برنامه ارتباطات (Communication Plan) پروژه چیست و چگونه نوشته می‌شود؟

برنامه ارتباطات (Communication Plan) در پروژه‌های شما اهمیت دارد زیرا ارتباط موثر، چه داخلی و چه خارجی، برای موفقیت در پروژه بسیار مهم است. دریافت بازخورد، پرسیدن از همکار درباره محل ذخیره پرونده، دریافت اطلاعات مهم از مشتری، انجام مراحل بررسی و تأیید و سایر کارهای روزمره پروژه همه شامل ارتباطات است. داشتن یک برنامه ارتباطات پروژه که به تشریح ذینفعان و همچنین زمان و چگونگی دستیابی به آن‌ها می‌پردازد، ضروری است.

مزایای برنامه ارتباطات پروژه

برنامه ارتباطات پروژه ارتباط موثر را تسهیل می‌کنند. این برنامه‌ها پروژه‌های شما را روان‌تر اجرا می‌کنند و به شما کمک می‌کنند از شکست پروژه جلوگیری نمایید. برخی از مزایای مهم دیگر شامل تنظیم و مدیریت انتظارات، مدیریت بهتر سهامداران و کمک به روند برنامه‌ریزی پروژه است.

تنظیم و مدیریت انتظارات

ارتباطات پروژه یک خیابان دو طرفه است. دقیقاً مانند برنامه‌ریزی پروژه، انتظارات باید تعیین شود و هم تیم پروژه و هم ذی‌نفعان مشتری باید مسئولیت‌های خود را انجام دهند تا ارتباط برقرار گردد.

اگرچه پروژه بدون یک برنامه پروژه شروع نمی‌شود، اما برنامه ارتباطات پروژه به این اندازه اهمیت ندارد؛ در صورتی که باید اینگونه باشد.

با اطلاع دادن به مشتری در ابتدای روند پروژه از آنچه می‌تواند انتظار داشته باشد، شما روند کل پروژه را تعیین می‌کنید. همچنین برای آن‌ها مفید است که از قبل بدانند چه چیزی نیاز دارید تا بتوانند آماده شوند.

سهامداران و مدیریت مشتری

در طول یک پروژه، ارتباطات موفقیت‌آمیز در مورد ترازبندی اهداف و نقاط عطف و تغییرات پروژه‌ها، برای متقاعد کردن سهامداران و شفافیت وضعیت پروژه بسیار مهم است.

برقراری ارتباط برای داشتن رابطه خوب با مشتری بسیار مهم است و برنامه ارتباطات پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا درک مشترکی از آنچه در طول پروژه شما اتفاق می‌افتد و آنچه باید اتفاق بیفتد را بدست آورید.

برنامه‌ریزی پروژه

برنامه ارتباطات پروژه تعریف می‌کند که چگونه اطلاعات مهم در کل پروژه، توسط چه کسی و با چه فرکانسی ارائه می‌شود. هنگامی که شما در حال تکمیل برنامه‌ریزی پروژه هستید، باید برنامه‌ریزی ارتباطات را نیز تکمیل کنید.

همه پروژه‌ها برابر نیستند و به همین دلیل، برنامه ارتباطات پروژه مختص پروژه شماست. از این رو مهم است که هنگام ایجاد برنامه خود پس از شروع، به آن فکر کنید.

پروژه‌های بزرگ نیازهای ارتباطی متفاوتی نسبت به پروژه‌های کوچک دارند و همین امر در مورد پروژه‌هایی با تیم‌های ذی‌نفع و پروژه‌های یک نفره نیز صدق می‌کند.

پروژه‌هایی که اهداف، بودجه و جدول زمانی متفاوت دارند، همگی به ارتباطات متناسب با آن نیازها احتیاج دارند و این نکته‌ای است که باید هنگام تهیه یک برنامه ارتباطات پروژه در ذهن داشته باشید.

چه مواردی را باید در برنامه ارتباطات پروژه بگنجانید

با اینکه مشخصات برنامه ارتباطات شما بسته به نوع پروژه و دامنه آن متفاوت خواهد بود، چند مورد اصلی وجود دارد که باید در هر برنامه ارتباطات پروژه بگنجانید:

• ذی‌نفعان اصلی: به کلیه ذی‌نفعان اصلی، از جمله مشتری اصلی خود توجه داشته باشید. اطلاعات تماس از جمله شماره تلفن‌ها و ایمیل‌ها را اضافه کنید تا هر کسی که به برنامه ارتباطات دسترسی دارد قادر به یافتن این اطلاعات باشد.
• اعضای تیم: اعضای تیم اصلی خود را به همراه نقش آن‌ها، در برنامه خود بگنجانید. این برای هر شخص تازه‌وارد یا آشنا به پروژه مفید است. افرادی را که در تیم شما هستند در ارتباطات قابل ارائه، بحث‌های استراتژیک پیشرو یا نحوه انجام مکالمات فنی بین ذی‌نفعان و تیم خود مشارکت دهید.
• روش‌های ارتباطی: روش‌های اصلی ارتباطی و کانال‌های مختلفی را که برای ارتباط با ذی‌نفعان استفاده می‌کنید، از جمله ایمیل، تماس تلفنی، جلسات حضوری، جلسات ویدئویی، رسانه‌های اجتماعی یا سایر موارد مشخص کنید. یادداشت‌ها را در کانال‌های ترجیحی ذی‌نفعان قرار دهید.
• نوع ارتباط: انواع ارتباطات، نحوه به اشتراک گذاری آن‌ها، شامل چه مواردی و اینکه این ارتباط با چه کسی خواهد بود را مشخص کنید. به عنوان مثال، شما ممکن است گزارش وضعیت هفتگی را به مشتری ارائه دهید. به این فکر کنید که چگونه این مورد را ارائه می‌دهید، به چه کسی ارائه می‌شود و چه اطلاعاتی باید در گزارش موجود باشد.
• سبک ارتباطی: این می‌تواند توسط ذی‌نفعان و روش ارتباطی تجزیه شود. آیا یک ذی‌نفع خاص فقط ارتباط رسمی را ترجیح می‌دهد یا می‌توانید لحن خود را کمی صمیمی‌تر جلوه دهید؟
• برنامه جلسات: در حالی که می‌توانید این مورد را در صورت لزوم در طول پروژه تنظیم کنید، داشتن یک ایده اولیه در مورد اینکه چند وقت یکبار با ذی‌نفعان ملاقات می‌کنید مفید است. بسته به دامنه پروژه، ممکن است بخواهید شرح دهید که چند وقت یک بار برای مشتری ایمیل ارسال می‌کنید. جلسات تیم‌های داخلی را نیز در برنامه جلسات خود بگنجانید.
• پیام های کلیدی: برای هر یک از ذی‌نفعان، پیام یا اطلاعات اصلی را تعیین کنید که در طول پروژه باید در مورد آن‌ها صحبت شود. این همچنین شامل هرگونه اطلاعات یا بازخوردی است که از آن‌ها نیاز دارید.
• اهداف ارتباطی: یک برنامه ارتباطات شامل اهداف ارتباطی می‌تواند به شما کمک کند تا براساس اهدافی که می‌خواهید به دست آورید تصمیم بگیرید.

مثال طرح ارتباطات پروژه

براساس مواردی که در بالا توضیح دادیم، در اینجا یک نمونه از برنامه ارتباطات ذی‌نفعان آورده شده است:

اهداف ارتباطی

اهداف ارتباطی پروژه را در بالای سند لیست کنید، بنابراین همه کسانی که به این طرح دسترسی پیدا می‌کنند دقیقاً آن‌ها را خواهند شناخت. این کمک می‌کند تا همه افراد با تصمیماتی که در جهت دستیابی به این اهداف گرفته می‌شود، آشنا شوند.