مدیریت منابع انسانی
هزینه هر استخدام (Cost per Hire) چیست و چگونه محاسبه می‌شود؟
هزینه استخدام یک کارمند جدید چقدر است؟ هزینه هر استخدام (Cost per Hire) یکی از پرکاربردترین معیارهای منابع انسانی و KPIهای استخدام است. درک هزینه هر استخدام شما را قادر می‌سازد تصمیمات استراتژیک‌تری هنگام سرمایه‌گذاری بر فرایند استخدام خود بگیرید. به عبارت دیگر، به تصمیم‌گیری در مورد هزینه‌های مربوط به فرآیند استخدام کمک می‌کند و همچنین تخمینی از هزینه نقش‌هایی که به سختی انجام می‌شوند را ارائه می‌دهد.
هزینه‌های زیادی در رابطه با استخدام یک کارمند جدید برای ایفای نقش وجود دارد که برخی از آن‌ها واضح و برخی دیگر چندان ساده نیستند. به عنوان مثال، چگونه مواد بازاریابی مورد نیاز برای تبلیغ درباره یک موقعیت شغلی خالی را تعیین می‌کنید؟ یا چگونه هزینه فرآیند مصاحبه را محاسبه می‌نمایید؟ این باعث می‌شود که هزینه هر استخدام یکی از مهم‌ترین و در عین حال پیچیده‌ترین معیارها در استخدام و جذب استعداد باشد. بیایید نگاهی به تعریف هزینه هر استخدام، فرمول و نحوه محاسبه آن بیندازیم.
هزینه هر استخدام چیست؟
هزینه هر استخدام معیاری برای استخدام است که هزینه‌های مرتبط با فرآیند استخدام کارکنان جدید را اندازه‌گیری می‌کند. این شامل هزینه‌هایی مانند منبع‌یابی و استخدام، هزینه‌های برنامه پاداش ارجاع و غیره می‌شود. به عنوان مثال، اگر شما ۵۰ نفر را برای سال استخدام کنید و سالانه حدود ۱۰۰۰۰۰ دلار برای فرآیند استخدام هزینه نمایید، این بدان معناست که هزینه‌های شما کاهش می‌یابد. هر استخدام ۲۰۰۰ دلار است. این یک راه عالی برای سنجش اینکه آیا فرآیند استخدام شما نسبت به صنعت و نقش شما بهینه شده است یا خیر، می‌باشد.
همچنین، هنگام مقایسه بین دپارتمان‌ها در هر فصل و سالانه برای مشاهده هر گونه روند قابل توجه مفید است. عوامل متعددی بر هزینه هر استخدام سازمان شما تأثیر می‌گذارند.
فرمول هزینه هر استخدام
فرمول استاندارد برای محاسبه هزینه هر استخدام عبارت است از:
هزینه هر استخدام = (هزینه استخدام داخلی + هزینه استخدام خارجی) ÷ هزینه تمامی استخدام‌ها
هزینه‌های داخلی و خارجی دقیقا شامل چه مواردی می‌شود؟ بیایید به چند نمونه نگاهی بیندازیم. به خاطر داشته باشید که این یک لیست غیر جامع است.
هزینه‌های داخلی
- هزینه‌های انطباق: هزینه‌های مرتبط با نظارت و پردازش اسناد برای مطابقت (مانند اسناد قانونی، اسناد رویه و غیره)
- هزینه‌های اداری: هزینه‌های مرتبط با پشتیبانی از کارگزینی شامل مواردی مانند تجهیزات اداری، اجاره، غذا، هزینه‌های هتل و غیره. اگر تخصیص دقیق هزینه اداری استخدام غیرممکن باشد، می‌توان درصدی از کل هزینه را بر اساس تعداد نیروی کار استفاده کرد.
- آموزش و توسعه: هزینه‌های آموزش و ارتقاء مهارت کارکنان استخدامی برای گسترش مهارت‌های آن‌ها. این ممکن است شامل دوره‌های آنلاین، مانند دوره گواهینامه استعدادیابی یا آموزش آفلاین باشد.
- هزینه‌های استخدام/منبع‌یابی کارکنان: این هزینه کارکنان منبع‌یابی/استخدام شما شامل حقوق، پاداش عملکرد و مزایا می‌باشد.
- هزینه‌های استخدام مدیر: به طور معمول، مدیر استخدام شما مسئول سایر دپارتمان‌های شرکت است. بنابراین، هر زمانی که دور از میز برای انجام مصاحبه سپری می‌شود، هزینه دارد.
هزینه‌های خارجی
- بررسی پیشینه: هزینه‌ها با اطمینان از مناسب بودن نامزد برای استخدام مرتبط هستند. این شامل بررسی‌های کیفری و آموزشی، مراجع، بررسی اعتبار، واجد شرایط بودن برای کار، وضعیت مهاجرت و غیره است.
- هزینه‌های پیش از غربالگری: هزینه‌های مربوط به حصول اطمینان از اینکه داوطلب از معیارهای اولیه استخدام (مانند ارزیابی‌ها، آزمون‌ها، مصاحبه‌های خودکار) برخوردار است.
- هزینه‌های منبع‌یابی: هزینه‌های منبع‌یابی، خرید پایگاه‌های داده، عضویت در انجمن‌های حرفه‌ای.
- هزینه‌های فناوری: هزینه‌های مرتبط با فناوری استخدام (از جمله سیستم ردیابی متقاضی، زیرساخت برای پردازش برنامه‌ها، نگهداری سیستم و غیره)
- هزینه‌های سفر: هزینه‌های مربوط به زمانی که سفر برای متقاضی یا استخدام‌کننده مورد نیاز است. این شامل پروازها، هزینه‌های هتل و غیره می‌شود.
- هزینه‌های بازاریابی: هر گونه هزینه مرتبط با تلاش‌های بازاریابی استخدامی شامل شبکه‌های اجتماعی، سئو، به روز رسانی وب سایت و … است.
- هزینه‌های ارجاع کارمندان: اگر یک برنامه تشویقی برای تشویق ارجاع کارمندان دارید، این برنامه هزینه‌بر خواهد بود.
- پاداش امضا: مبلغی که به یک کارمند برای پیوستن به شرکت پرداخت می‌شود.
- هزینه‌های شخص ثالث: این می‌تواند به عنوان مثال، یک انجمن حرفه‌ای یا یک آژانس خارجی باشد که منابع یا متقاضیان جویای کار را در اختیار شما قرار می‌دهد.
- هزینه‌های نمایشگاه کار: هزینه‌های مرتبط با سازماندهی نمایشگاه کار شامل اجاره تجهیزات، حمل و نقل، طراحی، هزینه غرفه، نیروی کار و هزینه‌های اجاره است.
سایر هزینه‌هایی که باید در نظر بگیرید شامل هزینه‌های جابجایی، آزمایش مواد مخدر یا هزینه‌های استخدام دانشگاه می‌باشد.
برای هزینه‌های داخلی و خارجی، باید هر بخش از فرآیند استخدام را برای شرکت خود تجزیه و تحلیل کنید تا تمام هزینه‌ها را شناسایی نمایید. برخی از هزینه‌هایی که در مورد آن‌ها صحبت کردیم ممکن است اعمال شوند، و برخی ممکن است حتی در لیست‌های بالا ذکر نشده باشند.
تعداد کل استخدام‌ها
تعیین تعداد کل استخدام‌ها بستگی به نتیجه‌ای دارد که هنگام محاسبه هزینه هر استخدام می‌خواهید به دست آورید. تعداد استخدام‌های شما می‌تواند شامل استخدام‌های داخلی و خارجی و همچنین شامل کارکنان موقت، فریلنسرها، قراردادهای دارای مدت معین باشد. از سوی دیگر، می‌تواند کارمندانی را که در نتیجه ادغام یا اکتساب منتقل شده‌اند یا کارمندانی که در لیست حقوق و دستمزد شخص ثالث هستند، حذف کند.
سپس، این تعداد به دوره‌ای بستگی دارد که هزینه هر استخدام را برای آن محاسبه می‌کنید. شما ممکن است به تعداد کل استخدام‌های جدید در یک فصل خاص یا برای مثال در یک سال نگاه کنید.
چگونه هزینه هر استخدام را محاسبه کنیم؟
برای محاسبه هزینه هر استخدام، باید تمام داده‌های هزینه‌های داخلی و خارجی خود را جمع‌آوری کنید. همچنین باید دوره زمانی را که هزینه آن قرار است محاسبه شود (ماهانه، سالانه، دو سالانه، سه ماهه) تعیین نمایید. همچنین می‌توانید میانگین هزینه هر استخدام در هر دپارتمان یا حتی برای هر نقش را محاسبه کنید. برای محاسبه هزینه هر استخدام می‌توانید چهار مرحله را طی کنید که ما با مثال نشان خواهیم داد.
مرحله ۱: داده‌های مربوط به هزینه را جمع‌آوری کنید
اولین چیزی که باید پیدا کنید گزارش هزینه‌های خود برای یک دوره زمانی مشخص است. سعی کنید این را از تیم مالی دریافت نمایید و تا حد امکان هزینه‌ها را برای تیم استخدام جدا سازید.
مرحله ۲: هزینه‌های داخلی را شناسایی کنید
تمام هزینه‌های استخدام داخلی را در یک صفحه گسترده در یک ستون ثبت کنید. برای مثال، بیایید هزینه‌های داخلی Exxaro Incorporated، یک شرکت بیمه را محاسبه کنیم.
اکتبر
هزینه‌های داخلی (هزینه‌ها به دلار آمریکا)
- هزینه منبع‌یابی: ۲۰۰۰
- هزینه تیم استخدام: ۴۰۰۰
- هزینه انطباق: ۵۰۰
- تجهیزات اداری: ۵۰۰
- هزینه کل: ۷۰۰۰
مرحله ۳: هزینه‌های خارجی را شناسایی کنید
تمام هزینه‌های استخدام خارجی را در یک ستون جمع‌آوری کنید:
اکتبر
هزینه‌های خارجی (هزینه‌ها به دلار آمریکا)
- بررسی پیشینه: ۲۵۰۰
- هزینه‌های قبل از غربالگری: ۱۰۰۰
- هزینه منبع‌یابی: ۲۰۰۰
- هزینه‌های فنی: ۴۰۰۰
- هزینه آژانس: ۲۰۰۰
- هزینه بازاریابی: ۵۰۰۰
- هزینه کل: ۱۶۵۰۰
مرحله ۴: محاسبه را کامل کنید
فرض کنید در ماه اکتبر پنج استخدام انجام دادید. اگر از یک صفحه گسترده استفاده می‌کنید، محاسبه نهایی شما چیزی شبیه به این خواهد بود:
- هزینه‌های داخلی: ۷۰۰۰
- هزینه‌های خارجی: ۱۶۵۰۰
- تعداد استخدام: ۵ نفر
- هزینه هر استخدام: ۴۷۰۰
فرمول هزینه هر استخدام به شرح زیر است:
= (۷۰۰۰ + ۱۶۵۰۰) ÷ ۵
چرا هزینه هر استخدام معیار مهمی است؟
اندازه‌گیری هزینه هر استخدام به شما کمک می‌کند تا فرآیند استخدام خود را بهینه سازید.
تعیین بودجه استخدام و منابع انسانی: ردیابی داده‌های هزینه هر استخدام به شما کمک می‌کند بفهمید چه منابع مالی برای استخدام در دوره بعدی نیاز دارید. به پیش‌بینی هزینه‌های سال کمک می‌کند و همچنین نشانه‌ای واضح از سهم استخدام در نتیجه کسب‌وکار ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، Ericsson از طریق تعدادی از رسانه‌های اجتماعی و طرح‌های حمایت از کارمندان، توانست هزینه هر استخدام خود را تا ۷۰ درصد کاهش دهد. این نه تنها منجر به کاهش هزینه‌ها شد، بلکه تلاش‌های مرتبط به نرخ‌های نگهداری بالا منجر گردید. این تأثیر مثبت قابل توجهی بر بودجه منابع انسانی و استخدام دارد، زیرا به معنای کاهش تلاش در هزینه‌های استخدام است.
مدیریت هزینه‌ها: همیشه نیازی نیست که برای کاهش هزینه هر استخدام تلاش کنید. مطمئناً برخی از نقش‌هایی که به سختی پر می‌شوند، هزینه بیشتری نسبت به نقش‌های دیگر خواهند داشت. با این حال، باید مطمئن شوید که به نسبت پول خود ارزش دریافت می‌کنید. به عنوان مثال، نوکیا فرصتی برای استفاده از Indeed به عنوان موتور جستجوی ترجیحی خود برای مشاغل پیدا کرد. برنامه‌های ساخته شده از طریق Indeed آن را مستقیماً به سیستم ردیابی متقاضیان نوکیا ارسال کردند. در نتیجه این تصمیم استراتژیک، هزینه هر استخدام نوکیا در مقایسه با میانگین شرکت (از طریق سایر پلتفرم‌ها) ۷۴ درصد کاهش یافت.
سنجش عملکرد استخدام‌کنندگان: این معیار همچنین به شما نشان می‌دهد که استخدام‌کنندگان شما چگونه منابع خود را مدیریت می‌کنند. به عنوان مثال، Nature’s Pride خود را در موقعیتی یافت که کسب و کارش به طور تصاعدی در حال رشد بود. همانطور که نیازهای استخدام نیز افزایش یافت، شرکت دریافت که با استفاده از آژانس‌های استخدام خارجی، آن‌ها قدرت تیم استخدام داخلی خود را افزایش نمی‌دهند. در میان بسیاری از تصمیمات استراتژیک، انتخاب کنترل کامل بر فرآیند استخدام به آن‌ها امکان اندازه‌گیری عملکرد و نتایج را می‌داد. این منجر به کاهش تقریبی ۱۱۰۰ دلار به ازای هر استخدام شد.
جمع‌بندی
محاسبه هزینه هر استخدام به شما کمک می‌کند تا بودجه و فرآیند استخدام خود را به طور کلی بهینه سازید. مطمئن شوید که هزینه‌های داخلی و خارجی خود را پیگیری می‌کنید تا یک نمای کلی دقیق از هزینه‌های هر استخدام در سازمان خود داشته باشید. هنگام محاسبه هزینه هر استخدام هیچ گونه رویکرد یکسانی برای همه کار نمی‌کند، زیرا در نظر گرفتن بسیاری از متغیرها، از جمله نقشی که برای آن استخدام می‌کنید، تقاضا برای استعداد، و اندازه یک سازمان ضروری است.
