Microsoft Power Automate چیست و چه کاربردی دارد؟

در عصر تحول دیجیتال، کسب‌وکارها دائماً به دنبال ایجاد نوآوری در جهت ساده‌سازی فرایندهای خود و افزایش بهره‌وری هستند. یکی از ابزارهای قدرتمندی که به این منظور ایجاد شده، نرم‌افزار Microsoft Power Automate است. Power Automate به‌عنوان یک پلتفرم اتوماسیون قوی در محیط کار، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا وظایف روزانه و تکراری خود را به‌صورت خودکار انجام دهند، سیستم‌ها و اپلیکیشن‌های گوناگون را باهم ادغام کنند و فرایندهای کاری خود را بهینه کنند. در این مقاله ما وارد دنیای Microsoft Power Automate می‌شویم و عملکرد، ویژگی‌های اساسی، کاربرد آن در شرایط مختلف، نسخه‌های متفاوت آن و اینکه چرا به ابزاری جدایی‌ناپذیر در مشاغل مدرن تبدیل شده، می‌پردازیم.

Microsoft Power Automate چگونه کار می‌کند؟

Microsoft Power Automate یک پلتفرم اتوماسیون در فضای کار مبتنی بر فضای ابری است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد فعالیت‌های روزانه و تکراری خود را به‌صورت خودکار انجام دهند و فرایندهای شغلی خود را ساده‌تر سازند. این نرم‌افزار طبق مدل «محرک – واکنش» عمل می‌کند. به این صورت که کاربران تعدادی محرک را برای سیستم تعریف می‌کنند که در صورت وقوع آن‌ها سیستم باید اقداماتی ازپیش‌تعیین‌شده را اعمال کند. در این قسمت خلاصه‌ای از نحوه عملکرد Microsoft Power Automate را بررسی می‌کنیم:

محرک‌ها: Power Automate طیف گسترده‌ای از محرک‌ها را ارائه می‌دهد که آغازکننده فرایند اتوماسیون هستند. این محرک‌ها می‌توانند مبتنی بر رویدادها باشند مثل دریافت یک ایمیل، ایجاد رکورد جدید در پایگاه‌داده یا افزودن فایل به یک پوشه. محرک‌ها همچنین می‌توانند مبتنی بر زمان باشند. به این صورت که پاسخ‌ها زمان‌بندی می‌شوند تا در زمان خاص یا یک بازه زمانی رخ دهند. محرک‌ها نقطه شروع در فرایند اتوماسیون هستند و تعیین می‌کنند که اقدامات در چه زمانی باید اعمال شوند.

اقدامات: زمانی که یک محرک بروز می‌کند، Power Automate اقدامات از پیش تعیین شده مرتبط با آن رویداد را اجرا می‌کند. کنترل این اقدامات را می‌توان از طریق یک سیستم و یا بین چند برنامه و سرویس از طریق رابط‌ها انجام داد. به‌عنوان‌مثال، یک اقدام می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• ارسال ایمیل
• ایجاد یک وظیفه یا تسک جدید
• به‌روزرسانی رکورد پایگاه‌داده
• ایجاد گزارش
• ارسال پیام در یک پلتفرم مشارکتی

Microsoft Power Automate یک مجموعه وسیعی از انواع رابط‌ها را فراهم می‌کند که سیستم‌ها و اپلیکیشن‌های گوناگون را به‌راحتی باهم ادغام می‌کند.

شرایط و کنترل‌: علاوه بر محرک‌ها و اقدامات، Power Automate به کاربران اجازه می‌دهد تا با تعیین شرایط و اِعمال کنترل، ‌ وظایف خود را بهتر انجام دهند. کاربران با تعیین شرایط یک سری قوانین منطقی را برای سیستم وضع می‌کنند و سیستم باتکیه‌بر آن‌ها برای اعمال اقدامات در شرایط پیچیده و بنا بر معیارهای خاص تصمیم می‌گیرد. اِعمال کنترل مثل ایجاد حلقه‌ها یا شاخه‌های موازی، به سیستم توانایی انجام وظایف پیچیده‌تر و پویاتر را می‌دهد. این قابلیت‌ها به کاربران این امکان را می‌دهد تا توانایی تصمیم‌گیری و منطق انشعابی را در فرایندهای خودکار خود بگنجانند.

طراحی گردش: Power Automate یک رابط بصری را ارائه می‌دهد که کاربران به‌وسیله آن می‌توانند با رویکرد کشیدن و رهاکردن (drag and drop) گردش کاری خود را طراحی کند. کاربران می‌توانند محرک‌ها، اقدامات و رابط‌های موردنظر را انتخاب کنند و برای ایجاد فرایند اتوماسیون موردنظر، آن‌ها را در یک‌رشته منطقی مرتب کنند. رابط بصری انجام این فرایند را ساده می‌کند و نیاز به دانش گسترده کدنویسی را از بین می‌برد.

اجرا و نظارت: بعد از طراحی گردش کاری، Power Automate اتوماسیون را در فضای ابری نیز اعمال می‌کند. این پلتفرم مقیاس‌پذیری، درصد اطمینان و امنیت بالا را در اجرای گردش‌های کاری تضمین می‌کند. کاربران می‌توانند وضعیت و عملکرد گردش‌های خود را از طریق رابط Power Automate نظارت کنند، تاریخچه اجرا را ردیابی کنند و هر گونه مشکلی را که ممکن است ایجاد شود عیب‌یابی کنند.

به‌طورکلی، Power Automate با تعریف محرک‌ها، اقدامات و شرایط، گردش‌های کاری و وظایف را اتومات می‌کند. زیرساز ابری، رابط بصری و مجموعه گسترده از رابط‌ها، Power Automate را برای هر سازمان بزرگ و کوچکی در دسترس و قدرتمند می‌سازد. با استفاده از Power Automate، کسب‌وکارها می‌توانند فرایندهای خود را ساده کنند، کارهای دستی را کاهش دهند و راندمان کلی را ارتقا دهند.

ویژگی‌های کلیدی Power Automate

Power Automate مجموعه‌ای تمام‌وکمال از قابلیت‌هایی است که کسب‌وکارها را در خودکارسازی، بهینه‌سازی و سازماندهی عملیات خود توانمند می‌سازد. در این بخش نگاهی به برخی از ویژگی‌های اساسی این پلتفرم می‌اندازیم. از جمله:

الگوها و گردش‌های ازپیش‌ساخته‌شده:

Power Automate مجموعه گسترده‌ای از الگوها و گردش‌های ازپیش‌ساخته‌شده را ارائه می‌دهد که طیف گسترده‌ای از فرایندهای رایج اتوماسیون را پوشش می‌دهند. این الگوها طرح‌های آماده‌ای هستند که به کاربران این امکان را می‌دهند تا گردش‌های کاری خود را به‌سرعت ایجاد و سفارشی کنند. با این الگوها کاربران نیازی به شروع از نقطه صفر ندارند. الگوها برای فرایندهای مختلف مانند مدیریت مجوز‌ها، ارسال اعلان‌ها، ردیابی داده‌ها و ادغام با برنامه‌های محبوب مانند SharePoint، Outlook و Salesforce در دسترس هستند. کاربران می‌توانند به‌راحتی این الگوها و تمپلیت‌ها را در Power Automate جستجو کنند و در نهایت فرایندهای اتوماسیون را بسیار راحت‌تر اجرا کنند.

رابط‌ها و ادغام‌ها:

یکی از ویژگی‌های برجسته Power Automate مجموعه گسترده کانکتورها یا رابط‌های آن است. رابط‌ها کانال‌های ادغام از پیش ساخته‌شده‌ای هستند که طیف گسترده‌ای از اپلیکیشن‌ها و سرویس‌ها را هم از جانب مایکروسافت و هم از ارائه‌دهندگان شخص ثالث، به هم متصل می‌کنند. این رابط‌ها ارتباطات بی‌وقفه و تبادل داده‌ها را بین سیستم‌های مختلف امکان‌پذیر می‌کنند و به سازمان‌ها اجازه می‌دهند تا گردش‌های کاری خودکار و پیوسته ایجاد کنند. Power Automate صدها رابط از جمله اپلیکیشن‌های محبوب مانند Microsoft Office 365، Dynamics 365، SharePoint و Teams و همچنین سرویس‌های شخص ثالث مانند Salesforce، Slack، Google Drive و غیره را ارائه می‌دهد. با استفاده از این رابط‌ها دیگر نیازی به ادغام APهای سفارشی وجود ندارد و یک‌پایهٔ قوی برای خودکارسازی وظایف در چندین پلتفرم فراهم می‌کنند.

گردش‌های مجوز:

Power Automate فرایند مدیریت مجوزها در یک سازمان را ساده‌تر می‌کند. با گردش‌های مجوز این نرم‌افزار، کاربران می‌توانند به‌راحتی فرایندهای صدور مجوز را برای اسناد، درخواست‌ها یا هر کار مرتبط دیگری اجرا کنند. کاربران می‌توانند مراحل تأیید را تعریف کنند، تأییدکنندگان را مشخص کنند، و شرایطی را برای تأیید یا رد تنظیم کنند. گردش‌های مجوز را می‌توان برای مطابقت با الزامات کسب‌وکارها، مانند تأییدیه‌های موازی یا متوالی، مسیرهای تشدید، و قوانین تفویض اختیار سفارشی کرد. علاوه بر این، Power Automate با Microsoft Teams، Outlook و سایر ابزارهای مشارکتی ادغام می‌شود و به کاربران این امکان را می‌دهد تا درخواست‌های دریافت مجوز را دریافت کنند، بازخورد ارائه دهند و وضعیت مجوز‌ها را مستقیماً در کانال‌های ارتباطی بنا بر ترجیح خود، پیگیری کنند.

تبدیل داده‌ها:

Power Automate طیف وسیعی از قابلیت‌های تبدیل داده را ارائه می‌دهد و به کاربران اجازه می‌دهد تا داده‌ها را در جریان کار اتوماسیون دست‌کاری، تبدیل و ارتقا دهند. کاربران می‌توانند از قابلیت‌های موجود، عبارات و اقدامات تعریف‌شده برای انجام عملیاتی مانند استخراج داده، قالب‌بندی، فیلترکردن و تجمیع داده استفاده کنند. Power Automate همچنین قابلیت ادغام با Azure Data Factory را دارد و کاربران را قادر می‌سازد تا با استفاده از خدمات Azure، برای تبدیل داده امکانات پیشرفته‌تری را در دسترس داشته باشند و دست‌کاری‌های پیچیده داده را انجام دهند. این ویژگی‌های تبدیل داده، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از کیفیت، پایداری و سازگاری داده‌ها در برنامه‌ها و سیستم‌های مختلف اطمینان حاصل کنند.

جریان فرایند کسب‌وکارها:

با استفاده از Power Automate، کاربران می‌توانند فرایندهای کسب‌وکار را به طور پیوسته ایجاد و خودکار کنند و کاربران دیگر را با ساخت رشته‌ای از مراحل در انجام کارها راهنمایی کنند. این ویژگی به‌ویژه برای ساده‌سازی و استانداردسازی فرایندهای کاری پیچیده که ذی‌نفعان و سیستم‌های متعددی را شامل می‌شوند، سودمند است. کاربران می‌توانند جریان فعالیت‌ها را تعریف کنند، شرایطی را برای پیشرفت تعیین کنند و منطق تصمیم‌گیری را در فرایند بگنجانند. فرایند کسب‌وکار در Power Automate را می‌توان با سرویس‌ها و اپلیکیشن‌های دیگر، مانند Dynamics 365 یا سایر اپلیکیشن‌های مربوط به حوزه کسب‌وکار ادغام کرد تا یک تجربه کاربری یکپارچه و هدایت‌شده را به ارمغان آورد.

تجزیه‌وتحلیل و نظارت:

Power Automate قابلیت‌های تجزیه‌وتحلیل و نظارت قوی را برای ردیابی، تجزیه‌وتحلیل و بهینه‌سازی گردش کاری خودکار فراهم می‌کند. کاربران می‌توانند به داشبوردها و گزارش‌های لحظه‌ای دسترسی داشته باشند و از عملکرد گردش‌ها، کاربرد آمار و ردیابی خطاها مطلع باشند. کاربران با کمک این تجزیه و تحلیل‌ها می‌توانند موانع را شناسایی کنند، بر سلامت گردش‌های کاری نظارت کنند و برای بهبود فرایند مبتنی بر داده‌ها تصمیم بگیرند. علاوه بر این، Power Automate با سایر سرویس‌های مایکروسافت مانند Power BI ادغام می‌شود و کاربران را قادر می‌سازد تا تصویرسازی‌های سفارشی خود را ایجاد کنند و به بینش عمیق‌تری در مورد عملکرد و تأثیر فرایندهای اتوماسیون برسند.

Microsoft Power Automate مجموعه جامعی از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد و سازمان‌ها به‌واسطهٔ آن می‌توانند گردش‌های کاری را خودکار کنند، سیستم‌ها را با هم ادغام کنند و عملیات خود را بهینه کنند. از الگوها و رابط‌های متعدد برای ساخت گردش کاری گرفته تا گردش‌های صدور مجوز، قابلیت‌های تبدیل داده، فرایندهای کسب‌وکار و ابزارهای تحلیل و نظارت، Power Automate یک پلتفرم قوی برای اجرای اتوماسیون و بهینه‌سازی فرایندها است. با استفاده از این ویژگی‌ها، کسب‌وکارها می‌توانند فرایندها را ساده‌سازی کنند، کارایی را بهبود بخشند و بهره‌وری را در سراسر عملیات خود تقویت کنند.

مزایا و معایب استفاده از Microsoft Power Automate چیست

مزایای Microsoft Power Automate

• رابط کاربرپسند: Power Automate یک رابط بصری را با یک طراحی ساده ارائه می‌دهد. کاربران به‌راحتی می‌توانند گردش‌های کاری خود را ایجاد و مدیریت کنند.
• قابلیت‌های گسترده ادغام‌سازی: Power Automate به‌راحتی با طیف گسترده‌ای از اپلیکیشن‌های مایکروسافت و شخص ثالث ادغام می‌شود و فرایندها را به‌صورت روان در چندین پلتفرم به‌صورت اتومات انجام می‌دهد.
• الگوهای ازپیش‌ساخته‌شده: این ابزار مجموعه‌ای از الگوهای ازپیش‌ساخته‌شده را ارائه می‌دهد که فرایند اتوماسیون را تسریع می‌بخشند و به کاربران جدید کمک می‌کنند تا سریع‌تر وظایف خود را با نرم‌افزار جلو ببرند.
• دسترسی مبتنی بر فضای ابری: Power Automate مبتنی بر فضای ابری است و کاربران می‌توانند از هر کجا تنها با دسترسی به اینترنت، به گردش‌های کاری خود دسترسی داشته باشند و آن‌ها را مدیریت کنند.

معایب Microsoft Power Automate

• ضعف در سناریوهای پیشرفته: Power Automate ممکن است محدودیت‌هایی را در مدیریت سناریوهای پیچیده که نیاز به سفارشی‌سازی یا کدگذاری پیشرفته دارند، داشته باشد.
• هزینه: درحالی‌که یک نسخه رایگان از Power Automate وجود دارد؛ اما قابلیت‌های پیشرفته این نرم‌افزار با تهیه اشتراک ویژه ارائه می‌شوند. برای مشاغلی با درآمد پائین این موضوع می‌تواند حائز اهمیت باشد.
• کنترل محدود بر روی زمان اجرا: کاربران ممکن است با محدودیت‌هایی در تنظیم زمان‌های اجرا برای وظایف خودکار مواجه شوند، زیرا Power Automate بر اساس محرک‌های از پیش تعریف‌شده عمل می‌کند.

جایگزین‌های Power Automate کدام‌اند؟

درحالی‌که Power Automate یک ابزار اتوماسیون قدرتمند است، کسب‌وکارها ممکن است به دنبال راه‌حل‌های جایگزین آن مطابق با نیازهای خاص خود باشد. در اینجا چند جایگزین وجود دارد:

• Zapier: Zapier یک پلتفرم اتوماسیون محبوب است که قابلیت ادغام با اپلیکیشن‌های متعددی را دارد. با ارائه یک رابط کاربرپسند و طیف گسترده‌ای از امکانات ادغام‌سازی‌، برای اتومات کردن وظایف و گردش‌های کاری بسیار مناسب است.
• Integromat: Integromat یکی دیگر از ابزارهای اتوماسیون قوی است که یک سازنده بصری ارائه می‌دهد و از سناریوهای اتوماسیون پیچیده پشتیبانی می‌کند. این پلتفرم قابلیت ادغام با مجموعه گسترده‌ای از پلتفرم‌های دیگر را دارد و برای فرایندهای سفارشی پیشرفته، ویژگی‌های پیشرفته‌ای را ارائه می‌کند.
• io: Automate.io یک پلتفرم اتوماسیون است که به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا اپلیکیشن‌های خود را به هم متصل کرده و گردش کاری را بدون کدنویسی خودکار کنند. رابط کاربر پسندی دارد و امکان ادغام با پلتفرم‌های زیادی را دارد.

تطبیق‌پذیری خودکار Power Automate در دستگاه‌های مختلف

سازگاری Power Automate با دستگاه‌های مختلف، آن را به یک ابر پلتفرم برای خودکار کردن مشاغل تبدیل می‌کند. دسترسی دسکتاپ و مبتنی بر وب توسط این ابزار پشتیبانی می‌شود و کاربران می‌توانند گردش‌های کاری خود را از دستگاه‌های مختلف از جمله رایانه، لپ‌تاپ و تبلت ایجاد و مدیریت کنند.

علاوه بر این، Power Automate نسخه‌های قابل‌نصب بر روی تلفن همراه را برای iOS و Android ارائه می‌دهد و کاربران را قادر می‌سازد تا وظایف خود را از هر مکانی صورت خودکار انجام دهند.

به دلیل سازگاری این پلتفرم با انواع دستگاه‌های هوشمند، مشاغل گوناگون می‌توانند در هر زمان و مکانی فرایندهای خود را اتومات کنند. کاربران می‌توانند گردش‌های کاری را نظارت و مدیریت کنند، اعلان‌ها را دریافت کنند، و محرکات را مستقیماً از دستگاه‌های تلفن همراه خود ارائه کنند و نرخ بهره‌وری و پاسخ‌دهی را افزایش دهند.

قدرت سازگاری Power Automate تنها به دستگاه‌ها ختم نمی‌شود؛ بلکه به سایر پلتفرم‌ها و سرویس‌ها نیز کشیده می‌شود. این نرم‌افزار به‌راحتی به ابزارهای محبوب، CRM ها، سیستم‌های مدیریت پروژه و موارد دیگر متصل می‌شود و به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا فرایندهای گوناگون را در دستگاه‌ها و برنامه‌های موردنظر خود خودکار کنند.

آیا Microsoft Power Automate برای شما مناسب است؟

درحالی‌که Microsoft Power Automate طیف وسیعی از قابلیت‌ها را برای اتوماسیون گردش‌های کاری ارائه می‌دهد بااین‌حال بازهم باید قبل از تهیه این نرم‌افزار، میزان مطابقت آن با نیازها و الزامات خاص سازمان را بررسی کنید. در اینجا چند مثال از مواردی را آوردیم که برتری Power Automate را ثابت می‌کنند و همچنین محدودیت‌ها و راه‌حل‌های جایگزین را در صورت لزوم معرفی کرده‌ایم:

خودکارسازی وظایف روزمره:

Power Automate برای خودکار کردن کارهای تکراری و وقت‌گیر بسیار مناسب است. فرایندهای مختلف چه پردازش ایمیل‌های دریافتی باشند چه آرشیو فایل‌ها یا به‌روزرسانی داده‌ها در چند سیستم، به‌راحتی با Power Automate ساده‌سازی می‌شوند، از بروز خطای انسانی در آن‌ها جلوگیری می‌شود و وقت کارمندان برای انجام وظایف دیگر آزاد می‌شود. رابط‌های بصری پلتفرم و مجموعه گسترده قالب‌های ازپیش‌ساخته‌شده، آن را برای کاربرانی با دانش فنی متنوع قابل‌استفاده می‌کنند.

تقویت همکاری و ارتباطات:

Power Automate به طور یکپارچه با Microsoft Teams، SharePoint و سایر ابزارهای مشارکتی ادغام می‌شود و سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا فرایندهای ارتباط و همکاری را خودکار و ساده کنند. به طور مثال، می‌توانید گردش‌هایی را اجرا کنید که به طور خودکار اعضای تیم را از رخ‌دادن رویدادهای خاص مطلع می‌کند، فرایندهای صدور مجوز برای بررسی اسناد را انجام می‌دهد یا داده‌ها را بین کانال‌های مختلف تیم همگام‌سازی می‌کنند. رابط‌ها و قابلیت‌های ادغام‌سازی Power Automate باعث می‌شود که شکاف بین اپلیکیشن‌های مختلف پر شود و کار تیمی ارتقا پیدا کند و بهره‌وری افزایش یابد.

بهینه‌سازی فرایندهای کسب‌وکار:

Power Automate می‌تواند ابزار ارزشمندی برای بهینه‌سازی فرایندهای پیچیده باشد. سازمان‌ها با استفاده از ویژگی‌های این پلتفرم مانند گردش‌های صدور مجوز، گردش‌های کاری و قابلیت‌های تبدیل داده می‌توانند فرایندهای خود را خودکار کنند و از ثبات و کارایی آن اطمینان حاصل کنند. برای مثال، می‌توانید فرایندهای دریافت اطلاعات مشتریان جدید، پردازش فاکتور یا دریافت تیکت پشتیبانی IT را با استفاده از این نرم‌افزار خودکار کنید. ادغام Power Automate با سایر برنامه‌های مایکروسافت، مانند Dynamics 365، به سازمان این امکان را می‌دهد تا یک سیستم اتوماسیون یکپارچه را در بخش‌ها و سیستم‌های مختلف راه‌اندازی کند.

محدودیت‌ها و ملاحظات:

Power Automate در کنار داشتن نقاط قوت بزرگ، محدودیت‌هایی نیز دارد:

1. سناریوهای اتوماسیون پیچیده: کار با Power Automate نیازی به دانش کدنویسی ندارد؛ اما برخی از سناریوهای پیچیده آن ممکن است پیکربندی پیشرفته و یا کدنویسی سفارشی نیاز داشته باشد. اگر فرایندهای سازمانی شما بسیار پیچیده باشند و یا برای ادغام به الزامات خاصی نیاز داشته باشید، برای کار با این نرم‌افزار باید از دانش فنی بالایی برخوردار باشید و یا پلتفرم‌های تخصصی‌تر را که امکانات سفارشی‌سازی پیشرفته را پوشش می‌دهند، جایگزین کنید.
2. عملکرد و مقیاس‌پذیری: عملکرد و مقیاس‌پذیری Power Automate به نوع نسخه‌ای که خریداری کرده‌اید، بستگی دارد. نسخه رایگان و نسخه‌های کاربری محدودیت‌های خاصی را در تناوب اجرا، تعداد گردش‌های کاری و قابلیت‌های پیشرفته دارند. فرض کنید سازمان شما به فرایند اتوماسیون در حجم بالا و با قابلیت‌های پیشرفته مانند اجرای موازی یا دروازه‌های داده پیش‌فرض نیاز دارد. در این صورت باید نسخه پریمیوم Power Automate را تهیه کنید و یا راه‌حل‌های جایگزین را برای اتوماسیون در حد سازمانی بررسی کنید.
3. محدودیت سیستم‌های خارجی: قابلیت‌های Power Automate به دردسترس‌بودن و عملکرد رابط‌ها برای اتصال به اپلیکیشن‌ها و سرویس‎های خارجی بستگی دارد. درحالی‌که Power Automate مجموعه‌ گسترده‌ای از رابط‎ها را فراهم می‌کند، برخی از سیستم‌های خاص و یا شخصی ممکن است هنوز به این رابط‌های ازپیش‌ساخته شده دسترسی نداشته باشند. در چنین شرایطی یا باید رابط‌ها را سفارشی کنید و یا از ابزارهای اتوماسیون دیگری که قابلیت ادغام با سیستم مدنظر شما را دارند، استفاده کنید.
4. هزینه: Power Automate نسخه‌های مختلفی را ارائه می‌دهد که هرکدام بر اساس قابلیت‌های ارائه شده، قیمت‌های متفاوتی دارند. برای اطمینان از مقرون‌به‌صرفه بودن هر نسخه باید نیازهای سازمان به فرایند اتوماسیون، حجم گردش‌های کاری سازمان و قابلیت‌های موردنیاز را اندازه‌گیری کنید. هنگام ارزیابی کل، عواملی مانند تعداد کاربران، گردش‌ها و الزامات رابط‌های پریمیوم را در نظر بگیرید.

راه‌حل‌های جایگزین اتوماسیون:

بسته به نیازهای سازمان خود، راه‌حل‌های جایگزین زیر را برای راه‌اندازی اتوماسیون می‌توانید در نظر بگیرید:

• Robotic Process Automation (RPA) یا اتوماسیون فرایندها به روش رباتیک: ابزارهای RPA مانند UiPath یا Automation Anywhere بر خودکارسازی وظایف تکراری با تقلید از تعاملات انسان با برنامه‌ها تمرکز می‌کنند. RPA برای سناریوهایی که شامل اپلیکیشن‌های دسکتاپ پیچیده یا سیستم‌های قدیمی که فاقد API یا رابط هستند، مناسب است.
• پلتفرم‌های کم کد/بدون کد: پلتفرم‌های کم‌کد یا بدون کد مانند Microsoft Power Apps یا Mendix به کاربران اجازه می‌دهند تا اپلیکیشن‌ها و گردش‌های کاری به‌صورت سفارشی و بدون نیاز به دانش کدنویسی گسترده طراحی کنند. این پلتفرم‌ها در مورد سناریوهای مختلف انعطاف‌پذیرتر هستند و به سازمان‌ها این اجازه را می‌دهند تا کنترل بیشتری روی عملکرد اپلیکیشن‌ها و تجربه کاربری داشته باشند.
• توسعه سفارشی: برای اتوماسیون‌های فوق‌تخصصی و یا منحصربه‌فرد، توسعه سفارشی با استفاده از زبان‌های برنامه‌نویسی و چارچوب‌های استاندارد می‌تواند بهترین گزینه باشد. انعطاف‌پذیری طرح‌ها در این روش بسیار بالا است؛ اما به دانش تخصصی و تلاش زیاد نیاز دارد.

Microsoft Power Automate یک پلتفرم قدرتمند برای اتوماسیون گردش‌های کاری، ادغام سیستم‌ها و بهینه‌سازی فرایندها را ارائه می‌دهد. این نرم‌افزار بهترین عملکرد را در خودکار کردن فرایندهای روتین، افزایش همکاری بین بخش‌ها و ساده‌سازی فرایندهای کسب‌وکارها دارد. بااین‌حال، ارزیابی نیازهای خاص سازمان، پیچیدگی سناریوهای اتوماسیون، تخصص فنی و الزامات ادغام‌سازی قبل از تصمیم‌گیری در مورد مناسب‌بودن یا نبودن Power Automate ضروری است. قابلیت‌ها، محدودیت‌ها و هزینه آن را در نظر بگیرید و در صورت لزوم راه‌حل‌های جایگزین اتوماسیون را بررسی کنید. با اتخاذ یک تصمیم آگاهانه، می‌توانید ابزارهای اتوماسیونی را استفاده کنید که به بهترین وجه با اهداف سازمانی همسو هستند و کارایی و بهره‌وری فرایندها را افزایش می‌دهند.

نسخه‌های Power Automate

مایکروسافت برای پاسخگویی به نیازهای مختلف سازمان‌ها، نسخه‌های مختلفی از Power Automate را ارائه می‌کند. نسخه‌های مختلف عبارت‌اند از: نسخه رایگان Power Automate، Power Automate به‌ازای کاربر و Power Automate به‌ازای گردش. آشنایی با هرکدام از این نسخه‌ها به شما کمک می‌کند تا بر اساس نیازهای سازمان و بودجه مدنظر بهترین گزینه را انتخاب کنید.

نسخه رایگان Power Automate

قابلیت‌های ابتدایی و اولیه اتوماسیون در نسخه رایگان Power Automate عرضه می‌شوند. کاربران در این نسخه برای طراحی گردش‌های اتوماسیون با محدودیت‌هایی روبه‌رو هستند. این نسخه برای افراد یا تیم‌های کوچکی که به دنبال خودکارسازی فرایندهای ساده هستند، مناسب است. اما محدودیت‌هایی نیز دارد. به طور مثال دسترسی نسخه رایگان به رابط‌های پریمیوم، دروازه‌های داده پیش‌فرض و قابلیت‌های مدیریت و نظارت پیشرفته محدود است. علاوه بر این، محدودیت‌های دیگری در تعداد گردش‌ها، تناوب و زمان اجرا وجود دارند. نسخه رایگان Power Automate یک نقطه شروع عالی برای شناسایی قابلیت‌های پلتفرم‌ قبل از انتخاب نسخه اشتراکی مناسب است.

Power Automate به‌ازای کاربر

Power Automate به‌ازای کاربر یک نوع نسخه اشتراکی است که قابلیت‌های بیشتری را ارائه می‌کند و برای استفاده فردی کاربران طراحی شده. با تهیه این نسخه، کاربران به رابط‌های پریمیوم، دروازه‌های داده پیش‌فرض و قابلیت‌های مدیریت پیشرفته دسترسی دارند. در مقایسه با نسخه آزاد، محدودیت‌های کمتری در مورد تعداد گردش‌ها و تناوب‌ها دارد. این نسخه Power Automate برای سازمان‌هایی مناسب است که به دنبال راه‌اندازی اتوماسیون برای برخی کاربران و یا بخش‌ها هستند. هر کاربر می‌تواند تعداد نامحدودی فرایند خودکار را در فضای مخصوص به خود ایجاد و اجرا کند. این نسخه معمولاً بر اساس تعداد کاربر در هر ماه قیمت‌گذاری می‌شود.

Power Automate به‌ازای گردش

Power Automate به‌ازای گردش یک نسخه اشتراکی است که به‌جای تعداد کاربر بر تعداد گردش‌ها متمرکز می‌شود. سازمان‌ها با استفاده از این نسخه می‌توانند گردش‌ها را به‌صورت انبوه خریداری کنند و آن‌ها را در بین چندین کاربر و در سیستم‌های گوناگون توزیع و اجرا کنند. این نسخه برای سازمان‌هایی استفاده می‌شود که در آن گردش‌ها در حجم بالا اجرا می‌شوند، مانند اتوماسیون گسترده سازمانی یا ادغام با سیستم‌های خارجی. در این نسخه Power Automate اتوماسیون بدون محدودیت تعداد کاربر و نگرانی از بابت هزینه‌های اضافی انجام می‌شود. کاربران در این نسخه، بر اجرای گردش‌ها کنترل بیشتری دارند و قیمت‌گذاری آن بر اساس تعداد کلی گردش‌ها و یا تعداد گردش‌های انجام شده در دقیقه محاسبه می‌شود.

انتخاب نسخه مناسب:

انتخاب نسخه مناسب به نیازها و بودجه هر سازمان بستگی دارد. در این قسمت چند فاکتور مهم را با هم بررسی می‌کنیم:

مبتنی بر کاربر در مقابل مبتنی بر گردش: ارزیابی کنید که آیا سازمان شما به نسخه مبتنی بر کاربر نیاز دارد یا مبتنی بر گردش. اگر تعداد کارمندان کمتری دارید و به قابلیت‌های اتوماسیون پیشرفته نیاز دارید، Power Automate به‌ازای کاربر برای شما انتخاب مقرون‌به‌صرفه‌تری است. از طرف دیگر اگر تعداد کارمندان شما بالاست و به گردش‌های اتوماسیون در حجم بالا نیاز دارید، Power Automate به‌ازای گردش انتخاب مناسب‌تری است.

الزامات رابط‌های پریمیوم: بررسی کنید که آیا نیازهای سازمان شما فراتر از رابط‌های پریمیومی است که در نسخه رایگان ارائه می‌شود. اگر به رابط‌های پریمیوم مثل Salesforce یا SharePoint Online نیاز دارید باید یکی از نسخه‌های اشتراکی را تهیه کنید.

حجم گردش‌ها: حجم گردش‌های کاری در سازمان خود را تعیین کنید. اگر به گردش‌های اتوماسیون در حجم بالا نیاز دارید با تهیه نسخه Power Automate به‌ازای گردش، می‌توانید گردش‌ها را در حجم بالا و با قیمت مناسب‌تر نسبت به نسخه کاربرمحور بخرید.

قابلیت‌های مدیریت و نظارت پیشرفته: بررسی کنید که آیا سازمان شما به قابلیت‌های مدیریت و نظارت پیشرفته مثل تحلیل مصرف داده، سیاست‌های پیشگیری از ابطال داده یا کنترل دسترسی در سطح Tenant نیاز دارد یا خیر. این قابلیت‌ها در نسخه Power Automate به‌ازای کاربر ارائه می‌شوند.

ملاحظات بودجه: بودجه و محدودیت‌های هزینه سازمان خود را در نظر بگیرید. نسخه رایگان برنامه قابلیت‌های ابتدایی اتوماسیون را بدون هیچ‌گونه هزینه‌ای ارائه می‌کند و آن را به گزینه‌ای جذاب برای افراد یا تیم‌های کوچک تبدیل می‌کند. نسخه‌های اشتراکی Power Automate با اعمال هزینه‌های اضافی همراه هستند؛ اما در مقابل قابلیت‌های پیشرفته‌تری را در اختیار افراد قرار می‌دهند و انطباق‌پذیرترند.

شایان‌ذکر است که مایکروسافت به طور مکرر مدل‌ها، نسخه‌ها و قیمت‌های خود را به‌روزرسانی می‌کند؛ بنابراین، توصیه می‌شود با اسناد رسمی مایکروسافت مشورت کنید یا با نمایندگان فروش آنها تماس بگیرید تا به‌روزترین اطلاعات را در مورد قابلیت‌ها و قیمت هر نسخه Power Automate دریافت کنید.

با ارزیابی دقیق نیازهای اتوماسیون سازمان، قابلیت‌های ارائه شده در هر نسخه و همسو کردن آن‌ها با بودجه خود می‌توانید مناسب‌ترین نسخه Power Automate را انتخاب کنید که نیازهای سازمان را برآورده می‌کند و فرایندهای اتوماسیون را به بهترین شکل انجام می‌دهد.

نتیجه‌گیری

در نتیجه، Microsoft Power Automate یک دارایی بزرگ برای سازمان‌هایی است که اهدافی همچون خودکارسازی فرایندهای کار، افزایش بهره‌وری و دستیابی به کارایی عملیاتی را دنبال می‌کنند. این نرم‌افزار با داشتن یک رابط بصری کاربرپسند، مجموعه متنوعی از رابط‌ها و قابلیت‌های مختلف، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا با چالش‌های عصر دیجیتال مقابله کنند. با استفاده از Power Automate، سازمان‌ها می‌توانند فرایندهای خود را ساده‌سازی کنند، کار دستی را کاهش دهند و موانع را از سر راه حذف کنند.

کسانی که به دنبال استفاده حداکثری از قابلیت‌های Power Automate هستند، می‌توانند از خدمات مشاوره Microsoft Power Automate بهره‌مند شوند. این خدمات توسط مشاوران مجربی ارائه می‌شود که در پیاده‌سازی و بهینه‌سازی سیستم‌های Power Automate متناسب با نیازهای منحصربه‌فرد هر سازمان تخصص دارند.

استفاده از خدمات مشاوره Microsoft Power Automate چندین مزیت دارد: اول، مشاوران دانش و تخصص حرفه‌ای خود در اتوماسیون فرایندهای کسب‌وکار را با متقاضیان به اشتراک می‌گذارند و مطمئن می‌شوند که این سازمان‌ها از قابلیت‌های پلتفرم نهایت استفاده را می‌برند. آن‌ها می‌توانند در طراحی گردش‌های کاری به‌صورت کارآمد، شناسایی فرصت‌های اتوماسیون و ادغام Power Automate با سیستم‌ها و اپلیکیشن‌های موجود راهنمایی ارائه دهند.

علاوه بر این، مشاوران می‌توانند بر کل فرایند نظارت داشته باشند، از پایبندی سازمان به استاندارهای صنعت اطمینان حاصل کنند و فرایندهای اتوماسیون را بهینه کنند. آن‌ها می‌توانند در طراحی گردش کاری، تبدیل داده، اتوماسیون فرایندهای پیچیده و عیب‌یابی کمک کنند و توانایی لازم برای غلبه بر چالش‌ها و رسیدن به نتایج دلخواه را در سازمان‌ها تقویت کنند.

علاوه بر این، مشاوران می‌توانند وظیفه آموزش به کاربران را برعهده گیرند و طریقه استفاده مؤثر از Power Automate را به آن‌ها یاد دهند. فعالیت‌های مشاوران در این حوزه شامل آموزش کارمندان در مورد عملکردهای پلتفرم، راهنمایی آن‌ها در فرایند پیاده‌سازی اتوماسیون و ارائه کمک‌های مداوم در صورت نیاز است.

با درخواست مشاوره از Microsoft Power Automate، سازمان‌ها می‌توانند فرایند اتوماسیون خود را تسریع بخشند، خطرات پیاده‌سازی را به حداقل برسانند و به پتانسیل اصلی پلتفرم دست یابند. مشاوران می‌توانند به سازمان‌ها کمک کنند تا استراتژی اتوماسیون خود را با اهداف تجاری هماهنگ کنند، فرصت‌هایی را برای بهبود فرایند شناسایی کنند و فرایندهای کسب‌وکار خود را به‌راحتی خودکار کنند.