فرایندهای کاروکسب

فرایندمحوری جزو اصولی است که ما در کاروکسب در قالب خدمات آموزش و مشاوره به سازمان‌های مختلف توصیه می‌کنیم و تاکنون تجربیات مختلف و متعددی در آموزش و پیاده‌سازی نظام مدیریت فرایندهای کسب‌وکار در سازمان‌ها داشته‌ایم. بنابراین انتظار می‌رود که خود مجموعه کاروکسب در درجه اول یک مجموعه فرایندمحور باشد و با سیستم‌سازی لازم، بتواند فرایندهای اصلی، مدیریتی و پشتیبان خود را انجام دهد. ما در این حوزه در کاروکسب تلاش کرده‌ایم که سازمانی فرایندمحور داشته باشیم. در این صفحه توضیحاتی درباره مدیریت فرایندها در کاروکسب ارائه می‌کنیم.

فرایندهای اصلی در کار و کسب

کاروکسب را با این توضیح می‌شناسیم: «مرجع آموزش و مشاوره مدیریت با نگرش بازار ایران». از اینجا مشخص است که آموزش و مشاوره، دو بال تشکیل‌دهنده ارزش پیشنهادی کاروکسب هستند. به همین سبب، ما در کاروکسب با در حوزه عملیاتی دو جنس کار کلیدی مواجهیم:

در حوزه آموزش: نیازسنجی، برنامه‌ریزی، بازاریابی، ثبت‌نام، برگزاری، رضایت‌سنجی و ارائه بازخورد در حوزه دوره‌های آموزشی عمومی (Public Training) و درون‌سازمانی (In-House Training). این جنس خدمات ما بیشتر حالت فرایندی دارند و به صورت روتین انجام می‌شوند؛ به طوری که ما در طول سال، ده‌ها دوره آموزشی عمومی و درون‌سازمانی برگزار می‌کنیم. وظایف داخل فرایندهای این حوزه نیز به طور کلی شبیه به هم هستند، به عنوان مثال فرایند سربه‌سر (End-to-End) از نیازسنجی تا بازخورد برای دوره «مدیریت پروژه چابک»، تا حد زیادی شبیه به همین فرایند برای دوره «تحلیل کسب‌وکار» است. بنابراین فرایندهای این حوزه به صورت کلی طراحی شده‌اند و برای هر دوره‌ای قابل استفاده‌اند.

در حوزه مشاوره: در این حوزه پس از این که پروژه‌ای در کاروکسب تعریف می‌شود، جنس کار ما پروژه به پروژه متفاوت می‌شود. به عنوان مثال، وظایف پروژه شماره یک که در حوزه «هوش تجاری و طراحی داشبوردهای مدیریتی» است با وظایف پروژه شماره دو که «طراحی و بهبود فرایندهای کلیدی کسب‌وکار» است ممکن است کاملا متفاوت باشد. البته باید به این نکته توجه داشت که علی‌رغم این که گام‌ها و وظایف پروژه به نسبت جنس و اهداف پروژه تعیین می‌شوند، اما فرایندهای معمول هر پروژه، مشابه هم هستند؛ به عنوان مثال برای برنامه‌ریزی پروژه، کنترل پیشرفت پروژه، گزارش‌دهی و … فرایندهای تقریبا یکسانی طی می‌شود. بنابراین ما در این حوزه نیز فرایندهایی داریم که در داخل هر پروژه تعریف می‌شوند.

بر همین اساس، معماری فرایندی ما در بخش فرایندهای عملیاتی دارای دو گروه فرایندی مهم است؛ یکی مربوط به آموزش و دیگری مدیریت پروژه. به غیر از آنچه که گفته شد، فرایندهای تولید محتوا، پشتیبانی مشترکین سایت (در گروه فرایند مدیریت امور مشتریان)، مدیریت شبکه‌های اجتماعی (در گروه فرایند بازاریابی) و … نیز در کاروکسب وجود دارند که در داخل معماری فرایندی دیده شده‌اند.

چرخه مدیریت فرایند در کار و کسب

برای این که بهتر بتوانیم فرایندها را مدیریت کنیم، چرخه مدیریت فرایند را که در منابع و روش‌های عملیاتی مدیریت فرایند به آن اشاره می‌شود، در کاروکسب اجرا کرده‌ایم.

این چرخه دارای مراحلی است که عبارت‌اند از: شناخت معماری، کشف وضعیت موجود، تحلیل فرایند، طراحی وضعیت مطلوب، پیاده‌سازی فرایند و در نهایت پایش و کنترل. این چرخه به صورت مستمر درسازمان باید اجرا شود تا بتوانیم به بهره‌وری لازم در فرایندهای سازمانی دست یابیم.

این چرخه برای گروه‌های فرایندی مختلف کاروکسب اجرا می‌شود. برای شناخت وضع موجود، تحلیل و بازطراحی، فرایندها را مدل‌سازی می‌کنیم. مدل‌سازی فرایندها با استفاده از BPMN 2.0 انجام شده و برای پیاده‌سازی فرایندها نیز از ابزارهای مختلفی در کاروکسب استفاده می‌شود؛ به عنوان مثال برای پیاده‌سازی فرایندهای عملیاتی آموزش از نسخه فارسی‌شده سیستم CRM ویتایگر (Vtiger) استفاده می‌کنیم.

نمایی از برخی فرایندهای عملیاتی کار و کسب

در ادامه برای این که دید بهتری نسبت به نحوه مدیریت فرایندها در کاروکسب به دست آید، تعدادی از دیاگرام‌های جریان کار فرایندهای عملیاتی در گروه فرایندی آموزش را در ادامه ارائه می‌کنیم. لازم به ذکر است که فرایندها در کاروکسب در سایر حوزه‌ها مانند مدیریت پروژه نیز وجود دارند.

برای دیدن تصویر در ابعاد بزرگتر روی آن کلیک کنید.

فرایند بالا برای برگزاری دوره‌های آموزشی عمومی (Public) کاروکسب طی می‌شود. منظور از دوره‌های عمومی، آن‌دسته از دوره‌هایی است که ثبت‌نام در آن‌ها آزاد است و طبق برنامه‌ریزی کاروکسب برگزار می‌شود. در این فرایند پس از برنامه‌ریزی دوره‌ها، امور عملیاتی توسط واحد آموزش کاروکسب اجرا می‌شود.

برای دیدن تصویر در ابعاد بزرگتر روی آن کلیک کنید.

فرایند بالا برای برگزاری دوره‌های آموزشی درون‌سازمانی (In-House) کاروکسب طی می‌شود. کاروکسب براساس درخواست سازمان‌ها، دوره‌های آموزشی را براساس نیاز و سرفصل‌های موردنظر و با زمان‌بندی خاص آن سازمان برنامه‌ریزی و اجرا می‌کند. فرایند بالا به طور کامل در واحد آموزش صورت می‌گیرد.

برای دیدن تصویر در ابعاد بزرگتر روی آن کلیک کنید.

فرایند بالا برای ثبت‌نام متقاضی به صورت شخصی در یک دوره آموزشی عمومی طراحی شده است. این دسته از ثبت‌نام‌ها فقط از طریق وب‌سایت کاروکسب و با پرداخت آنلاین صورت می‌گیرد.

برای دیدن تصویر در ابعاد بزرگتر روی آن کلیک کنید.

یکی از روش‌های ثبت‌نام در دوره‌های آموزشی کاروکسب، معرفی شرکت‌کننده از طرف سازمان است. این روش ثبت‌نام فرایندی متفاوت از ثبت‌نام انفرادی از طریق سایت دارد و به مکاتبه و هماهنگی میان واحد پشتیبانی مشتریان کاروکسب و واحد آموزش سازمان موردنظر نیاز دارد. فرایند بالا این روال را نشان می‌دهد.

ارزیابی اثربخشی و کارایی فرایندها براساس داده‌های مستخرج از ابزارهای پیاده‌سازی فرایند در کاروکسب صورت می‌گیرد. جلسات ماهانه برای سنجش شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) برگزار می‌شود و براساس آن اقدامات اصلاحی مشخص شده و فیدبک‌های لازم به همکاران مجری (Responsible) و مسئول (Accountable) در فرایندها داده می‌شود.