ارزیابی چارچوب PMBOK برای مدیریت پروژه‌های کوچک

مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) یک مدل پرکاربرد مدیریت پروژه است. این استاندارد بین پروژه‌های کوچک و بزرگ تمایز قائل نمی‌شود؛ به همین دلیل پروژه‌های کوچک با برنامه ‌و بودجه محدود خود، در هنگام استفاده از ساختار گسترده این استاندارد با چالش‌هایی روبه‌رو می‌شوند.

طبق پیشنهاد می‌توانیم این استاندارد را با خصوصیات هر پروژه تطبیق بدهیم. اما همین مراحل انطباق‌دادن ممکن است پیچیده، زمان‌بر و گاهی اوقات برای پروژه‌های کوچک غیرممکن باشند. در مطالعه حاضر بررسی خواهیم کرد که آیا PMBOK یک مدل مناسب برای پروژه‌های کوچک است یا خیر. در این جهت، پرسش‌نامه‌ای تهیه و برای ۱۳۴ مدیر متخصص پروژه ارسال شد. با تجزیه‌وتحلیل داده‌ها نتیجه‌گیری کردیم که استفاده از PMBOK در پروژه‌های کوچک یک چالش است. اکثر شرکت‌کنندگان موافق بودند که در جهت مساعدسازی شرایط برای پروژه‌های کوچک، باید ابزارهای استاندارد و تکنیک‌های راهنما علاوه بر حوزه‌های تخصصی اولویت‌بندی شوند؛ بنابراین این مدل باید دوباره طراحی شود و یک نسخه ساده از آن برای پروژه‌های کوچک ارائه شود.

معرفی PMBOK

علم مدیریت پروژه علم جدیدی نیست؛ اما ورودی تجربیات اجرایی، تبدیل دانش ضمنی به دانش آشکار و توسعه علم مدیریت پروژه می‌تواند یک چارچوب منسجم را ایجاد کند تا پروژه‌ها در آن  به طور بهینه مدیریت شوند. روش‌های مدیریت پروژه موجود به دنبال این هستند که رویکردهای مختلفی را برای حل چالش‌های پیش‌روی یک پروژه اتخاذ کنند. مدیریت پروژه کلید موفقیت پروژه است، اما برای دستیابی به موفقیت کامل باید از شیوه‌های صحیح مدیریت پروژه استفاده کرد.

استفاده از روش‌ها و شیوه‌های مناسب برای مدیریت پروژه می‌تواند احتمال موفقیت پروژه را بیشتر کند. یکی از شناخته‌شده‌ترین رویکردها، استاندارد آمریکایی مدیریت پروژه است که در مجموعه دانش مدیریت پروژه (PMBOK) تعریف شده است. هدف این کتاب راهنما ارائه راه‌حل مناسب برای بیشتر پروژه‌ها در بیشتر مواقع است. طبق این کتاب راهنما:

«راهنمای PMBOK زیرمجموعه‌ای از مجموعه دانش مدیریت پروژه است که به‌طورکلی استفاده از آن در انواع پروژه‌ها توصیه می‌شود.».

شیوه‌های مدیریت پروژه تحت‌تأثیر اکوسیستم و محیطی که در آن توسعه می‌یابند، قرار می‌گیرند. در دهه‌های اخیر، تمرکز تحقیقات بر روی پروژه‌های بزرگ بوده است و در نتیجه روش‌شناسی و راهکارهای مدیریت پروژه بیشتر برای این دسته پروژه‌ها توسعه پیدا کرده‌اند. به همین دلیل است که این شیوه‌های مدیریتی نیاز به اصلاح دارند تا بتوانند در شرایط مختلف برای پروژه‌های کوچک نیز مفید باشند. به‌عنوان‌مثال، تلاش‌هایی برای توسعه مدیریت پروژه پایدار و مدیریت پروژه سبز در سال‌های اخیر صورت‌گرفته است. برای دستیابی به مدیریت پروژه پایدار، شیوه‌های مدیریت پروژه باید تطبیق داده شوند.

اصلاح و انطباق شیوه‌ها و روش‌های مدیریت پروژه برای موفقیت پروژه همیشه موردتوجه بوده است.

اطلاعات تازه PMBOK شامل مفاهیمی مانند بازطراحی و مدیریت چابک است که تا پیش‌ازاین در کتاب راهنما به این دو مفهوم اشاره مستقیم نشده بود. PMBOK به‌خودی‌خود نباید به‌عنوان یک روش ثابت در نظر گرفته شود؛ بلکه باید ابتدا با ویژگی‌های هر پروژه تطبیق داده شود. مدیریت چابک یک رویکرد مدیریتی است که برای پروژه‌هایی با درصد عدم قطعیت بالا مناسب‌تر است.

یکی از ویژگی‌های مهم هر پروژه اندازه آن است. پروژه‌ها با اندازه‌های مختلف از الزامات مختلفی برخوردارند. با تغییر سایز پروژه، شاهد اصلاحیات مختلفی در آن هستیم.

هر پروژه بسته به دیدگاه بیننده می‌تواند به‌عنوان کوچک، متوسط ​​یا بزرگ طبقه‌بندی شود. پروژه‌های کوچک دارای محدودیت‌های خاصی هستند؛ بنابراین به رویکرد مدیریتی خاصی نیاز دارند. در اینجاست که مفهوم بازطراحی برای تطبیق یک روش مدیریتی خاص با یک پروژه خاص مطرح می‌شود.  PMBOK بازطراحی را به‌عنوان یک مسئولیت خطیر می‌داند که فقط توسط متخصصان قابل‌دستیابی است. همین موضوع ممکن است به مشکلات متعددی دامن بزند. فرایند بازطراحی در یک پروژه کوچک به تعیین بودجه، بازه زمانی و انتخاب کارشناسان احتمالی نیاز دارد. همچنین محدودیت‌ها در پروژه‌های کوچک فراوان‌اند و ممکن است به‌طورکلی این فرایند را غیرممکن کنند. همچنین، واضح است که برنامه سفر به اورست نیاز به برنامه‌ریزی متفاوتی نسبت به پیاده‌روی در پارک محلی دارد. تغییر برنامه‌ریزی اورست برای تطبیق با برنامه پیاده‌روی امری بسیار دشوار است.

تمرکز مطالعه حاضر تعیین این نکته است که آیا استاندارد فعلی PMBOK مدل مناسبی برای مدیریت پروژه‌های کوچک است یا خیر. بازطراحی این استاندارد در پروژه‌های کوچک نیازمند زمان و بودجه قابل‌توجهی است؛ همچنین باید از کمک متخصصان این حوزه که ممکن است همیشه در دسترس نباشند، استفاده کنیم. شاید بتوانیم الزامات موجود در تعدادی از پروژه‌های کوچک را با پروژه‌های بزرگ مقایسه کنیم و سپس این الزامات را به‌منظور تعیین یک مدل مدیریتی مناسب برای همه پروژه‌های کوچک بازطراحی کنیم. در این مقاله نیاز موجود برای ایجاد چنین مدلی را با کمک مشاوره متخصصان این حوزه مورد ارزیابی قرار داده‌ایم. استفاده از چنین مدل ساده‌ای برای مدیریت پروژه به معنای جایگزینی چارچوب PMBOK نیست. بلکه طبق اصول PMBOK، بازطراحی استانداردها مطابق با اندازه پروژه در حضور متخصصان و با استفاده از منابع باید انجام شود. استاندارد جدید را می‌توان برای پروژه‌های کوچک مشابه استفاده کرد البته باز هم باید آن را برای مطابقت بیشتر با ویژگی‌های خاص هر پروژه کمی تغییر داد.

محدودیت‌های زمانی و بودجه‌ای از ویژگی‌های بارز پروژه‌های کوچک هستند. لازم به ذکر است که چالش‌های پیش روی پروژه‌های کوچک در فرایندهای برنامه‌ریزی، مسئولیت‌های چندگانه، تیم‌های بی‌تجربه، و مشکلات استفاده از ابزارها و روش‌های پیچیده است.

تعریف پروژه کوچک

در جهت تعیین چارچوب برای این مطالعه، باید یک تعریف مشخص برای پروژه کوچک ارائه شود. به‌طورکلی، دو ویژگی کوچک یا بزرگ‌بودن یک پروژه را تعیین می‌کنند: اندازه و پیچیدگی.

اما برای برخی معیار اصلی تعیین اندازه پروژه، هزینه است و برای برخی دیگر زمان. پروژه کوچک به پروژه‌ای می‌گویند که برای تکمیل آن به کمتر از ۶ ماه زمان نیاز است، دارای یک تیم متشکل از ده نفر و یا کمتر است، به دانش تخصصی کمتری نیاز دارد، دارای یک هدف واحد است، چشم‌انداز محدودی دارد، یک بخش تجاری خاص با یک تصمیم‌گیرنده را در برمی‌گیرد، دسترسی آسان به اطلاعات پروژه را امکان‌پذیر می‌کند، نتایج ساده‌ای به همراه دارد، بر مهارت‌های داخلی تکیه می‌کند و هزینه آن کمتر از ۷۵ هزار دلار است. اگر برای تکمیل پروژه به مهارت خاصی نیاز نیست، اما نتایج پیچیده‌ای را به همراه دارد باید آن پروژه را کوچک در نظر گرفت.

پروژه‌ای با سطح خاصی از ویژگی‌ها ممکن است در یک صنعت کوچک و در صنعت دیگر متوسط ​​یا بزرگ در نظر گرفته شود.

مرور تحقیقات پیشین

چندین سال قبل از تبدیل‌شدن استانداردهای مدیریت به یک مدل همه‌گیر، محدودیت‌های بودجه و زمان را به‌عنوان ویژگی‌های برجسته پروژه‌های کوچک معرفی می‌شدند و بر لزوم کاهش مقیاس‌ سیستم‌های مدیریتی برای کاربردی‌کردن آن‌ها در چنین پروژه‌هایی تأکید می‌کردند. این مطالعه بودجه‌های محدود و دوره زمانی کوتاه را به‌عنوان مشکلات اصلی پروژه‌های کوچک معرفی می‌کند.

در اینجا باید بررسی شود که آیا روش‌های طراحی شده برای مدیریت پروژه‌های بزرگ برای پروژه‌های کوچک‌تر قابل‌اجرا هستند یا خیر. مدل‌های مدیریتی اغلب فرایندمحور هستند و اسناد و اوراق زیادی را ایجاد می‌کنند. به سبب همین ویژگی‌ها، نمی‌توانیم از این مدل‌ها برای پروژه‌های کوچک استفاده کنیم. در این مطالعه یک برنامه کامپیوتری پیشنهاد شد که در آن به‌جای تولید اسناد بر نتایج پروژه تمرکز می‌شود. باتوجه‌به ملزومات، اهداف و محدوده نتایج، روش برنامه‌ریزی، ارتباطات، فرایند گزارش‌دهی، تغییر و مدیریت ریسک، در نهایت این مقاله نتیجه‌گیری کرد که بهترین رویکرد برای مدیریت پروژه‌های کوچک روش‌های آزمایش‌شده و واقعی هستند که کمترین میزان اوراق و اسناد را تولید می‌کنند و پائین‌ترین هزینه‌های بالاسری را دارند.

محققان تفاوت‌های مشخصی را بین چالش‌های پروژه‌های کوچک و بزرگ مشاهده کردند. به دلیل محدودیت‌های موجود در پروژه‌های کوچک، فرایندهای برنامه‌ریزی در این پروژه‌ها اغلب نادیده گرفته می‌شوند تا در سریع‌ترین زمان ممکن به مرحله اجرا برسند. این موضوع می‌تواند زمینه را برای بروز بسیاری از خطاها و مشکلات دیگر فراهم کند. این محققان به چهار چالش اصلی که مدیران پروژه‌های کوچک با آن‌ها مواجه هستند، اشاره کردند: شناسایی فعالیت‌های پروژه، کمبود زمان برای برنامه‌ریزی، اصرار بر اجرا و دنبال‌کردن یک برنامه، کنترل و پیگیری منظم پروژه.

 نتیجه‌گیری

هدف از مطالعه حاضر بررسی مناسب‌بودن استاندارد PMBOK در شکل فعلی آن برای مدیریت پروژه‌های کوچک بود. این مطالعه تلاش کرد تا مشخص کند که آیا مدل PMBOK در شکل فعلی آن چالشی برای پروژه‌های کوچک است یا خیر. ضرورت توسعه یک پروسه بازطراحی دائمی بر اساس اندازه و یک مدل مدیریت ساده‌شده برای پروژه‌های کوچک با نظر کارشناسان مورد بررسی قرار گرفت. پرسش‌نامه‌ای با چهار فرضیه و مجموعاً ۱۲ گزاره تهیه و به ۱۳۱ کارشناس ارائه شد و بر روی پاسخ‌ها تجزیه‌وتحلیل آماری انجام شد:

نتایج به شرح زیر بودند:

• با فرضیه اول مخالفتی نشد؛ بنابراین نتیجه‌گیری شد که استفاده از مدل فعلی PMBOK برای پروژه‌های کوچک مشکلاتی را به همراه خواهد آورد.
• فرضیه دوم نه تأیید شد و نه رد شد. می‌توان گفت که مطالعه حاضر باتوجه‌به اهمیت بازطراحی PMBOK برای پروژه‌های کوچک و ارائه یک مدل مدیریت پروژه ساده شده به‌اندازه کافی گسترده بود. به نظر می‌رسد که طرح پیشنهادی برای این بخش نیاز به ارزیابی مجدد دارد. برای مثال، بسیاری از شرکت‌کنندگان با گزاره پنجم مخالفت کردند. دلیل آن می‌تواند به دردسترس‌بودن مدل‌هایی مانند ISO/IEC29110 مربوط باشد؛ بنابراین، فرضیه فعلی بسیار مبهم به نظر می‌رسد. بااین‌حال، حدود ۷۰ درصد از شرکت‌کنندگان با گزاره چهارم از این فرضیه (یک مدل ساده‌شده برای مدیریت پروژه‌های کوچک ضروری است) موافق بودند.
• با فرضیه سوم مخالفتی نشد. نتایج نشان می‌دهد که هنگام فشرده‌سازی و بازطراحی مدل PMBOK برای پروژه‌های کوچک، تغییر ابزارها و تکنیک‌ها بالاترین اولویت را دارند و پس از آن حوزه‌های تخصصی قرار دارند. همچنین فشرده‌سازی فرایندها به‌اندازه دو حوزه دیگر چندان موردتوجه قرار نگرفت.
• فرضیه چهارم که زمان و بودجه محدود را مهم‌ترین ویژگی پروژه‌های کوچک می‌داند، تأیید شد.

باتوجه‌به یافته‌های موجود از این چهار فرضیه، چارچوب فعلی مدل PMBOK زمانی که بدون تجدیدنظر اعمال می‌شود، مشکلات و چالش‌هایی را برای پروژه‌های کوچک ایجاد می‌کند؛ بنابراین، این مدل باید بازطراحی شده و یک نسخه ساده از آن برای پروژه‌های کوچک ارائه شود. در طول چنین تجدیدنظری، بالاترین اولویت باید بر روی ساده‌سازی ابزارها و تکنیک‌های موجود در کتاب راهنمای PMBOK و به دنبال آن حوزه‌های تخصصی باشد.

منبع:

International Journal of Industrial Engineering & Production Research March 2022 Vol. 33, No. 1: 1 -17