حاکمیت اطلاعات (Information Governance) چیست؟

حاکمیت اطلاعات (Information Governance) یک رویکرد جامع برای مدیریت اطلاعات شرکت‌ها به جهت اجرای فرایندها، نقش‌ها، کنترل‌ها و معیارهایی است که با اطلاعات به عنوان یک دارایی تجاری ارزشمند رفتار می‌کنند. هدف از داشتن یک رویکرد جامع برای حاکمیت اطلاعات، در دسترس قرار دادن دارایی‌های اطلاعاتی در اختیار کسانی است که به آن احتیاج دارند. این رویکرد همچنین ساده‌سازی مدیریت، کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی و اطمینان از انطباق آن اطلاعات را نیز بر عهده دارد. این مسئله به نوبه خود، شرکت را قادر می‌سازد تا خطرات قانونی مرتبط با اطلاعات کنترل نشده یا ناسازگار را کاهش دهد و در پاسخ به تغییر بازار چابک‌تر باشد. در متن پیش رو به بررسی بیشتر این موضوع می‌پردازیم.

حاکمیت اطلاعات (Information Governance) چیست؟

حاکمیت اطلاعات، استراتژی کلی برای مدیریت اطلاعات در سازمان است. حاکمیت اطلاعات ریسکی را که اطلاعات ارائه می‌دهد با ارزش ارائه شده توسط آن اطلاعات، متعادل می‌کند. حاکمیت اطلاعات به انطباق قانونی، شفافیت عملیاتی و کاهش هزینه‌های مرتبط کمک شایانی خواهد کرد. سازمان می‌تواند یک چارچوب منطقی و مناسب برای کارمندان ایجاد کند تا از طریق سیاست‌ها و رویه‌های حاکم بر اطلاعات، داده‌ها را اداره کنند. این سیاست‌ها رفتار مناسب در مورد چگونگی اداره سازمان‌ها و کارمندان آن‌ها را برای ذخیره اطلاعات الکترونیکی (ESI) هدایت می‌کند.

هدف مهم در استفاده از حاکمیت اطلاعات

یک هدف مهم در استفاده از حاکمیت اطلاعات، فراهم کردن داده‌هایی برای کارمندان است که می‌توانند به آن‌ها اعتماد کنند و هنگام تصمیم‌گیری در مورد مسائل کسب و کار به راحتی به آن‌ها دسترسی داشته باشند. در بسیاری از سازمان‌ها، مسئولیت‌های مربوط به حاکمیت داده‌ها، بین تیم‌های امنیتی، ذخیره سازی و پایگاه داده تقسیم می‌شود. غالبا، تا زمانی که یک رویداد مهم مانند دادخواست، ممیزی انطباق یا ادغام شرکت‌ها رخ ندهد، نیاز به یک رویکرد جامع برای مدیریت اطلاعات مشهود نیست.

مزایای استفاده از حاکمیت اطلاعات

حاکمیت اطلاعات، طیف گسترده‌ای از مزایا را فراهم می‌کند. این رویکرد باعث می‌شود:

• هرکسی که به اطلاعات خاصی نیاز داشته باشد بتواند آن را دریافت کند.
• داده‌های اساسی به درستی مدیریت، ذخیره و ایمن شوند.
• در صورت لزوم، الزامات نظارتی به درستی رعایت شود.
• مدیریت ریسک برای به حداقل رساندن هرگونه مسئله‌ای که ممکن است در اثر استفاده نادرست بوجود آید، مد نظر قرار گرفته شود.

چرا حاکمیت اطلاعات مهم است؟

گفتیم که حاکمیت اطلاعات باعث می‌شود اطلاعات برای افرادی که به آن نیاز دارند، قابل دسترسی باشد. این امر  برای هر سازمانی بسیار مهم است. سازمان‌ها از هر نوع و اندازه‌ای اغلب از سازماندهی و مدیریت ضعیف دارایی‌های اطلاعاتی رنج می‌برند و این مسائل منجر به مشکلاتی در زمینه عدم دسترسی، عدم سهولت در استفاده، به موقع نرسیدن اطلاعات و عدم امنیت کافی می‌شوند. حاکمیت اطلاعات می‌تواند روی تمام این مسائل تأثیر مثبت بگذارد.

غالبا، ممکن است همین اطلاعات در بیش از یک مکان وجود داشته باشد که منجر به بروز مشکلاتی در بروزرسانی شود. وقتی اطلاعات یکسان در چندین مکان باشد و شما را از مسیر اصلی منحرف کند، ممکن است سردرگمی ایجاد شود. حاکمیت اطلاعات موثر می‌تواند منبع واحدی از حقیقت (SSOT) را ایجاد کرده و اطلاعات را قابل اعتمادتر کند.

حاکمیت اطلاعات موثر آنقدر مهم است که در بسیاری از سازمان‌ها با مسئولیت اجرایی، اجرای آن به نقش ارشد تبدیل شده است. مدیر ارشد حاکمیت اطلاعات (CIGO) غالبا بر ابتکار عمل اولیه نظارت می‌کند. همچنین توسعه، مدیریت و تحولات مداوم آن را در کل سازمان تحت کنترل دارد. این فرد ارشد معمولا مسئول نگهداری از استانداردهای یکپارچگی اطلاعات، جمع‌آوری معیارهای کیفیت و کاربرد لازم و اطمینان از مطابقت شرکت با الزامات نظارتی است.

همچنین معمول است که شرکت‌ها، یک شورای حاکمیت اطلاعات متشکل از ذینفعان اصلی سازمان، از جمله نمایندگان سطح مدیریت از هر منطقه کسب‌وکار، پرسنل فناوری اطلاعات (IT) درگیر در زیرساخت‌ها و مباحث مربوط به امنیت و متخصصان موضوعی ایجاد می‌کنند. لذا ضروری است که شما به عنوان رهبر یک مجموعه به طور کامل نحوه استفاده از اطلاعات خاص را درک کنید. این شورای حاکمیت غالبا در اجرای سیاست حاکمیت به مأمور اجرایی کمک می‌کند و می‌تواند در کمک به هدایت توسعه مداوم آن بسیار ارزشمند باشد.

تعهد به یکپارچگی اطلاعات در کل شرکت نیاز به مشارکت فعال کارمندان در همه سطوح و زمینه‌ها دارد. آگاهی و تعهد به فرایندهای حاکمیت اطلاعات باید در کل سازمان باشد. به طور فعال تبلیغ و مکررا به روز شود.

نتیجه سخن

حاکمیت اطلاعات فقط شامل انتخاب بهترین روش‌ها نیست. این مسئله به خودی خود یک امر نظارتی می‌باشد، زیرا با دقت عمیق و نگرانی‌های امنیتی، حریم خصوصی و انطباق در هم آمیخته است. همان‌طور که نوآوری‌ها و رشد فناوری به گسترش قابلیت‌های کسب و کار و رشد حجم داده‌های شرکت منجر می‌شود، توجه به مقرراتی که دستورات سختگیرانه‌ای را برای فرایندهای حاکمیت اطلاعات وضع می‌کنند، به یک قاعده تبدیل شده‌اند. این امر به ویژه در مورد حریم خصوصی و امنیت داده‌ها صادق است. زیرا اطلاعات قابل شناسایی شخصی (PII) به قوانین، مقررات و اصول بزرگی تبدیل شده‌اند.