مهندسی مجدد فرایند کسب و کار یا همان Business Process Reengineering یک واژه غیر کاربردی و یا یک نوع مدیریت فراموش شده نیست. این نوع مدیریت درواقع جنبه حیاتی هر کسب و کار است که به انطباق، بهبود و بقای یک کسب و کار کمک می‌کند.
فرقی نمی‌کند که شما یک ابزار جدید پیدا کنید که روند کار شما را تغییر دهد یا متوجه شوید که فرایند در نقطه ای از کار دچار مشکل شده است، استفاده از مهندسی مجدد فرایند کسب و کار بهترین روش برای بازیابی تیم خود در مسیر درست و انجام بهترین کار است.
مهندسی مجدد فرایند کسب و کار چیست؟
مهندسی مجدد فرایند کسب و کار یا BPR در یک تعریف ساده به معنای باز اندیشی راه انجام کارهای مهمی است که شما در کسب و کار خود انجام می‌دهید. این روش زمانی به کار می‌آید که شما به ناکارآمد بودن یک یک فرایند در کسب و کار خود پی می‌برید و به دنبال راه حل‌هایی هستید که بتوانید از طریق آن فرایندهای اساسی کار خود را بهبود بخشید.
همچنین ببینید: دوره مدیریت فرایند های کسب و کار
در این مقاله ما تصمیم داریم از طریق برخی مطالعات موردی که انجام شده است توضیح دهیم که چگونه برخی شرکت‌ها مانند تاکو بل، فورد و گوگل، فرایندهای کسب و کار خود مجددا طراحی کردند تا تغییرات کسب و کار خود را بهبود بخشند و این تغییرات تا چه حد آن‌ها را از شکست نجات داد.
شما باید فرایندهای ناکارآمد و بی ارزش را حذف کنید اما آیا می‌دانید حتی در شروع کار خود، در کجا و چه زمان‌هایی باید این حذف یا کاهش فرایندها را انجام دهید؟ بیایید نگاهی عمیق‌تر به اهداف BPR بیاندازیم.
چرا و چه زمانی شما باید از مهندسی مجدد فرایند کسب و کار استفاده کنید؟
شرکت شما هیچ وقت برای مهندسی مجدد فرایند کسب و کار کوچک نیست. کاری که BPR انجام می‌دهد درواقع در قلب یک شرکت است. در جایی که فقط با ۲% بازدهی شرکت شما می‌تواند سال بعد چندین میلیون سود اضافه داشته باشد، بهتر است برای آن یک عنوان در نظر بگیرید و آن را دست کم نگیرید.
این کار حتی برای استارت آپ‌ها نیز آنچنان سخت نیست. ممکن است برای افراد یک شرکت تازه تاسیس که تنها چند نفر هستند و در یک اتاق گردهم آمده اند تا برای مشکل شرکت خود راه حل بیندیشند بردن نام BPR هم خنده دارد به نظر برسد.
فرقی نمی‌کند که اندازه شرکت شما چقدر باشد و یا چقدر از راه‌اندازی آن گذشته است. برای شک و تردید در مورد کارآیی استراتژی ها و روند فعالیت‌های شرکت هیچ وقت زود نیست. فرایندهای بد می‌توانند مشکلات زیادی را برای کسب و کار کوچک شما ایجاد کنند.
خلاصه از همین حالا باید شروع کنید. آنچه را در حال انجام آن هستید بررسی کنید و کارهایی را که ارزشی به کسب و کار شما اضافه نمی‌کنند حذف کنید.
می‌توانید با مهندسی و باز اندیشی این فرایندها شروع کنید:
- فرایندی که اهمیت دارد
- فرایندی که از اساس مشکل دارد
- فرایندی که به راحتی قابل تغییر باشد
در حقیقت، این بهترین زمان برای این است که توضیح دهیم چگونه پروژه مهندسی مجدد فرایند کسب و کار را انجام دهیم.
چگونه از مهندسی مجدد فرایند کسب و کار استفاده کنیم؟
اکنون شما با موارد گفته شده در بالا به اهمیت BPR پی بردید و می‌دانید که چرا برای کسب و کار شما مهم است. همچنین می‌دانید که در سازمان یا شرکت شما چه چیزی به درستی کار نمی‌کند. در اینجا شما ممکن است سعی کنید که فرایندهای فعلی خود را بهبود بخشید، اما مشکلی که وجود دارد این است که ممکن است اطلاعات از دست رفته باشد و از میانبرها و ابزار دیگر که به روز شده اند استفاده شود.
به هرحال به روز رسانی و آبدیت شدن نمی‌تواند مانع توقف این فرایند شود و باید از ریشه شروع کنید.شما احتیاج به مهندسی مجدد فرایند کسب و کار دارید.
بنابراین اجازه دهید به چگونگی انجام این کار بپردازیم. در اینجا ما شما را برای انجام مراحل پروسه BPR راهنمایی می‌کنیم که این مراحل عبارتند از:
- شناسایی فرایندی که نیاز به مهندسی مجدد دارد
- اختصاص وظیفه به اعضای اصلی تیم
- بررسی و مطالعه اسناد فرایند جاری و شناسایی مشکل کلیدی و ریشه ای
- تهیه SOP و نقشه فرایند جدید
- تست و سپس اجرای پروسه
به خاطر داشته باشید که هیچ فرایند کامل و بی نقصی در هیچ کسب و کاری وجود ندارد!
اگرچه مهندسی مجدد فرایند کسب و کار ممکن است برای شما یک راه حل محافظه کارانه نباشد، چرا که شما در کسب و کار خود با هیچ مشکلی قابل لمسی برخورد نکرده اید، اما این دلیل بر بی نقص بودن فرایندهای کسب وکار شما نیست و درواقع هیچ کاری کامل و بی نقص وجود ندارد.
همیشه تکنیک‌ها و ابزارهایی برای امتحان کردن وجود دارد.و مهم نیست راه‌ها و شیوه‌ها را برای بهبود فرایند کسب و کار چندبار تکرار کنید. به هرحال پس از چندین بار تغییر در روند فرایندها اضافه یا حذف کردن مشکلات احتمالی برای فرایند کسب و کار شما آسان خواهد شد.
فقط به این دلیل که یک فرایند برای کسب و کار شما کارآمد است به این معنی نیست که گزینه مناسبی برای مهندسی مجدد فرایند کسب و کار نباشد. اگر نقاط ضعف عمده شما بهبود یافته است و به فکر پروژه بعدی خود هستید، تلاش کنید با پروسه‌ای شروع کنید که تیم شما را کمی به چالش می‌کشد و به دنبال راهی برای ساده کردن کارها در حالیکه نتایج یکسان یا بهتر از پروژه قبلی به شما می‌دهند باشید.
