تعادل کار و زندگیمدیریت افراد
راهنمای تحلیل‌گران کسب و کار برای مدیریت ذینفعان از راه دور
در مارس ۲۰۲۰، بدون هشدار قبلی جهان به فضای کاری دیجیتال پرتاب شد: مردم ناگهان خود را در طول یک بحران در خانه یافتند و سعی کردند کار کنند. این استرس‌زا و در بسیاری از موقعیت‌ها به دور از حالت ایده‌آل بود، به‌ویژه برای آن‌هایی که فضای فیزیکی محدودی داشتند و همزمان با کار، مجبور به مراقبت از کودک و آموزش به او نیز بودند.
همه چیز در سراسر جهان همچنان در حال تغییر است و منصفانه است که بگوییم ما هنوز پایان کار از راه دور را ندیده‌ایم. در واقع، بسیاری از کارفرمایان و کارمندان تصمیم گرفته‌اند که بازگشت به دفتر دیگر آن چیزی نیست که آن‌ها می‌خواهند، حداقل نه به صورت تمام وقت. دیگر نمی‌توانید فرض کنید که همه ذینفعان در همان جایی هستند که شما هستید. شما باید در مورد نحوه کار با آن‌ها انعطاف‌پذیر باشید.
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که اکنون تحلیل‌گران کسب‌وکار با آن مواجه هستند این است: چگونه می‌توانیم با موفقیت با ذینفعان تعامل برقرار کرده، نیازمندی‌ها را استخراج کنیم و کارگاه‌ها و جلسات سازنده داشته باشیم، بدون اینکه واقعاً ملاقات حضوری برقرار کنیم؟ روش‌های آزموده‌شده برای گرد هم آمدن در یک فضای مشترک، استفاده از یادداشت‌های چسبنده و تخته‌های سفید، و شیرینی دادن به شرکت‌کنندگان در جلسه، دیگر در دنیایی که برخی یا همه ذینفعان در سوی دیگر اینترنت قرار دارند، چندان ساده نیست.
هنگام خروج از قلمرو فیزیکی صرفاً به عنوان یک تحلیلگر کسب و کار، عوامل مختلفی باید در نظر گرفته شود.
- وقتی از راه دور کار می‌کنم و ذینفعان از راه دور کار می‌کنند یا ترکیبی از این دو هستند، چگونه با آن‌ها تعامل داشته باشم؟
- چگونه به آن‌ها کمک کنم تا درگیر و سازنده بمانند؟
- وقتی نمی‌توانیم حضوری ملاقات کنیم، چگونه می‌توانم با آن‌ها همکاری کنم تا نیازهایشان را بیان نمایم؟
- اگر باید کارگاه را بصورت آنلاین اجرا کنم چگونه برای آن به درستی آماده شوم؟
اول از راه دور کار کنید، حتی اگر کامل از راه دور نباشید
اگر شما یا هر یک از ذینفعانتان از راه دور کار می‌کنید، حتی در بخشی از زمان، یک رویکرد «اول از راه دور» برای تمام تعاملات خود با آن‌ها در نظر بگیرید.
- هر جلسه را با یک لینک آنلاین تنظیم کنید و از جلسات ویدیویی به عنوان کانال دلخواه و پیش فرض خود استفاده نمایید.
- از افراد بخواهید در صورت پذیرفتن درخواست جلسه، کانالی را که از آن استفاده می‌کنند درج نمایند، تا بدانید باید منتظر حضور چه کسی باشید و چه کسی به تماس خواهد پیوست.
- تمام مکالمات مهم را به صورت مکتوب انجام دهید، به عنوان مثال در اسلک یا در چت Teams یا در یک رشته ایمیل. اگر صحبتی فقط صوتی یا حضوری در رابطه با کار دارید، آن را به صورت کتبی خلاصه کنید تا دیگران به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
- قوانین واضحی در مورد ارتباطات و به روز رسانی وضعیت وضع کنید، خودتان به آن‌ها پایبند باشید و انتظار داشته باشید که دیگران نیز به آن‌ها پایبند باشند.
- در مورد استفاده از ارتباطات و جلسات سنجیده باشید. بدون دلیل چیزی را نفرستید یا همینطوری ملاقات نکنید. جلساتی را که می‌دانید به آن‌ها نیاز دارید برنامه‌ریزی کنید، نه یک سری جلسات تکراری بی‌پایان.
- اصرار کنید که همه تنظیمات صوتی مناسبی داشته باشند. اگر سخت‌افزارشان برای آن طراحی نشده است، به افرادی که در یک فضای فیزیکی هستند اجازه ندهید یک اتصال را به اشتراک بگذارند، زیرا کیفیت آسیب می‌بیند. اگر سه نفر دور هم جمع شوند و همزمان سر لپتاپ فریاد بزنند، هیچ کس حرف دیگری را نمی‌فهمد. گیج‌کننده است وقتی سایر شرکت‌کنندگان به طور قطع نمی‌دانند چه کسی پاسخ می‌دهد یا ممکن است در بحث‌های جانبی با یک گروه فرعی چه اتفاقی بیفتد.
- همه را تشویق کنید که اگر دوربین فیلمبرداری در دسترس دارند، از آن استفاده کنند، حتی اگر تمایلی به قرار گرفتن جلوی دوربین ندارند یا خجالتی هستند. همه ما به خوبی به تصاویر واکنش نشان می‌دهیم، و تفسیر عکس‌العمل‌های دیگران زمانی که می‌توانید آن‌ها را ببینید، بسیار آسان‌تر است. امکان دیدن و تعامل با یکدیگر از طریق ویدیو نیز به این کمک می‌کند که همه احساس کنند یکدیگر را می‌شناسند، و این اعتماد بین شرکت‌کنندگان را تشویق خواهد کرد.
- اگر می‌خواهید بحث‌های جانبی و گروه‌های فرعی داشته باشید، اگر نرم‌افزار همکاری شما این امکان را می‌دهد، اتاق‌های جداسازی مجازی را راه‌اندازی کنید و افراد را برای چند دقیقه بحث گروهی خصوصی در اتاق‌ها قرار دهید. زمانی که دیگر نیازی به اتاق نیست، آن‌ها را به گروه اصلی برگردانید.
درگیر شدن به بهترین روش برای همه، نه فقط برای شما
تعامل در بهترین زمان ممکن است مشکل باشد، و یک بحران همه‌گیر که ذینفعان را به دفاتر خانه (یا میزهای غذاخوری منزلشان) فرستاد، چه بخواهند یا نه، قطعا بهترین زمان نیست. وقتی افراد از جلسات آنلاین خسته شده‌اند، اما نمی‌توانید به صورت فیزیکی با آن‌ها ملاقات کنید، چگونه می‌توانید با آن‌ها درگیر شوید؟
به محض اینکه فرصت پیدا کردید، در حالت ایده‌آل زمانی که در حال انجام تجزیه و تحلیل ذینفعان خود هستید، کانال ارتباطی ترجیحی هر فرد را در صورت وجود بیش از یک کانال مشخص کنید. شاید یک نفر دوست دارد با تلفن صحبت کند و از اسکایپ برای کسب و کار به عنوان ابزار ارتباطی پیش فرض خود در خارج از دفتر استفاده می‌کند، در حالی که دیگری هرگز تلفن خود را بر نمی‌دارد اما نسبت به ایمیل بسیار پاسخگو است و نفر سوم Teams یا Zoom یا Slack یا را ترجیح می‌دهد. هر چیز دیگری که ممکن است برای آن‌ها در دسترس و آشنا باشد. از آنجا شروع کنید، اما در آنجا متوقف نشوید. باید حداقل برخی از اوقات همه از یک کانال استفاده کنند.
بهترین ابزار را برای کاری که باید انجام دهید، انتخاب کنید و با استفاده از آن به‌عنوان انتخاب پیش‌فرض و روش ارتباطی خود، همه را به سمت آن ابزار تشویق نمایید. همچنان می‌توانید در صورت لزوم از کانال‌های دیگر استفاده کنید، برای مثال تأیید مکالمه تلفنی با ارسال نکات کلیدی در ایمیل برای همه، اما زمانی را صرف کمک به همه ذینفعان کنید تا با فضای مشترکی که همه استفاده می‌کنند آشنا شوند.
اطمینان حاصل نمایید که همه ذینفعان می‌دانند چگونه از ابزارهایی که برای این تعامل به کار می‌روند، استفاده کنند. اگر مطالب آموزشی و راهنماهای مرجع را در دسترس دارید، آن‌ها را ارسال کنید. در صورت لزوم مجموعه‌ای از دستورالعمل‌های واضح را خودتان بنویسید. هیچ کس را در موقعیتی قرار ندهید که تمایلی به تعامل با شما یا سایر اعضای گروه نداشته باشد، صرفاً به این دلیل که نمی‌داند چگونه مشارکت کند یا احساس می‌کند با تلاش کردن فقط خودش را گول می‌زند. با هرکسی که به نظر نامطمئن به نظر می‌رسد جلسات انفرادی داشته باشید و به آرامی از طریق تنظیم صدا و تصویر آن‌ها، اشتراک‌گذاری محتوای صفحه نمایش با گروه و استفاده از هر ویژگی دیگری که به آن‌ها کمک می‌کند تجربه‌ای روان و سازنده داشته باشند، آن‌ها را راهنمایی کنید.
همکاری را قابل دسترسی و سرگرم‌کننده کنید
اکنون که ذینفعان در حال تعامل با شما هستند، و تا آنجا که می‌توانید آن‌ها را در این مرحله جذب کرده‌اید، زمان شروع همکاری است. اما چگونه؟
همکاری موفق ذینفعان در دنیای مجازی حداقل به چهار چیز نیاز دارد:
- یک کانال چت تصویری، برای جلسات رسمی و غیر رسمی
- یک فضای چت متنی، برای مکالمه معمولی
- یک فضای فایل مشترک، برای به اشتراک گذاری اسناد
- یک فضای همکاری مجازی، برای بحث و تبادل نظر به صورت گروهی
فضاهای همکاری مجازی زیادی در دسترس می‌باشد، و تعداد گزینه‌ها و ویژگی‌ها به سرعت در چند سال گذشته و به ویژه از سال ۲۰۲۰ افزایش یافته است. ممکن است متوجه شوید که ذینفعان شما از قبل یک فضای همکاری ترجیحی دارند که می‌توانید از آن استفاده کنید.
تحقیقات کافی را انجام دهید و هر گزینه‌ای را که برای محیطی که ذینفعان در آن کار می‌کنند در دسترس است، امتحان کنید. این ممکن است با سیاست یا بودجه شرکت محدود شود، اما به طور کلی می‌توانید چیزی را پیدا کنید که همه بتوانند به آن دسترسی داشته باشند. حواستان به موارد زیر باشد:
- چیزی که همه بتوانند به آن دسترسی پیدا کرده و از آن استفاده کنند، حتی اگر اتصال اینترنت خیلی سریع نداشته باشند. هر چیزی که با کمترین مخرج مشترک کار می‌کند را هدف قرار دهید تا همه بتوانند در شرایط برابر شرکت کنند. اگر ذینفع کلیدی شما از اینترنت کم‌سرعت استفاده می‌کند، اصرار نکنید که از یک پلتفرم ویدئویی تشنه‌ی پهنای باند استفاده کنند!
- دسترسی ایمن، به طوری که فقط افراد مجاز بتوانند کار انجام شده را ببینند یا در آن مشارکت داشته باشند.
- قابلیت پشتیبان‌گیری و صادر کردن محتویات فضای کاری، به طوری که وقتی شخصی به‌طور تصادفی همه چیز را از روی تخته سفید مجازی پاک می‌کند و دکمه برگشت وجود ندارد، ساعت‌های کاری را از دست ندهید.
- محیطی که می‌توان به راحتی با صفحه کلید و ماوس از آن استفاده کرد، به جای نیاز به قلم یا تجهیزات تخصصی که ممکن است برخی از ذینفعان نداشته باشند.
- ویژگی‌های یادداشت دیجیتالی و وایت برد که بسیار شبیه به ویژگی‌های فیزیکی هستند، به طوری که بتوانید از آن‌ها به همان شیوه‌ای که در دنیای واقعی به کار می‌روند، استفاده کنید.
ابتدا یاد بگیرید که چگونه از این ابزار استفاده کنید، تا با تمام ویژگی های آن راحت باشید و بتوانید در صورت لزوم به دیگران نیز آموزش دهید.
زمانی که تعامل را شروع می‌کنید، از فضای همکاری برای اجرای یک جلسه یخ‌شکن استفاده کنید تا افراد همزمان با آشنایی با شما و یکدیگر، با استفاده از آن آشنا شوند. بسیاری از تکنیک‌های یخ‌شکن که در یک فضای ملاقات فیزیکی استفاده می‌کنید به همان اندازه در فضای مجازی موثر و لذت بخش هستند. هرچه بتوانید از همان ابتدا در تجربه مشارکتی سرگرم‌کننده‌تری بسازید، ذینفعان احساس راحتی بیشتری در کار با شما و یکدیگر خواهند داشت.
آماده شدن برای کارگاه‌های مجازی
یک کارگاه مجازی هم برای شما و هم برای شرکت‌کنندگان از نظر ذهنی بسیار خسته‌کننده‌تر از کارگاه حضوری است. اگر کاملاً آنلاین کار می‌کنید، با برنامه‌ریزی متفاوت چیزها، کمی با آن‌ها و خودتان مهربان باشید.
کارهای اساسی را انجام دهید. یک اسکریپت یا دستور کار بسیار دقیق برای کاری که می‌خواهید در هر جلسه انجام دهید، شامل ذینفعان، هدف و نتیجه هر مرحله از ابتدا تا انتها ایجاد کنید. این برای شماست تا شما را در مسیر درست نگه دارد. آن را به یک دستور کار ساده تبدیل کنید که برای همه ذینفعان ارسال خواهید کرد تا بدانند چه اتفاقی خواهد افتاد.
بیشتر از آنچه فکر می‌کنید نیاز دارید، برای استراحت برنامه‌ریزی کنید. ملاقات از طریق دوربین فیلمبرداری بسیار دشوارتر از ملاقات حضوری است، زیرا تعامل یک به یک شدیدتر و متمرکزتر می‌باشد. برای یک استراحت ۱۵ دقیقه ای هر ۴۵ دقیقه یا بیشتر برنامه‌ریزی کرده و همه را تشویق کنید که از صفحه نمایش خود دور شوند و کمی راه بروند، برای خود قهوه درست کنند یا هر کاری غیر از «کار» انجام دهند. این مزیت نه تنها به همه افراد از نظر جسمی نشاط می‌بخشد، بلکه به مغز شما اجازه می‌دهد از حالت تمرکز به حالت پراکنده تغییر کند، که تفکر خلاق و حل مسئله را تشویق خواهد کرد.
کارگاه‌های طولانی را به چند جلسه تقسیم کنید. هر جلسه را بیش از سه ساعت کش ندهید. دیگر محدودیت‌های ناشی از زمان رفت‌وآمد یا در دسترس بودن اتاق جلسه را ندارید، بنابراین از این انعطاف‌پذیری حداکثر استفاده را ببرید و بخش‌های زیادی از کار را در چند روز تقسیم کنید. فضای همکاری و کانال‌های دیگر را همیشه در دسترس نگه دارید تا ذینفعان بتوانند به محض اینکه سوال یا نظری داشتند، آن را اضافه کنند.
گفتگوهای جانبی را تشویق کنید. این بدان معنا نیست که شما باید افراد را تشویق کنید تا با یکدیگر صحبت کنند، بلکه یعنی آن‌ها را تشویق نمایید تا همزمان با ملاقات از طریق ویدیو از فضای چت متنی استفاده کنند. این به درونگراها اجازه می‌دهد تا راحت‌تر در بحث شرکت کنند، سؤالاتی که باید به آن‌ها پاسخ داده شود را مستندسازی کرده و به افراد اجازه می‌دهد لینک اسناد، اسکرین‌شات‌ها یا سایر مصنوعات را به اشتراک بگذارند.
یک نفر پشتیبان داشته باشید. گرداندن نقش تسهیل‌کننده و تحلیلگر کسب‌وکار به طور همزمان کار بسیار زیادی است، و ممکن است برای ادامه بحث، یادداشت‌برداری و پایبندی به دستور کار به یکباره به مشکل بر بخورید. اگر می‌توانید یک تسهیل‌کننده مجزا برای اجرای جلسه داشته باشید، در حالی که توجهتان را به برانگیختن الزامات و تعامل با ذینفعان معطوف می‌کنید، عالی خواهد بود اما ممکن است امکان‌پذیر نباشد. حتی فقط در نظر گرفتن یک نفر برای توقف و شروع ضبط جلسات، یا تماشای سؤالات در چت متنی و ارسال آن‌ها به شما، می‌تواند کمک بزرگی به یک تحلیلگر کسب و کار پرمشغله باشد.
جمع‌بندی
منتظر اشتباه باشید! تعداد کمی از ما در کارگاه‌های مجازی آموزش دیده‌ایم و مانند بسیاری دیگر از مهارت‌های تحلیل کسب‌وکار، بسیاری از کارهایی که باید انجام دهیم را می‌توانیم در عمل یاد بگیریم. اگر مشکل پیش می‌آید خودتان را مورد سرزنش قرار ندهید: چه هنگامی که ذینفعان از روشن کردن دوربین خودداری می‌کنند، یا مشکلات فنی در دسترسی به فضای همکاری وجود دارد، یا یک کودک/حیوان خانگی/هم اتاقی درست در زمانی که شما به نقطه حساسی می‌رسید خود را نشان می‌دهد. فقط کافیست بعد از هر بار افتادن دوباره بلند شوید، از هر اشتباهی درس بگیرید، و هر چیزی که خارج از کنترل شما است را نادیده بگیرید.
