برون سپاری فرایندهای کسب و کار به چه معناست؟

در دنیای امروز، یک کسب و کار موفق اغلب یک شرکت کارآمد و منحصربفرد است که فرایندهای خلاق و هوشمندانه‌ای دارد. تکنیک‌های نوین و مدرن مدیریت فرآیندهای کسب و کار (Business Process Management) می‌تواند کسب و کار شما را از یک کسب و کار عادی به یک کسب و کار عالی تبدیل کند. یکی از تولیدات مدیریت فرایند، برون سپاری فرآیند کسب و کار (Business Process Outsourcing) است که در صورت اعمال دقیق، وظیفه شناسانه و با وضعیتی با کیفیت، می‌تواند دقیقا چنین تغییری را امکان پذیر کند.

برون سپاری فرآیند کسب و کار چیست؟

برون سپاری فرآیند کسب و کار که با مخفف BPO شناخته می‌شود، ترجمه Business Process Outsourcing بوده و عبارت است از توافق برای قراردادن یک فرآیند کسب و کار (یا فرآیند خاص) با یک ارائه دهنده خدمات خارجی. این خدمات می‌تواند شامل حقوق و دستمزد، حسابداری، بازاریابی از راه دور، مدیریت داده‌ها، بازاریابی در شبکه‌های اجتماعی، پشتیبانی مشتری و موارد دیگر باشد. BPO معمولا عملکردهای تکمیلی – برخلاف هسته اصلی – کسب و کار را با خدماتی پر می‌کند که می‌توانند فنی یا غیرتکنیکی باشند.

از استارت آپ‌های نوپا گرفته تا شرکت های عظیم فورچون ۵۰۰، کسب و کارها در هر اندازه‌ای فرایندهای خود را برون سپاری می‌کنند و تقاضا همچنان رو به رشد است، زیرا سرویس‌های جدید و نوآورانه معرفی می‌شوند و کسب و کارها به دنبال مزیت‌هایی برای پیشی گرفتن در رقابت بازار هستند. BPO می‌تواند جایگزینی برای مهاجرت نیرو باشد، زیرا که به نیروی کار اجازه می‌دهد تا در کشور خود، در حالی که از مهارت‌های خود برای کار در خارج از کشور استفاده می‌کند، بماند.

دو نوع عمده خدمات BPO

BPO اغلب به دو نوع خدمات عمده تقسیم می‌شود:

• دفتر پشتیبانی (back office): شامل فرآیندهای کسب و کار داخلی مانند صورتحساب یا خرید.
• سیستم‌های جلوی صحنه سازمانی (Front Office): خدمات مربوط به مشتریان شرکت پیمانکار. مانند بازاریابی و پشتیبانی فنی.

BPOها می‌توانند این خدمات را با هم ترکیب کنند تا با هم پیش بروند، نه به طور مستقل.

تقسیم‌بندی صنعت BPO

صنعت BPO براساس محل فروشنده به سه دسته تقسیم می‌شود. یک کسب و کار می‌تواند با ترکیب سه دسته به بهینه‌سازی کامل فرآیند دست یابد.

• فروشندگان خارج از کشور

در خارج از کشور مبدا سازمان شما واقع شده‌اند. به عنوان مثال، یک شرکت آمریکایی ممکن است از یک فروشنده BPO در فیلیپین استفاده کند.

• فروشندگان همسایه

که به اصطلاح فروشندگان کنار ساحل نیز نامیده می‌شوند. آنها همسایه کشور شرکت شما هستند. به عنوان مثال، در ایالات متحده، BPO در مکزیک به عنوان یک فروشنده نزدیک ساحل در نظر گرفته می‌شود.

• فروشندگان داخلی

مجموع شرکت‌هائی که در یک سرزمین با هم همکاری می‌کنند، در این دسته قرار می‌گیرند. اگرچه ممکن است در یک شهر یا ایالت دیگر واقع شده باشند. به عنوان مثال، یک شرکت در سیاتل، واشنگتن، می‌تواند از یک فروشنده برون سپاری دریایی واقع در در هانتسویل یا آلاباما استفاده کند.

چرا مشاغل فرآیندهای خود را برون سپاری می‌کنند؟

۱٫ برای کاهش هزینه‌ها

برون سپاری هزینه‌های کار داخلی، به ویژه زمانی که کارمندان حضوری کار می‌کنند، نیاز به آموزش دارند و اسکان آنها در یک محل می‌تواند مشکل باشد، بهترین گزینه است.

۲٫ تمرکز بر عملکردهای کلیدی

برون سپاری به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا پیشنهادات اصلی خود را بجای عملکرد شرکتی که مستقیما با فرایندهای اصلی آنها مرتبط نیست، انتخاب کنند. به عنوان مثال، در هنگام برون سپاری، شرکت مجبور به نظارت بر عملکرد حسابدار حقوق و دستمزد نخواهد بود. بلکه می‌تواند انرژی خود را بر برجسته سازی تمایزات تجاری خود و به حداکثر رساندن رشد کلی متمرکز کند.

۳٫ برای دستیابی به نتایج بهتر در عملکردهای مالی

یک شرکت برون سپاری که در فرایندها و فناوری‌های تخصصی سرمایه گذاری می‌کند، می‌تواند پیشرفت‌های زیادی را به مشتریان خود ارائه دهد. به عنوان مثال، یک شرکت طراحی بازی، ممکن است مایل به پرداخت آخرین برنامه حقوق و دستمزد موجود در بازار نباشد، اما یک کسب و کار برون سپاری که خدمات حقوق و دستمزد ارائه می‌دهد احتمالا باعث می‌شود که این سرمایه گذاری به نفع عملکرد خود و همچنین مشتریانش باشد.

۴٫ برای گسترش حضور جهانی خود

برخی از شرکت‌های برون سپاری می‌توانند به صورت شبانه‌روزی به چندین زبان به مشتریان خدمات دهند. بنابراین مسئولیت شرکت محلی را بر عهده دارند. شرکت‌های برون‌ سپاری می‌توانند از حضور خود در چندین کشور استفاده کنند و بخش‎‌های زاید شرکت محلی را به حداقل برسانند. به عنوان مثال، WNS Global دارای ۳۷ “مرکز تحویل” در سراسر جهان است و در زمینه مدیریت فرآیندهای کسب و کار تخصص دارد.

۵٫ برای انعطاف پذیری بیشتر

شرکت‌هایی که عملکردهای غیراصلی خود را برون سپاری می‌کنند، می‌توانند در هنگام مدیریت ریسک‌های مرتبط با معرفی محصولات یا خدمات جدید، سریعتر و کارآمدتر عمل کنند. آنها همچنین می‌توانند منابع داخلی خود را به وظایف حیاتی‌تری اختصاص دهند تا به اطمینان از پوشش بهتر و تخصیص مسئولیت کمک کنند.

۶٫ برای بهبود سرعت و کارآیی

شرکت‌هایی که فرآیندهای خود را برون سپاری می‌کنند به “متخصصین” اجازه می‌دهند که کارها مربوطه را انجام دهند، بنابراین باعث صرفه جویی در وقت، بهبود دقت و افزایش ظرفیت آنها می‌شوند. به عنوان مثال، BPO متخصص در مدیریت سوابق، می‌‎تواند اسناد را به طور خودکار فهرست‌بندی کند، آنها را برای بازیابی در دسترس قرار دهد و یک شرکت را مطابق با الزامات قانونی نگه دارد. این مهم جایگزین ورود و ذخیره اطلاعات دستی می‌شود.