مدیریت پروژهمدیریت ریسک
برنامه مدیریت ریسک چیست و چگونه تدوین می‌شود؟
در حالی که ما هرگز نمی‌توانیم آینده را با هر نوع اطمینان پیش‌بینی کنیم، داشتن یک برنامه مدیریت ریسک دقیق به ما این امکان را می‌دهد تمام نتایج احتمالی تصمیمات خود را دیده و سپس تأثیر ریسک‌های مختلفی را که برای حمایت از تصمیم ما وجود دارد، ارزیابی کنیم.
البته برنامه‌های مدیریت ریسک (Risk Management Plan) اغلب به عنوان یک جعبه ابزار برای بررسی توسط مدیران پروژه در دسترس هستند نه یک بخش استراتژیک از برنامه‌ریزی‌های شما (در صورت انجام این کارها). بر همه ما آشکار است که برخی از پروژه‌ها به دلیل جدی نگرفتن برنامه مدیریت ریسک، یا اینکه در واقع هیچ استراتژی مدیریت ریسکی در پروژه اجرا نشده است، شکست می‌خورند.
برنامه مدیریت ریسک (Risk Management Plan) چیست؟
به زبان ساده، برنامه مدیریت ریسک سندی است که توصیف می‌کند تیم پروژه شما چگونه رویدادهای غیر منتظره یا نامشخصی را که می‌توانند بر پروژه تأثیر بگذارند، کنترل کرده و به آنها پاسخ مناسب می‌دهد.
ممکن است اصطلاح “برنامه مدیریت ریسک” را کوتاه شده به” RMP” مشاهده کنید. RMP همچنین می‌تواند به گواهینامه حرفه‌ای مدیریت ریسک از PMI یا برنامه مدیریت منابع در زمینه‌ای مشابه را بازگو کند. پس مراقب استفاده از این مخفف باشید.
برخی از سازمان‌ها دوست دارند رویکردهای گسترده و پیچیده‌ای برای مدیریت ریسک داشته باشند ، اما در هسته اصلی آن مدیریت ریسک نیازی به پیچیدگی ندارد. شما باید ریسک‌های موجود در سازمان/ پروژه خود را تجزیه و تحلیل کنید و سپس یک پاسخ ریسک پیدا کرده و افراد مسئول را طبقه‌بندی کنید.
چه مواردی در برنامه مدیریت ریسک پوشش داده شده است؟
وفاداری برنامه مدیریت ریسک شما بسته به ماهیت پروژه و روش‌های عملیاتی استاندارد مورد استفاده توسط سازمان‌های درگیر متفاوت خواهد بود. اما به طور کلی، یک برنامه مدیریت ریسک به دنبال پاسخ دادن به موارد زیر است:
- این پروژه چیست و چرا مهم است؟
- چرا مدیریت ریسک برای موفقیت پروژه مهم است؟
- تیم برای شناسایی، ورود به سیستم، ارزیابی و نظارت بر ریسک‌های در طول پروژه چه کاری انجام خواهد داد؟
- چه گروه‌هایی را مدیریت خواهیم کرد؟
- از چه روشی برای ارزیابی شدت ریسک استفاده خواهد شد؟
- از افرادی که در وقوع این ریسک‌ها سهم دارند، چه انتظار می‌رود؟
- ریسک بیش از حد چقدر است؟
- ریسک چیست و ما درمورد آنها چه کاری انجام می‌دهیم؟
نکته جالب این است که بسته به پروژه، این سند می‌تواند صدها و یا کمتر از ده صفحه باشند.
مدیریت ریسک در فرآیند مدیریت پروژه
شما باید این سوال را در نظر بگیرید که: “چه موقع می‌توان در پروژه‌های خود برنامه مدیریت ریسک ایجاد کرد؟” از نظر توالی، شما باید برنامه مدیریت ریسک خود را اینگونه ایجاد کنید:
- پس از شروع به تعریف برنامه مدیریت پروژه خود
- قبل از شروع پروژه تا همه بتوانند در مورد روندها و انتظارات در یک سطح از آگاهی قرار بگیرند.
این طرح باید مورد تأیید اسپانسر پروژه قرار گیرد، زیرا حسابرسی آنها در مورد پروژه ضروری است. در واقع ارزیابی ریسک – شناسایی و ارزیابی ریسک‌ها توسط خودشان – باید توسط اعضای تیم شما و ذینفعان پروژه انجام شود.
در حالت ایده آل، شما این کار را با هم در کارگاه شناسایی ریسک انجام دهید. پس از آن باید ریسک‌های احتمالی در طول چرخه عمر پروژه بطور مداوم شناسایی، ارزیابی و تحلیل شوند.
گام به گام: نحوه تهیه یک برنامه مدیریت ریسک
اشاره کردیم که چگونگی انجام یک برنامه مدیریت ریسک پروژه بسته به نوع پروژه‌ای که شروع می‌کنید ممکن است متفاوت باشد، اما به طور کلی مراحل به شرح زیر است:
اسناد پشتیبان خود را به ترتیب تهیه کنید
شما باید منشور پروژه را طرح‌ریزی کنید.
به بیان دیگر، این سند اهداف پروژه شما، حامیان پروژه و شما به عنوان مدیر پروژه را تعیین می‌کند. به شما این اجازه را می‌دهد که یک برنامه مدیریت پروژه و سپس یک برنامه مدیریت ریسک در آن ایجاد کنید.
برنامه مدیریت پروژه را مشخص کنید.
این برنامه با برنامه پروژه اشتباه گرفته نشود زیرا در سطح بالایی نحوه مدیریت، نظارت و کنترل پروژه را بیان می‌کند. این برنامه باید موراد چون: پروژه از چه روشی استفاده می‌کند، چگونه پیشرفت گزارش می‌شود، زنجیره تشدید را چطور در نظر گرفته و در صورت خروج پروژه از کنترل‌های لازم، چگونه باید اوضاع را در دست گرفت و غیره را بیان کند. برنامه مدیریت ریسک شما باید به عنوان زیرمجموعه برنامه مدیریت پروژه در نظر گرفته شود.
ثبت نام ذینفعان
همیشه ایده خوبی است که قبل از اینکه در مورد ریسک فکر کنید، از کسانی که ذینفع پروژه هستند ایده خوبی داشته باشید. دلیل آن این است که هر یک از این گروه‌های ذینفع مجموعه‌ای متفاوت از نظر افراد، فرایندها و فناوری را ارائه می‌دهند. حتی می‌توان از آنها برای شناسایی ریسک‌ها در طول پروژه دعوت کرد و همچنین گاهی اوقات می‌توانند به وجود آورندگان مشکلات یا مدیران ریسک شوند.
چارچوب زمینه (Frame up the context)
این اصلاح به این معناست که:
- شرح و اهداف پروژه را از منشور پروژه بگیرید و ارزش تجاری پروژه و تأثیر منفی عدم موفقیت پروژه را بررسی کنید.
- هدف سند را توصیف کرده و به عنوان برنامه اصلی برنامه مدیریت پروژه مراجعه کنید.
- از این زمینه برای هدایت مکالمه در مورد مدیریت ریسک با تیم خود و حامی پروژه خود استفاده کنید.
با تیم خود تصمیم بگیرید که چگونه ریسک‌ها را شناسایی و ارزیابی کنید
روش‌های مختلفی برای انواع مختلف پروژه‌ها مناسب خواهد بود. روش‌هایی که شما انتخاب می‌کنید نیز باید برای تیم در طول پروژه پایدار باشد. نکته کلیدی در اینجا این است که بحث‌های درستی داشته باشید و برای جمع‌آوری نظرات اولیه برای ایجاد توافق با تیم و ذینفعان خود در همان اوایل تلاش کنید. از بحث‌های خود برای توافق در مورد گروه‌های ریسک، انواع پاسخ‌های مناسب به ریسک و روش‌های محاسبه شدت ریسک استفاده کنید.
