بزرگ، این تعداد ممکن است به ۸۸٪ برسد. این آمار نشان می‌دهد که صرف نظر از تمام پیشرفت‌های انجام شده در تئوری و مدیریت هزینه پروژه در طول دهه‌های گذشته، بسیاری از پروژه‌ها هنوز از عواقب پیش‌بینی و کنترل ناکافی هزینه‌ها رنج می‌برند.
تا حدی، افزایش بیش از حد هزینه‌های پروژه را می‌توان در عدم وجود یک برنامه استراتژیک مشخص و عدم توانایی مدیران برای در نظر گرفتن خطرات احتمالی و تغییرات محیطی دانست. با این حال، کم ارزش بودن هزینه‌های پروژه را باید به عنوان دلیل معتبر و اصلی پیشروی بیش از حد انتظارات بودجه خود معنا کنیم.
نکاتی برای مدیریت هزینه پروژه
موارد زیر چند نکته است که باید در هنگام مدیریت هزینه‌های پروژه خود به خاطر بسپارید.
هر بودجه‌بندی خوبی با در نظر گرفتن طیف وسیعی از هزینه‌ها، این مهم را در کنار قیمت‌گذاری، در نظر خواهد گرفت.
حساب برای بلایای طبیعی یا رویدادهای احتمالی:
انتظار داشته باشید که اتفاق غیرمنتظره کار را متوقف کند. شما باید در بودجه خود جایی برای یک رویداد با منبعی نامشخص، مسئله شخصی یا ناشناخته دیگری، برنامه‌ریزی کرده باشید.
سایر هزینه‌های غیر منتظره:
همه هزینه‌های غیرمنتظره تصادفی نیستند. این مهم می‌تواند شامل مواردی باشد که شما فراموش کرده‌اید. مانند مسائل حقوقی، مجازات‌های مرتبط با پروژه که باید بخشی از بودجه خود را برای آنها آماده کنید.
داشتن نرم‌افزاری برای نظارت بر بودجه هنگام اجرای پروژه برای مدیریت هزینه‌ها، امری کلیدی است. با این حال، اگر به داده‌های فعلی نگاه نکنید، نمی‌توانید برای حل مشکلات به اندازه کافی سریع عمل کنید. بنابراین، شما می‌خواهید نرم‌افزاری با ردیابی داده در زمان واقعی داشته باشید، پس باید داده‌های واقعی را نیز در دسترس قرار دهید.
نتیجه سخن
اگرچه کنترل هزینه هرگز بدون درد نیست، اما با نزدیک شدن به آن به طور سیستماتیک و با دقت، موفقیت پروژه را تا حد قابل توجهی افزایش می‌دهید. هنگام تهیه برنامه پروژه، محدودیت سه گانه را به یاد داشته باشید و روند مدیریت هزینه ۴ مرحله‌ای توضیح داده شده در این مقاله را دنبال کنید. آن را متناسب با نیازهای کسب و کار و ایده‌های پروژه خود تنظیم کنید تا حتی نتایج بهتری کسب کنید. هرچه در این زمینه تجربه و تخصص بیشتری داشته باشید، انجام هر پروژه در بودجه مناسب و به موقع برای شما آسان‌تر خواهد بود.
