مدیریت فرایندهای کسب و کار
چرا کسب و کار شما به گردش کار (Workflow) نیاز دارد؟
به تازگی اصطلاح گردش کار یا Workflow را در جامعه کسب و کار زیاد می‌شنویم. اما چرا گردش کار در یک کسب و کار دارای اهمیت است؟
قبل از ادامه این مطلب، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا این مطلب را درباره گردش کار که قبلا در کار و کسب منتشر شده است، بخوانید.
گردش کار می‌تواند به ساده سازی و خودکار سازی کارهای تکراری در کسب و کار کمک کند، خطاهای انسانی را به حداقل برساند و بهره وری را افزایش دهد. این کار به نوبه خود، به طرز چشمگیری کسب و کار شما را بهبود می‌بخشد و مدیران می‌توانند تصمیمات سریع تر و دقیق تری اتخاذ کنند و کارکنان توانایی همکاری به شیوه ای سازنده تر و سریع تر را خواهند داشت.
به غیر از این‌ها گردش کار مزایای دیگری برای کسب و کار شما خواهد داشت که چند نمونه از آن را برای شما آورده ایم:
۱- بینش و درک بهتر نسبت به فرایندهای کسب و کار
تجزیه و تحلیل فرایندها در جریان کسب و کارتان به شما این امکان را می‌دهد که یک دید کلی تر و دقیق تر نسبت به کسب و کارتان داشته باشید. حتی اگر شما مجموعه ای از پروسه های کسب و کار را به خوبی تنظیم کرده اید، آیا واقعا می‌دانید که از آن‌ها نتیجه خوبی می‌گیرید؟
یکی از بزرگترین دلایل اهمیت گردش کار در کسب و کار کمک به فرایندهای کسب و کار است.
۲- شناسایی انحرافات
در بسیاری از کسب و کارها، روزانه وظایف غیر مستقیم و غیر ضروری انجام می‌شود. هنگامی که شما درک بهتری نسبت به فرایندهای کسب و کار خود دارید، می‌توانید تعیین کنید که چه فعالیت هایی واقعا ضروری هستند.
با شناسایی و از بین بردن وظایف بیهوده، به جای صرف زمان برای انجام این کارها کارکنان شما قادر خواهند بود بر وظایف مهم تر و کارهایی که به کسب و کار شما کمک می‌کند تمرکز کنند.
۳- بهبود ارتباطات
ارتباطات ضعیف یکی از مشکلات معمول در محل کار است که اغلب با آن مواجه هستند. با توجه به بازاریابی کسب و کار هاروارد، ارتباطات در محل کار بسیار مهم است زیرا بر تمام جنبه های دیگر سازمان تاثیر می‌گذارد.
مواردی وجود دارد که در یک سازمان بین مدیران و کارکنان اختلافاتی به وجود می‌آید، حتی اگر اهداف مشابهی داشته باشند.
یکی از دلایل بزرگ دیگر که نشان می‌دهد گردش کار برای یک کسب و کار مهم است این است که بهبود فرایندها با استفاده از گردش کار می‌تواند ارتباطات در محل کار را تا حد زیادی افزایش دهد.
۴- ارائه خدمات بهتر به مشتریان
بدون وجود مشتری شما کسب و کاری برای اجرا نخواهید داشت. بنابراین مهم است که به طور مداوم به دنبال راه هایی برای بهبود تجربه مشتری باشید. متاسفانه هنگامی که شما بر سیستم های دستی تکیه میکنید بسیاری از شکایات و درخواست های مشتریان می‌تواند نادیده گرفته شود.
نتیجه این امر مشتریان ناراضی خواهد بود که برای خرید به کسب و کار دیگری روی خواهند آورد. اما گردش کار می‌تواند به شما در ارائه بهتر خدمات مشتریان کمک کند و سریع تر بتوانید به شکایات مشتریان پاسخ دهید.
۵- بهبود کیفیت محصولات و خدمات
اغلب کارکنان برای پروژه ها بر مبنای افرادی که در دسترس هستند انتخاب می‌شوند نه کسانی که بهترین مهارت ها برای انجام آن کار دارند. یکی دیگر از اهمیت های گردش کار در کسب و کار این است که به شما اجازه می‌دهد که در مورد انتخاب کارکنان فکر کنید و متخصصانی را که بهترین مهارت ها را برای انجام و اجرای یک کار دارند را انتخاب کنید.
همچنین با خودکار کردن جریان های کاری و فرایندها، می‌توانید احتمال خطاهای انسانی را کاهش دهید و با گذشت زمان این امر کیفیت محصولات و خدمات شما را بهبود می‌بخشد.
