آموزش و راهنمای کامل کار با نرم‌افزار اکسس (Access)

نرم افزار اکسس (Microsoft Access) یک سیستم مدیریت پایگاه داده است که توسط شرکت مایکروسافت ارائه می‌شود. این نرم افزار از موتور پایگاه داده Microsoft Jet استفاده می‌کند و به عنوان بخشی از مجموعه برنامه‌های آفیس (Microsoft Office) ارائه می‌شود.

مایکروسافت اکسس قابلیت‌های برنامه‌نویسی را برای ایجاد صفحه‌های فرم ارائه می‌دهد و به شما کمک می‌کند اطلاعات زیادی را تجزیه و تحلیل کرده و داده‌ها را مدیریت کنید.

اصطلاحات مهم و اساسی در اکسس

• پرونده پایگاه داده (Database File):

این مورد یک پرونده است که کل پایگاه داده را ذخیره می‌کند. پرونده پایگاه داده در هارد دیسک یا سایر دستگاه‌های ذخیره‌سازی شما، ذخیره می‌شود.

• انواع داده‌ها:

هر قسمت از کار شما می‌تواند دارای یک نوع داده مانند متن، شماره ، تاریخ و غیره باشد.

• جدول

جدول یک عضو از پایگاه داده است که داده‌ها را در قالب ردیف و ستون ذخیره می‌کند. یک جدول معمولا با سایر جداول موجود در پرونده پایگاه داده ارتباط دارد. هر ستون باید یک نام منحصر به فرد داشته باشد. همچنین می‌توانیم کلید اصلی را در یک جدول تعریف کنیم.

• کوئری (Query)

کوئری با انتخاب، مرتب‌سازی و فیلتر کردن داده‌ها بر اساس معیارهای جستجو، به یک سوال پاسخ می‌دهد. انواع کوئری می‌تواند SELECT ، INSERT ، UPDATE ، DELETE شود.

• فرم

فرم یک عضو در پایگاه داده است که می‌توانید برای ایجاد یک رابط کاربری برای یک برنامه پایگاه داده، از آن استفاده کنید. فرم‌ها به شما کمک می‌کنند تا داده‌های زنده را در جدول نمایش دهید. فرم عمدتا برای سهولت روند ورود یا ویرایش اطلاعات استفاده می‌شود.

• گزارش

گزارش نیز یک عضو در پایگاه داده‌ است که در درجه اول برای قالب‌بندی، محاسبه، چاپ و جمع‌بندی داده‌های انتخاب شده، استفاده می‌شود. در اکسس حتی می‌توانید شکل ظاهری گزارش را تنظیم کنید.

• ماکروها (Macros)

ماکروها سازه‌های کوچک برنامه‌نویسی رایانه هستند. آنها به شما امکان می‌دهند دستورات و فرایندها را در فرم‌های خود تنظیم کنید. مانند جستجو، انتقال به رکورد دیگر یا اجرای فرمول.

• ماژول‌ها (Modules)

ماژول‌ها روشی (توابع) هستند که می‌توانید با استفاده از مولفه‌های بصری اساسی برای برنامه‌های کاربردی (Visual Basic for Applications یا VBA)، آنها را بنویسید.

مزایای نرم افزار اکسس

• وارد کردن اطلاعات از چندین منبع به اکسس آسان است.
• به راحتی می‌توانید اکسس را با توجه به نیازهای شخصی و شرکتی خود شخصی‌سازی کنید.
• نرم افزار اکسس آنلاین با بسیاری از زبان‌های توسعه‌دهنده‌ای که روی سیستم عامل ویندوز قرار دارند، به خوبی کار می‌کند.
• قوی و انعطاف‌پذیر است و می‌تواند هرگونه کار چالش برانگیز دفتری یا پایگاه داده‌ صنعتی را انجام دهد.

معایب نرم افزار اکسس

• پایگاه داده نرم افزار اکسس برای بخش‌های کسب و کارهای کوچک تا متوسط ​​مفید است. با این حال، برای سازمان‌های بزرگ مفید نیست.
• در مقایسه با سیستم‌های dbms مانند MS SQL Server یا Oracle از قدرت کافی برخوردار نیست.
• تمام اطلاعات از پایگاه داده شما در یک فایل ذخیره می‌شود. این مورد می‌تواند باعث کند شدن گزارش‌ها، سوالات و فرم‌ها شود.
• این برنامه در مقایسه با سایر برنامه‌های مایکروسافت به یادگیری و آموزش بیشتری نیاز دارد.

نحوه کار با نرم افزار اکسس

نحوه ایجاد پایگاه داده

ما در نرم‌افزار اکسس پایگاه داده یا نوعی خانه برای تمام جداول، سوالات، فرم‌ها، گزارش‌ها و غیره داریم که بهم پیوسته‌اند. از نظر فنی، پایگاه داده برای دسترسی آسان و بازیابی، داده‌ها را به صورت سازمان یافته ذخیره می‌کند. برای ایجاد پایگاه داده در اکسس دو روش وجود دارد:

• ایجاد پایگاه داده از الگوی آماده (Template)

شرایط بسیاری وجود دارد که ما برای مدیریت پروژه‌های خود باید با برخی از الگوهای پایگاه داده آماده، کار خود را شروع کنیم. نرم افزار اکسس بسیاری از الگوهای آماده برای استفاده را برای چنین نوع پایگاه داده‌هایی که ساختار داده از قبل مشخص شده، فراهم می‌کند.

مراحل ایجاد پایگاه داده از الگو

1. با باز کردن برنامه نرم‌افزار اکسس، روی File کلیک کنید.
2. با کلیک بر روی هر الگویی می‌توانیم آن را انتخاب کنیم.
3. در کادر نام پرونده، پرونده‌ی ما با پیش فرض ظاهر می‌شود.
4. نام جدید را وارد کنید.
5. بر روی “ایجاد” کلیک کنید.
6. به صورت اختیاری، می‌توانید از پنجره ناوبری سمت چپ بر روی هر یک از گزینه‌ها کلیک کنید و آن را برای منابع بیشتر و کار باز کنید.

برای مثال، با کلیک بر روی فرم “جزئیات تماس” فرم “اطلاعات تماس” مانند تصویر زیر باز می‌شود.

• یک پایگاه داده خالی (Blank Database) ایجاد کنید.

1. با باز کردن برنامه نرم‌افزار اکسس، روی File> New کلیک کنید.
2. بر روی Blank Database کلیک کنید.
3. نام جدید را وارد کنید.
4. بر روی “ایجاد” کلیک کنید.

نحوه ایجاد جدول در اکسس

اولین مرحله در این آموزش نرم‌افزار اکسس برای ذخیره داده‌ها در پایگاه داده، ایجاد جدولی است که داده‌ها در آن قرار دارند. بعد از ایجاد جدول، می‌توانیم ردیف‌های جدول را ادامه دهیم. برای ایجاد پایگاه داده در نرم افزار اکسس دو روش وجود دارد:

• یک جدول از صفحه داده ایجاد کنید. برای این کار:

1. ابتدا روی ایجاد صفحه کلیک کنید. سپس از گروه Tables، جدول را انتخاب کنید.
2. سیستم جدول پیش فرض ایجاد شده با نام “Table1” را نمایش می‌دهد.
3. برای تغییر نام ستون، روی Column Header دوبار کلیک کنید و نام ستون جدید را وارد کنید.
4. با کلیک بر روی هر گزینه “افزودن و حذف” می‌توانید ستون را اضافه کنید. همچنین می‌توانید با کلیک بر روی “Click to Add” یک ستون اضافه کنید.
5. ستون با نام پیش فرض به عنوان”Field1″ اضافه می‌شود.
6. روی سرصفحه کلیک کنید و نام آن را “COURSE_NAME” بگذارید.
7. “Ctrl + S “را فشار دهید و نام جدول جدید را وارد کنید تا جدول ذخیره شود.
8. همچنین می‌توانید با کلیک بر روی “نام و عنوان” نام، عنوان و شرح کوتاه جدید را برای هر ستون ذخیره کنید.
9. جعبه گفتگو ظاهر می‌شود. موارد زیر را اضافه کنید و روی “تأیید” کلیک کنید

• یک جدول از Design View ایجاد کنید. برای این کار:

1. ابتدا روی ایجاد صفحه کلیک کنید. سپس از گروه Tables، جدول را کلیک کنید.
2. جعبه جدول گفتگو ظاهر می‌شود. برای هر قسمت نام، نوع داده و توضیحات را وارد کنید.
3. برای افزودن Course_ID به عنوان کلید اصلی، آن را انتخاب کرده و روی “کلید اصلی” کلیک کنید.
4. “Ctrl + S” را فشار دهید. نام جدول را وارد کرده و تأیید را کلیک کنید.