ویژگی‌های یک تحلیلگر فرایند

برای بیان ویژگی‌های تحلیلگر فرایند باید گفت ، امروزه، تلاش کردن برای بدست آوردن شغل ایده آل خود، کاری قابل ستایش و ستودنی است. تحلیلگر حرفه‌ای فرایندهای کسب و کار، شغلی است فقط با تلاش‌های بسیار می‌توانید وارد آن شده و در آن مشغول به کار شوید.

یکی از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند این است که با یک جستجوی ساده شروع می‌کند و بعد از آن وارد چرخه‌ای از فعالیت‌های پیچیده و چالش برانگیز می‌شود؛ ناگفته نماند که فقط تحلیلگر فرایندها توانایی خروج از این چرخه را دارند!

تحلیلگران فرایند با مشاغل کار می‌کنند تا بخش‌هایی را که می‌توانند عملکرد یا فرایندها را بهبود بخشند، شناسایی کنند و در ادامه به آنها کمک می‌کنند تا استراتژی‌هایی کاربردی، برای رقابت در بازار به کار گیرند.

این ملاقات‌ها شامل ذینفعان اصلی برای تعیین اهداف سازمان، مدیران بخش‌های مختلف و … است؛ در نهایت با جمع آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها، نقشه‌برداری فرایندها و ایجاد گزارش‌های اصولی، تحلیل‌های لازم برای پیشرفت و بهبود در آینده ارائه می‌شوند.

از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند این است که در زمان‌های منظم در محیطی مستقر هستند، هرچند ممکن است گاهی اوقات نیازمند سفرهایی برای ملاقات با مشتری‌ها و مشاهده مراحل انجام کار مورد نظر باشند.

این شغل مناسب افرادی با مهارت‌های بین فردی و ارتباطی عالی است که توانایی نوشتن گزارشات قوی را دارند و باید استعدادهای تجزیه و تحلیل داده‌ها و تبحر عالی در تجارت، داشته باشند.

ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

نوع سازمانی که تحلیلگر فرایند در آن کار می‌کند نقش اساسی در کاربرد هر کدام از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند، دارند. همچنین انتظار داشتن از افرادی که بدون آموزش، راهنمایی لازم و کسب تجربه وارد این حوزه شدند، کاری غیر منطقی است و استفاده از این افراد نتیجه‌ی خوبی برای شما در بر نخواهد داشت.

آنها کار‌ها را به خوبی انجام نخواهند داد و محیطی بی روح و خسته کننده برای اطرافیان خود ایجاد خواهند کرد؛ این امر برای برخی از تحلیلگران حرفه‌ای هم پیش می‌اید. البته ناگفته نماند که فرصت دادن به افراد کم تجربه برای کسب دانش یک امر ضروری است!

اغلب ویژگی‌های تحلیلگر فرایند، انسانی و احساسی است و تنها حرفه‌ای بودن در کار با ابزارها و نرم افزارها برای وارد شدن در این حرفه کافی نیست.

در حال حاضر تحلیلگر فرایندها، شغلی با ارزش و مهم محسوب می‌شود که روز به روز در حال پیشرفت و رشد است؛ نتیجه این پیشرفت و رشد، به وجود آمدن رقابت‌های شدید برای دستیابی به اهداف شغلی مهم است و کمبود متخصص در این زمینه به خوبی حس می‌شود.

با این حال اگر شما قصد انتخاب این حرفه را برای یادگیری و هدف آینده خود دارید، قطعا با چالش‌های از جمله آشنا نبودن با ویژگی‌های تحلیلگر فرایند مواجه خواهید شد؛ اما نگران نباشید! برای آشنایی بیشتر با شغل تحلیلگر فرایند پیشنهاد می‌کنیم مقاله “مسیر شغلی تحلیلگر فرایند” را مطالعه کنید.

در ادامه مقاله به ۸ مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند پرداخته‌ایم؛ پس لطفا با ما همراه باشید.

۱- ارتباطات اولین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

اولین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند، ارتباطات قوی و موثر است. یکی از بهترین بخش‌های کار در این نقش این است که شما معمولا فرصتی برای کار و مصاحبه با افراد مختلف در سراسر شرکت یا سازمان خواهید داشت. این عمل به این معناست که شما باید توانایی برقراری ارتباط با افراد مختلف در رتبه‌های متنوع را داشته باشید، تا در هر بخشی که به کار می‌پردازید، موفق ظاهر شده و به نتایج موثری دست پیدا کنید. البته تمام ارتباطات به صورت رو در رو نخواهد بود؛ گاهی ارتباطات کتبی از ارتباطات مستقیم موثر‌تر واقع خواهند شد. این موارد به این معناست که شما باید در این شغل شنونده عالی و ماهری باشید.

ویژگی گوش دادن شما باید در رتبه بالایی باشد تا شما نه تنها گفته‌ها را بشنوید، بلکه با مشاهده پیام‌های مختلف کلامی‌ و غیر کلامی ‌یا آنچه که گفته نمی‌شود، به نتیجه‌ای یکسان و با ارزش برسید. از مهمترین ویژگی‌های تحلیلگر فرایند گوش دادن دو طرفه است؛ چرا که با این ویژگی ارتباط قوی و موثری بین شما و طرف مقابل شکل خواهد گرفت و به نتایج ایده آلی خواهید رسید. شما باید یاد بگیرید که هنگام گوش دادن حواس پرتی‌های مختلف را کنار گذاشته و ارتباط چشمی‌ قدرتمندی با طرف مقابل برقرار کنید.

در آخر برخی از توانایی‌های مورد نیاز برای حرفه‌ای شدن در این ویژگی را در ذیل آورده‌ایم:

• یادگیری بیان مناسب
• یادگیری استفاده از زبان بدن
• شناخت حرکات بدن طرف مقابل
• تقویت مهارت خوب گوش دادن
• تقویت مهارت‌های ارتباط کتبی مانند گزارش‌های عمقی و نامه نگاری‌های رسمی

۲- تفکر تحلیلی دومین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

از آنجا که ممکن است در حال حاضر در بخشی از سازمان یا شرکت خود، مشغول به کار باشید که کمتر با آن آشنایی دارد، باید بتوانید اطلاعات پیچیده و مفیدی را از آن بدست بیاورید. این تمرینی است برای شروع مرحله بعدی از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند، تا با تقویت تفکر تحلیلی محدودیت‌های مکانی و دیداری خود را از بین ببرید. بعد از بدست آوردن اطلاعات پیچیده در محیط جدید، باید آنها را به مجموعه‌ای از داده‌ها تقسیم کنید که برای کسب و کار شما موثر باشد و در تصمیم گیری‌های نهایی به شما کمک کنند.

تفکر تحلیلی شامل بکار بردن یک روش گام به گام است که به ترتیب از مشاهده شروع می‌شود و تا تجزیه و تحلیل یک مسئله و در نهایت تعیین راه حل، پیش می‌رود. کلید موفقیت در این ویژگی و مهارت، توانایی شما در استفاده از یک فرایند در حال وقوع و نتیجه آن در آینده برای تعیین نتیجه یا جوابی خوب است.

همچنین یک تحلیلگر فرایند باید بتواند در سطوح مختلف وارد شده و به تحلیل بپردازد و در زمان مشخص به مکانی دیگر حرکت کند. در واقع باید توانایی این را داشته باشد تا از سطح بالاتر به جزئیات وارد شده و تا سطوح پایین حرکت کند. تحلیلگران فرایندها نیاز به بینش و درکی هستند تا بتوانند اطلاعات پیچیده و جزئی را ارزیابی و تحلیل کنند.

۳- تفکر انتقادی سومین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

یکی دیگر از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند، تفکر انتقادی است. تفکر انتقادی به شما کمک می‌کند تا بتوانید با مردم کار کنید و به عمق مسائلی از کسب و کار دست پیدا کنید که می‌توانند بهترین نتیجه را برای کسب و کار شما رقم بزنند.

هنگام بهبود فرایندهای کسب و کار، استفاده از تفکر انتقادی بسیار مهم است تا بتوانید به سوالاتی که در فرایندها و فعالیت‌های یک سازمان نهفته است، پاسخ دهید. این بدان معناست که شما به جای پذیرش اطلاعات ارائه شده به ارزش واقعی، پیامدها و سرانجام پیامدهای یک کار خاص دست پیدا خواهید کرد.

۴- تسهیل گروهی چهارمین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

بیشتر فرایندهای کسب و کار بیش از یک نفر یا بخش را درگیر می‌کند؛ بنابراین احتمالا شما به طور منظم با گروه‌هایی از افراد کار خواهید کرد. اگر مهارت آسان سازی قدرتمندی نداشته باشید، فاجعه‌ای در کسب و کار شما رخ خواهد داد.

یک تسهیل کننده خوب، یک راهنمای بیطرف است که به گروهی از افراد، کمک می‌کند تا روند جلسه را طی کنند. تسهیل کننده برای کمک به جمع آوری اطلاعات، نظرات و ایده‌های شرکت کنندگان در جلسه را گوش داده و به عنوان فردی بیطرف نتیجه نهایی را به افراد ارائه خواهد داد. به طور کلی تسهیل یک عمل قوی برای رهبری گروه یا بخش در مسیر موفقیت و رسیدن به اهداف بلند مدت است.

۵- ایجاد رابطه پنجمین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

پنجمین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند، ایجاد رابطه با افراد است. شما باید بتوانید در هنگام ایجاد روابط با هر کسی در سازمان، با قدرت و دقت کافی برخورد کنید. شما باید مورد اعتماد، اصیل و صمیمی‌ باشید تا مخاطب با شما ارتباط برقرار کند. موفقیت در این نقش نیازمند بدست آوردن توانایی‌هایی مانند ایجاد روابط قوی در سراسر بخش‌های سازمان بدون محدودیت رتبه‌های افراد هر بخش، خواهد بود. اما بهترین روش برای پیش بردن  این کار، عمل کردن به حرفه‌ایی است که به فرد مقابل خود می‌زنید.

همچنین در ارتباطات خود صریح باشید و به درخشش دیگران کمک کنید؛ چرا که با احترام به دیگران باعث بالا رفتن ارزش و احترام خود، خواهید شد. الان به احتمال زیاد متوجه شده باشید که همه این ویژگی‌های روانشناسی، خارق العاده هستند و شخصیت شما را کامل می‌کنند. این موارد ویژگی‌های تحلیلگر فرایند را کامل کرده و او را در حرفه خود، موفق نشان خواهند داد. اما ذکر این نکته نیز مهم است که باید اطمینان حاصل کنید که مهارت‌های فنی شما نیز در فرم و مرحله خوبی قرار داشته باشد. این به این معناست که شما باید هر روش فرایندی را که شرکت شما از آن استقبال می‌کند، درک کنید و رشد آن بپردازید. همچنین با حرفه‌ای شدن در مستند سازی فرایندهای سازمان خود، در مسیر موفقیت قرار می‌گیرید.

۶-رهبری ششمین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

یک تحلیلگر قدرتمند توانایی این را دارد که یک بخش از افراد را تحت تاثیر قرار داده و در مسیری ویژه برای انجام یک هدف مشترک، پیش ببرد. رهبری، یکی از پیچیده‌ترین ویژگی‌های تحلیلگر فرایند است؛ چرا که نیازمند درک تکنیک‌های متنوع مذاکره برای توافقنامه‌ها میان بخش‌های مختلف سازمان‌ها است.

رهبر قدرتمند باید بتوانید در محیطی مشترک، همه افراد را مدیریت کند و به پیشبرد فعالیت‌ها و فرایندهای سازمان برای رسیدن به هدفی نهایی و مشترک تلاش کند.

۷- یادگیری هفتمین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

هفتمین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند که به معرفی آن می‌پردازیم، یادگیری است. تحلیلگران باید توانایی یادگیری مطالب مختلف و جدید را به سرعت بدست بیاورند و دامنه آگاهی خود را در زمان کمی ‌افزایش دهند. آن‌ها باید قدرت تبدیل علم به عمل را در زمان بسیار کمی‌ بدست بیاورند و باعث پیشبرد اهداف سازمان بشوند.

تحلیلگر فرایند باید مطالعه را در رتبه ویژه اعمال روزانه خود قرار دهد تا بتواند در زمان کوتاهی ماهیت مطالب و اطلاعات در حال انتقال را درک کند. البته این نکته را فراموش نکنید که لازم نیست در هر زمینه‌ای متخصص باشید و به مطالعه بپردازید، بلکه باید توانایی سوال پرسیدن و خارج شدن از ابهامات را بدست بیاورید.

۸- دانش رایانه هشتمین مورد از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند

آخرین موردی که از ویژگی‌های تحلیلگر فرایند، به شما معرفی می‌کنیم، دانش رایانه است. در موارد قبل بسیار درمورد اخلاق و روان مناسب برای برقراری ارتباط صحبت کردیم؛ اما اگر از دید فنی و رایانه ضعیف باشید، قوی بودن ارتباطات اخلاقی و مستقیم، بی‌فایده است.

تحلیلگران فرایند در استفاده از برنامه‌های تحلیلی و همچنین نرم افزارهای مفید در این زمینه، باید مسلط باشند؛ چرا که رسم نمودارها و چارت‌ها و نقشه‌های پرجزئیات، نیازمند بکارگیری ابزارها و نرم افزارهای مناسب است.

بنابراین بدون بالا بردن دانش رایانه خود، مسیر موفقیت برای شما دشوار خواهد شد. در نهایت لازم است بدانید که در این مسیر شغلی، علم رایانه و علم روانشناسی و ارتباطات، مکمل و کامل کننده یکدیگر هستند و مسلط نبودن بر یکی از آنها، نشان دهنده ضعف شما در یادگیری است.

جمع بندی

برای موفقیت و رسیدن به رتبه‌های بالا در مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) ، نیازمند یادگیری مهارت‌ها و ویژگی‌های تحلیلگر فرایند هستید که شما را از نظر روان، اخلاق و مهارت‌های فنی قدرتمند نشان دهد. در حال حاضر شاید یادگیری و انجام همه این کارها از نظر شما دشوار و پیچیده باشد، اما نگران نباشید!

چرا که قرار نیست همه این ویژگی‌ها و مهارت‌ها را یک شخص و در زمان کمی‌ فرا بگیرد؛ بلکه برای یادگیری کامل آنها نیازمند گذراندن دوره‌های مناسب و کسب تجربه در حین کار هستید. شاید یکی از دلایلی که مدیران حاضر به پرداخت دستمزد بالا برای متخصصان در این زمینه هستند، همین مورد است.

شاید از خود بپرسید که تحلیل در مدیریت فرایندهای کسب و کار توسط نرم افزارها و ابزارهای موجود با جزئیات کامل انجام می‌شود و چه نیازی به تحلیلگر فرایند است؟ پاسخ ساده است! هیچوقت یک نرم افزار نمی‌تواند جایگزین نظارت و علم یک متخصص در زمینه تحلیل بشود.