نمودار Swimlane یا خط شنا چیست و چرا از آن استفاده می‌شود؟

نمودار Swimlane یا خط شنا، نوعی فلوچارت است که مشخص می‌کند چه کسی در یک فرآیند چه کاری را انجام می‌دهد. با استفاده از استعاره خطوط در یک استخر، نمودار Swimlane با قرار دادن مراحل فرآیند در “خطوط شنای” افقی یا عمودی یک کارمند، گروه کاری یا دپارتمان خاص، وضوح و مسئولیت‌پذیری را فراهم می‌کند. این نمودار اتصالات، ارتباطات و فاصله بین این خطوط را نشان می‌دهد و می‌تواند برای برجسته کردن ضایعات، افزونگی و ناکارآمدی در یک فرآیند به کار رود.

نمودار Swimlane چیست؟

نمودار Swimlane نوعی فلوچارت است که مشخص می‌کند چه کسی در یک فرآیند معین چه کاری انجام می‌دهد. بر اساس تشبیه خطوط در یک استخر، نمودار Swimlane مراحل فرآیند را در “مسیر شنا” افقی یا عمودی یک دپارتمان، گروه کاری یا کارمند خاص قرار می‌دهد، بنابراین شفافیت و مسئولیت‌پذیری را تضمین می‌کند. برجسته کردن اتصالات و ارتباطات بین این خطوط، می‌تواند به عنوان شاخصی از ضایعات، افزونگی و ناکارآمدی در یک فرآیند باشد.

این نوع فلوچارت به نام نویسندگانی که اولین بار مدل را توسعه داده‌اند، به عنوان نمودار راملر-براش (Rummler-Brache) یا نمودار متقابل عملکردی نیز شناخته می‌شود. در سال ۱۹۹۰، گری راملر و آلن براش مفهوم نمودارهای Swimlane را در کار خود “فرایندهای بهبودیافته” مستند کردند. این دو بر روی نمودارهای فرآیند چند ستونی موجود (نوعی از نمودارهای فرآیند جریان اولیه که در دهه ۱۹۴۰ ظاهر شد) کار کردند تا فرآیندهایی را که بیش از یک واحد یا دپارتمان را شامل می‌شوند، مشخص نمایند.

نمودارهای Swimlane نشان‌دهنده یک عنصر ارزشمند در نمودارهای جریان فرآیند (PFDs)، و همچنین در مدل و نماد فرآیند کسب و کار (BPMN) و همتای طراحی نرم‌افزار آن یعنی Unified Modeling Language (UML) هستند. آن‌ها خطوط موازی (عمودی یا افقی) را برای گروه‌بندی مراحل فرآیند توسط بازیکن معرفی می‌کنند (که می تواند یک دپارتمان، گروه کاری، کارمند یا حتی یک سیستم اطلاعاتی باشد). نمودار Swimlane نه تنها فرآیندهای تعیین شده برای یک بازیکن خاص را بیان می‌کند، بلکه نشان می دهد که چگونه بازیکنان مختلف برای حفظ کارآمد فرآیند با هم تعامل دارند.

تاریخچه نمودارهای Swimlane

در دهه ۱۹۴۰، تنوعی از نمودارهای فرآیند جریان اولیه به نام نمودارهای فرآیند چند ستونی ظاهر شد. آن‌ها برای بیان فرآیندهایی که بیش از یک واحد یا دپارتمان را در بر می‌گرفتند، استفاده می‌شدند، که از نظر هدف مشابه نمودارهای Swimlane امروزی بودند.

در سال ۱۹۹۰، گری راملر و آلن براش کتاب خود را به نام «Improving Processes» منتشر کردند و نمودارهای Swimlane را معرفی نمودند. این نمودار در حال حاضر گاهی به نام توسعه‌دهندگان آن، نمودار راملر-براش نیز خوانده می‌شود. در Microsoft Office Visio، آن‌ها را نمودارهای متقابل عملکردی می‌نامند. در مهندسی کامپیوتر، عبارت swimlane در زبان JBoss Process Definition نیز ظاهر می‌شود. این تاریخچه نشان‌دهنده تلاش‌هایی برای حل یک مشکل تداوم کسب‌وکار مربوط به وضوح فرآیند و مسئولیت‌پذیری است، که منجر به استفاده‌های جاافتاده امروزی می‌شود.

اهداف و مزایای نمودار Swimlane

در سازمان‌های امروزی با گروه‌ها یا دپارتمان‌های کاری متعدد، این نمودار می‌تواند به طرق مختلف کمک کند:

• با کمک این نمودار، می‌توان در یک سازمان اطمینان حاصل کرد که دست راست می‌داند دست چپ چه می‌کند. نمودارهای Swimlane، و خطوط شنای مورد استفاده در انواع دیگر نمودارها، مشخص می‌کند که کدام مراحل فرآیند یا فرآیندهای فرعی به یک بازیکن خاص در سازمان اختصاص داده شده است.
• با بیان این موضوع در یک نمودار، می‌توانید افزونگی‌های بین خطوط مختلف را برجسته کنید و گلوگاه‌ها، ضایعات و سایر ناکارآمدی‌ها را شناسایی نمایید. این گاهی اوقات مراحل تکراری یا غیرضروری را در یک فرآیند نشان می‌دهد، مانند دپارتمان‌های مختلفی که وظیفه مشابهی را انجام می‌دهند. همچنین می‌تواند تأخیرهای فرآیند یا محدودیت‌های ظرفیت را در یک شناگر خاص برجسته کند تا بتوان به آن‌ها رسیدگی و آن‌ها را حل کرد. این می‌تواند عملکرد و کیفیت را بهبود بخشد و کار و هزینه‌های غیرضروری را کاهش دهد.
• می‌توانید از نمودار دوم Swimlane جهت مدل‌سازی روش بهتری برای ساختار فرآیند یا توضیح شرایط در حال تغییر، مانند تغییرات کارکنان یا تغییرات فناوری استفاده کنید.
• مانند نمودارهای دیگر، نمودارهای Swimlane می‌توانند با عبارات واضح‌تری نسبت به توضیحات روایی ارتباط برقرار کنند.
• نمودارهای Swimlane را می‌توان به عنوان راهی برای ادغام فرآیندها بین تیم‌ها یا دپارتمان‌ها رسمیت داد، که منجر به ایجاد فرآیندهای تمیزتر به طور مداوم می‌شود.

ویژگی‌ها و عناصر نمودارهای Swimlane

با استفاده از نمادهای استاندارد از هر نوع نمودار جریان فرآیندی که تولید می‌شود، شناگران خطوط موازی یا عمودی یا افقی را معرفی می‌کنند که مراحل فرآیند را بر اساس بازیکن، مانند کارمند، دپارتمان گروه کاری یا حتی یک سیستم اطلاعاتی گروه‌بندی می‌کنند. هر خط توسط آن بازیکن برچسب‌گذاری می‌شود. گاهی اوقات (اما نه همیشه) خطوط افقی با توجه به اینکه صفحه نمایش رایانه‌های رومیزی عریض‌تر از ارتفاع آن‌ها هستند، کاربردی‌تر می‌باشند. مراحل فرآیند در خطوط مربوطه خود مشخص شده، و همچنین اتصال مراحل بین خطوط نشان داده شده است. این نشان می‌دهد که چگونه بازیکنان مختلف برای حفظ کارآمد فرآیند با هم تعامل دارند.

نمودارهای Swimlane به عنوان عنصری از نمودار BPMN 2.0

در BPMN 2.0، خطوط شنا و استخرها یکی از چهار نوع عنصر برای نمودارهای فرآیند کسب و کار هستند. استخر نشان‌دهنده شرکت‌کنندگان اصلی در یک فرآیند است. استخرها ممکن است در هر شرکت یا دپارتمانی متفاوت باشند، اما همچنان درگیر فرآیند هستند. وجود خطوط شنا در داخل یک استخر، فعالیت‌ها و جریان‌ها را برای یک نقش یا شرکت‌کننده مشخص نشان می‌دهد و مشخص می‌کند که چه کسی مسئول چه بخش‌هایی از فرآیند است. سه عنصر دیگر عبارتند از:

• جریان اشیاء: رویدادها، فعالیت‌ها و مدخل‌ها
• اتصال اشیاء: جریان توالی، جریان پیام و ارتباط
• مصنوعات: شیء داده، گروه و حاشیه‌نویسی

نحوه انجام تحقیق برای ایجاد نمودار Swimlane

• هدف خود را مشخص کنید و تعیین نمایید که برای رسیدن به آن هدف چه فرآیند یا فرآیندهایی را باید مطالعه کرد. به این فکر کنید که چه سطحی از جزئیات برای داشتن درک کافی جهت مؤثر بودن مورد نیاز است.
• کار را به قطعات قابل مدیریت تقسیم کنید، اما مطمئن شوید که در حال مطالعه یک فرآیند کامل هستید تا بتوانید به طور موثر آن را ببینید و به طور بالقوه آن را بهبود بخشید. مرزهای فرآیند مورد مطالعه را به وضوح مشخص کنید.
• شناگران را شناسایی کنید: آن‌ها ممکن است کارمندان، گروه‌های کاری یا دپارتمان‌ها باشند.
• برای یک فرآیند موجود مراحل فرآیند را بررسی کنید، پاسخ سوال «چه کسی» و «چه چیزی» را پیدا کنید تا بتوان آن‌ها را برای شناگران مربوطه تقسیم کرد. اتصالات متقابل، ارتباطات و انتقال بین خطوط را مشخص کنید. فرآیند را همانطور که هست مستند سازید، اما مراقب شکاف‌های فرآیند، افزونگی یا تکراری آشکار، تنگناها و سایر ناکارآمدی‌ها باشید. توجه داشته باشید که گاهی اوقات افزونگی عمداً در فرآیندی برای اهداف ایمنی یا کیفیت ایجاد می‌شود. یادداشت‌برداری کنید و یک نمودار دستی بسازید تا بعداً با نرم‌افزار نمودارسازی آن را اصلاح نمایید.
• برای یک فرآیند جدید در حال مدل‌سازی، مراحل فرآیندی را مشخص کنید که باعث افزایش کارایی و کیفیت و/یا کاهش تاخیر و هزینه می‌شود.

مراحل ترسیم و استفاده از نمودار Swimlane

• شرکت‌کنندگان را در سمت چپ فهرست کنید تا مسیرهای شنای افقی ایجاد کنند، می‌توانید هم با دست و هم با نرم‌افزار نمودار این کار را انجام دهید. اگر بعداً یاد گرفتید که داشتن شناورهای عمودی بهتر است، می‌توانید این کار را دوباره انجام دهید یا نمودار خود را به سمت بالا بچرخانید.
• از نمادهای استاندارد برای به تصویر کشیدن مراحل فرآیند به صورت متوالی در خطوط شنای مناسب آن‌ها استفاده کنید.
• نمودار خود را به تأیید شرکت‌کنندگان در فرآیند برسانید و تغییرات لازم را اعمال نمایید.
• این نمودار اکنون می‌تواند برای انتقال یک فرآیند استانداردشده برای اهداف کیفیت و آموزش، روشن کردن مسئولیت‌ها، و آشکارسازی ناکارآمدی‌ها و شکاف‌ها استفاده شود.
• یک نمودار جدید را می‌توان برای مدل‌سازی یک فرآیند جدید و نشان دادن مسئولیت‌های جدید ترسیم کرد، که به تحلیلگران و شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهد تا مزایا و معایب را مطالعه نموده و فرآیند را بیشتر اصلاح کنند.

نمونه‌هایی از نمودارهای Swimlane

با توجه به اهداف مختلفی که نمودارهای Swimlane می‌توانند برآورده سازند، این نمودارها تکامل یافته‌اند تا چندین نوع فرعی خاص را شامل شوند، مانند:

جمع‌بندی

نمودار Swimlane یک نوع نمودار جریان یا فلوچارت است. این نمودار یک فرآیند را از ابتدا تا انتها نشان می‌دهد، اما این مراحل را نیز به دسته‌هایی تقسیم می‌کند تا تشخیص دهد که کدام دپارتمان یا کارمند مسئول هر مجموعه از اقدامات هستند.