چگونه از شناخت کامل فرایندها مطمئن شویم؟

این یک چالش رایج است که تحلیلگران کسب ‌و کار با آن روبرو هستند. چگونه یک تحلیلگر کسب و کار می تواند اطمینان حاصل کند که فرایندها را شناخته است؟ پاسخ کوتاه، استفاده از چندین تکنیک مکمل برای نزدیک شدن به مسئله از زوایای مختلف است که در آن هر یک دیگری را تایید می کند و هرگونه شکاف را در روند کشف (Process Discovery) پر می‌کند.
ابزارهای نرم افزاری وجود دارند که می توانند به طور خودکار کشف و مستندسازی فرایندهای کسب و کار را انجام دهند که معمولاً به عنوان فرایند استخراج شناخته می شود. اما، تا زمانی که این ابزارها برای شرکت های کوچکتر (هزینه کمتری) قابل دسترسی نباشد، بسیاری از تحلیلگران کسب و کار باید به فرایند کشف دستی اعتماد کنند.
برای اطمینان از کشف کامل کلیه فرایندهای کسب و کار، یک تحلیلگر کسب و کار باید نه تنها بر فرایند ها بلکه بر روی اشخاص آن سازمان و جریان اطلاعات تمرکز کند.
فرایند ها ورودی دریافت می کنند، و کاری را برای افزودن ارزش و تولید خروجی انجام می دهند. این ورودی ها و خروجی ها می توانند داده، اطلاعات، محصولات یا تحویل کار باشند. یک نمودار مشهور به نام نمودار SIPOC وجود دارد که این مفهوم را تقویت می کند.

‏SIPOC مخفف “تامین کننده، ورودی، فرایند، خروجی”، “مصرف کننده” است. تامین کننده ورودی فرایند را تامین می کند. تامین کننده ممکن است یک بانک اطلاعاتی یا کارمند کسب و کار و یا داخل یا خارج سازمان باشد. این فرایند ورودی ها را دریافت می کند و کارهایی برای افزودن ارزش انجام می دهد. سپس خروجی هایی تولید می کند که توسط مصرف کننده بعدی (شخص دیگر، فرایند یا بانک اطلاعاتی) استفاده می شود.
بعضی از فرایند به خودی خود به راحتی شناسایی می شوند، اما با تغییر تمرکز ما به اطلاعاتی که برای سازمان مهم هستند می توانیم فرایندهای دیگری را که ممکن است از دست رفته باشند. اطلاعات و داده های کسب و کار تقریباً همیشه ورودی یا خروجی یک فرایند هستند. در غیر این صورت، چرا در وهله اول داده ها وجود دارند؟
در مدیریت فرایند های کسب و کار، یک مدل موجودیت کسب و کار یا همان Business Entity Model (همچنین به عنوان یک مدل مفهومی یا مدل داده های منطقی نیز شناخته می شود) می تواند به ما کمک کند تا اطلاعات و یا هر چیز مهم مربوط به کسب و کار را مستند سازی و درک کنیم. مثلا برای فرایند وام، این ممکن است مواردی از قبیل وام گیرنده، درخواست وام، گزارش اعتبار، تصمیم اصلی، تصمیم فرعی باشد. هر یک از این ابعاد کسب و کار دارای خصوصیاتی هستند که آنها را توصیف می کند. به عنوان مثال، شرکت وام گیرنده ممکن است دارای ویژگی های نام، شماره تلفن، تاریخ راه اندازی و غیره باشد. برای اغلب مراحل کشف، درک ابعاد کسب و کار کافی است. گرچه ممکن است مستندسازی برخی از خصوصیات اصلی نیز لازم باشد. یک موقعیت عالی برای کشف ابعاد و ویژگی های کسب و کار، بررسی API ها و جداول بانک اطلاعاتی است. البته، این ساختار داده های فیزیکی را نشان می دهد. اینها باید به ساختار داده های منطقی ترجمه شوند که بیشتر نمایانگر طرز تفکر کسب و کار در مورد کارها است. با این وجود، API ها و پایگاه داده یک روش عالی برای کشف ابعاد کسب و کار مربوطه هستند. در مرحله بعد، ما می توانیم از ابعاد و خصوصیات استفاده کنیم تا فرایند های جدید کسب و کار را که ممکن است از دست داده باشیم کشف کنیم.
نمودارهای جریان داده می توانند برای نشان دادن چگونگی جریان نهادهای کسب و کار و ویژگی های  آنها به عنوان ورودی و خروجی فرایند استفاده شوند. نمودار جریان داده ها همه آن را به هم متصل می کند. با استفاده از یک فرایند تکرار شونده، می توانیم ابعاد کسب و کار را مستندسازی کنیم که به دلیل اینکه ورودی یا خروجی یک یا چند فرایند باشند، به ما کمک می کنند تا فرایند های دیگری را که از دست داده ایم کشف کنیم. و به همین ترتیب، ما می توانیم از فرایند ها، به همراه ورودی ها و خروجی های آنها، برای کشف واحدهای کسب و کار جدیدی که از دست رفته است استفاده کنیم. با هر تکرار، ما هرگونه شکاف باقی مانده را در روند کشف خود پر می کنیم.