چگونه یک تیم دورکار را مدیریت کنیم؟

تعریف دورکاری و انواع آن

دورکاری یکی از اصطلاحات رایج فضاهای کاری به خصوص در سال‌های اخیر و پس از شیوع بیماری فراگیر کرونا محسوب می‌شود. دورکاری عبارت است از کار کردن در فاصله‌ای دور از محیط کار و کارفرما، که با استفاده از پست الکترونیک، تلفن، نمابر، رایانه، شبکه‌های اجتماعی و … انجام ‌می‌شود.

در چند سال گذشته نرم افزارهای تحت وب زیادی برای انجام پروژه‌های دورکاری مطرح شد و این آمار در حال افزایش است.

از انواع دورکاری می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

دورکاری در وبسایت

این نوع دورکاری به کار در فضای وبسایت که در هر مکانی به جز محل کار انجام می‌شود اشاره دارد. یعنی ممکن است در خانه، محل کار مجازی یا هر مکان دیگری انجام شود.

دورکاری خانگی

این نوع از دورکاری لزوم انجام کار در منزل را دارد. همچنین این نوع کار به مهارت بالایی نیاز ندارد و بیشتر مناسب افرادی است که به دلیل مراقبت از کودکان یا سالمندان مجبورند در منزل حضور داشته باشند.

دورکاری فریلنسری

فریلنسر برخلاف کارمند دورکار که برای کارفرما یا مدیر خود کار می‌کند، برای مشتری یا مشتریان متفاوت کار می‌کند. و کار و خدمات خود را بدون واسطه به مشتریان ارائه می‌دهد.

دورکاری موبایلی

این دسته از دورکاری‌ها به کار با تلفن همراه از هر نقطه‌ای اشاره دارد. مانند نمایندگان فروش، مسوول سایت، بازرسان و …

با توجه به تعاریف ذکر شده، در اینجا ابتدا به چند مورد از مزایا و سپس معایب دورکاری اشاره می‌شود.

مزایای دورکاری

کاهش هزینه‌ها برای کارفرما

زمانی که کارمندان در محل کار حضور نداشته باشند، هزینه‌های مصرفی شرکت کاهش می‌یابد از جمله هزینه‌های وعده غذایی، تلفن، اینترنت و تجهیزات، البته در این زمینه می‌توان به کاهش یک سری هزینه‌های کارمندان از جمله هزینه رفت و آمد و صرفه‌جویی در زمان اشاره کرد.

افزایش بهره‌وری در دورکاری

در شرایط دورکاری به دلیل اینکه کارها اغلب پروژه‌ای تعریف می‌شود و کارمند تا زمان تحویل پروژه دستمزدی دریافت نمی‌کند، به همین دلیل این موضوع به افزایش بهره‌وری کمک می‌کند.

سلامت جسم و روان کارمندان

با توجه به موارد ذکر شده و کاهش زمان رفت و آمد و گذراندن زمان در مسیر و ترافیک‌های طولانی و آزاردهنده و هزینه‌های جابجایی و مواردی از این دست که با اطمینان می‌تواند به افزایش شادی و رضایت منجر شود و در نهایت سلامت جسم و روان کارمندان را افزایش دهد.

بهبود تعادل بین کار و زندگی کارمندان

در این شرایط کارمندان به دلیل حضور در منزل در زمینه‌های شخصی زندگی از جمله صرفه‌جویی در زمان و بهبود زمان خواب و بیداری، رسیدگی به مسائل شخصی و کمک به خانواده بین کار و زندگی تعادل برقرار کند.

معایب دورکاری

کاهش تعاملات سازنده بین کارمند و کارفرما در مواردی که برای توضیح پروژه نیاز به جلسات حضوری برای درک بهتر موضوع و وضعیت پروژه است.

حذف کار تیمی به دلیل ماهیت دورکاری که بیشتر کارها بصورت فردی انجام می‌شود چون اعضای تیم به یکدیگر دسترسی ندارند، که درواقع این مورد بزرگترین ضعف کار تیمی محسوب می‌شود.

نظارت ناکافی بر روی کارمند که در مواردی باعث کاهش بهره‌وری می‌شود.

عدم اولویت‌بندی درست مراحل و فرایندهای کار و پروژه

با توجه به مقدمه مذکور و آشنایی با مفهوم دورکاری، انواع، مزایا و معایب آن. به بحث اصلی این مقاله یعنی چگونگی مدیریت یک تیم دورکار می پردازیم:

در مواقعی که شرایط اجتماعی یا شرایط خاص یک سازمان ایجاب می‌کند برای زمان موقت و محدودی و یا حتی در مورادی دائمی  کارمندان بصورت دورکاری به فعالیت خود ادامه دهند، باید برای مدیریت تیم خود تدابیری اندیشیده شود، پس وقتی طرف مشاوره شرکت‌هایی که در حال اجرای طرح دورکاری برای پرسنل خود هستند قرار می‌گیریم، همواره یک سوال ثابت مطرح می‌شود:

نظارت بر زمان کاری

چگونه بر زمانی که کارمندان مشغول کار هستند، نظارت کنیم؟ به عبارتی چگونه مطمئن شویم که آن‌ها از منابع شرکت به درستی و در راستای برآورده کردن اهداف تعیین شده استفاده می‌کنند؟

شرکت‌های سنتی معمولا بر پیگیری حضور و غیاب کارکنان متکی هستند و مایلند بدانند که: ” آیا کارمندان در صندلی‌های خود هستند؟”

و در اینگونه سازمان‌ها، پاسخ مثبت به این سوال معادل خوب کارکردن است.

اما واقعیت آن است که در انجام کارها از راه دور یعنی در محلی به غیر از محل شرکت، انبار، نمایندگی و… هیچ راه واقعی برای شما، برای سنجش اینکه آیا افراد حاضر هستند یا آنچه دارند انجام می‌دهند، وجود ندارد.

به همین دلیل، برخی از شرکت‌ها در حال آزمایش سیستم‌های نظارتی هستند. آن‌ها صفحه نمایش اعضای تیم را زیر نظر دارند تا بررسی کنند که در حال انجام چه کاری هستند.

حال اگر این ایده شما را ناراحت می‌کند، مطمئنا تنها شما نیستید… چنین حسی در بقیه کارمندان نیز دور از انتظار نیست چرا که این‌کار به نوعی تجاوز به حریم خصوصی است و در کل روحیه تیم را پایین می‌آورد.

سازمان‌های دیگر سعی می‌کنند خروجی را دنبال کنند: مثلا چند ایمیل در شیفتت فرستاده‌ای؟ که بدینوسیله می‌توان خروجی را به کمیت بیان کرد.

اما آیا واقعا این کار، داستان واقعی را بیان می‌کند؟ یا فقط افراد را به انجام کارهای بیهوده تشویق می‌کنید؟

حقیقت این است که هیچ راه عالی برای نظارت وجود ندارد. کارمندان سزاوار احترام هستند و باید از خودمان بپرسیم واقعاً چه چیزی را می‌خواهیم بفهمیم؟

پاسخ این سوال برای اکثر مردم این است: نتایج کار و نه فعالیت‌های دقیقه به دقیقه افراد.

در واقع چیزی که می‌خواهید بدانید این است که چقدر اعضای تیم من به اهداف تجاری کمک می‌کنند؟

پس برای پاسخ به این سوال اندازه‌گیری حضور یا فعالیت بی‌فایده است.

بلکه باید سعی کنیم تا ارزش‌های تیمی قوی ایجاد کنیم و عملکرد بالا و موفقیت را به صورت فرهنگ سازمانی دربیاوریم.

آیا با مفهوم OKR آشنا هستید؟

Objectives and Key Results  که به صورت مخفف OKR خوانده می‌شود، به معنای اهداف و نتایج کلیدی است که با در نظر گرفتن برنامه‌های بلندمدت و نتایج قابل پیگیری در طی سه ماه، دستیابی به اهداف سطح بالا و قابل اندازه‌گیری برای کسب و کار ما را امکان پذیر می‌کند.

به بیان دیگر، این مفهوم یک چارچوب برای تعیین هدف است که به سازمان‌ها کمک می‌کند اهداف قابل اندازه گیری خود را تعریف کنند و سپس نتیجه را ردیابی کنند. این چارچوب برای کمک به سازمان‌ها در تعیین اهداف گسترده به جای ماه‌ها صرف وقت، تنها در سه ماه طراحی شده است. این مسئله از سال ۱۹۷۰ مورد توجه کسب و کار‌های مختلف قرار گرفت.

چه چیزی یک OKR خوب ایجاد می‌کند؟

OKR به معنی انعطاف پذیری است، به این معنی که این موارد می‌توانند با اولویت‌های شما تنظیم شوند. پس از تأیید OKR، اگر احساس می‌کنید یا کاملاً مطمئن هستید که می‌توانید نتایج کلیدی مورد نظر را حتما به دست آورید، اطلسیان پیشنهاد می‌کند که هدف را به میزان ۳۰ درصد افزایش دهید. اگر مطمئن نیستید که اهداف، نتایج خود را برآورده خواهند کرد، به این معنی است که احتمالاً دیدگاه‌های خود را به اندازه کافی دقیق تنظیم نکرده‌اید.

ما از OKR برای شکل دادن به اهداف کسب و کار خود در طول سال استفاده می‌کنیم و سپس، با مجهز شدن به این اهداف سطح بالا، وظایف و پروژه‌های جداگانه را برای هر تیم ایجاد می‌کنیم. این گام ما را قادر می‌سازد تا با درک چگونگی ارتباط با اهداف گسترده‌تر در شرکت، به هر پروژه نزدیک شویم.

باید مطمئن شوید که هر ماه OKR را بررسی می‌کنید تا همه چیز رو به جلو حرکت کند. بهتر است نمره پایان سه ماهه را برای هر نتیجه کلیدی پیش‌بینی کرده تا نحوه ردیابی، قضاوت در مورد هرگونه مشکل یا تنظیم اولویت‌ها در صورت لزوم را قضاوت کنید. میانگین نمره تمام نتایج کلیدی شما، نمره کلی شما برای آن هدف خاص است.

سیستم اهداف و نتایج کلیدی عملکرد بهترین ابزار برای مدیریت بهره‌وری

امروزه بسیاری از شرکت‌ها از سیستم اهداف و نتایج کلیدی استفاده می‌کنند یعنی با راه‌اندازی سیستمی از اهداف مکتوب و نتایج کلیدی که همگی به اهداف تجاری می‌رسند، ما می‌توانیم مطمئن شویم که هر یک از اعضای تیم می‌داند چگونه آن‌ها به صورت جداگانه به یک هدف مشترک کمک می‌کنند.

وقتی اهدافی را مشخص کردید، سپس می‌توانید چرخه‌های پایش منظم را اجرا کنید.

حال کارمندان را می‌توان با ارزیابی میزان رسیدن به اهداف شخصی و سازمانی‌شان، مورد ارزیابی قرار داد.

درک شفاف از اهداف و نتایج کلیدی، به همکاری اعضای یک تیم کمک می‌کند. اما این یک سیستم کامل نیست. مانند هر سیستم هدف‌گرا، اهداف و نتایج کلیدی می‌توانند با هم رقابت کنند، درگیر شوند و حتی یکدیگر را مسدود کنند. رفع این مشکل، کار یک مدیر است تا مشکلات بالقوه را شناسایی و به آزاد کردن حرکت رو به جلوی اعضای تیم کمک کند.

اینجاست که ارتباطات به گفتگو برمی‌گردد. باید مطمئن شوید که اعضاء به جای رقابت و یا ایزوله شدن، به همکاری با یکدیگر تشویق می‌شوند.

به تیم خود در درک اینکه آن‌ها برای نتایج یکسان کار می‌کنند کمک کنید و به عنوان یک رهبر، به آن‌ها کمک کنید تا مشارکت‌کنندگان قوی باشند.

نتیجه سخن

وقتی OKR شما کامل شد، می‌خواهید آنها را ارزیابی کنید تا بفهمید چه عواملی موثر بوده و در آینده باید چه عواملی را تغییر دهید. از خود و تیم خود بپرسید که آیا اهداف شما به اندازه کافی بلند پروازانه بوده است؟ نتایج کلیدی قابل اندازه‌گیری است؟ OKRای نادیده گرفته شده؟  آنها را با استراتژی سازمان مطابقت دهید تا سازمان احساس کند در OKR سرمایه گذاری مناسبی انجام شده است. حتما آنچه را که در این فرایند آموخته‌اید به عنوان تجربه به همراه برنامه‌ریزی و نحوه استفاده از آن برای سه ماهه بعدی مشخص کنید.در پایان، ترجیح می‌دهید وقت خود را صرف نظارت برحضور کارکنان کنید یا به آن‌ها در موثرتر بودن و بالا بردن خروجی کلی تیم کمک کنید؟

پاسخ باید روشن باشد.

برگرفته از دوره آموزشی چگونه یک تیم دورکار را مدیریت کنیم- وبسایت کورسرا